10 Vantagens do TOTVS Secretaria Digital para sua instituição de ensino

Solução de secretaria digital ajuda a reduzir custos e cumprir exigências do Ministério da Educação dentro do prazo.

Até abril de 2020, todas as instituições de ensino superior deverão transformar todos os seus processos de secretaria, como matrículas e emissão de diplomas (prazo estendido até março de 2021) entre outros para o mundo digital. Além disso, deverão transformar em arquivos eletrônicos todo seu acervo de documentos em papel. Bem-vindos ao novo mundo da Secretaria Digital!

A implementação dos processos requeridos para criar a Secretaria Digital é uma exigência do Ministério da Educação, que vai transformar o dia a dia das instituições de nível superior, abrangidas pelo Sistema Federal de Ensino. Em uma primeira fase, a instituição deve apresentar para o MEC, um plano de digitalização de sua secretaria, através da criação do comitê gestor do acervo. Em seguida, deve implementar sistemas digitais para os processos de secretaria (todos os documentos emitidos passam a ser nato-digitais), e então, converter toda a papelada do acervo em arquivos eletrônicos.

É um trabalho e tanto. Muitas vezes, estamos falando de décadas e décadas de atividade, com milhões de documentos acumulados ao longo dos anos pela instituição e que devem ser digitalizados, tratados, indexados e acima de tudo, ter assegurada sua autenticidade. No entanto, o esforço vale a pena. Além do cumprimento da exigência legal, a solução de secretaria digital traz uma série de vantagens como redução de custos, maior eficiência nos processos administrativos e de controladoria além de mais proximidade com os alunos e a comunidade acadêmica.

Mas para aproveitar todas essas vantagens, sua instituição de ensino precisa de uma solução tecnológica ágil, robusta e de fácil instalação. E ninguém é melhor que a TOTVS no segmento de educação. Por isso, oferecemos o TOTVS Secretaria Digital, a melhor ferramenta disponível no mercado para implementação de Secretaria Digital. Se você ainda tem alguma dúvida, listamos 10 Vantagens em Usar o TOTVS Secretaria Digital para digitalizar seu acervo e seus processos:

Corrida contra o tempo

A Portaria 315 do MEC tornou obrigatória a implementação da Secretaria Digital em todas as instituições de ensino superior do país. O prazo determinado pelo ministério vence em abril de 2020.

Trata-se de uma verdadeira corrida contra o tempo e não será possível vencê-la sem parceiro digital confiável. E ninguém melhor do que a TOTVS, líder em soluções especialistas para o segmento educacional, para oferecer essa solução.

Redução de custos na armazenagem e guarda do acervo

Uma das principais vantagens do sistema é diminuir o custo de armazenagem e guarda do acervo. O espaço pode ser otimizado para a abertura de novas salas de aula ou laboratórios, e a força de trabalho, deslocada para outras atividades, como a captação de alunos, por exemplo.

Não importa o tamanho do seu acervo, nós cuidamos dele para você. O TOTVS Secretaria Digital vem sendo aplicado no atendimento de grandes instituições.

Mais fidelidade

Ao implementar a solução de secretaria digital da TOTVS, você passa a contar um sistema preparado para utilizar os principais métodos de assinatura digital do mercado, seja Certificado Digital Corporativo ou ICP/Brasil. Isso será fundamental para garantir a legalidade e a autenticidade dos documentos digitais gerados pela sua instituição.

Mais segurança

Além disso, o TOTVS Secretaria Digital possui controle e rastreamento de acessos, versionamento e controle de alterações nos documentos, permitindo guardar suas diferentes versões. Isso torna todos os processos mais transparentes e mais fáceis de auditar.

Mais facilidade de acesso

Com o sistema de secretaria digital da TOTVS, você ganha um sistema de gestão de documentos 100% em nuvem, permitindo muito mais rapidez no acesso aos dados, para agilizar seus processos administrativos.

Melhore o relacionamento com seus alunos

Chega de filas no atendimento. Com a adaptação para o mundo digital, todos os processos poderão ser solicitados on-line pelos alunos utilizando as funcionalidades do TOTVS Educacional, até mesmo pelo smartphone, e os documentos serão emitidos ou enviados em formato digital com rapidez e sem filas. Com isso, sua instituição dá um salto de qualidade no atendimento aos estudantes.

Integração com sistema legado

O TOTVS Secretaria Digital pode ser facilmente integrado a qualquer ERP para o segmento educacional disponível no país. Com isso, você não precisa reformular todo o seu sistema de gestão para implementar a melhor solução de secretaria digital do mercado.

Mas se você quiser ir mais longe…

Integração com o TOTVS Educacional

Se a sua secretaria vai decolar com o TOTVS Secretaria Digital, ela vai voar ainda mais alto se a sua instituição contar com o TOTVS Educacional. A integração da solução é nativa e todos os dados gerados pela plataforma de secretaria escolar alimentam automaticamente o sistema de gestão da instituição. Sem perda de tempo e sem falhas.

Rapidez na implementação

Quem não tem tempo a perder, quer um sistema fácil de implementar. Por isso, quem contrata a solução de secretaria digital com a TOTVS tem treinamento, instalação e orientação in loco para o uso do sistema.

Sistema 100% SaaS e na nuvem

O TOTVS Secretaria Digital é uma solução no modelo SaaS (Software as a Service), contratada por assinatura, com baixo custo de implementação. Além disso, o sistema roda 100% em nuvem e não precisa de uma estrutura de tecnologia pesada para ser posto em funcionamento.

Por isso, não perca tempo. Se você quer manter sua instituição em conformidade com as exigências do MEC, e dar um salto de qualidade na gestão administrativa, o TOTVS Secretaria Digital é solução para você.

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