Contratos na terceirização: como preparar minha empresa para auditoria?

A terceirização de serviços é um processo cada vez mais presente nas empresas e nos diversos segmentos de mercado. Com isso, compreender as obrigações legais que essa estratégia envolve é primordial, assim como preparar a empresa para auditoria, seja interna ou externa.

Uma outsourcing de TI, por exemplo, pode contratar especialistas que recebem como pessoas jurídicas (é o caso dos Microempreendedores Individuais — MEIs). Seus clientes, por sua vez, podem ficar inseguros sobre a responsabilidade trabalhista que a sua empresa poderia ser implicada em alguns casos.

Todo esse aspecto comercial e tributário exige que a empresa tenha uma organização eficiente desses contratos e esteja preparada para prestar contas em uma eventual auditoria. Quer saber como fazer isso? Reunimos algumas informações importantes neste post. Confira!

Por que prestadores de serviços e clientes devem se preocupar com a gestão de contratos?

Para o negócio, fazer a gestão de contratos de clientes e fornecedores significa maiores chances de garantir o sucesso de suas vendas, os melhores preços para a sua matéria-prima e, por consequência, a eficiência operacional e financeira da organização.

Porém, essa responsabilidade também é de interesse de outros players dessa relação comercial: os prestadores de serviços e os clientes.

No caso dos prestadores de serviços, a correta gestão de contratos da terceirização de serviços pode garantir mais confiança de que ele receberá pelo serviço que prestou. Além disso, essa prática fortalece o relacionamento profissional que o prestador estabelece com a sua empresa.

Para o cliente, saber que uma empresa tem sucesso na gestão de seus terceirizados e está em acordo com as leis trabalhistas vigentes assegura que ele não será acionado subsidiariamente em uma eventual condenação na Justiça do Trabalho movida pelo trabalhador.

É importante lembrar que a Lei da Terceirização, atualizada recentemente, agora permite que não só as áreas complementares do negócio, mas também aquelas diretamente ligadas ao core business. absorvam profissionais terceirizados.

Além disso, quando os clientes em questão são empresas de grande porte, a contratação pode envolver um processo licitatório que exija comprovações de lisura em seus compromissos contratuais com toda a sua cadeia produtiva.

Qual é a necessidade da realização de auditoria de contratos?

Contratos representam o instrumento legal que determina os direitos e deveres das duas partes em relação ao serviço prestado. Devem considerar todos os elementos fundamentais para o sucesso do trabalho, como:

  • identificação completa das partes que integram o contrato;
  • direitos e deveres das partes;
  • vigência do contrato e prazos que envolvem o serviço;
  • despesas acessórias e quem é responsável por elas;
  • Service Level Agreement (SLA);
  • multas, garantias, eventuais ressarcimentos e reajustes de preços;
  • contrato de confidencialidade e cláusulas anticorrupção.

A auditoria de contratos visa a garantir que todos aqueles que estejam em vigência ou serão iniciados atendam aos requisitos legais e de proteção da empresa.

Dessa forma, a auditoria analisa eventuais falhas nos contratos e propõe as suas correções, e também acompanha todo o ciclo da terceirização, desde a escolha do profissional terceirizado e a definição dos parâmetros de sucesso, até se a execução está dentro do acordado.

Isso garante, por exemplo, que a empresa crie uma estratégia para não ficar “refém” de determinados profissionais terceirizados e se veja intimidada com eventuais propostas de revisões de valores cobrados por serviços.

Se o contrato tiver sido devidamente formulado e aprovado pela auditoria, a empresa poderá contestar o profissional e exercer o seu direito a usufruir do serviço no valor original até o fim da vigência acordada.

Auditoria interna ou auditoria externa?

Auditorias internas podem ser desenvolvidas por times multissetoriais da empresa. Essas equipes podem dar diferentes visões sobre os contratos de terceirização e os seus processos relacionados.

Elas não são obrigatórias, mas têm um importante papel nas ações preventivas para as auditorias externas. Além disso, também asseguram a eficiência nos contratos celebrados.

As auditorias externas podem ser realizadas por empresas contratadas para esse propósito ou por entidades governamentais fiscalizadoras.

Se uma empresa tem um ciclo de prevenção para tais ocorrências e atua conforme as leis particulares de seu negócio e das relações trabalhistas, elas apenas cumprem as atividades protocolares. Porém, se houverem inadimplências, punições e multas podem ser aplicadas.

O que é fiscalizado nas auditorias de contratos terceirizados?

Em uma auditoria de contratos terceirizados, todos os dados de sua elaboração já citados acima devem ser observados e corrigidos, se for o caso. Por isso, é crucial não apenas saber o que é o sistema de gestão (ERP), mas também utilizá-lo para o armazenamento otimizado de tais informações.

Além disso, as atividades em si serão observadas para identificar os riscos envolvidos no trabalho, quais medidas adotar para a sua prevenção e quem são os fornecedores relacionados. A habilitação desses fornecedores, a qualidade de seus produtos, quem são os seus concorrentes e a eficiência das entregas também são apuradas.

Ou seja, a fiscalização avalia diversos níveis de relacionamento que um terceirizado cria para o negócio. O processo também visa a mitigar as falhas operacionais e de qualidade que podem trazer impactos para a empresa e os seus clientes.

Quais são as 4 melhores dicas e como preparar a empresa para auditoria de contratos terceirizados?

Para fazer uma gestão eficiente dos contratos terceirizados, outras boas práticas também podem ser adotadas além do sistema de gestão integrada (ERP). Tais como:

1. Contrate empresas e profissionais terceirizados com boa reputação no mercado

Uma vez que o profissional ou a empresa é contratada para a prestação de serviços, precisa agir dentro da lei e das diretrizes do seu negócio. Como o contratado pode vir a ser o representante da sua empresa em alguma circunstância, deve prezar pela boa imagem da contratante.

Por isso, é importante que os seus contratos foquem a confiabilidade das informações tratadas e a atuação com diretrizes anticorrupção.

2. Considere a contratação de profissionais que tenham sido indicados pelo cliente

Seguindo o raciocínio anterior e com o intuito de satisfazer clientes com necessidades muito específicas, a contratação de profissionais indicados por eles também pode ser interessante. Isso proporciona um avanço nos processos do serviço, assim como na satisfação dos clientes.

3. Seja detalhista na redação dos contratos e peça a opinião de outros gestores do negócio

Considerar cada aspecto de uma prestação de serviço que possa ser contestado futuramente pode evitar contratempos e questionamentos. Desse modo, é fundamental ser o mais detalhista possível na hora de elaborar um contrato. Modelos aprovados por auditorias anteriores ou com o aval de seus responsáveis também podem ajudar.

4. Adote a elaboração de auditorias internas para ações de prevenção

Com auditorias internas regulares, coordenadas com outros setores, como o financeiro e a governança, a empresa estará cada vez mais preparada e em acordo com as demandas de seu setor e das leis que regem o mercado.

Além disso, essa prática fortalece a cultura interna da organização, a qual também é permeada entre os terceirizados. Isso demonstra que a empresa zela por sua reputação e seu papel social no mercado.

Saber como preparar a empresa para auditoria é um esforço contínuo que envolve o entendimento das etapas do processo, bem como a correta organização de informações para o sucesso das análises dos auditores.

Por isso, é fundamental considerar o uso de um sistema ERP para a gestão dos contratos de terceirizados e, claro, dos clientes. E o mesmo vale para a gestão do serviço público, que pode ter uma demanda ainda maior do que a das empresas privadas. Quer saber por quê? Leia sobre o assunto neste post sobre a terceirização no serviço público e descubra!

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