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Gestão de contratos: Descubra as 7 melhores práticas

Equipe TOTVS | GESTÃO | SERVIÇOS | outubro 09, 2019

É muito comum que as empresas tenham dificuldades para fazer a gestão de contratos e a análise dos custos dos serviços.

Nem sempre um acordo firmado oferece vantagens para a companhia, seja por alguma imposição nova da legislação ou um erro na hora de criar as cláusulas.

Para evitar perdas para a empresa, é necessário fazer um monitoramento dos contratos e acompanhar os principais indicadores que podem provocar aumentos nos custos empresariais.

O relatório gerencial pode ser de grande valia para o gestor realizar uma análise de serviços aprofundada. Contudo, é preciso que os dados estejam corretos.

A sua empresa não consegue gerir contratos de maneira eficiente? Confira as dicas a seguir!

Analise a qualidade dos serviços prestados

Um contrato apresenta cláusulas que determinam a responsabilidade da prestadora de serviços, assim como do cliente.

Por esse motivo, a prestadora de serviços precisa ter a capacidade de cumprir com tudo o que promete em um contrato. É isso que garante a fidelização de clientes e credibilidade aos olhos dos concorrentes.

Logo, a companhia deve ficar atenta às cláusulas que insere nos contratos e acompanhar como está a qualidade dos serviços oferecidos.

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Fique atento aos termos e às renovações

No período de vigência do contrato podem ocorrer situações extraordinárias, que não estavam previstas no documento. Geralmente, uma das partes sairá perdendo diante do ocorrido.

Por exemplo: uma nova lei foi aprovada impondo regras para as seguradoras. O serviço terá um custo adicional em todos os contratos que não estava previsto. Nesse caso, caberá aos envolvidos fazer uma revisão dos documentos e conversar com os clientes.

Muitas vezes, será preciso adicionar um custo ao termo já estabelecido ou repassar o valor no período de renovação do documento. Esse monitoramento dos arquivos deve integrar uma sistemática da empresa. Afinal, a falta de gestão contratual pode prejudicar as finanças da companhia.

Além disso, a empresa precisa ter uma pessoa responsável por fazer as renovações dos termos com os consumidores. A prática auxilia a satisfação e também dá uma garantia de rentabilidade para o negócio.

Essa organização e preocupação da prestadora de serviços em renovar o contrato também passa mais confiança ao cliente, que não ficará desprotegido caso uma eventualidade aconteça.

Mantenha um relacionamento ativo com o cliente

Atualmente, há muitas ferramentas para facilitar a comunicação entre prestadores de serviços e os seus clientes. Por isso, a gestão de contratos também envolve um relacionamento ativo com os envolvidos.

Conhecer as opiniões dos clientes é fundamental para a companhia poder melhorar seus serviços e fidelizar os consumidores.

Antecipe possíveis ajustes financeiros

Geralmente, os valores determinados nos contratos estão associados a indexadores, sejam eles taxas cambiais ou índice de inflação.

Portanto, é fundamental acompanhar essas mudanças no cenário econômico para prever possíveis ajustes financeiros e aumentos nos custos do serviço.

Isso permitirá que a companhia mude a sua tabela de preço ao longo do ano para novos clientes, a fim de evitar prejuízos.

Gere relatórios

Um amplo número de contratos nem sempre significa que a empresa tem saúde financeira. Tudo dependerá do valor de entrada e saída de recursos, das cláusulas determinadas no acordo e do impacto de cada ação no negócio.

Por exemplo: uma empresa de seguros para automóveis tem uma margem de lucro baseada no número de clientes e na média de ocorrências atendidas. Se ela for acionada mais vezes em um determinado período, isso poderá gerar um desequilíbrio nas finanças.

Para conseguir acompanhar esses indicadores, é muito importante criar relatórios financeiros e de contratos. Esses documentos permitem o cruzamento de dados para uma análise aprofundada sobre o negócio.

Eles também auxiliam o gestor a tomar decisões mais acertadas para o futuro da empresa.

Crie ações para fidelizar clientes

É sempre bom manter um relacionamento com o cliente que paga as contas em dia e não traz muitos gastos para a companhia, certo? A fidelização de clientes também faz parte de uma boa gestão de contratos.

Portanto, é muito importante criar medidas para incentivar a permanência dos bons clientes na empresa.

Podem ser estabelecidos descontos na renovação para quem não gerou despesas ou brindes no final do ano, por exemplo.

Adote um sistema de gestão de contratos

Nem sempre é fácil fazer o gerenciamento e a integração das informações jurídicas e financeiras de uma empresa. Cada setor tem as suas demandas a cumprir e, muitas vezes, não existe um diálogo aberto entre as equipes.

E se a tecnologia pudesse facilitar esse processo? Alguns softwares conseguem integrar diversos setores da companhia e gerar relatórios personalizados para o gestor. Essas ferramentas também auxiliam no monitoramento das informações e dos prazos de vencimento dos contratos.

Um software de gestão de contratos também facilita o cálculo de custo médio do serviço, o acompanhamento das políticas comerciais e as análises gerenciais. Isso tudo torna o processo mais confiável e seguro, pois as informações ficam concentradas em um ambiente.

A boa gestão de contratos exige um monitoramento constante da equipe envolvida, assim como a identificação sobre a qualidade do serviço prestado. Para saber qual solução se encaixa mais ao perfil da sua empresa, fale com um dos nossos especialistas.

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