Redução de custos e aumento da produtividade em serviços: como alcançar?

Determinados momentos empresariais pedem atitudes certeiras e bem estruturadas. É o que acontece quando uma companhia precisa colocar em prática formas de diminuir os gastos, sem prejudicar as entregas. A princípio, pode parecer impossível, mas não é.

A tomada de decisões eficazes, aliada ao mapeamento de gastos e à cultura da inovação, ajuda a melhorar os índices de eficiência e permite a eliminação de uma série de desperdícios. Nem por isso otimizar custos significa reduzir a qualidade ou a eficiência de um negócio.

Entenda neste post como alinhar redução de custos e aumento da produtividade e melhorar a gestão empresarial.

Redução de custos e produtividade: como se relacionam?

A partir do momento que uma empresa realiza o diagnóstico de que é necessário colocar em prática alguma forma de redução de custos, isso pode gerar certa preocupação dos gestores. Como proceder? O planejamento de gastos e a melhor utilização de recursos entram no radar.

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Em organizações nas quais os processos são muito rígidos e complexos, uma primeira atitude deve ser a de entender que mudanças são necessárias e que hábitos que trouxeram resultados surpreendentes em outro momento talvez já não funcionem mais tão bem. Como disse Mahatma Gandhi, “Você nunca sabe que resultados virão da sua ação. Mas se você não fizer nada, não existirão resultados”.

Uma combinação que permite melhores resultados

Redução de custos e produtividade são dois pontos que estão diretamente ligados. Enganam-se aqueles que encaram que possíveis cortes abrem a porta para a centralização de processos e a redução da qualidade das entregas.

Acontece que, no Brasil, há uma demanda cultural para uma melhor aplicação da produtividade. O assunto foi tema de pesquisa realizada pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), em parceria com O Globo. O levantamento mostrou que o trabalhador brasileiro gasta, em média, US$16,80 por hora trabalhada, o que representa a 50ª posição entre 68 países. Melhorar processos e otimizar etapas mostra-se um grande desafio para o empresário no país.

Isso porque toda atitude a ser aplicada deve ser embasada por análises gerais que permitam uma tomada de decisões baseada em dados.

Contudo, organização e planejamento devem sustentar as condutas de um negócio. É preciso estruturar a execução de processos idealizados, para melhorar a situação de uma empresa.

O que pode não estar muito claro, a princípio, é que a redução de custos pode acontecer alinhada à melhoria da produtividade, por meio do controle de perdas e desperdícios. Afinal, é possível estruturar um plano de ação com foco na produtividade e na conquista de melhores resultados.

Veja que, quando há problemas ou falhas nos processos de realização das tarefas internas de uma organização, isso acarreta a elevação dos custos e a menor produtividade.

Por isso, antes de tudo programe a execução. Veja como:

  • realize uma análise completa dos processos da companhia, seus pontos críticos, suas falhas, e não deixe de lado o registro do que está rodando bem;
  • faça um mapeamento de gastos, que permita uma redução nos desperdícios;
  • determine o que pode ser automatizado, para que seja possível remanejar colaboradores, ou encaixá-los em funções nas quais se adequam melhor;
  • avalie as possibilidades de terceirização, principalmente no caso de atividades acessórias;
  • crie um plano de ação que aproveite o Business Intelligence como ferramenta de fornecimento de dados e estatísticas sobre o seu negócio.

Agora você já sabe que a redução de custos não representa, por via de regra, uma piora na produtividade, e já conferiu alguns insights para executar o seu plano de ação. Mas, antes de partir para a prática, confira o que mais pode dificultar a melhora da eficiência produtiva.

Otimizar a produtividade é mesmo difícil?

Diferentemente do que se pensa, o aumento na produtividade não é sinônimo de gastos adicionais. Ao determinar falhas, é possível melhorar processos e aprimorar a eficiência produtiva. Ainda assim, alguns gestores encaram como um desafio o processo de aprimorar o desenvolvimento das tarefas, que muitas vezes acontece com o remanejamento de recursos e com a mudança do mindset operacional. Entenda o porquê.

A produtividade melhora quando os colaboradores conseguem executar em alto nível um maior número de tarefas, em um menor espaço de tempo.

Com o auxílio dos softwares de gestão, também conhecidos como ERP, é possível realizar o melhor gerenciamento de tarefas e o acompanhamento mais claro dos processos.

Invista em planejamento

Para o gestor, descentralizar responsabilidades e entender quais funcionários estão aptos para desenvolver de maneira mais eficiente cada tarefa ajuda a fazer com que metas sejam batidas.

Como citado anteriormente neste post, é importante atuar para mudar o pensamento dos funcionários, para que eles percebam as vantagens de uma atuação mais produtiva, com a quebra de velhos hábitos e a ruptura em costumes que já não trazem resultados positivos.

O desenvolvimento de novas tecnologias, por exemplo, e o surgimento de ferramentas de automação estão transformando empresas, que conseguem ter maior controle sob suas tarefas. Tudo isso com uma visão clara, embasada por dados e estatísticas que favorecem a melhor tomada de decisões e a otimização das condições de trabalho.

Delegar funções aos funcionários mais bem preparados ajuda a estruturar um fluxo de trabalho. Desse modo, os colaboradores se sentem mais aptos para desempenhar as suas funções em alto nível e melhorar a rotina de trabalho interno.

Outra forma de reduzir custos de maneira eficiente é diminuir a necessidade de deslocamentos, ao possibilitar o trabalho remoto para algumas funções ou etapas da prestação de serviço.

Reduzir custos e aumentar produtividade não parece mais tão complexo, não é mesmo? Então, confira outras formas de enxugar gastos e potencializar resultados.

Como reduzir os custos em serviços?

Agora que você já entendeu como redução de custos e aumento da produtividade caminham juntos, confira como cortar gastos e melhorar os resultados de uma empresa:

  • defina metas de gastos para a prestação de serviços;
  • peça que clientes avaliem a prestação do serviço;
  • examine os resultados com os colaboradores;
  • ofereça cursos e treinamentos;
  • desenvolva métodos de motivação para a equipe;
  • priorize o outsourcing de atividades não essenciais;
  • use a tecnologia para acompanhar gastos e custos;
  • investigue processos como forma de encontrar gargalos;
  • mantenha uma agenda de análise e avaliação de dados.

Utilize as dicas acima apresentadas como um caminho para colocar em prática a redução de custos e o aumento da produtividade. A aplicação conjunta desses dois conceitos permite resultados sólidos e consolidados, principalmente se aliados a uma ação que atinja amplamente os setores de uma organização, de forma coordenada.

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