Implantação de ERP: os pontos essenciais para garantir uma gestão mais otimizada

A tecnologia tem sido grande aliada das empresas, auxiliando na otimização de processos. Neste contexto, saber como fazer uma implantação de ERP correta tornou-se um passo fundamental para garantir uma gestão eficiente no negócio. 

O sistema de gestão pode contribuir para um salto no dia a dia administrativo ao automatizar tarefas, padronizar operações e melhorar o fluxo de informações.

De acordo com a Microsoft, 93% das pequenas e médias empresas afirmaram sentir que as transformações digitais aceleraram em seus negócios recentemente.

A agilidade das mudanças é uma realidade do mercado, que pode vir acompanhada por evoluções importantes, como ERPs mais completos, mas também pode trazer desafios de adaptação para as empresas.

Para aproveitar todos os benefícios dos sistemas de gestão, acompanhe este artigo, que traz os passos necessários para uma implantação de sucesso. 

5 pilares para uma implantação de ERP de sucesso

A implantação do sistema ERP (Entreprise Resource Planning) é um movimento muito importante para o negócio e, por trazer novas perspectivas, é fundamental analisar e planejar todos os detalhes que antecedem um investimento desse nível.

Conseguir identificar se o ERP é a solução que, de fato, se encaixa nas demandas que seu negócio enfrenta no momento e se a maioria das suas expectativas serão atendidas pela ferramenta, é primordial para um uso eficiente da tecnologia. 

A seguir, falaremos sobre alguns meios de facilitar essa transição.

1. Bom planejamento

Existe um método capaz de executar planejamentos conhecido como SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant and Time based), que pode ser traduzido como específico, mensurável, alcançável, realista e baseado em prazos. 

Essa abordagem pode ajudar a classificar as metas que se deseja atingir com a implantação de ERP, servindo como base para um planejamento mais assertivo.

Para isso, são consideradas as formas que esses resultados serão atingidos e mensurados, se farão uma diferença realmente relevante e se o tempo para adequação será suficiente.

2. Infraestrutura preparada

Não é apenas fundamental listar as seções da sua empresa que precisam ser otimizadas e, consequentemente, as funcionalidades que o sistema precisa oferecer. É importante que esse sistema se adapte aos seus processos.

Vale lembrar que os modelos de hospedagem da solução têm impacto direto sobre a atuação do software ERP, sendo eles:

• On premise: tem sua instalação nos servidores da própria organização e não exige conexão à internet. Por utilizar o espaço físico, é importante saber se a sede da empresa comporta a solução e se há uma equipe que saiba utilizar e fazer as devidas manutenções;
• On cloud: pode ser considerado um ERP online, com o sistema hospedado na nuvem, bastando somente uma conexão com a internet e o login na plataforma para ter acesso às funcionalidades, com suporte técnico e sem a exigência de hardwares.

Seguindo essa lógica, avaliar se a infraestrutura comporta o sistema de gestão empresarial é crucial. Aqui, a escalabilidade é um ponto a se prestar atenção, o que também se aplica a opções de atualizações e personalizações.

Afinal, as necessidades e até mesmo os objetivos da sua empresa podem mudar com o tempo, e não é interessante estar preso indefinidamente com um escopo fixo.

3. Migração de dados

Depois de fazer o planejamento inicial e ponderar qual formato de hospedagem é o melhor para o seu negócio, é hora de colocar em prática a migração de dados de forma gradual.

Uma transição amena e em ritmo suave é indicada devido à grande mudança que a adoção do ERP significa, principalmente se for a primeira vez que a empresa está lidando com uma solução desse nível.

Busque entender quais dados são essenciais para o bom andamento de todos os setores do negócio e cuide para que estejam seguros.

Contar com um ERP que lide com dados incorretos e quebrados é perda de tempo e dinheiro, pois o software perde sua função – que é exatamente organizar esse banco de dados.

Uma falha nessa etapa pode resultar em grandes prejuízos para toda sua operação, já que é impraticável fazer a correção de dados imprecisos depois da implantação.

4. Gestão de equipe e mudança de abordagem

Não é novidade que o processo de implantação de ERP termine, de fato, com a instalação do sistema escolhido.

Depois de concluir essa fase, é de extrema importância realizar um treinamento direcionado à sua equipe para garantir que todos saibam utilizar a tecnologia. Com isso, é possível deixar a adaptação muito mais fluida, sem prejudicar o andamento dos processos.

Essa capacitação, por sinal, deve ser feita antes da finalização da implantação e antes que o sistema comece a rodar, uma vez que o investimento é muito valioso e precisa ser feito de maneira cuidadosa para toda a sua empresa.

5. Conte com um suporte constante

A implantação de ERP é o primeiro passo para utilizar a tecnologia, mas o sistema precisa de um acompanhamento constante para evitar problemas.

Isso envolve revisões periódicas para garantir que o funcionamento está correto, bem como atualizações frequentes para acompanhar as mudanças do mercado.

Com os avanços cada vez mais rápidos no desenvolvimento tecnológico, essas atualizações costumam ser constantes e, por isso, contar com um suporte técnico é fundamental.

O time especializado também pode contribuir para a manutenção do sistema de maneira mais eficaz, identificando possíveis falhas com agilidade e evitando problemas que possam prejudicar a gestão do seu negócio de alguma forma.

Quais problemas são eliminados com um sistema ERP?

A função do ERP é facilitar o gerenciamento de informações de diferentes setores, centralizar dados e, a partir disso, contribuir para uma gestão geral mais eficiente.

Na prática, o sistema ajuda a reduzir ou eliminar problemas como:

• retrabalhos;
• tarefas repetitivas;
• processos manuais;
• erros nos processos diários;
• tempo na execução de tarefas;
• custos operacionais desnecessários;
• tempo de resposta no atendimento a fornecedores e clientes.

Quais ganhos sua empresa terá após a implantação do ERP?

Implantar um sistema de ERP na empresa significa ter uma base centralizada de dados, automatizar tarefas e acompanhar operações com mais eficiência, além de ser uma oportunidade para integrar diversos setores do negócio.

A tecnologia pode trazer muitos ganhos para a empresa de maneira geral, contribuindo diretamente para o seu sucesso no mercado. Entre os benefícios, podemos destacar:

• confiabilidade dos dados;
• tomada de decisões mais assertivas;
• organização do fluxo de informações;
• aumento na produtividade dos colaboradores;
• acesso a relatórios mais completos e eficientes.

ERP é com a TOTVS

Se destacar no mercado é um desafio e tanto. De acordo com o estudo encomendado pela Microsoft, destacado logo no início deste conteúdo, 40% das empresas entrevistadas afirmaram ainda ter que investir em tecnologia. 

Para manter a vantagem competitiva, contar com uma solução que otimiza a rotina, fortalece o trabalho do gestor e oferece novas perspectivas aos colaboradores é um ponto de virada para a sua empresa.

Esse é o caso dos sistemas de gestão desenvolvidos pela TOTVS, empresa 100% brasileira considerada a maior do ramo de tecnologia no país. 

Altamente configurável, as plataformas estão preparadas para crescer junto com o seu negócio, se adaptando a diferentes fases e atendendo os mais diferentes tamanhos de empresas. 

Da gestão financeira a administração de compras e ao business intelligence com indicadores de desempenho, os sistemas integram as funcionalidades essenciais para processos mais eficientes.

Conheça os sistemas de gestão da TOTVS e descubra como eles contribuem para a otimização do seu negócio.

Conclusão

Ao longo deste conteúdo, mostramos as dicas que podem facilitar a implantação do software ERP, processo que tem se tornado cada vez mais essencial para organizar as informações dentro das empresas. 

Com a centralização dos dados, é possível aumentar a confiabilidade das informações, reduzir retrabalhos e custos gerais do negócio.

Tudo isso traz reflexos positivos para diferentes áreas da empresa, desde o controle financeiro até a gestão de compras e o relacionamento com o consumidor. 

Se você se interessou pelo artigo, confira nosso post sobre a importância do ERP e saiba como o sistema pode transformar a gestão do seu negócio. Continue acompanhando nosso blog e assine as nossas newsletters para não perder nenhuma novidade!