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Mais Inteligência na gestão de processos

06/04/17 - por Equipe TOTVS
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“Um processo é um grupo de atividades realizadas numa sequência lógica com o objetivo de produzir um bem ou um serviço que tem valor para um grupo específico de clientes.” (Hammer e Champy, 1994)

Porém nem sempre os processos são bem estruturados e muitas vezes não se tem conhecimento de como são executados.

As organizações são uma grande teia de processos que refletem como uma empresa funciona. Ajudam a manter a ordem e o controle, facilitam a comunicação entre os departamentos, auxiliam na implementação das estratégias e elevam o valor percebido pelo cliente.

Em saúde todos processos estão interligados e como estamos trabalhando com o bem mais precioso que temos, a vida das pessoas, é imprescindível que erros não ocorram e que todas as pessoas saibam os protocolos que devem seguir e como o seu trabalho impacta na sequência das atividades.

Apesar de parecer fácil, mapear um processo não é algo simples e em muitas instituições nem se quer é realizado. De uma forma geral, apenas 20% das atividades executados rotineiramente são mapeadas.

É difícil para uma instituição, mapear seus processos e identificar quais são suas falhas.

Mas com ferramentas tecnológicas que aplicam o BPM (Business Process Management), é possível modelar, executar, gerir, monitorar e otimizar os processos, isso facilita na identificação e correção de problemas e proporciona melhoria no andamento das atividades.

Atualmente, com o auxílio de ferramentas de BPM é possível não apenas mapear e redesenhar processos, mas criar painéis de controle com informações disponibilizadas on-line, criar alertas e otimizar o fluxo das informações de forma ágil e transparente.

Existem muitas vantagens ao se fazer o mapeamento de processos e o fluxograma de uma empresa, com ele é possível apontar com maior facilidade a raiz do problema.

Veja abaixo algumas delas:

Permite uma ampla visão do processo do início ao fim;
Possibilita melhor percepção dos objetivos, pessoas e recursos tecnológicos utilizados no processo mapeado;
Possibilita o entendimento do negócio de forma abrangente e consistente;
Preserva o conhecimento adquirido com o desenvolvimento do processo já mapeado;
Auxilia na identificação de gargalos e outras falhas no processo.
 

É importante também salientar, que algumas premissas que devem ser estabelecidas pelas empresas para fazer o mapeamento dos seus processos. Seguem abaixo:

Tornar claro quem atua no processo;
Discriminar os eventos que ocorrem no processo;
Atentar para as regras empregadas;
Ter ciência dos resultados que estão sendo obtidos;
Analisar a possibilidade de melhoria do processo;
Detalhar de forma precisa esse processo e seu fluxo;
Obter a representação do processo em diversos níveis de entendimento, do gerencial ao operacional;
O mapa do processo será o documento base para se comunicar sobre ele;
Possibilidade de criar indicadores de desempenho adequados para medir o processo.
 

Nas instituições hospitalares por exemplo, os processos quando bem mapeados ajudam na redução dos números de glosas, implicando na melhoria da auditoria e reduzindo o número de inconsistências em contas nas autorizações, antes de enviar aos convênios. Como resultado obtido, teria um aumento na receita e até mesmo uma melhor previsão das contas a receber.

Portanto, investir na inteligência dos processos, ajuda as instituições a eliminar gargalos, melhorar a produção, reduzir os custos e aumentar a lucratividade, tornando as empresas mais competitivas tanto no fornecimento de produtos quanto na prestação de serviços.

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