Plano de contas referencial: entenda como elaborar um!

A inovação tecnológica faz parte da rotina de todas as pessoas, físicas e jurídicas. O governo também não fica de fora, e as obrigações das empresas estão migrando crescentemente para o meio digital. Entre elas, está a realização da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), que inclui a utilização de um plano de contas referencial.

Ele é um instrumento importante para alinhar as informações enviadas pela empresa ao formato designado pela Receita Federal. Isso minimiza os riscos de erros no processo.

Mas ainda há muita gente com dúvida a respeito do plano de contas referencial, que incluem questões sobre a obrigatoriedade, a entrega e o formato adequado. Para esclarecer de uma vez por todas o assunto, preparamos um artigo completo. De início, vamos falar sobre o plano de contas. Boa leitura!

O que é um plano de contas?

Um plano de contas — também chamado de Estrutura de Contas ou Elenco de Contas —, de modo geral, é o conjunto de todas as contas existentes em uma empresa, a fim de abranger os fatos que acontecem dentro dela. Isso inclui caixa, bancos, estoques e afins. Ou seja, ele abrange todos os fatos que acontecem dentro da entidade.

O formato é previamente estabelecido, ou seja, existe uma maneira correta de preparar o plano de contas. Isso é importante porque ele deve nortear os trabalhos contábeis e ainda servir de parâmetro para elaboração das demonstrações, como o Demonstrativo do Resultado do Exercício — DRE.

O plano de contas engloba:

• uma relação padronizada de contas;
• uma tabela de atributos contábeis;
• os lançamentos típicos, feitos de forma padronizada.

Ele orienta os registros contábeis e, por isso, deve alcançar todos os fatos de uma organização, dando alicerce para a escrituração contábil. Para que sirva bem a esse fim, ele deve ser completo e estruturado corretamente de acordo com as normas contábeis vigentes.

Assim, é fundamental que ele seja elaborado de forma específica, caso a caso, levando em conta as suas particularidades — como o ramo em que atua, o seu tamanho, as atividades que realiza, o mercado onde está inserida etc.

Qual é a importância do plano de contas para a empresa?

O ponto principal do plano de contas é parametrizar os registros das empresas de acordo com as normas contábeis adequadas. Ele também ajuda a conduzir os registros contábeis. Isso evita erros e inconformidades na elaboração de balanços e outras demonstrações e permite que a entidade se adéque às exigências relativas ao Imposto de Renda.

Mas, além disso, a elaboração bem-feita de um plano também provê informações muito eficientes para embasar a tomada de decisão pelos gestores da empresa, tanto para questões contábeis quanto tributárias e até estratégicas, de forma geral.

Entre outras coisas, ele fundamenta a elaboração do orçamento empresarial, permitindo ter metas orçamentárias para toda a organização e acompanhar, a cada mês, os resultados obtidos e compará-los com os planejados.

Ou seja, o plano de contas atende a interesses externos e internos. Por isso, é imprescindível que a sua estrutura permita quaisquer adequações e modificações necessárias.

Como elaborar um plano de contas?

A base para a elaboração de um plano de contas eficiente, claro e objetivo é o formato. É necessário seguir uma sequência ideal, pois algumas empresas têm centenas de contas diferentes para considerar.

Por isso, é preciso entender bem as contas do balanço patrimonial e a sua estrutura básica. Nele, registra-se o equilíbrio das finanças, pelas seguintes equações:

• ativo = passivo + patrimônio líquido;
• aplicações = origens;
• bens + direitos = obrigações.

No lado esquerdo do balanço, ficam discriminados os bens e direitos, enquanto as dívidas ficam do lado direito com as contas do patrimônio líquido, como os recursos de acionistas, reservas de lucros etc.

Com base nisso, o plano de contas é elaborado como uma árvore formada por níveis e subníveis, da seguinte forma:

1. primeiro nível;

1.1. segundo nível;

1.1.1. terceiro nível;

1.1.1.1. quarto nível.

Quer um exemplo prático? Veja:

1. ativo;

1.1. ativo circulante;

1.1.1. disponibilidades;

1.1.1.1. caixa;

1.1.1.2. banco.

A ordem das contas no plano deve ser a mesma da estrutura utilizada no balanço patrimonial, de acordo com as Normas Brasileiras de Contabilidade. Assim:

1. ativo;
2. passivo;
3. receitas;
4. despesas.

Dentro de cada um desses grupos, são criadas as contas sintéticas, chamadas também de agrupadoras. Elas, por sua vez, são detalhadas nas subcontas — que recebem o nome de contas analíticas.

É nessas contas e subcontas que começa a criação dos elementos particulares, em ordem do mais abrangente para o mais específico. Por exemplo, as VENDAS POR PRODUTO estão dentro do subgrupo VENDAS, que está dentro do grupo RECEITAS.

Uma dica muito válida é utilizar centros de custos para os lançamentos contábeis. Assim, você organiza as receitas e despesas e consegue individualizar os resultados, sabendo quais áreas estão dando resultados positivos. Uma empresa que deseja crescer deve considerar seriamente usar centros de custos, pois eles permitem uma evolução organizada nas contas.

Para não errar na elaboração, baseie-se no modelo de plano de contas padrão da Receita Federal. A partir dele, cada empresa tem flexibilidade para detalhar os níveis inferiores de acordo com sua realidade.

O contador da empresa deve estar envolvido nesse processo, pois ele usará o modelo com frequência, e é crucial que aprove as estruturas desenhadas. Além disso, esse profissional pode ajudar a esclarecer dúvidas comuns, distinguindo custos, despesas, gastos e investimentos, por exemplo.

O que é o plano de contas referencial?

É preciso diferenciar os planos contábil, gerencial e referencial. O plano contábil é parecido para todas as empresas, pois atendem às mesmas normas de escrituração. O que varia são as particularidades de cada empresa.

Já o plano gerencial é uma versão para análise pela gestão, feito de uma forma menos complexa e facilitando o processo decisório. Assim, ele foca mais no lado estratégico que no contábil.

Já o plano de contas referencial é uma obrigação das empresas e serve como base para elaborar o plano contábil. Ele faz parte da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), que deve ser apresentada pelo SPED. Quem está livre desse compromisso são:

• as empresas optantes pelo Simples Nacional;
• os órgãos, as autarquias e as fundações públicas;
• as empresas inativas;
• as entidades isentas ou imunes.

Por que é importante realizar esse procedimento?

A tecnologia tem sido um dos grandes aliados das empresas no que diz respeito à competitividade e eficiência de gestão. O governo também se utiliza dos benefícios da inovação, consolidando dados dos contribuintes e cruzando informações de várias origens.

Para evitar falhas de interpretação das suas informações, siga a estrutura do plano de contas referencial segundo o modelo disponibilizado. Ele estabelece uma relação “DE → PARA” a partir das contas analíticas da empresa, colocando-as dentro do padrão esperado pela Receita Federal.

Isso permite que as contas do plano contábil sejam corretamente interpretadas na Escrituração Contábil Digital (ECD). Vale lembrar que erros ou ausência de entrega da ECD sujeita a empresa a multas consideráveis.

Como elaborar um plano de contas referencial?

O princípio é partir do modelo padrão da Receita. Você deve baixar o mais recente, pois geralmente há mudanças entre um ano e outro. O arquivo vem em formato CVN — Tabela de Plano Referencial, com extensão “.cve”. Os melhores sistemas de gestão contábil o aceitam já no formato correto.

Quem está obrigado a entregar a ECD precisa mapear as suas contas de acordo com o plano de contas referencial da Receita. O primeiro passo é exportar o PCF do ano anterior para aproveitar sua estrutura e, em seguida, copiar os dados do modelo novo.

Isso é possível de fazer dentro do próprio Excel ou outro programa de planilhas eletrônicas. Você pode salvar o arquivo atualizado com a extensão “.csv” e, depois, mudá-la manualmente para “.cve”. Depois, basta importar o plano de contas novo para o seu sistema de gestão ERP.

Fazer esse procedimento é extremamente importante para a sua gestão financeira e contábil e pode ser mais fácil do que se imagina. Se precisar de uma ajuda, eis uma dica excelente: a TOTVS disponibiliza os modelos para o Plano de Contas Referencial, desde 2015 até o mais atual.

Se desejar, você também pode fazer o download do Modelo na Visão Gerencial e tirar o máximo de proveito dessas informações estratégicas em seu negócio. Baixe os arquivos e aproveite para aprender ainda mais!