ECM

ECM: Conheça as vantagens e saiba como escolher

Equipe TOTVS | GESTÃO | novembro 28, 2019

O Enterprise Content Management (ECM), não é só uma tecnologia ou metodologia. É uma combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas que são utilizados para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer informações de apoio aos processos organizacionais durante seu ciclo de vida.

Se isso te lembra a gestão eletrônica de documentos, saiba que a gestão de conteúdo empresarial é uma evolução do sistema GED, pois os processos se movimentam rapidamente. O fato de apenas convertê-los para formato digital, no entanto, não é suficiente para uma boa gestão.

Saiba por que você deve utilizar o ECM, seus benefícios, especificidades e como escolher o modelo para sua empresa.

Os 5 elementos do ECM

Uma das características mais importantes do sistema ECM é permitir que documentos e processos da organização saiam do papel e diminuam custos operacionais, agregando inteligência às informações estratégicas.

A forma de atuação do ECM se baseia em 5 elementos:

Capturar

Esse ponto trata da consolidação de informações, captando-as de várias maneiras diferentes. Esses dados podem vir de aplicativos usados pela empresa, através do CRM, ERP e em softwares de BPM. 

Para o processo ser eficiente, é necessário obter dados e disponibilizá-los para consulta de uma forma estruturada, mantendo os arquivos organizados. Essas informações capturadas podem incluir estatísticas, notas fiscais, faturas, planilhas, contratos, relatórios de pesquisa e checklists.

Gerenciar

O gerenciamento em ECM trabalha baseado em mais três subtópicos, que podemos classificar como:

  • Conectar;
  • Modificar,
  • Empregar as informações.

O ideal é que esses pontos sejam gerenciados por meio de um de um software colaborativo, baseado na nuvem, e que consigam ter maior mobilidade, com acesso remoto através de dispositivos móveis.

Armazenar

Os conteúdos precisam estar armazenados em um repositório que acabe com o risco da duplicidade de arquivos. Backups precisam ser feitos com frequência, para evitar a perda de dados e as alterações de informações devem ter acesso ágil, com a última versão dos documentos sempre disponível.

Os seus colaboradores precisam visualizar e editar as informações com facilidade. O uso de mecanismos de pesquisa e filtros pode ser bastante útil nesse quesito, para que uma informação importante seja encontrada no momento em que mais se precisa dela.

Preservar

A segurança da sua empresa é essencial. Por esse motivo, senhas, criptografia, autenticação de dois fatores e outros mecanismos de preservação dos dados devem ser empregados da maneira mais eficiente possível.

Para garantir essa segurança, o uso de backups não só em um, mas em diversos servidores remotos, é uma providência que deve ser levada em consideração para proteger o negócio.

Entregar

A gestão de conteúdo ECM vai além da organização dos diretórios na busca de informações. Integrações com sistemas de BPM podem permitir que os dados e conteúdos já sejam encaminhados para quem precisa deles em suas rotinas diárias e fluxos de trabalho.

Assim, toda vez que um relatório de qualquer setor é enviado para a empresa, ele pode ser disponibilizado automaticamente para os colaboradores que têm experiência sobre aquele determinado tema e sabem aplicar o conteúdo, melhorando a tomada de decisão.

Como escolher um ECM?

Você já sabe o que é ECM e que ele resolve alguns dos principais gargalos dos setores administrativo e de planejamento de empresas dos mais variados segmentos.

Para decidir qual sistema escolher para sua empresa, faça uma pesquisa para avaliar se o ECM em questão conta com as seguintes funcionalidades antes de adotá-lo dentro da organização:

  • Visualização de documentos sem a necessidade de download do arquivo;
  • Leitura dos principais tipos de arquivos do mercado, como MS Office, PDF, arquivos gráficos, MODCA, PTOCA, TXT e RTF;
  • Controle das versões para registro de mudanças aplicadas nos documentos, como data de alterações de usuários;
  • Buscador para localizar documentos a partir da identificação das citações e termos relacionados;
  • Transformação de arquivos PDF e imagens em dados editáveis e pesquisáveis (reconhecimento óptico de caracteres);
  • Navegação pelo arquivo com menos rolagem pelo texto (page-less scrolling);
  • Qualidade de imagem configurável para o ajuste de desempenho,
  • Cache inteligente e suporte para streaming.

O Templates ECM também é importante para definir os metadados de um determinado grupo de documentos, que serão utilizados para orientar as características e propriedades dos conteúdos que serão armazenados posteriormente pelo sistema.

O Full Text Search amplia e otimiza as capacidades de pesquisa, com a indexação dos textos dos arquivos. Com o Lecom ECM, os documentos podem ser pesquisados com base no conteúdo do arquivo e seus resultados exibidos com um resumo e classificação de relevância.

Por que optar pelo ECM do TOTVS Fluig?

O ECM do TOTVS Fluig permite que documentos e processos da sua empresa saiam do papel e se transformem em ativos da informação. Essa aplicação reduz custos operacionais com mais eficiência nos processos de negócio e agrega inteligência às informações estratégicas.

O ECM do TOTVS Fluig também gerencia diferentes formatos de arquivos, como relatórios, imagens, gráficos e vídeos, mantendo-os sempre atualizados, com controle de versão e sem a temida duplicidade. Tudo isso sem contar as facilidades de acesso e segurança por usuário.

Especificações do ECM do TOTVS Fluig

O sistema de gestão de conteúdo da TOTVS faz a publicação de todos os tipos de mídias em geral.

Também é possível anexar vários documentos aos processos em andamento, com a comunicação distribuída em tempo real, permitindo que as solicitações sejam atendidas rapidamente. Entre as outras funcionalidades do ECM, podemos citar:

  • Edição de conteúdo via WebDav;
  • Controle e recuperação de versões dos documentos;
  • Histórico de acessos por versão/revisão do documento;
  • Acesso aos conteúdos via web com total segurança ao usuário;
  • Definições por processos dos papéis, regras e rotas;
  • Diagramas flexíveis que facilitam o entendimento dos processos;
  • Personalização de formulários e instruções;
  • Históricos da evolução dos processos;
  • Configuração de alertas automáticos para execução e prazo das tarefas,
  • Possibilidade de apontamento de horas para custeio do processo.

O ECM ainda conta com um mecanismo de indexação e busca no conteúdo de diversos tipos de documentos, como Word, Excel, PowerPoint, Acrobat (PDF), textos e desenhos CAD.

Workflow

O sistema ECM do TOTVS Fluig permite automatizar, gerenciar e agilizar os procedimentos com clientes, parceiros e colaboradores. Processos como solicitações de compra e viagem e aprovação de propostas, por exemplo, podem ser criados conforme a demanda da empresa. 

Os processos são concluídos de forma rápida e organizada, por meio de mecanismos de atribuição, regras e formulários pré-definidos. Com isso, todos os envolvidos no seu negócio participam ativamente dos fluxos de trabalho.

Com a poderosa busca do fluig, você encontra a informação que precisa, não só através do nome do documento, mas também pelo conteúdo interno. A edição e acesso aos documentos é igualmente mais inteligente.

Se você e seus colaboradores ainda dependem do e-mail para guardar e compartilham arquivos, com o fluig seus documentos ficam na nuvem, em espaços colaborativos. Lá, a equipe consegue visualizar, acessar e editar o mesmo documento em conjunto, mesmo sem conexão à internet.

Segurança e digitalização dos documentos

Documentos são ativos valiosos para sua empresa e contêm informações confidenciais, o que agrega ao seu diferencial competitivo. Saber qual é a última versão, restringir acesso, manter histórico de atualizações é um processo delicado.

Com o fluig, a gestão eletrônica de documentos é garantida, pois o ECM permite versionamento, rastreabilidade, permissionamento e histórico em um repositório seguro.

Ele facilita a importação dos documentos digitais já existentes, com recursos como drag and drop, API de publicação de documentos e plugin de integração com o Outlook. Também é feita a organização dos arquivos conforme a taxonomia desejada.

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