plano de gerenciamento de riscos: Elabore um plano de gerenciamento de riscos eficaz para o seu negócio

Elabore um plano de gerenciamento de riscos eficaz para o seu negócio

Equipe TOTVS | GESTÃO VAREJISTA | 08 outubro, 2018

Qual é a razão para criar um plano de gerenciamento de riscos? Essa não é uma pergunta difícil de responder quando os valores, as experiências, a infraestrutura e os talentos de uma empresa são colocados na balança. São muitos esforços, vitoriosos ou não, que construíram o negócio e o fizeram prosperar. Não vale a pena deixá-los de lado.

Essa também é a percepção do seu comércio varejista? Então, muito provavelmente os seus gestores já sabem que a elaboração de um plano de gerenciamento é uma das ações mais importantes da análise de risco.

Mas, se ainda estão na dúvida, este post resolverá os três pontos-chave para o seu entendimento: o conceito de riscos; como elaborar um plano de gerenciamento; ferramentas e inovações que podem otimizar a sua gestão. Acompanhe.

O conceito de riscos

Se a análise e o planejamento de ações preventivas e reativas mais adequadas são essenciais para o negócio, entender o que são riscos é crucial para o seu correto mapeamento.

Risco, segundo definições de dicionários, significa a probabilidade de insucesso em função de um acontecimento eventual, incerto e que foge do controle do responsável.

Assim, partindo do princípio que, em alguns casos, é impossível impedir que eles aconteçam, os planos de gerenciamento de riscos visam a evitar, amenizar ou ter as suas consequências mapeadas, para que as ações futuras sejam as mais adequadas.

Sua análise, então, considerará os seguintes aspectos:

  • fato gerador ou evento;
  • a probabilidade ou a chance de ocorrer tal evento e com qual frequência;
  • consequências que poderão ser apuradas;
  • estratégias de prevenção que atuam justamente bloqueando o desencadeamento de fatos geradores;
  • contingência (o que pode ser minimizado ou consertado).

Os riscos podem ser classificados como estratégicos, de compliance, financeiros, operacionais, de imagem corporativa e outros tantos mais. Cada setor da empresa e, claro, o seu nicho de atuação influenciarão nos tipos de riscos vivenciados.

Uma companhia aérea, por exemplo, vivencia situações críticas em suas diferentes áreas do negócio, como a variação da moeda estrangeira para as vendas de passagens internacionais e o estresse e a fadiga de comandantes realizando voos transatlânticos.

E essa realidade é totalmente diferente de uma loja de departamentos, que precisa lidar com o risco de furtos no estabelecimento ou a greve dos caminhoneiros, profissionais responsáveis pelo transporte logístico de suas peças de comercialização.

Contudo, se os riscos são diferentes, a metodologia para mapeá-los e criar estratégias de prevenção é bem similar. Vejamos.

As etapas para a elaboração de um plano de gerenciamento de riscos

A elaboração do plano de gerenciamento de riscos pode ser uma iniciativa da empresa ou o atendimento a leis específicas de segurança do trabalho, como é o caso da Portaria nº 05, de 20/08/92.

Envolver os funcionários de cada setor pode ser uma ótima contribuição para a identificação e análise dos riscos reais do departamento. Afinal de contas, eles atuam com tais adversidades diariamente.

Escolha a metodologia mais adequada

Existem algumas metodologias que podem contribuir para o mapeamento de riscos. Entre elas, se destacam:

  • PMBOK, que tem uma sessão inteira dedicada para esse fim;
  • Análise de Modo e Efeito de Falhas, com maior aplicabilidade nas rotinas industriais;
  • Análise Preliminar de Riscos, que usa uma análise qualitativa dos riscos e aponta os principais afetados;
  • What if, método que, em síntese, reune funcionários com vivência em cada setor, com o objetivo de questionar como agir se determinado problema acontecer.

Faça um levantamento completo de informações

Para a gestão de riscos, é preciso pensar em um ciclo de ações que envolve o mapeamento, as ações preventivas, a mitigação, a análise da ocorrência e as melhorias na estratégia.

Para isso, um levantamento completo de todas as vulnerabilidades, os profissionais, os bens afetados e as melhores estratégias para prevenir ou solucionar o impasse é ideal.

Ao usar a categorização dos riscos em internos e externos, financeiros, compliance, operacionais e outros, é possível organizar o levantamento de informações e envolver especialistas em cada área para um brainstorming.

Dados de ERPs também devem ser utilizados para tal pesquisa, principalmente por também oferecerem relatórios sobre a operação do negócio.

Em uma loja varejista de grande porte, por exemplo, o volume de vendas por hora pode indicar os picos de comercialização.

O cruzamento de tal informação com a escala de funcionários pode dar pistas sobre a sobrecarga da equipe ou a maior incidência de pequenos furtos, considerando a diminuição do nível de atenção para ações suspeitas.

Avalie o impacto

Nesse exemplo, possíveis impactos poderiam ser o aumento da rotatividade de funcionários na escala, já que a carga de trabalho é mais intensa no turno, e a perda de receita, considerando as falhas na segurança.

Ao avaliar os impactos, também ocorre a identificação dos sinais e fatos geradores do problema. Uma boa prática é pontuar pelo menos três deles para constar como alerta do plano de gerenciamento de riscos.

Dessa forma, à medida que o setor avança em tais sinais, compreende que a sua evolução é desfavorável e precisa ser rapidamente corrigida.

Planeje as estratégias

É nesse ponto que as estratégias de prevenção e de contingência devem ser descritas.

O plano de gerenciamento de riscos deve apontar quais são as melhores práticas de prevenção para cada risco mapeado, bem como as medidas que devem ser tomadas caso situações de alerta estejam ocorrendo.

Cartilhas e treinamentos dos colaboradores devem usar como base as orientações do plano de gerenciamento de riscos. Nesse ponto, vale ressaltar que não se tratam apenas de riscos operacionais, mas também daqueles referentes a todas as áreas e circunstâncias.

Melhoria do layout da loja — para garantir melhores condições de segurança — da administração e da circulação dos processos também podem ser adotadas.

Analise e corrija as ações com baixa performance

Todas as estratégias elaboradas devem ser documentadas, terem indicadores para monitoramento e serem constantemente avaliadas quanto à sua performance.

Isso garante que sejam constantemente melhoradas e evitem ocorrências negativas com mais eficiência.

A importância de usar dados concretos

Como no caso das vendas por turno na loja, o uso de dados concretos é indispensável para um bom plano de gerenciamento de riscos. Eles validam a existência das vulnerabilidades, assim como servem de aviso preventivo ao identificarem que a empresa está atingindo os pontos de alerta.

Além disso, considerando o ciclo de prevenção, os dados e relatórios de ERPs permitem que falhas não evitadas sejam estudadas minuciosamente.

Esse estudo da ocorrência garante que a empresa identifique exatamente quais são os pontos de fragilidade de sua estratégia de prevenção, considerando diversas nuances e variáveis.

As inovações que podem contribuir para a análise de riscos

Junto aos riscos, está a urgência de mantê-los sob controle ou eliminá-los. Nesse sentido, novas tecnologias otimizam o tempo para avaliação e tomada de decisão.

Sistemas de gerenciamento podem combinar informações e dados de forma muito mais complexa e ágil do que um especialista, assim como podem atuar e sinalizar pontos de alerta para situações de riscos, automatizando o controle e as ações de contingenciamento.

A automação pode, por exemplo, identificar uma falha nos servidores de pagamento e executar uma reinicialização, para que os danos causados nas vendas sejam minimizados.

Entretanto, apesar de toda essa modernização, a análise e o planejamento da gestão de riscos não garantem que uma companhia antecipe todo o seu futuro ou evite que os desafios naturais do negócio rondem o seu organograma. Mas, obviamente, ajudam na prevenção para mitigar os seus efeitos, uma vez que eles estejam ocorrendo.

Quer saber, em detalhes, como escolher uma metodologia para mapear e elaborar um plano de gerenciamento de riscos capaz de abranger o máximo de ocorrências possíveis? Então, confira o nosso guia online e gratuito sobre boas práticas para uma análise de riscos eficiente!

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