matriz de responsabilidade: Afinal, como aplicar a matriz de responsabilidade em meu negócio?

Afinal, como aplicar a matriz de responsabilidade em meu negócio?

Equipe TOTVS | GESTÃO VAREJISTA | 10 outubro, 2018

Uma matriz de responsabilidade é uma ferramenta utilizada para formalizar papéis na gestão de processos e projetos e evitar a ocorrência de ruídos na comunicação e falhas na estrutura organizacional que possam prejudicar ou, até mesmo, impedir a conclusão de tarefas importantes.

Existem diversos modelos de matriz de responsabilidade, mas o sistema mais conhecido e utilizado no mercado é a Matriz RACI, que pode ser feita tanto para determinar funções em estruturas organizacionais e tarefas de rotina como para determinar responsabilidades de um projeto.

Neste artigo, vamos explicar como aplicar a matriz de responsabilidade em um negócio com sucesso, quais são as etapas necessárias para a realização disso e os principais benefícios da utilização dessa ferramenta. Confira!

Como funciona a Matriz RACI?

A Matriz RACI é um modelo simples de construção de Matriz de Responsabilidade, que resulta na criação de um documento visual e objetivo que permite transparência e clareza nas definições de funções em uma equipe.

O acrônimo RACI representa quatro palavras em inglês: Responsible, Accountable, Consulted e Informed, que podem ser traduzidos, respectivamente, como Responsável, Aprovado, Consultado e Informado.

Cada um desses termos será usado para designar o papel de cada uma das pessoas em uma tarefa.

Responsible, ou responsável, é o profissional que será o executor daquele trabalho, ou seja, o encarregado de realizar a tarefa.

Accountable, ou aprovado, é a designação para quem aprovará a conclusão da tarefa. Geralmente é o gerente do setor ou algum cargo de hierarquia superior.

Consulted, ou consultado, é o papel dos profissionais que participam da execução agregando valor, mas não são os principais responsáveis por ela.

E por fim, Informed, ou informado, é aquele que precisa ser informado sobre os resultados e a conclusão de uma tarefa, mas não tem nenhum envolvimento em sua execução ou aprovação.

A Matriz RACI será uma planilha com todas as tarefas da equipe listadas na dimensão vertical e os nomes dos membros do time na dimensão horizontal. O conteúdo da tabela é preenchido com as letras R, A, C e I, indicando o papel de cada pessoa em cada uma das atividades.

Além de ser utilizada de forma independente, a Matriz RACI é uma ferramenta recomendada tanto pelo ITIL, framework de boas práticas em serviços de tecnologia da informação, como na metodologia de gerenciamento de projetos do PMI, o Project Management Institute.

Como ferramenta de projetos, a matriz se refere apenas às tarefas que precisam ser realizadas para a conclusão daquele projeto, mas a mesma técnica pode ser aplicada em atividades rotineiras e regulares de equipes em qualquer área.

Como implementar uma matriz de responsabilidade?

Antes de começar a distribuir papéis, o primeiro passo para a implementação de uma matriz de responsabilidade é listar quais são as atividades e tarefas realizadas pela equipe. Muitas vezes, a própria definição de algumas responsabilidades não existe ou não é clara o suficiente.

Nesta etapa, é importante que nada fique de fora e que todo tipo de trabalho seja elencado na planilha. Durante esse processo, é possível que algumas atividades pareçam amplas e vagas demais. Se esse for o caso, vale a pena fatiar a responsabilidade em blocos menores, que fiquem mais objetivos e breves.

Uma vez que todas as responsabilidades estão listadas na planilha, é hora de registrar os membros do time que poderão assumir papéis nelas. Além dos nomes, é interessante saber quais são as capacidades técnicas e o cargo de cada um para poder entender melhor como ele contribuirá em cada uma das tarefas.

Só quando essas premissas estão claras é que se deve começar a marcar as letras na planilha. Cada responsabilidade pode ter um número qualquer de pessoas C e I, mas apenas uma pessoa será o aprovador, ou A, do processo. É importante que esse papel não seja dividido em uma mesma tarefa e que todas atividades tenham pelo menos um aprovador.

Além disso, todo processo precisa ter, pelo menos, um executor responsável, ou R, mas é possível que exista mais de um por tarefa.

Tão logo a planilha esteja concluída, é recomendável deixá-la em um local de fácil acesso e visibilidade para o time listado, o que pode ser tanto um papel impresso pregado no escritório como uma postagem fixada no sistema interno de troca de mensagens da equipe.

Quais são os principais benefícios dessa ferramenta?

Sem dúvida alguma, a principal vantagem da matriz de responsabilidades é a transparência na responsabilização dentro da empresa. Com os deveres de cada pessoa bem expressados em um documento formal, não existe a possibilidade de que alguma tarefa deixe de ser feita porque ninguém sabia que ela deveria ser executada.

Da mesma forma, a chance de que dois colaboradores “batam cabeça” executando um mesmo trabalho também é reduzida. O trabalho em equipes é como no futebol: se o zagueiro deixa de ir na bola acreditando que ela é do goleiro, que pensa o contrário, é bem provável que seja gol do adversário.

Se os dois atletas decidem ir juntos, podem acabar colidindo e deixando a bola passar do mesmo jeito. Por isso, é importante que cada um saiba qual é a responsabilidade do outro e a sua própria.

A vantagem é que, diferentemente do futebol, no ambiente corporativo, essas escolhas não são tomadas em frações de segundos. Portanto, com uma Matriz RACI, é possível assegurar a transparência e evitar situações conflitantes no time.

Outro benefício da Matriz de responsabilidade é a facilidade do rastreio de informações. Ao saber quem é o responsável por cada tarefa, fica mais simples consultá-los sobre o andamento da execução.

Por fim, a transparência agiliza relações entre os próprios colaboradores, que saberão quem é a pessoa responsável pelas tarefas, evitando confusões que possam prejudicar a integração entre áreas diferentes.

A matriz de responsabilidades é uma ferramenta extremamente importante para a formalização de processos em qualquer empresa ou projeto. Com essa técnica, a organização estrutural é aprimorada em detalhes bem mais representativos que apenas cargos e funções.

Gostou de saber como aplicar uma matriz de responsabilidade na sua empresa? Aproveite para acompanhar mais conteúdos como este no nosso LinkedIn!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *