Como fazer gestão de documentos: o guia absolutamente completo

Uma boa organização dos arquivos físicos e virtuais de uma empresa pode contribuir para o sucesso de sua operação, especialmente em um mundo onde cada vez mais se produz conteúdo.

Aliás, segundo o estudo A Universe of Opportunities and Challenges, da consultoria EMC, até 2020, o universo digital alcançará 40 trilhões de gigabytes. A expectativa é de que ele dobre a cada dois anos até essa data.

No mundo corporativo, esse rápido crescimento demanda uma boa gestão de documentos.

Esse gerenciamento é um dos processos mais importantes em uma companhia, uma vez que dele dependem grande parte das demais atividades.

Por exemplo, a confirmação de dados perante órgãos governamentais, a tomada de decisões com base em documentos e relatórios gerenciais, o planejamento orçamentário que depende de registros e comprovantes etc.

A eficiência na administração dos arquivos empresariais pode repercutir na gestão do negócio, até mesmo contribuindo para diminuir a burocracia em processos.

Também facilita o atendimento ao cliente, especialmente quando é preciso agilidade para a consulta de dados.

Quer entender melhor sobre o porquê de esse processo ser tão importante para um negócio? Continue lendo e veja o que preparamos sobre gestão de documentos!

O que é gestão de documentos

Esse processo consiste no gerenciamento dos arquivos de uma empresa, que correspondem a:

  • contratos e acordos empresariais;
  • notas fiscais, recibos e comprovantes de operações financeiras;
  • relatórios contábeis e gerenciais, como controles de fluxos de caixas, balancetes, Demonstrativos de Resultados do Exercício (DREs) etc.;
  • análises;
  • orçamentos e previsões orçamentárias;
  • registros cadastrais de consumidores;
  • contas de internet, água, luz, telefone etc.
  • guias de recolhimento de tributos;
  • manuais;
  • planos e projetos de diversas espécies;
  • cópias de documentos trabalhistas de funcionários etc.

Além deles, há documentos virtuais que precisam ser guardados, como conteúdos de divulgação e de comunicação do marketing, e-mails dos funcionários e de clientes/fornecedores, backups de atendimentos e de processos internos/externos etc.

Lidar com esse volume crescente de informações é um desafio e tanto para as companhias.

Para superá-lo, é importante contar com um bom sistema de gestão de documentos e com ferramentas, técnicas e métodos de organização de papéis e arquivos digitais.

É fundamental desenvolver procedimentos para assegurar o arquivamento, o armazenamento e a conservação adequada de documentos.

Isso considerando a natureza, a importância e as necessidades de cada papel ou arquivo.

Outro ponto da gestão de documentos é a agilidade, ou seja, eles precisam ser rapidamente arquivados e também encontrados, para agilizar processos que necessitam deles.

Para tanto, um bom sistema de organização, com padronizações e mecanismos de buscas é essencial.

Também é preciso garantir a acessibilidade a eles, bem como os níveis de permissão para isso.

Afinal, existem alguns arquivos com informações sigilosas e críticas que somente gestores ou diretores podem ter acesso.

Por exemplo, alguns planos e ações da empresa, bem como dados para acesso de contas-correntes, investimentos, reservas financeiras, entre outros.

Nesse ponto, são necessários cuidados distintos com documentos que precisam ser acessados quase que diariamente e com aqueles que são consultados eventualmente, como o contrato social da empresa e seus DREs e Balanços Patrimoniais (BPs) antigos.

Também deve-se ter cuidado com os locais de armazenagem, tanto físicos quanto digitais.

Por exemplo, uma sala que funciona como arquivo precisa ter iluminação, higienização e acondicionamento adequado.

Quando se trata do ambiente virtual, é preciso salvar os arquivos em sistemas, HDs externos, servidores e outros equipamentos que possam preservar as informações e permitir a restauração de documentos por meio de backups. Inclusive, é possível armazenar conteúdos em servidores remotos, via Computação em Nuvem (Cloud Computing).

Além do mais, há responsabilidades que devem ser delegadas para diferentes profissionais que atuam, direta ou indiretamente, com a gestão de documentos.

Como visto, esse é um processo que precisa de atenção especial, de investimentos e de um bom planejamento.

Importância da gestão de documentos

Como visto, a gestão de documentos é importante para atividades que envolvem documentos e consultas a informações dentro das empresas.

Para entender melhor isso, veja alguns exemplos de processos, eventos ou rotinas que demandam o acesso a arquivos:

  • durante negociações com fornecedores de longa data, é indicado analisar os contratos firmados para avaliar se os valores pagos estão condizentes com os serviços/insumos recebidos;
  • ao lidar com um cliente com histórico de compras na empresa, é importante checar seus dados cadastrais, as interações anteriores com ele e quais produtos/serviços costuma adquirir. Dessa forma, o atendimento poderá ser personalizado;
  • durante a fiscalização de órgãos do governo, é essencial ter fácil e rápido acesso a todos os documentos contábeis e gerenciais, incluindo notas fiscais, declarações, recibos de tributos pagos etc. Isso evitará problemas, como multas, suspensão de atividades, restrições e investigações;
  • em processos jurídicos (trabalhistas, empresariais, relacionados ao direito do consumidor etc.), o sumiço de documentos pode causar a derrota da empresa na justiça. Por isso, é fundamental manter uma base de arquivos bem organizada, com os itens críticos e de grande valor jurídico facilmente localizáveis;
  • para definir novas campanhas ou estratégias, consultar pesquisas e resultados de ações anteriores pode ajudar a definir abordagens mais eficazes para a organização.

Em todos esses casos, é fundamental ter um sistema de armazenamento, conservação e localização rápida de documentos, sob pena de prejudicar algumas dessas tarefas.

Para facilitar a gestão de arquivos, também é importante digitalizar o maior número possível de documentos. Isso poderá melhorar significativamente a administração deles, além de gerar diminuição de custos e de necessidade de espaço físico para armazenamento.

Nesse caso, é crucial adotar o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Ele engloba um conjunto de tecnologias usadas no gerenciamento de arquivos digitais, permitindo monitorar, armazenar e compartilhar informações de documentos. Também possibilita recuperar arquivos mais facilmente.

Maior efetividade de processos

Documentos organizados e guardados de forma estruturada, com identificações que seguem padrões, são mais facilmente encontrados.

Isso evita a perda de horas remexendo em arquivos em buscas infrutíferas, que podem tomar dias de trabalho dos funcionários.

Quando se tem acesso rápido e simplificado às informações necessárias no momento, os processos se tornam mais eficientes.

Também é possível encontrar todos os documentos que se busca, o que é fundamental para a tomada de decisões.

Em ambientes desorganizados, o tempo perdido ou a dificuldade em achar arquivos pode prejudicar seriamente tarefas que demandam atitudes rápidas.
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Otimizar espaço

Uma boa organização de documentos pode poupar espaço para a empresa, evitando o acúmulo de “entulhos” ou de grandes volumes de papelada de forma desorganizada.

Eles poderão ser agrupados em caixas box, pastas, gavetas etc. com maior eficiência. Melhor ainda se forem digitalizados, pois isso dispensará a necessidade de arquivo físico.

Dessa forma, o espaço desocupado poderá ser usado para outros fins na companhia.

Além do mais, haverá maior economia com manutenção, limpeza e conservação dos papéis e demais tipos de documentos.

Há também um ganho estratégico de localização. Atualmente, devido ao espaço reduzido ou cada vez mais caro nas cidades, muitas empresas criam arquivos afastados de suas sedes, alugando ou adquirindo salas, galpões ou outras instalações. Isso piora a acessibilidade, tornando mais difícil a consulta por materiais.

Em um sistema virtual, isso não é preciso. Aliás, é possível alugar um servidor remoto ou utilizar um serviço na nuvem para guardar os seus documentos, evitando, inclusive, a aquisição de servidores.

Agilidade no acesso

Um documento físico conta com limitações significativas quando o assunto é acessibilidade.

Portanto, quanto mais organizada a gestão desse tipo de material, melhor é para a empresa. Especialmente em organizações que contam com arquivos ou acervos grandes, que exigem cuidados maiores.

Ao digitalizá-los, você também conseguirá melhorar o acesso a eles. Por exemplo, um documento físico requer mais trabalho para ser duplicado, ou seja, para se tirar uma cópia dele.

É preciso se deslocar até o local em que ele está, encontrá-lo e levá-lo até uma copiadora. Também é necessário gastar com papel e tinta para imprimir.

Em alguns casos, deve-se solicitar a um funcionário específico para encontrá-lo para você, tomando tempo de ambos.

Depois, é necessário devolvê-lo ainda. Por outro lado, com um documento virtual, basta clicar nele, selecionar a opção copiar e depois colá-lo onde se deseja. Simples, prático e mais rápido.

Além disso, ele pode ser consultado por múltiplos usuários ao mesmo tempo, contanto que contemplem os níveis de permissão necessários para isso.

O acesso ainda pode ser feito de qualquer local do planeta, em qualquer dia e hora, se o sistema de gestão armazenar os arquivos na nuvem e se houver uma conexão à web.

Isso pode ser útil para buscar documentos durante apresentações a consumidores/fornecedores ou mesmo para responder às dúvidas durante visitas aos clientes.

Maior controle sobre acessos e manuseio dos documentos

Uma boa gestão de documentos também possibilita um controle maior sobre os acessos.

Isso pode ser feito por meio de fichas ou controles com os dados de quem consultou cada arquivo, bem como o dia e a hora em que ocorreu esse evento. Também pode indicar o tempo em que o material ficou em sua posse.

Em um sistema virtual, como o ERP, isso pode ser registrado automaticamente, permitindo, inclusive, verificar se houve alterações (inclusões ou exclusões) no conteúdo dos arquivos consultados.

Uma solução de gerenciamento de documentos também permite especificar os requisitos e níveis de acesso permitidos para diferentes conjuntos de documentos. Esse sistema pode ser feito com base em:

  • relevância das informações nos arquivos;
  • criticidade dos dados;
  • níveis de sigilo;
  • cargos e funções que podem acessar os diferentes grupos de arquivos;
  • urgência de acesso às informações etc.

Benefícios da gestão de documentos

Redução de custos

Arquivos físicos e digitais produzem gastos. Tornar a gestão deles eficiente é necessário para que não gerem despesas/custos elevados para a empresa.

Enquanto os arquivos virtuais precisam de investimentos em um sistema eficiente, em servidores/mídias para armazenamento e em profissionais qualificados para geri-los, os físicos proporcionam gastos com:

  • produtos e serviços de limpeza;
  • conservação e manutenção de papéis e de espaço para alocação deles;
  • logística;
  • gerenciamento de suportes físicos, como estantes, armários, cofres etc. (no caso dos digitais, envolve HDs externos, servidores, DVDs, entre outros);
  • despesas com energia elétrica;
  • salários de funcionários para geri-los;
  • compra de pastas, caixas, envelopes etc.;
  • gastos com papéis e tinta para cópias e impressões.

Contudo, os investimentos em digitalização tendem a gerar retornos maiores em médio e longo prazo, uma vez que a produção de novos arquivos tem um custo bem menor do que nos meios físicos.

Além do mais, em um servidor eficiente, é possível armazenar milhões de documentos, enquanto pode ser necessário ter várias salas para guardar documentos físicos.

Padronização de processos

Outra vantagem de um bom sistema de organização é a padronização dos documentos, que permite que sejam encontrados mais rapidamente.

Isso simplifica as buscas e facilita algumas das atividades citadas antes, como achar contratos ou documentos de colaboradores, tanto em locais físicos quanto em ambientes virtuais.

Portabilidade de documentos

Nesse aspecto, os documentos digitais saem na frente, pois a portabilidade deles é maior. Você conseguirá levar uma grande quantidade de arquivos de um local a outro, bastando salvá-los em um pendrive, um cartão de memória ou outra mídia de armazenamento.

Também podem ser carregados em dispositivos eletrônicos (smartphones, tablets, notebooks) ou podem ser facilmente impressos, se necessário.

Isso sem falar no armazenamento em nuvem, que permite o acesso em qualquer lugar do mundo com conexão à internet.

Boas práticas

Criar políticas sobre a utilização e o acesso aos documentos

Para você maximizar os resultados de sua gestão de documentos, lembre-se de desenvolver políticas de consulta e utilização deles.

Por exemplo, implantando níveis de acesso, de modo que alguns arquivos sejam acessados apenas pelas pessoas que precisam deles para suas atividades.

Investir em segurança

Lembre-se de investir em sistemas de segurança para proteger os seus documentos, especialmente dados de funcionários e de consumidores.

Dessa forma, você aumenta a proteção desses materiais e evita riscos de vazamentos que podem comprometer a reputação da empresa.

Caso contrário, terá grandes chances de ter contratempos parecidos com o que ocorreu à Sony, em 2014, quando hackers invadiram os seus sistemas e divulgaram dados sigilosos de funcionários, como identidades e números de passaporte.

Isso provocou problemas sérios para a empresa, que foi processada por alguns de seus ex-colaboradores.

Desenvolver padrões de nomeação

Para facilitar as buscas de documentos, desenvolva um padrão de identificação para eles. Quando o volume de materiais cresce, é necessário ir além da simples estruturação por ordem alfabética.

Nesse caso, você pode criar siglas para designar os setores aos quais os arquivos pertencem, utilizar sistemas de abreviação, incluir números, datas etc.

Identificar o que pode ser descartado

Uma boa gestão de documentos também precisa incluir o processo de descarte, para evitar o acúmulo de arquivos, tanto no mundo físico quanto no meio virtual.

É fundamental manter somente os documentos úteis e necessários para o negócio.

Todavia, muito cuidado na hora de excluir materiais, pois é preciso verificar prazos mínimos de armazenagem, especialmente para documentos fiscais.

Digitalizar o máximo possível

Esse tema já foi bastante abordado, mas não custa reforçar: digitalize o máximo possível. Quanto mais documentos virtuais, menos espaço físico será necessário.

Além disso, o compartilhamento de arquivos se torna mais rápido e eficiente.

Atualmente, notas, recibos, comprovantes e outros itens fiscais já contam com versões eletrônicas, assinadas digitalmente, que podem substituir as suas contrapartidas físicas.

A virtualização ainda gera benefícios ambientais, já que papéis têm por matéria-prima árvores. Também se diminui o lixo produzido, reduzindo o impacto no meio ambiente.

3 erros da gestão de documentos

1. Falta de padronização por tipo e data

Por melhor que seja uma estrutura de controle de documentos ou o sistema de gestão empregado para geri-los, ficará mais difícil lidar com os arquivos sem uma boa padronização neles.

Para tanto, é importante utilizar formatos de identificação, incluindo tipo e data, para facilitar a busca.

2. Utilizar controles que não conseguem atender a um grande volume de documentos

Outro erro é o uso de ferramentas físicas de monitoramento de arquivos que não conseguem acompanhar o crescimento no volume de documentos produzidos e armazenados. Por exemplo, fichas, tabelas e cadernos de anotações.

Além de elas mesmas gerarem pilhas à medida que a empresa produz mais arquivos, a pesquisa por documentos pode se tornar mais demorada e ineficiente, uma vez que será preciso olhar folha por folha até encontrar o que se necessita.

Ainda que se usem índices e sumários, a tendência é que a consulta, por meio deles, também fique mais complexa com o aumento no número de arquivos.

O mesmo vale para controles feitos em planilhas eletrônicas, pois elas costumam ser menos eficientes quando se tem milhares de documentos. Também são mais difíceis de organizar.

Desse modo, não é incomum ter planilhas que tratam de um mesmo tema, como os controles de documentos, espalhadas em vários sistemas e computadores diferentes.

Isso dificulta a procura por arquivos e também perde-se tempo cada vez que é necessário reestruturá-las e reagrupá-las para ter um mínimo de organização.

3. Não dar a devida importância para a gestão de documentos fiscais

O gerenciamento de documentos fiscais tem grande destaque dentro da gestão de arquivos de uma empresa, pois esses itens costumam ser essenciais para questões tributárias, contábeis e fiscais dentro de um negócio.

Ela fica ainda mais importante quando o empreendimento se expande e as movimentações comerciais crescem, pois o volume de comprovantes, recibos, notas fiscais etc. gerado também se eleva.

Tal fato provoca um acúmulo de documentos do tipo, que precisam ser armazenados corretamente e por vários anos. Isso sem contar os que são produzidos em compras com fornecedores e em transações com outros parceiros de negócios.

As informações que constam neles servirão para a apuração de resultados da companhia, como montante de vendas, tributos a pagar, despesas com insumos etc.

Basicamente, servirão de base para o controle dos números financeiros, econômicos e contábeis da empresa. Portanto, eles precisam de processos de acompanhamento e de gestão próprios.

Nesse caso, você pode implementar um sistema de gestão fiscal em paralelo ao do usado para gestão de documentos ou buscar uma ferramenta de gerenciamento que permita integrar e organizar os processos de ambos.

Isso é importante para que cada nota seja registrada, evitando que valores passem despercebidos. Também é necessário uma funcionalidade de conferência para se atestar a veracidade das informações lançadas no sistema.

Nesse caso, indica-se implantar processos complementares de segurança, como uma rotina de confirmação da veracidade de assinaturas digitais da empresa em todo arquivo fiscal, em sua Secretaria da Fazenda (SEFAZ) correspondente.

Esses tipos de cuidados ajudam a proteger os seus documentos de roubos, extravios, fraudes, entre outros problemas. Também assegura que o seu negócio passe por auditorias fiscais com maior segurança e com menos riscos de sanções.

Como um sistema GED pode auxiliar na gestão de documentos

Um módulo ou sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) mantém vivo o acervo e todo o conhecimento produzido pela sua empresa.

Graças a ele, é possível controlar e compartilhar os documentos do negócio com todos os colaboradores.

Além disso, permite que eles sejam consultados conforme critérios de acesso, como grau de criticidade, nível de sigilo e importância para a realização da função de cada colaborador.

Também gera os seguintes benefícios para o gerenciamento dos documentos empresariais:

Integração de dados

A virtualização de documentos antigos permite que eles sejam integrados a novos arquivos dentro de um sistema GED, melhorando a análise de dados pela empresa.

Em outras palavras, dá para cruzar informações de diferentes momentos do negócio para o desenvolvimento de estratégias, para a busca de oportunidades e até para uma tomada de decisão mais eficiente.

Por meio de uma pesquisa rápida, feita pelo nome do documento ou por seu conteúdo, é possível achar informações antigas que podem originar novas ideias ou contribuir para lidar com situações atuais, facilitando a gestão do negócio.

Segurança

A segurança de um documento físico normalmente é baixa, pois ele está suscetível a intempéries e acidentes, como chuvas, incêndios, derramamento de líquidos, entre outros riscos.

Até mesmo o manuseio errado pode danificá-los. Por conta disso, são necessários muitos cuidados na hora de lidar com os arquivos da empresa, chegando, inclusive, a exigir luvas em situações em que os papéis são antigos.

Além disso, dificilmente há uma boa proteção contra extravios, roubos ou desaparecimento de documentos importantes, especialmente se estiverem no meio de outros que serão descartados.

Arquivos virtuais, por sua vez, podem ser alojados em sistemas remotos protegidos por empresas de TI com expertise em segurança online.

Com o uso de GED, é possível gerenciá-los com maior eficiência, podendo implementar acesso via senha e, consequentemente, um método de permissionamento para restringir os acessos.

Inclusive, dá para monitorar as consultas para verificar quando determinados conteúdos foram acessados (histórico de atualizações) e que dados foram modificados, envolvendo também recursos de rastreabilidade.

Aliás, dependendo do sistema, é possível verificar versões anteriores e, se for necessário, retornar os documentos ao que eram antes ou gerar novas versões (versionamento).

Também há maior facilidade de backup, replicação de conteúdos e restauração de arquivos em casos de defeitos em sistemas da empresa, especialmente se os conteúdos estiverem salvos em mídias físicas ou na nuvem.

Organização dos arquivos

A digitalização aliada a um sistema GED melhora a gestão dos documentos, facilitando a sua organização nos bancos de dados da empresa conforme a taxonomia desejada.

Você pode ordená-los em pastas, utilizar os padrões de identificação e implantar os níveis de acesso por funções e por departamentos.

O sistema ainda simplifica a importação dos arquivos digitais já existentes graças a funcionalidades como API de publicação de documentos, drag and drop (arrastar e soltar) e plugins de integração com outros programas.

Os documentos também podem ser salvos em módulos correspondentes aos setores, para que cada área gerencie os seus próprios arquivos.

Nesse caso, um programa GED poderá ser usado como um centralizador/otimizador de processos, que poderá gerar e guardar dados obtidos por meio da análise dos documentos.

A gestão de documentos traz muitas vantagens para uma instituição, uma vez que melhora os processos de manuseio, o acesso a conteúdos e a proteção de notas, comprovantes, recibos, entre outros materiais.

Além disso, ela é essencial para a boa execução de diferentes atividades nos vários setores que compõem um negócio, incluindo a diretoria.

Afinal, quando o acesso aos documentos é otimizado, torna-se mais fácil obter dados úteis para a definição de estratégias e a tomada de decisões.

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