Gestão de serviços: Como fazer de forma eficiente

Quem possui um negócio de prestação de serviços encontra dificuldade em oferecer satisfação para o cliente, aumentar a rentabilidade da empresa e visualizar gargalos e lacunas na produção para aumentar a produtividade. A melhor forma de acompanhar esses indicadores é possuir uma gestão de serviços eficiente.

O conceito da gestão de operações e serviços envolve planejar e organizar as frentes de atuação de um negócio em prol de um objetivo: fornecer entrega rápida, garantia na produção e fidelização do cliente.

Entre os pontos de destaque do modus operandi, estão os 4Ps que são pilares: pessoas, processos, produtos e parceiros. Abaixo, entenda como fortalecer cada um desses pontos dentro da sua organização.

1. Perfil

Se a ideia é obter maior lucratividade, o primeiro passo é conquistar o público e torná-lo cliente fiel, certo? Logo, é preciso que a sua prestadora de serviços tenha, de forma clara e delineada, quais são os segmentos que possuem interesse nos seus produtos e qual a melhor forma de se comunicar com eles.

Para isso, o ideal é construir uma persona seguindo as diretrizes dos tipos buyer, audience, proto e brand. A regra da persona também vale para a criação da missão, visão e valores da marca.

É importante que a jornada de crescimento da empresa seja clara e transmita confiança no mercado. Se sua empresa fosse uma pessoa, quem ela seria? Como ela cativaria pessoas?

Na hora de criar sua estratégia de comunicação, ajuste questões como tom de voz, constelação semântica, referências, gírias, etc.

2. Processos

Esta é a etapa mais difícil. Você conquistou uma venda, mas é preciso executá-la de forma satisfatória. O processo que envolve desde o atendimento, passando pelo suporte, até a garantia estendida, deve ser calculado e impassível de falhas.

Visualizar as etapas auxilia no planejamento financeiro, controle de gastos da empresa, e evita problemas jurídicos com uma gestão de documentos ineficiente e desconhecimento das normas legais e tributárias brasileiras para a execução de cada etapa da venda.

3. Pessoas

Muitas vezes, um negócio não dá certo porque não possui uma equipe motivada e que se identifica com os valores e objetivos da empresa. Por isso, o sistema de recrutamento e seleção deve ser acompanhar novidades do RH 4.0, com processos bem definidos e automatizados. É possível ainda utilizar a inteligência artificial, a fim de auxiliar o processo e garantir profissionais que dão match com a empresa.

Quando a questão envolve funcionários já contratados, aplicar questionários para medir o nível de satisfação entre os colaboradores e analisar o clima organizacional ajuda a potencializar a equipe. Outro ponto em que vale investir esforços é o mapeamento de talentos.

Experimente automatizar os processos burocráticos para ganhar tempo na capacitação da equipe. Assim, opções de software de gestão empresarial podem auxiliar no que envolve documentos de admissão, benefícios, normas da legislação, férias, etc.

4. Procedimentos

Para negócios que prestam serviços, como segurança, limpeza, BPO, TI, telecom e transporte de passageiros, os obstáculos de um ambiente de trabalho funcional envolvem questões como gerenciamento de equipe e contratos.

Nessas situações, vale apostar em um software que forneça informações suficientes aos gestores na criação de orçamentos detalhados conforme os recursos alocados, acompanhamento de equipes externas, folha de pagamento, etc.

Em muitos casos, rotinas de backoffice podem ser otimizadas, facilitando o processo de identificação de oportunidades e perdas.

Como otimizar a gestão de serviços?

Das pequenas às grandes empresas, as dificuldades costumam ser as mesmas, variando apenas a proporção. Por isso, um programa de gestão especializado pode ser aplicado em diferentes contextos e ambientes geracionais.

Além dele, soluções complementares de workflow atendem a qualquer negócio que busca otimizar processos e aumentar a sua rentabilidade. Assim, conheça opções como o BPM (Business Process Management) da TOTVS focado em gestão de processos e integrado com o ERP.

O que faz um software de gestão de serviços?

Entre as principais atuações de uma plataforma como essa, estão módulos voltados para:

  • Comercial – com gestão de oportunidades, precificação de H/H, orçamentos, etc;
  • Mobilização com separação e aquisição de insumos e equipamentos;
  • Controle por projetos;
  • Gestão de patrimônio;
  • Gestão de contratos – com controle de vigência, aditivos de reajuste, análise de rentabilidade, etc;
  • Gestão Operacional – com controle de escala de trabalho, alocações e monitoramento de presença de equipe externa e controle de assistência técnica,
  • Manutenção.

Como resultado, há a produção de orçamentos mais precisos, acompanhamento de prazos e vencimentos, maior rentabilidade, aumento na qualidade na entrega dos serviços e processos internos facilitados.

Na hora de optar por um software, é interessante consultar um especialista que possa esclarecer dúvidas sobre quais módulos são necessários para o porte da sua empresa, seja para a contratação de sistema de gestão para pequenas empresas ou multinacionais.

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