O departamento pessoal da sua empresa já utiliza BI? Conheça as principais vantagens

O Departamento Pessoal (DP) tem um papel fundamental para que as rotinas envolvendo questões trabalhistas sejam executadas com eficácia. Para que esse trabalho seja otimizado, vale a pena contar com soluções tecnológicas — como é o caso do BI.

Elaboramos este artigo para explicar como Business Intelligence pode ser vantajoso para o setor, por que essa ferramenta é importante e como pode ser implantada. Interessou-se pelo assunto? Então, continue conosco e saiba mais sobre o tema agora mesmo!

Antes de tudo, Departamento Pessoal e RH são a mesma coisa?

O departamento de Recursos Humanos também é fundamental para o bom andamento da empresa, uma vez que o setor está intimamente ligado aos colaboradores. É essa área que busca garantir o cuidado com os profissionais e investir neles para que se sintam mais engajados e possam dar o melhor para os resultados.

Enquanto o RH tem relação direta com o capital humano, o Departamento Pessoal já está conectado a outro aspecto essencial: a parte burocrática que envolve as questões trabalhistas. Sendo assim, as pessoas que trabalham nesse setor precisam atuar com rotinas ligadas a:

  • organização da carteira de trabalho;
  • relacionamento com sindicatos;
  • pagamento de salários;
  • pagamento de taxas e guias de FGTS, INSS e outros tributos;
  • gestão dos benefícios oferecidos.

Qual é a importância da inteligência de dados para o Departamento Pessoal das empresas?

Com toda a burocracia que os profissionais do setor têm que lidar, principalmente no que diz respeito às leis trabalhistas, controlar as informações e realizar os processos com precisão pode ser algo demorado e bem sujeito a riscos — quando feito manualmente.

O investimento em automatização e inteligência de dados contribui para que as empresas acompanhem as mudanças que vêm acontecendo nos processos de RH. Assim, fica mais fácil reduzir o índice de erros (e a necessidade de retrabalhos decorrente deles), além de auxiliar a otimizar o planejamento e tornar as rotinas mais eficientes.

Nesse sentido, o uso do BI no departamento pessoal auxilia em rotinas como:

  • aplicação das leis trabalhistas com eficácia;
  • controle automático de faltas, saídas antecipadas e banco de horas, por exemplo;
  • realização dos descontos devidos;
  • cálculo de impostos;
  • emissão e envio de recibos;
  • pagamento de comissões.

Quais são as vantagens do BI para o Departamento Pessoal?

Nos próximos tópicos, mostramos as principais vantagens do uso do BI no Departamento Pessoal.

Aumenta o controle sobre as informações

A utilização de uma ferramenta de Business Intelligence ajuda a centralizar as informações e auxilia gestores a entender melhor o resultado dos processos, além de permitir que eles sejam executados com mais agilidade.

Conseguir informações importantes (independentemente da área) é sinônimo de ter poder. Com elas, analistas e gestores obtêm insights importantes a respeito de melhorias e novas estratégias que podem ser aplicadas. Além disso, elas contribuem para tornar o setor mais estratégico — com uma participação ainda maior no sucesso da empresa.

Redução de erros nas rotinas

A ferramenta também diminui o risco de erros e ajuda aumentar a eficiência do setor. No que diz respeito ao controle da folha de pagamento, por exemplo, o próprio software já envolve questões ligadas ao acordo coletivo e à legislação nos cálculos. O processo se torna mais ágil e confiável.

Essa automatização também reduz drasticamente a necessidade de se passar longas horas conferindo informações que possam estar erradas — consequência de falhas humanas, geralmente — e, consequentemente, aumenta a produtividade da equipe.

Eficácia na análise de desempenho

Poder contar com um banco de dados com as informações referentes aos colaboradores ajuda a identificar faltas, falhas e outras características que podem ser usadas como critério para fazer uma promoção.

Isso quer dizer que, além de auxiliar nas rotinas de Departamento Pessoal, as informações podem ser cruzadas para tornar os processos de RH ainda mais eficientes.

Como implantar o BI no seu departamento pessoal?

Agora que você já sabe como o uso do BI pode auxiliar nas rotinas do DP, listamos algumas dicas para que a ferramenta possa ser implantada na empresa. Vamos a elas!

Defina os objetivos

Antes de iniciar o projeto, é preciso definir os objetivos e as necessidades que serão supridas com o uso do software. A partir daí, fica mais fácil levantar as características que a ferramenta deve oferecer e também fazer a busca de quais soluções são capazes de atender às demandas da sua organização.

Faça um mapeamento dos dados a serem analisados

Essa atividade está diretamente ligada à definição dos objetivos. É preciso realizar um estudo a fim de identificar quais dados devem ser analisados na empresa, uma vez que esse trabalho vai ter toda influência sobre as avaliações que serão feitas posteriormente, assim como na tomada de decisão e criação de planos de ação.

Escolha a sua ferramenta

Com as definições iniciais feitas, é o momento de buscar as soluções que atendem às necessidades da empresa. Vale lembrar que é de suma importância contar com um fornecedor confiável e consolidado no mercado.

Isso é importante pois é o provedor do software que vai ser o principal ponto de apoio durante todo o projeto (e depois dele) — oferecendo o suporte necessário para que os colaboradores tenham acesso às funcionalidades e saibam realizar uma análise com qualidade e agilidade.

Escolha os responsáveis pelo projeto

Esse é o momento de definir quais profissionais farão parte da equipe de implantação do projeto. Eles serão responsáveis por acompanhar os processos de perto e validar as ações para garantir a eficácia nos resultados.

Entretanto, vale ressaltar que — como o BI pode ser usado também por outros setores e, se for esse o caso — é preciso envolver membros de outros departamentos, além da liderança da empresa. Dessa forma, aumenta-se as garantias de que o projeto seja bem-sucedido.

Integre os sistemas

É normal que mais de uma solução seja utilizada em uma empresa. Considerando a quantidade de informações que são geradas em cada uma delas, vale a pena utilizar um sistema que seja capaz de integrar essas ferramentas — centralizando os dados em um único local.

A utilização de BI nas rotinas de Departamento Pessoal tem capacidade de tornar o setor mais eficiente, produtivo e contribuir para o sucesso de uma organização, como você pôde ver. O investimento na ferramenta oferece um excelente custo-benefício para as empresas que apostam nesse tipo de tecnologia.

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