integração de sistemas

Os desafios da integração de sistemas e como superá-los

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 16 dezembro, 2019

A integração de sistemas é uma alternativa para quem quer processos internos mais organizados e otimizados dentro da sua empresa. O mercado atual pede cada vez mais um diálogo entre os sistemas das organizações, para que estes alcancem o maior potencial possível.

Investir na integração entre sistemas garante que diferentes setores troquem informações, sejam mais produtivos e enfrentem menos problemas no dia a dia, com dados circulando com maior agilidade.

Integração de sistemas: recapitulando

A integração de sistemas pode ser aplicada na busca da redução de despesas, burocracia e gargalos operacionais. Ela permite criar rotinas com maior comunicação, colaboração e alinhamento de estratégias.

Ao dar esse passo, os gestores podem colocar várias técnicas em prática. Plataformas de cloud computing e APIs (Application Programming Interface), por exemplo, simplificam a criação de interfaces de comunicação e possibilitam que a empresa escale recursos sempre que for necessário.

Tipos de integração de sistemas

A integração de sistemas dentro da sua empresa pode ser feita de algumas maneiras. Os modos de implementar essa diretriz são essencialmente três, e cada um deles tem seus devidos aspectos. Confira a seguir os tipos de integração de sistemas:

Troca de dados eletrônicos

Nessa modalidade, uma plataforma extra deve ser inserida na empresa, buscando traduzir as mensagens de cada uma das ferramentas e repassar os dados a outra solução. O uso dessa tecnologia, no entanto, é um pouco complexa, por conta da dificuldade em montar seu ambiente.

Banco de dados

A integração é feita pelo banco de dados, onde um profissional especializado realiza as modificações necessárias nas estruturas dos bancos de cada aplicação. É necessário, porém, ficar de olho na segurança, ao permitir o acesso de outra aplicação a um banco de dados diferente.

APIs

A criação de APIs é uma alternativa simples, segura e bastante usada na integração dos sistemas. Elas recebem requisições e respondem com dados prontos, facilitando a busca de informações entre as plataformas da empresa.

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Vantagens da integração de sistemas

Ao fazer integração horizontal e vertical, os processos são otimizadas e passam a ser feitos com maior colaboração entre profissionais de cada setor. Entre as principais vantagens desse cenário, vale citar:

  • Otimização de processos: deve ser realizada continuamente, para manter a competitividade em médio e longo prazo. Ao integrar sistemas, o negócio passa a possuir processos mais simples de serem otimizados.
  • Melhora da performance: uma cadeia operacional de alta performance é essencial para atender clientes e parceiros da melhor forma possível. Com os setores se comunicando mais facilmente, a cadeia operacional se torna mais dinâmica, aumentando a receita e o nível de inovação.
  • Redução de custos: eliminar gargalos enxuga o orçamento de processos corporativos. Nesse sentido, a integração de sistemas cria fluxos de trabalho mais simples, automatizados e elimina o retrabalho.
  • Integração entre setores: ao ter serviços e sistemas integrados, todas as áreas do negócio conseguem atingir um novo grau de alinhamento estratégico. A priorização de serviços segue as necessidades da empresa, criando produtos e serviços capazes de atender às demandas do mercado.

Desafios da integração de sistemas

É comum que uma empresa em crescimento resolva suas demandas de gestão conforme elas aparecem. Softwares isolados, inicialmente, vêm para ajudar, mas conforme o tempo passa, a organização fica cada vez mais difícil, e o caos pode se instalar.

Para evitar esse pesadelo, é necessário integrar os sistemas de gestão em uma única solução, como o ERP. Em pouco tempo, o crescimento da produtividade já se torna visível, redirecionando os colaboradores de tarefas repetitivas e sem inspiração para ações de maior valor.

Com a estrutura organizacional consolidada, o gestor tem ampla visão e capacidade analítica sobre a situação financeira da empresa, bem como a tomada de decisão com base em dados e em tempo real.

Como superar o desafio da integração de sistemas?

Mapeie os processos

É importante desmembrar os macroprocessos em microprocessos, para compreender as interdependências dos setores. A partir daí, é possível definir quais sistemas devem ser integrados. 

Alinhe tecnologia e estratégia

Adotar qualquer recurso tecnológico para a empresa exige avaliação. Pense se ele atende aos objetivos e metas traçadas no planejamento. Para unir os propósitos do negócio a uma tecnologia, é necessário saber quais indicadores de desempenho terão de ser acompanhados na integração de sistemas de gestão.

Avalie as soluções

Antes de integrar seus sistemas, verifique se as soluções atuais da empresa viabilizam essa medida. As ferramentas podem já estar ultrapassadas e não servirem aos novos objetivos. Reflita se não é o momento de fazer substituições.

Implemente a integração

Ao fazer a integração, certifique-se de ter um backup de dados para não se arriscar a perder dados estratégicos. Também é importante fazer a implementação com profissionais que entendam a linguagem usada no desenvolvimento de cada sistema e estejam habituados a esse tipo de migração.

Monitore as mudanças

Mesmo depois de a implementação ser finalizada, é indicado monitorar se a adesão dos setores está sendo positiva, bem como o desempenho dos sistemas. Fique de olho em falhas de exportação de dados, dificuldades técnicas, etc.

Fazendo a integração de sistemas de forma segura

Para realizar uma integração de sistemas sem dores de cabeça, é interessante estar atento a alguns pontos, como os que citaremos a seguir:

Monitoramento e registro de dados

Empresas que utilizam sistemas integrados e que sejam capazes de rodar várias rotinas paralelamente, enfrentarão menos gargalos. Além disso, é necessário que essas plataformas tenham bancos de dados operacionais que possam registrar dados e metadados para possíveis auditorias de órgãos fiscalizadores.

Prevenção contra ameaças

Todo cuidado é pouco quando falamos de privacidade e segurança de dados, pois ameaças virtuais estão espalhadas por toda parte. A integração de sistemas deve trazer as melhores práticas de segurança e integridade de informações. Padrões de autenticação e recursos de criptografia são indispensáveis nesse caso.

Facilite a rotina da sua empresa com a TOTVS!

Se você se identificou com as dores apresentadas neste conteúdo, sabe que não é simples liderar um negócio. Estar à frente de uma empresa traz muitas responsabilidades para o gestor, que precisa conhecer os melhores métodos para fazer a integração de seus sistemas internos de forma gradual e bem sucedida.

Descubra todos os benefícios que o sistema de gestão da TOTVS pode trazer à sua organização. Com uma solução criada por uma empresa 100% brasileira, adotar essa ferramenta não cabe apenas a empresas de grande porte, já que é possível contratar exatamente os módulos específicos para suas necessidades.

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