GRFGTS: entenda a nova guia de recolhimento do FGTS

GRFGTS: entenda a nova guia de recolhimento do FGTS

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 27 fevereiro, 2019

As recentes mudanças na legislação que dita a forma como é feita a tributação no país trouxeram mais uma novidade, que começa a ser implantada efetivamente neste ano para as empresas. Trata-se da nova Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (GRFGTS), que modifica o recolhimento do benefício, substituindo as antigas Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) e Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF).

Pode parecer complicado acompanhar tantas transformações, mas o objetivo é justamente o contrário: facilitar a vida dos profissionais que atuam em Recursos Humanos, além de melhorar o controle feito pelo governo quanto ao recolhimento dos tributos nacionais. Neste artigo, vamos ajudar você a entender melhor esse processo, para que possa atravessá-lo sem que haja falhas no percurso. Acompanhe!

Entenda a GRFGTS

Gerada pela Caixa Econômica Federal (CEF), a nova Guia de Recolhimento do FGTS (GRFGTS) usará como base as informações enviadas pelas empresas por meio do eSocial, acompanhando as novas regras do SPED Fiscal. A intenção é que todo o processo seja simplificado, unificando as informações prestadas pelos Recursos Humanos das empresas ao governo, facilitando o recolhimento de dados e permitindo maior controle deles.

A partir do uso da GRFGTS, será possível usar apenas uma guia tanto para o recolhimento mensal do benefício quanto do rescisório. Assim, na hora de calcular o valor a ser pago ao trabalhador no momento da rescisão, o processo será automatizado, otimizando o trabalho nas empresas.

Saiba como funcionam as novas guias de recolhimento

Agora que o eSocial começou a ser adotado nacionalmente, será possível implementar as duas novas guias de Recolhimento do FGTS: a GRFGTS regular e a GRFGTS rescisória, ambas com informações unificadas sobre os trabalhadores. A regular deve ser gerada todos os meses com base na remuneração dos profissionais informada no eSocial. Já a rescisória usará como base o salário informado no mês da demissão, nas verbas de indenização e na multa por rescisão de contrato.

Apesar de as informações lançadas no eSocial serem utilizadas para basear a GRFGTS, aqueles dados referentes a períodos anteriores ao uso da nova guia poderão continuar sendo enviados pelos sistemas antigos.

Aprenda como gerar a GRFGTS

É importante saber que as grandes empresas e aquelas que não optaram pelo Simples Nacional terão de usar o certificado digital para ter acesso à nova GRFGTS. As demais (micro e pequenas empresas, além dos microempreendedores individuais) poderão usar o sistema apenas com um login e uma senha, obtidos no site da GRFGTS.

O certificado digital padrão ICP-Brasil pode ser emitido por uma autoridade certificadora, desde que seja credenciada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Com ele, a empresa deverá entrar na página da Conectividade Social ICP, da Caixa, transmitindo todas as informações e as guias on-line, sem necessidade de envio de nenhum arquivo.

Confira qual é o prazo para entrega

O governo federal fez mudanças nos prazos para que as empresas iniciassem o uso da GRFGTS, pelo menos, duas vezes. No entanto, a partir de fevereiro de 2019, o primeiro grupo de empresas começa a utilizar a novidade. Veja como ficou a última determinação sobre a mudança, a partir de agora!

Grupo 1

Refere-se às empresas com faturamento superior a R$78 milhões. Nesse caso, a GRFGTS já deve ser usada a partir de fevereiro de 2019.

Grupo 2

Empresas grandes, não optantes pelo Simples Nacional, com faturamento de até R$78 milhões. Ainda não há data divulgada oficialmente.

Grupo 3

Também sem prazo oficial para a mudança, esse grupo contempla as organizações que optam pelo Simples Nacional, além de empregadores de pessoa física (desde que não seja trabalho doméstico), entidades sem fins lucrativos e produtores rurais pessoa física (PF).

Grupo 4

O último grupamento se refere às organizações internacionais e às administrações públicas, ainda sem data para aderir à GRFGTS.

Enquanto os prazos para os grupos 2, 3 e 4 não são determinados pelo governo, as organizações podem continuar fazendo o recolhimento do benefício como antigamente. Ou seja, devem usar a GFR para o FGTS mensal e a GRRF para o FGTS rescisório.

Prazos

Independentemente do início de operação da GRFGTS, os prazos para recolhimento do Fundo de Garantia não foram alterados. Assim, o FGTS mensal deverá continuar sendo recolhido até o dia 7 do mês seguinte. Já o FGTS rescisório tem prazo máximo de dez dias a partir da data da demissão. Como sempre ocorreu, caso o vencimento caia em fins de semana ou feriados, deve ser feita a antecipação do pagamento para o primeiro dia útil de expediente bancário anterior.

Deu para perceber que a nova GRFGTS terá ligação direta com o uso do eSocial. Por isso, é fundamental que o departamento de Recursos Humanos já esteja familiarizado com o sistema para que, assim, não tenha problemas com a adesão ao novo processo.

Saiba o que acontece se a entrega não for feita

As regras para entrega não mudaram, assim como as sanções em caso de não recolhimento. Caso o empregador não recolha o benefício durante o contrato, mensalmente, estará sujeito à fiscalização do Ministério do Trabalho, podendo incorrer em multas.

Além disso, a empresa não poderá obter certidão negativa de débitos trabalhistas, sendo impedida de participar de licitações, obter empréstimos ou financiamentos. Por fim, a Justiça do Trabalho poderá exigir da empresa o pagamento à vista ao trabalhador dos valores não recolhidos, corrigidos, e da multa rescisória.

É importante que as empresas mantenham-se informadas sobre todas as mudanças que estão sendo implantadas pelo governo nos processos de recolhimento de tributos. No caso da nova GRFGTS, vale lembrar que as grandes empresas, com faturamento superior a R$78 milhões, já devem aderir ao novo sistema, o que pode ser facilitado com o uso de sistemas de gestão (também conhecidos como ERP), otimizando ainda mais o trabalho.

Entendeu como vai funcionar a nova guia? Quer manter-se atualizado sobre como a tecnologia pode ajudar o departamento de Recursos Humanos no cumprimento de suas obrigações legais, diante das inovações que vêm sendo implantadas no setor ultimamente? Confira todas as informações sobre a Conferência de Recursos Humanos TOTVS 2019, de 18 a 22 de março!

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