A gestão patrimonial é um processo muito importante para todo tipo de empresa, para que possa controlar a compra de insumos, mobílias e equipamentos. Com um bom gerenciamento, é possível monitorar a durabilidade desses itens e avaliar as condições do patrimônio da companhia.
Porém, ainda muitos gestores têm dificuldade de manter esse controle, principalmente se isso nunca foi feito. Neste artigo, falaremos mais sobre como funciona esse processo e como fazê-lo em seu negócio.
Como funciona a gestão patrimonial?
Para fazer a gestão de patrimônio é preciso identificar todos os objetos que são da empresa, incluindo móveis, máquinas, entre outros. O objetivo é catalogar cada um desses itens e saber a condição de conservação e o montante agregado a eles. Com isso, se faz o monitoramento dos ativos, sejam eles de produção, manutenção, escritório etc.
Esse controle possibilita descobrir a taxa de deterioração, se houve roubo, extravios ou outras situações que podem acontecer com os bens de uma instituição. Também possibilita saber se há desperdício de recursos e como usá-los de maneira adequada.
Quem precisa fazer?
É recomendado que todas as empresas façam a gestão de bens patrimoniais, sobretudo se desejarem estar adequadas às questões ligadas ao Fisco. Na indústria, por exemplo, existe o maquinário que é caro e precisa estar sempre em boas condições de uso.
No setor de varejo, os equipamentos precisam ser catalogados e monitorados. As prestadoras de serviço precisam estar sempre organizadas quanto a seus ativos, e assim por diante.
Qual a importância da gestão para as empresas?
O controle patrimonial de uma empresa permite um planejamento orçamentário mais eficiente e preciso. Os balanços mais detalhados ajudam os gestores nas tomadas de decisão, além de evitar investimentos desnecessários e possíveis desperdícios.
Com a gestão é possível avaliar quanto o negócio realmente vale, e isso simplifica o processo de conseguir investidores. Também auxilia no controle de custos e na projeção do tempo de uso dos materiais e equipamentos. Assim, as compras serão feitas conforme a real necessidade da entidade.
Evita também problemas fiscais envolvendo omissão de receita, já que a lei exige o controle patrimonial. Caso contrário, a companhia pode sofrer instauração de processos administrativos e fiscais, inclusive com aplicação de multas.
Dicas de como fazer a gestão patrimonial
Para fazer a gestão do patrimônio é possível seguir alguns passos. Pode ser que cada empresa precise ajudar os processos de maneiras diferentes, porém, listamos a seguir as etapas principais:
Implemente um sistema de gestão
Os softwares de gestão financeira e empresarial podem ajudar muito nesse processo. Isso porque, com ele, é possível otimizar algumas etapas e realizar tudo com maior agilidade e precisão. Atividades como controle de ativo fixo, correção monetária e também a catalogação de bens podem ser feitas através da solução.
Se trata de um sistema flexível, que se adapta ao seu negócio e dá o controle das atividades administrativas e financeiras ao gestor. Evita-se o gerenciamento através de planilhas, que pode acabar resultando em erros e consequentemente prejuízos para a empresa.
Faça o inventário de bens
Depois de escolher o sistema de gestão, comece a fazer o levantamento de todos os ativos da empresa. A identificação deles pode ser feita através de placas, adesivos ou até mesmo de fichas.
É preciso que seja elaborada a relação e a descrição de todos os bens em posse da organização. O registro fotográfico também é importante, além de determinar a localização dos itens. Se, por acaso, os objetos forem mudados de lugar, é preciso que o inventário seja atualizado. Assim como, se forem adquiridos novos itens, eles também devem ser catalogados.
Avalie os ativos existentes
Nessa etapa, você deve identificar o custo de reposição e o valor justo dos ativos. Também é necessário identificar o valor residual, ou seja, o que se espera receber pelo item no fim de sua vida útil. Aqui, pode ser avaliado também o custo de reposição do bem no futuro.
Avalie a vida útil dos itens
Para manter a organização e controle patrimonial, é essencial fazer a avaliação da vida útil de cada um dos bens. Com isso, é possível estimar quanto tempo mais será possível utilizar aquele item. Isso é importante especialmente para o setor de serviços, em relação aos equipamentos e materiais usados em sua prestação.
Faça a atualização dos bens
Atualize os valores dos bens da empresa, para que haja um controle mais eficiente dos itens que compõem seu empreendimento. É necessário que seja feita a contabilização da depreciação do valor dos ativos presentes.
Concilie o físico e o contábil
É importante também que seja feita a comparação dos dados do inventário com a base contábil. Devem ser identificados os bens existentes no inventário que não possuem o registro contábil, além dos que o contém, mas sem a existência física. Então, são gerados três tipos diferentes de relatórios:
- bens conciliados;
- sobras contábeis,
- sobras físicas.
Faça o teste Impairment
O teste Impairment, também conhecido como teste de recuperabilidade, tem como objetivo avaliar se os ativos estão desvalorizados. Com isso, é possível garantir que o valor contábil de um item pode ser recuperável por sua capacidade de produzir dinheiro. Seja a partir de sua venda ou de sua utilização.
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Para fazer a gestão financeira e patrimonial do seu negócio, é preciso contar com uma solução completa e eficiente. Dessa maneira, sua empresa estará segura e será muito mais organizada.
Conte com o sistema de gestão da TOTVS para ter controle sobre o setor administrativo e financeiro do seu empreendimento. Saiba mais sobre como essa tecnologia funciona e conquiste todos os benefícios da solução para sua empresa.
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