Forecast de vendas: como acompanhar e ampliar os resultados?

Uma gestão baseada em dados é parte fundamental no alcance de resultados satisfatórios. No que diz respeito à área de vendas, é possível contar com diversas metodologias e ferramentas voltadas para esse tipo de trabalho. Uma delas é o forecast de vendas.

Você já conhece ou ouviu falar desse conceito? Sabe como ele pode contribuir para otimizar o trabalho da equipe comercial? Neste artigo, explicaremos essas e outras questões relacionadas a esse termo. Continue com a leitura agora mesmo!

Afinal, o que é um forecast de vendas?

O forecast de vendas pode ser definido como uma previsão de vendas (e faturamento) para determinado período, com base em um fluxo de trabalho com resultados positivos. Em geral, ele é feito com base no perfil dos clientes, nas oportunidades de negócios abertas e na experiência da equipe de vendas.

Acompanhar essa análise é uma atividade muito importante para a empresa, principalmente pelos motivos que ela proporciona para o negócio. Entre os principais, estão:

  • a obtenção de uma previsão de receita em curto prazo;
  • o alinhamento das expectativas no trabalho da equipe de vendas (direcionando melhor os esforços dos vendedores);
  • a definição dos perfis dos compradores (o que ajuda a alinhar o trabalho dos vendedores e a criar perspectivas mais acertadas a respeito das probabilidades de fechamento de vendas).

Apesar da importância e de a definição ser simples, a criação de um forecast de vendas preciso e acurado é uma tarefa complexa, que envolve a capacidade analítica dos vendedores, a utilização de informações concretas e a desnecessidade de realizar julgamentos subjetivos — apesar de o feeling ter um papel importante na avaliação do comportamento do mercado e dos consumidores.

O impacto do forecast de vendas no processo comercial

Como já é de se imaginar, ele gera alguns impactos no processo comercial. Nos próximos tópicos, vamos explicá-los sob diferentes óticas.

Nas decisões de geração de oportunidades

O forecast de vendas oferece insights importantes a respeito de como a equipe de vendedores pode ser gerida, como deve ser feito o uso dos recursos disponíveis em caixa, entre outras decisões importantes.

Na prática, o gestor tem a definição dos objetivos (fechar uma quantidade “x” de vendas, por exemplo) e quais ações devem ser tomadas para que eles sejam alcançados. Isso pode envolver:

  • a contratação de novos funcionários;
  • o investimento em estrutura e melhoria dos processos;
  • a criação de um plano de crescimento.

Em resumo, ele ajuda a basear a geração de novas oportunidades que vão, por sua vez, conduzir ao caminho e à conclusão esperados.

No trabalho do gestor de vendas

Do ponto de vista do gestor, ele contribui para que seja possível avaliar o funcionamento dos fluxos de trabalho da área comercial. Dessa forma, baseando-se na previsão realizada, torna-se possível tomar decisões importantes de maneira mais acertada.

Além disso, também fica mais fácil apontar as falhas existentes no processo. Porém, para que isso seja possível, é preciso monitorar todas as etapas para descobrir informações importantes como o tempo gasto em cada fase, os impactos de qualquer mudança nos resultados, a quantidade necessária de leads para bater a meta, entre outras.

Tudo isso pode ser obtido por meio de uma base histórica contendo os dados a respeito dos processos de vendas. Só é preciso ter o cuidado de não se prender ao passado, visto que o cenário atual (da empresa e do mercado) é ainda mais importante.

Na equipe de vendedores

Parte do trabalho dos vendedores envolve a apresentação da previsão da quantidade de novos clientes dentro de um fluxo de trabalho (estimativa que é o forecast de vendas, de fato).

Porém, muitos profissionais acabam se baseando em análises subjetivas para criar a perspectiva dos resultados. O problema disso é que esse tipo de avaliação não é positivo do ponto de vista de venda — já que existem muitas variáveis envolvidas que podem influenciar o desempenho (como a sazonalidade, o perfil dos clientes e o surgimento de novas tendências, por exemplo).

Nesse sentido, a criação de um forecast com análises padronizadas e bem embasadas ajuda a manter a consistência do trabalho e facilita as análises da equipe.

Forecast de vendas x Pipeline de vendas

É importante evitar a confusão entre o conceito de forecast de vendas e o pipeline de vendas. O pipeline se trata do caminho que o cliente em potencial percorre na empresa, desde o momento da prospecção até o fechamento da venda. Em resumo, está ligado às oportunidades e às fases de vendas que os leads passam.

Já o forecast, como dito, consiste na previsão construída com base nos números históricos das vendas e na realidade da empresa. Ele está ligado ao pipeline por meio da quantidade de oportunidades abertas e que têm boas perspectivas de se concretizarem em vendas.

Forecast de vendas na prática

Para colocar o forecast de vendas na prática, o ideal é que sejam listadas as oportunidades abertas e que têm boas chances de se converter em vendas em determinado período de tempo. A avaliação deve ser feita com base em dados concretos, uma vez que essa previsão não pode ser feita com base em achismos — e sim em possibilidades reais.

Para que a projeção seja bem-sucedida e contribua para análises e processos decisórios, o ideal é que ela conte com alguns aspectos básicos. São eles:

  • contar com métricas equivalentes para os profissionais de vendas;
  • segmentar as informações por produtos ou serviços oferecidos;
  • ter uma margem de erro pequena (o ideal é que não ultrapasse os 5%).

Nesse último caso, a precisão pode ser alcançada por meio do uso de sistemas automatizados. Falaremos mais sobre isso adiante.

Quando aplicar o forecast de vendas?

Ele pode ser utilizado para tomar decisões importantes como a necessidade de contratação de um novo colaborador, de ajuste nos processos e, principalmente, para identificar a realidade em que a empresa vive.

Nesse caso, o gestor consegue entender o cenário atual com base nos resultados que foram apontados. Além do mais, também pode ser utilizado para apontar erros e inconsistências que precisam ser corrigidos para otimizar os resultados.

Quais aspectos devem ser considerados ao formular o forecast?

Existem algumas etapas que devem ser seguidas no cálculo do forecast de vendas. Conheça-as a seguir.

Mapeamento de prospects e clientes

Deve-se mapear as oportunidades de negócios abertas ao longo do funil de vendas. Vale registrar a quantidade de prospects e também de clientes que foram conquistados no período em questão. Entre as informações que precisam ser levantadas, estão:

  • a quantidade de contatos realizados;
  • a quantidade de propostas enviadas;
  • a quantidade de prospects em fase de negociação.

Conversões

Posteriormente, é o momento de avaliar no histórico qual é a taxa de conversão da empresa. Em outras palavras, trata-se da porcentagem de pessoas que avançaram dentro do seu funil de vendas. Aqui, as informações relevantes incluem:

  • a quantidade de contatos que viraram propostas em potencial;
  • a quantidade de propostas que se tornaram uma negociação;
  • a quantidade de negociações que são fechadas com sucesso (conversões).

Esse tipo de análise contribui para que sejam incluídas nas estimativas tanto as pessoas que ainda estão iniciando um relacionamento com o seu negócio quanto as que já estão em curso, preparando-se para uma compra.

Faturamento

Outra variável que precisa ser incluída na análise é o faturamento. Por meio dele, encontra-se o valor do ticket médio e, a partir disso, pode-se ter uma previsão de qual será o valor gasto pelos futuros clientes.

Como calcular o forecast de vendas?

O cálculo do forecast de vendas envolve algumas ações básicas, que afetam o resultado das previsões. Conheça-as nos tópicos a seguir.

Identificar os clientes mais ativos

Nessa fase, é preciso identificar para quais perfis de clientes a sua empresa mais vende. Com base nisso, deve-se avaliar quais leads se encaixam nessas características, o que ajuda a apontar as possibilidades de conversão.

Focar em dados concretos

É importante lembrar que a construção do forecast nunca deve ser baseada em suposições. Sendo assim, deve-se manter o foco em informações e números, obtidos por meio de análises do histórico.

Considerar o orçamento

Quanto mais alto for o budget para se trabalhar os leads, maiores são as possibilidades de alcançar a conversão de vendas.

Acompanhar o mercado

Utilizar dados históricos das vendas para criar o forecast é uma das premissas mais básicas. Contudo, também é necessário fazer avaliações a respeito do mercado, analisando variáveis que podem influenciar as conversões. Entre os principais pontos, estão:

  • a atuação da concorrência;
  • mudanças na legislação;
  • o comportamento dos leads;
  • o surgimento de novas tecnologias.

Métodos para forecast de vendas

Existem diversas maneiras possíveis de se projetar as vendas. A seguir, explicaremos os métodos mais comuns e como esse trabalho pode ser feito em cada um deles.

Previsão de vendas por estágio de oportunidades

Nesse caso, o trabalho é feito com a previsão das probabilidades de uma oportunidade resultar em fechamento, baseando-se em qual etapa do funil de vendas o prospect se encontra. Quanto mais avançado ele estiver, maiores serão as chances de haver a conversão da venda.

Nesse método, o vendedor faz as devidas análises e identifica questões como:

  • o estágio do funil em que o prospect se encontra;
  • a probabilidade de a venda se concretizar;
  • o valor que a oportunidade pode gerar em caso de fechamento.

Porém, para que ele seja eficaz, os vendedores precisam entender como se dá o ciclo médio de vendas e ter uma definição clara de cada etapa do processo.

Histórico

A previsão histórica é um método simples e rápido para se obter insights baseados nos desempenhos anteriores. Aqui, o trabalho gira em torno de pesquisar uma época semelhante e assumir que os resultados atuais serão iguais ou melhores que os passados. Assim, para avaliar o trimestre, a comparação deve ser feita com base no trimestre do ano anterior.

Para criar uma estimativa mais completa, pode-se acrescentar o valor da inflação no período (e aí os números serão atualizados). Porém, apesar da relevância que o método tem, deve-se ter em mente que essa previsão não considera variações como sazonalidade e surgimento de novas demandas.

Previsão intuitiva

Aqui, a análise depende do conhecimento e das percepções do vendedor a respeito dos clientes em potencial. Assim, o profissional usa a experiência e o feeling para prever a probabilidade que as oportunidades têm de se tornar fechamento.

Entretanto, para que ela seja útil, é preciso contar com análises honestas e realistas por parte dos vendedores — uma vez que todo o processo é subjetivo.

Análise de regressão

Esse método é o mais preciso, já que é matematicamente focado. Nessa estratégia, utilizam-se análises preditivas para calcular as variáveis que influenciam as vendas. Nele, pode-se adotar fatores como o tipo de oportunidade, a duração do ciclo de vendas e o desempenho individual de cada vendedor.

Porém, para que ele seja feito com sucesso, é necessário contar com um analista especializado no assunto — que entenda de estatística ou matemática —, capaz de fornecer uma análise mais avançada e completa.

O uso da ferramenta de CRM para uma gestão acertada

Diante do que já foi exposto, é possível ter uma ideia da quantidade de informações que precisam ser levantadas e analisadas. Nesse sentido, é de suma importância fazer uma boa gestão de dados, além de contar com o auxílio da tecnologia — utilizando um sistema de gestão integrada (ERP) e uma ferramenta de CRM, que vão contribuir para o controle das informações.

O Customer Relationship Management — ou Gestão de Relacionamento com os Clientes, em português — consiste em uma solução que reúne diversas informações a respeito de prospects e consumidores e contribui para que decisões mais acertadas sejam tomadas.

Além do mais, ele contribui para a realização de um mapeamento de oportunidades, no entendimento de em qual fase do pipeline de vendas os clientes se encontram e na elaboração das ações que devem ser adotadas para que se alcancem os resultados esperados.

Assim, consegue-se uma gestão cada vez mais eficiente, que adota estratégias com base nos resultados, indicadores de desempenho (KPIs) e dados sólidos e confiáveis a respeito dos processos de vendas.

5 dicas para acompanhamento do forecast de vendas

Agora que você já sabe melhor o que é o forecast de vendas e como ele funciona, vamos oferecer 7 dicas valiosas para fazer o acompanhamento dessas previsões com mais eficiência.

1. Mantenha os processos bem estruturados

É preciso adotar processos que transmitem a ideia de padronização, contribuindo para tirar o aspecto subjetivo das análises (tornando-as mais objetivas). Assim, os vendedores conseguem basear as previsões em fatos e os gestores tomam decisões de forma mais sólida.

Em resumo, a formalização de uma metodologia ajuda a tornar o processo mais consistente e facilita as interpretações dos critérios que fazem os leads avançarem no funil de vendas. Isso pode ser feito por meio de estratégias como:

  • treinamento estruturado para os vendedores;
  • acompanhamento de indicadores;
  • definição de padrões e processos.

2. Não deixe o foco exclusivamente nas metas

Apesar de as metas serem importantes para nortear diversas decisões e trabalhos em vendas, elas não podem influenciar diretamente a elaboração do forecast. Um erro bastante comum é conduzir a previsão para que elas sejam próximas ou ultrapassem os objetivos.

Porém, para conseguir um resultado concreto, é necessário deixar esse planejamento um pouco de lado e focar nas informações e na realidade que a empresa vive no momento. Se as estimativas ficarem bem abaixo, talvez seja o momento de rever a definição dos propósitos.

3. Defina o perfil dos leads no pipeline de vendas

É provável que você tenha leads espalhados pelas etapas do funil de vendas. Trace um perfil dos clientes que mais compram e, a partir daí, será mais possível identificar quais prospects se encaixam na descrição: eles têm maiores chances de fechar uma compra.

Assim, fica mais fácil criar uma projeção mais realista a respeito da probabilidade de determinado percentual de leads se tornarem clientes em curto prazo.

4. Considere a qualificação dos leads

Já sabemos que o forecast tem relação com o funil de vendas. Assim, o ideal é que todo o processo de vendas seja mapeado, definindo o caminho que o lead faz, do momento do primeiro contato até o fechamento da venda.

Feito isso, os prospects devem ser devidamente posicionados em suas respectivas fases (isso é crucial para a precisão das estimativas). A partir daí, os vendedores saberão exatamente como e quando precisam agir para conquistar as oportunidades — contribuindo para melhorar o desempenho e alcançar uma gestão eficaz.

Em suma, se o pipeline de vendas for bem trabalhado, o trabalho no forecast será consideravelmente facilitado, uma vez que todos os dados necessários se encontram disponíveis ali, bastando agrupá-los e criar a projeção.

5. Não limite as análises se prendendo ao passado

Utilizar o histórico de desempenho da equipe de vendas não só é recomendável como é essencial para embasar as análises utilizando dados concretos sobre o desempenho da empresa.

Entretanto, da mesma forma, é importante não se apegar a esses registros, uma vez que não basta apenas saber o que já aconteceu. Você também precisa considerar as mudanças no comportamento dos clientes, do mercado, a entrada de novos concorrentes — entre outras variáveis que podem tornar o cenário atual muito diferente do período anterior.

Sendo assim, o ideal é criar um ponto de partida com base nos resultados passados. Porém, é necessário ajustar o momento atual e as expectativas com base no que se vive (e no que se pode esperar pela frente).

6. Considere o desempenho individual e de equipe

Os vendedores podem apresentar desempenhos bem distintos ao longo do período. Isso também precisa ser considerado na hora de elaborar as previsões. O ideal é que a análise seja feita considerando tanto o trabalho individual quanto o de toda a equipe.

Nesse cenário, cada vendedor entrega as suas próprias estimativas (sempre com base em dados concretos). A partir daí, pode-se fazer comparações e encontrar as melhores estratégias para a atuação do time, por meio de uma projeção em conjunto.

7. Elabore o forecast em períodos semanais

Com tantas variáveis que podem afetar os resultados das previsões, quanto menor for o intervalo utilizado, maiores são as chances de acerto dos dados levantados. Nesse caso, vale a pena criar estimativas semanais e apresentá-las nessa mesma frequência.

Ao utilizar períodos menores, fica mais fácil realizar os ajustes necessários e acompanhar os números reais (comparando-os com o que foi planejado). Assim, fica mais fácil acertar a definição de estratégias e de otimizar o uso dos recursos para alcançar a performance desejada.

Conheça o MasterSales, o CRM da TOTVS

O MasterSales, solução de CRM da TOTVS, é oferecido no modelo SaaS (em nuvem) e atende a empresas de todos os portes — desde pequenos negócios até grandes corporações.

O sistema oferece integração com diversos ERPs disponíveis no mercado e também com entidades como o Serasa e o IBGE. As informações são analisadas e apresentadas em dashboards de indicadores, o que facilita a visualização e torna o processo decisório ainda mais ágil.

Entre as vantagens que a tecnologia pode proporcionar para as empresas, podemos citar:

  • melhora no entendimento do comportamento do público;
  • criação de avaliações do potencial de mercado;
  • melhora na comunicação interna;
  • aumento da produtividade da equipe de vendas;
  • aumento do faturamento;
  • melhora no relacionamento com os clientes;
  • ganho de vantagem competitiva.

Entre as funcionalidades que a plataforma oferece, estão o registro de informação de leads e clientes, o funil de vendas com as etapas do processo de negociação, a gestão da carteira de clientes, o acompanhamento de metas da equipe, a avaliação de market share e os formulários de pesquisas (de satisfação, de preços e de scripts, por exemplo).

Elaborar um forecast de vendas eficaz é uma tarefa de suma importância para orientar o trabalho do gestor e dos vendedores. Por meio dele, é possível tomar decisões relevantes para os resultados do negócio (como a necessidade de realizar novos investimentos em marketing) e otimizar a máquina de vendas na empresa.

O que achou deste artigo? Quer entender melhor como a ferramenta de CRM contribui para aprimorar o desempenho da sua empresa? Entre em contato conosco agora mesmo, fale com um de nossos especialistas e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto!

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