Aprenda a definir o orçamento empresarial para a prestação de serviços neste guia!

A definição de um orçamento empresarial é fundamental para ajudar a garantir a saúde financeira de um negócio. Afinal, é por meio dele que se define a liberação e o limite de gastos para cada setor (e suas respectivas atividades).

Sem ele, corre-se o risco de gerar custos acima do que se pode arcar, comprometendo a margem de lucro e, ao longo do tempo, acarretando prejuízos que podem colocar em dúvida a viabilidade da empresa (ocasionada pela dificuldade de honrar os compromissos e gerar retorno).

Contudo, é muito comum encontrar gestores que ainda têm dúvidas a respeito de como fazê-lo, quais pontos considerar na elaboração e os motivos pelos quais ele é vantajoso. Para esclarecer essa questão de uma vez por todas, elaboramos este guia completo sobre o assunto. Continue com a leitura e confira a seguir!

O objetivo de um orçamento empresarial

O orçamento empresarial é um dos pontos centrais do planejamento financeiro e serve como um guia para que o gestor saiba melhor como direcionar os investimentos e controlar os gastos gerados com as atividades. Sendo assim, pode-se dizer que o principal objetivo é manter as finanças controladas, ajudando a alcançar os resultados esperados.

Além disso, ao estabelecer o orçamento, é possível traçar algumas metas que estejam ligadas a um valor monetário. Isso inclui:

  • reduzir os custos operacionais para aumentar a lucratividade;
  • aumentar o faturamento ao adotar novos canais de venda;
  • diminuir as despesas administrativas, a fim de minimizar o impacto que elas geram sobre o faturamento.

Note que as metas são claras e específicas, o que é essencial para criar um plano de ação mais direcionado e, consequentemente, mais acertado. Dessa forma, fica mais fácil saber o que se espera para o próximo ano — ou os anos seguintes.

Em suma, é importante entender que se trata de uma previsão, uma estimativa feita em relação aos objetivos para o futuro. Por mais que seja recomendado levar o histórico da empresa em consideração, existem outros pontos que também precisam ser analisados (como os objetivos, o cenário atual e as condições do mercado).

Assim, chega-se a um equilíbrio necessário entre as metas, as estratégias e as características financeiras.

A importância do planejamento

O uso do orçamento empresarial funciona como um plano, que contempla as movimentações anuais e registra o desempenho esperado. Ele é elaborado com base em projeções financeiras, feitas por meio de análises a respeito do que pode acontecer com o setor de atuação da empresa e das possíveis alterações de mercado.

Por meio do planejamento e do orçamento, é possível identificar questões como:

  • quanto se tem de dinheiro disponível em caixa;
  • quanto será necessário gastar (incluindo os custos fixos e variáveis) para manter as atividades funcionando;
  • quanto será necessário receber (a fim de alcançar os objetivos planejados).

Eles também são importantes para auxiliar no processo decisório de outras questões importantes, como a diminuição de riscos, os pedidos de empréstimos e o repasse de informações financeiras para as partes interessadas (colaboradores, investidores e parceiros de negócio, por exemplo).

Fazer essa gestão sem conhecer bem a estimativa de vendas, os gastos, o nível de endividamento, entre outras coisas, é algo que compromete bastante o desenvolvimento e, no médio e longo prazo, pode levar a decisões que, eventualmente, acarretam a falência da empresa.

Por fim, de maneira simples, se o acompanhamento do orçamento já é importante para manter o equilíbrio no contexto pessoal, imagine a relevância dessa prática no contexto empresarial — que envolve um número maior de variáveis e decisões que podem levar ao sucesso (ou fracasso) do negócio.

A composição de um orçamento empresarial

Os itens indispensáveis para um bom controle do orçamento empresarial envolvem:

  • as receitas;
  • as despesas;
  • os custos da produção;
  • o fluxo de caixa projetado;
  • os investimentos;
  • os empréstimos;
  • os ativos fixos.

Para ajudar a estruturar melhor, pode-se fazer uma divisão para cada um desses aspectos e por setores. Dessa forma, você terá um orçamento para a previsão de vendas, um para as deduções de vendas e despesas variáveis, um para os custos da produção, um para o RH (que representa os gastos com mão de obra), um para as despesas operacionais, um para investimentos, por exemplo.

Benefícios de um orçamento empresarial para a gestão do negócio

A adoção de um orçamento proporciona algumas vantagens importantes para o planejamento e a criação de estratégias. Vamos apresentar as principais nos tópicos a seguir.

Permite definir metas claras e realistas

As metas mostram aonde a empresa espera chegar e direcionam para a criação dos planos de ação necessários para que isso se torne possível. Com base no orçamento, fica mais fácil entender o cenário da empresa e, dessa forma, definir os objetivos que sejam condizentes com as condições atuais da organização.

Ajuda a compartilhar a responsabilidade

A gestão do orçamento descentraliza a responsabilidade pelo alcance das metas à medida que vai sendo desmembrada entre os setores e os níveis organizacionais. Isso faz com que cada setor tenha um papel no processo, ao mesmo tempo em que todos eles trabalham por um objetivo em comum.

Promove um histórico de informações

Esse benefício é obtido no médio e longo prazos. Com o passar do tempo, todas as informações registradas passam a integrar uma base de dados, que permitirá entender melhor a dinâmica das receitas e despesas. No futuro, isso será essencial para construir orçamentos cada vez mais precisos (com base na realidade do negócio).

Ajuda na mensuração de indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho (KPIs) ajudam a avaliar se os resultados obtidos estão coerentes com os objetivos traçados. No que diz respeito ao orçamento, eles ajudam a comparar o que foi realizado com o que foi planejado.

Desse modo, fica mais fácil avaliar os gastos, confrontá-los com as metas mensais e obter insights importantes referentes às melhorias e mudanças que precisam ser implementadas.

Permite identificar o desvio das metas com mais agilidade

Como imprevistos podem ocorrer a todo momento, é possível que alguns desvios ocorram ao longo do tempo. Contudo, apesar de comuns, eles precisam ser identificados com agilidade e minimizados para evitar prejuízos maiores ou outras consequências negativas.

O ideal é que, ao realizar o planejamento estratégico, sejam simulados diversos cenários possíveis (pessimistas, realistas e otimistas), além de definir o grau de tolerância para esses erros. Com isso, fica mais fácil criar planos de contenção que serão colocados em prática quando necessário.

Definição de objetivos: o marco de qualquer orçamento

Antes mesmo de iniciar o planejamento do orçamento empresarial, é preciso definir quais são os objetivos. Anteriormente, falamos sobre a definição de metas que estejam ligadas a um valor monetário, certo? Nesse sentido, muitas organizações colocam como objetivo “aumentar o faturamento” e “aumentar os lucros”.

Porém, como dito, é preciso fazer uma definição mais clara do que se quer e como se espera chegar até lá. Então, temos algo como “aumentar o faturamento alcançando novos clientes”.

Assim, a partir daí, já se sabe que as estratégias adotadas serão voltadas para alcançar um público ainda maior — por meio de promoções, ações de marketing, ampliando a região de atendimento, entre outras coisas.

Dentro do contexto do orçamento, isso permite saber que será necessário destinar verbas para essas ações. Portanto, haverá um aumento no limite disponível para a realização de divulgações, para a logística e para a área comercial adotar ações de prospecção, por exemplo.

Viu só como os objetivos organizacionais são essenciais para definir o orçamento e saber direcionar melhor o capital para o que se espera?

Os modelos de orçamento empresarial

Quando se fala em orçamento empresarial, não estamos falando apenas do registro de vários aspectos da gestão financeira. Existem modelos disponíveis que ajudam a direcionar melhor o trabalho, de acordo com as necessidades e expectativas da organização. Explicaremos os principais deles a seguir.

Orçamento estático

Ele é essencial para as funções administrativas, visto que tem o foco voltado para apenas um plano ou uma atividade. Por ser inalterado (como o nome sugere), ele não se adapta a mudanças — o que quer dizer que seria impossível aplicá-lo no seu processo produtivo, por exemplo (que pode sofrer com variações de demanda).

Orçamento flexível

Ele é ideal para avaliar a capacidade da empresa e estimar os custos para os mais variados níveis de atividade. Assim, ele tem como premissa:

  1. o cálculo e o controle do custo por serviço (o que inclui os materiais utilizados);
  2. a diferenciação entre custos fixos e variáveis.

Entretanto, vale destacar que ele só é eficaz quando é possível calcular a produtividade por colaborador, o que permite planejar o orçamento para qualquer imprevisto, falha ou problema que ocorra.

Orçamento contínuo

O orçamento contínuo, por sua vez, como o nome sugere, está ligado a médio e longo prazos. Contudo, o destaque vai para a possibilidade de realizar revisões de tempos em tempos (que podem ser por semestre ou sempre que alguma premissa for alterada no planejamento original).

O objetivo disso é entender quais pontos são acertados e quais precisam de ajustes para se adequarem à realidade e aos objetivos da empresa.

Orçamento ajustado

Também cobre períodos de tempo maiores e podem ser revisados de tempos em tempos, o que o torna bem flexível em termos de alterações. Porém, ele é mais direcionado para a área administrativa.

Orçamento de desempenho

Já o orçamento de desempenho consiste na definição de um valor baseado no desempenho apresentado no período anterior. Assim, se uma atividade apresentou bons resultados com o orçamento recebido, poderá ter um orçamento que dê margem para fazer ainda mais.

Por outro lado, se outra atividade apresentou um desempenho aquém do esperado, receberá um teto inferior ao que foi repassado anteriormente.

Esse modelo ajuda a manter o foco na produtividade e no que traz mais retorno para o negócio.

Orçamento colaborativo

Também conhecido como orçamento descentralizado ou participativo, envolve cada centro de custo na hora do planejamento. Isso pode representar uma divisão de tetos mais ajustada com base nas necessidades de cada área.

Passo a passo para a construção de um orçamento empresarial

Agora que já se sabe mais sobre como funciona e quais são os modelos disponíveis, vamos mostrar um passo a passo para a elaboração de um orçamento empresarial mais acertado.

Faça um diagnóstico da empresa

Antes de mais nada, você precisa realizar um diagnóstico da situação atual da sua organização, já que fica praticamente impossível planejar o futuro sem conhecer a realidade atual, os problemas, as limitações e as oportunidades.

Sendo assim, é necessário dedicar um tempo para estudar as finanças da empresa por um bom período de tempo (não apenas do ano anterior). Isso ajuda a entender melhor as variações no comportamento de acordo com os cenários (tanto interno quanto externo) mais diversos.

O ideal é levantar o máximo de informações relevantes possível sobre o negócio. A partir daí, deve-se avaliar questões como:

  • a média de vendas dos anos anteriores;
  • a média dos lucros avançados;
  • a média dos gastos com tributos;
  • os períodos de sazonalidade nos serviços.

Estabeleça os objetivos da empresa

Agora que já se tem mais conhecimento sobre o negócio, é o momento de definir os objetivos para os próximos períodos. Feito isso, eles devem ser “quebrados” em metas menores e repassados para os setores e níveis diferentes da organização.

Só é importante lembrar que deve-se estabelecer objetivos que estejam coerentes com o seu Plano de Negócios e com o planejamento estratégico definido.

Estruture o orçamento

Nesse momento, é feita a centralização e análise dos dados que devem estar contidos no seu orçamento. Essa é uma das fases principais, visto que um orçamento mais completo aumenta as chances de tomar decisões mais acertadas e de obter resultados satisfatórios.

Além das informações básicas (citadas acima, quando falamos sobre a composição ideal), você pode incluir novos dados que julgar necessários — tudo de acordo com as necessidades da sua empresa e das análises que serão feitas posteriormente.

Liste todos os seus custos fixos e variáveis

Nessa fase, que está relacionada à anterior, deve-se identificar e registrar as despesas fixas e variáveis. É de suma importância conhecer essas informações com precisão, visto que elas podem apontar alguns aspectos que precisam ser reavaliados. Para entender melhor como fazer a separação, veja os exemplos abaixo.

Custos fixos

Consistem nas despesas que não variam ao longo dos meses, independentemente do volume de serviços que a sua empresa tenha. Entre elas:

  • aluguel;
  • pagamento de internet e telefone;
  • salários;
  • serviços de contabilidade;
  • tributos;
  • seguros.

Custos variáveis

Já os custos variáveis são aqueles que se alteram de acordo com a demanda e a quantidade de serviços prestados no período, como:

  • consumo de água e energia elétrica;
  • aquisição de materiais;
  • gastos com marketing e divulgação;
  • participação em eventos;
  • despesas com deslocamento.

Faça uma projeção para os próximos períodos

Depois que o orçamento foi estruturado, chega-se na fase de criar uma projeção para o período. Em outras palavras, as informações reunidas serão utilizadas para criar uma estimativa de receitas e despesas para os próximos meses (ou anos, dependendo do horizonte que se deseja visualizar).

Também deve ser feita uma provisão do capital de giro, perspectivas dos investimentos e expectativas para o crescimento do negócio. O ideal é que, paralelamente, se crie um calendário com as datas para o cumprimento das metas — isso ajuda a manter o cronograma e os gastos em dia.

Acompanhe os resultados

Por fim, não basta apenas seguir o passo a passo e esperar os resultados acontecerem. É essencial fazer um acompanhamento do orçamento ao longo do ano e monitorar as ocorrências que podem desviar a realidade do planejamento.

Isso ajuda a tomar ações com mais agilidade, revendo e atualizando alguns pontos e mitigando os problemas antes que eles acarretem sérios prejuízos — e até mesmo levem a empresa à falência, caso sejam recorrentes e não identificados a tempo.

Esse acompanhamento, além de ser um ótimo instrumento para monitorar a evolução dos gastos, é um ótimo recurso para identificar oportunidades que favorecem as suas atividades e tornam o negócio ainda mais competitivo no mercado.

Tudo isso pode ser feito por meio dos indicadores de desempenho (KPIs), que devem ser elaborados com base nas metas traçadas na fase de planejamento. Entre eles, podemos citar:

  • percentual dos gastos sobre o faturamento;
  • percentual de crescimento das vendas;
  • valor dos custos não previstos X o faturamento;
  • Retorno sobre os Investimentos (ROI).

Ferramentas para o desenvolvimento de um orçamento empresarial

Na fase de estruturação do orçamento, será necessário contar com a ajuda de alguma ferramenta. A escolha dela vai depender muito do nível de maturidade e do limite de investimento em tecnologia que a sua empresa tem.

Isso significa que organizações maiores precisam contar com sistemas mais robustos, enquanto empresas de pequeno porte podem contar com soluções mais simples.

Ainda é muito comum encontrar gestores que utilizam planilhas para realizar essa atividade. Apesar de elas ajudarem a registrar e acompanhar o orçamento, vale destacar que se trata de um processo altamente manual — o que aumenta o risco de erros e necessidade de retrabalhos.

As consequências disso podem ser graves: dados equivocados podem levar a análises que não condizem com a realidade da empresa, além de conduzir a um processo decisório ineficaz e, possivelmente, que não vai trazer os resultados esperados.

Por isso, é recomendado investir em um sistema de gestão, que automatiza o controle de entradas e saídas, simplifica o dia a dia e facilita a elaboração de planos de ação eficientes.

Além disso, se a ferramenta em questão for integrada, o trabalho é ainda mais otimizado, visto que agrega diversas informações (e áreas) do negócio, o que praticamente elimina a necessidade de fazer o intercâmbio dos dados entre as ferramentas utilizadas.

Ainda que muitos gestores sintam certo receio de apostar na tecnologia (o que ocorre, principalmente, em decorrência dos custos), deve-se pensar nesse tipo de gasto como investimento, já que ele traz inúmeros benefícios para o negócio.

Também é possível encontrar sistemas que sejam voltados para empresas de pequeno porte, que atendem bem à demanda, ao mesmo tempo em que são menos onerosas que soluções desenvolvidas especialmente para as grandes organizações.

O monitoramento dos resultados

Como dito, a gestão do orçamento empresarial também contempla a fase de monitoramento do progresso — o que é feito por meio de indicadores de desempenho —, visto que nem sempre o caminho planejado poderá ser seguido na prática. É aí que entra a necessidade de ajustes para evitar prejuízos.

O ideal é que esse acompanhamento seja feito por meio de uma comparação da evolução dos resultados entre os períodos, sempre avaliando o que foi realizado X o que era esperado. Assim, torna-se possível entender se as falhas são decorrentes da execução ou se foi o planejamento que não considerou alguns aspectos fundamentais.

Fatores macro (como índices econômicos, surgimento de regulamentações e mudanças no mercado) e micro (aumento no número de clientes, capacidade produtiva e precificação dos serviços) devem ser levados em conta na hora de realizar essas análises.

A partir daí, as mudanças são planejadas de forma mais coerente com a realidade. Se a meta de faturamento é alcançada com maior rapidez, por exemplo, é o caso de elaborar um objetivo um pouco mais agressivo — haja vista que já se conhece o potencial do negócio.

O contrário também é importante: se o resultado estiver inalcançável, é sinal de que se deve dar um passo para trás e rever o plano de ação.

Independentemente do método utilizado, é de suma importância que ele seja simples, preciso e totalmente condizente com o que foi planejado. Senão, corre-se o risco de ter um amontoado de informações que não agregam valor para a gestão.

Como você vê, a definição do orçamento empresarial é um processo que precisa ser executado com bastante cuidado e atenção, já que está diretamente relacionado ao destino que o capital terá e, consequentemente, ao futuro do negócio (que pode ser bem-sucedido). Portanto, vale a pena perder certo tempo fazendo análises e planejando diversos aspectos antes de partir para a prática.

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