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Secretaria digital: Como fazer a transição para novos sistemas?

Equipe TOTVS | GESTÃO | outubro 22, 2019

Até abril de 2020, todas as instituições de ensino superior deverão transformar seus processos de secretaria, como matrículas e emissão de diplomas (prazo estendido até março de 2021). Além disso, deverão converter eletronicamente todo acervo de documentos. Bem-vindos ao novo mundo da secretaria digital!

A implementação dos processos requeridos para criar a secretaria escolar digital é uma exigência do Ministério da Educação, que vai transformar o dia a dia das instituições de nível superior abrangidas pelo Sistema Federal de Ensino.

Em uma primeira fase, a instituição deve apresentar para o MEC um plano de digitalização de serviços, por meio da criação do comitê gestor do acervo. Em seguida, deve implementar sistemas digitais para os processos de secretaria, e então converter toda a papelada do acervo em arquivos eletrônicos.

Vantagens ao implementar a secretaria digital da TOTVS

Uma das principais vantagens do sistema da secretaria digital escolar é diminuir o custo de armazenagem e guarda do acervo. O espaço pode ser otimizado para a abertura de novas salas de aula ou laboratórios, e a força de trabalho, deslocada para outras atividades, como a captação de alunos, por exemplo.

Para aproveitar todas essas vantagens, porém, sua instituição de ensino precisa de uma solução tecnológica ágil, robusta e de fácil instalação. Por isso, oferecemos o TOTVS Secretaria Digital. Confira os benefícios da solução.

Mais fidelidade

Ao implementar a solução de atendimento digital, você conta com um sistema preparado para utilizar os principais métodos de assinatura digital do mercado, seja Certificado Digital Corporativo ou ICP/Brasil. Isso será fundamental para garantir a legalidade e a autenticidade dos documentos digitais gerados pela sua instituição.

Mais segurança

Ao implementar o TOTVS secretaria digital, é possível ter controle e rastreamento de acessos, versionamento e controle de alterações nos documentos, permitindo guardar suas diferentes versões. Isso torna todos os processos mais transparentes e mais fáceis de auditar.

Maior facilidade de acesso

Com o TOTVS secretaria digital, é possível fazer a gestão de documentos 100% em nuvem, permitindo muito mais rapidez no acesso aos dados para agilizar seus processos administrativos.

Melhor relacionamento com os alunos

Chega de filas no atendimento. Com a adaptação para o mundo digital, todos os processos poderão ser solicitados on-line pelos alunos utilizando as funcionalidades do TOTVS Educacional, até mesmo pelo smartphone.

Os documentos serão emitidos ou enviados em formato digital com rapidez e sem filas. Com isso, sua instituição dá um salto de qualidade no atendimento aos estudantes.

Integração com sistema legado

O TOTVS Secretaria Digital pode ser facilmente integrado a qualquer ERP para o segmento educacional disponível no país. Com isso, você não precisa reformular todo o seu sistema de gestão para implementar a melhor solução de secretaria digital do mercado.

Nova call to action

Integração com o TOTVS Educacional

Se a sua secretaria vai decolar com o TOTVS Secretaria Digital, ela vai voar ainda mais alto se a sua instituição contar com o TOTVS Educacional.

A integração da solução é nativa e todos os dados gerados pela plataforma de secretaria escolar alimentam automaticamente o sistema de gestão da instituição. Sem perda de tempo e sem falhas.

Rapidez na implementação

Quem não tem tempo a perder quer um sistema fácil de implementar. Por isso, quem contrata a solução de secretaria digital com a TOTVS tem treinamento, instalação e orientação in loco para o uso do sistema.

Sistema 100% SaaS e na nuvem

O TOTVS Secretaria Digital é uma solução no modelo SaaS (Software as a Service), contratada por assinatura, com baixo custo de implementação. Além disso, o sistema roda 100% em nuvem e não precisa de uma estrutura de tecnologia pesada para ser posto em funcionamento.

Por isso, não perca tempo. Se você quer manter sua instituição em conformidade com as exigências do MEC e dar um salto de qualidade na gestão administrativa, fale com um dos nossos especialistas!

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