Sistema de controle acadêmico: por que adotar?

Equipe TOTVS | GESTÃO PARA INSTITUIÇÕES DE ENSINO | 25 setembro, 2020

Nas instituições de ensino, o sistema de controle acadêmico tem a função de apoiar processos administrativos, coletar e organizar dados, melhorar a comunicação e auxiliar na gestão de tarefas.

Ele acompanha quesitos como notas, trabalhos acadêmicos, divisões de classes, organização de aulas, secretaria, atendimento aos responsáveis e aos próprios alunos. Se você quer conhecer melhor a importância da tecnologia no controle educacional, continue com a leitura deste artigo.

Importância do controle acadêmico

O controle acadêmico se caracteriza como uma espécie de registro da vida escolar dos alunos. Entre eles, encontram-se matrículas e rematrículas, frequência, notas, relatórios de aprovação e reprovação, organização de turmas, grades de matérias e documentações em geral.

Por ser uma atividade, em suma, burocrática, deve contar com um rígido controle de dados, evitando falhas no processo, perda de informações e descentralização da gestão. Dessa forma, a tecnologia é a parceira perfeita para a otimização do gerenciamento e a digitalização da secretaria, por exemplo.

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Por que adotar um sistema de controle acadêmico?

Ao contar com a tecnologia, a gestão acadêmica proporciona maior agilidade e padronização de todas as rotinas administrativas. Entre seus maiores benefícios, podemos citar:

  • Redução de erros na coleta, registro e análise de informações;
  • Melhor utilização do tempo dos colaboradores, que não precisam se envolver em atividades maçantes e repetitivas;
  • Dados concretos e confiáveis, para possíveis tomadas de decisões e elaboração de novas ações e estratégias;
  • Garantia de adaptação a novas diretrizes, como a implantação do ensino à distância (EAD);
  • Comunicação mais direta, objetiva e transparente entre escola, pais, responsáveis e alunos,
  • Diminuição de custos, com menos circulação de papel e melhor utilização de espaço, uma vez que arquivos físicos não são necessários.

Vale lembrar que, para ter sucesso à implementação, é importante fazer o uso de ferramentas que facilitem a vida dos gestores e dos alunos, ou seja, integração com dispositivos móveis, plataformas bem desenvolvidas e aplicativos com interfaces intuitivas e detalhadas.  

A implantação de um sistema de controle acadêmico também pede um software ERP, responsável pela automatização de processos, integração de setores e gestão de documentos, além de informações de forma adequada.

O que considerar para implantar o sistema de controle acadêmico?

Antes de implementar um sistema de gestão acadêmica na sua instituição de ensino, é importante considerar alguns fatores para que a transição da abordagem convencional para uma modalidade inovadora tenha total aderência e bons resultados. Analise pontos como:

  • Cogite as metas e os objetivos que sua instituição deseja alcançar com a adoção de um sistema de controle acadêmico, conferindo quais funcionalidades serão necessárias;
  • Pense no porte da sua organização e saiba quais públicos quer atingir, bem como a imagem que deseja passar aos alunos, aos responsáveis e ao mercado em geral;
  • Considere as novas tendências educacionais e avalie se sua escola ou faculdade está preparada para adaptação, renovação de abordagens e estilos de gestão;
  • Envolva todo o seu time de colaboradores e garanta que a equipe conte com a capacitação correta para a utilização do sistema;
  • Foque na utilização de tecnologia, softwares e outras soluções (como a inteligência artificial) para explorar pontos importantes para o desenvolvimento escolar, estando atento a temas como a evasão escolar, promovendo a integração e o aprendizado acima de tudo.

Sistema de controle acadêmico é com a TOTVS

Estar à frente de processos escolares e administrar uma instituição de ensino é um desafio consideravelmente complexo. Controlar de forma organizada e fluída todos os processos burocráticos, a grade horária, a contratação de professores, o registro acadêmico e o relacionamento com pais e responsáveis são diversos pontos para se atentar.

Sendo assim, para que sua escola ou faculdade se destaque e se torne referência, é necessário otimizar cada vez mais os seus processos, e a chave para isso é contar com a tecnologia como aliada.

Ao longo deste conteúdo, falamos sobre os motivos que fazem o sistema de controle acadêmico ser tão importante, discutimos os benefícios que ele traz às instituições, bem como alguns pontos essenciais a se considerar no planejamento prévio à sua implementação.

A TOTVS é a maior empresa de tecnologia do país e acredita no Brasil que faz. Nossos sistemas atendem 12 segmentos de mercado, em organizações de pequeno, médio e grande porte, se enquadrando exatamente às necessidades de cada negócio.

Se você se gostou do artigo e quer trazer inovação para sua instituição de ensino, conheça melhor as funcionalidades do ERP educacional da TOTVS. Não se esqueça de continuar acompanhando o blog da TOTVS e assinar a newsletter para receber novidades diretamente em seu e-mail!

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