Sistema Backoffice: 6 pontos para levar em consideração

Engana-se quem acredita que o sucesso operacional de uma empresa é medido apenas pelo desempenho das atividades ligadas diretamente ao seu core business. Na realidade, essa é uma visão equivocada e bastante restrita, já que além do front office, toda empresa precisa de um backoffice eficiente e que dê o devido suporte, “nos bastidores”, para as atividades que serão executadas na linha de frente.

Nesse contexto, então, destaca-se a importância de escolher um sistema de backoffice qualificado e robusto o suficiente para reforçar as ações desse importante setor. Por isso, pensando em ajudar, preparamos este post listando 6 pontos para se levar em consideração na hora de escolher esse tipo de sistema.

Continue a leitura e saiba como acertar na hora dessa decisão!

1. Omnichannel

Atualmente, as empresas cada vez mais têm uma demanda por atuar em diferentes plataformas e canais, o que significa que o quesito omnichannel já é uma necessidade em grande parte dos negócios.

Por essa razão, ao escolher um sistema de backoffice, é fundamental avaliar o quão eficiente a solução poderá ser na hora de otimizar o trabalho no formato multicanais. Afinal, estamos falando de um formato em que há uma necessidade latente por troca de informações, compartilhamento de base de dados, e controle ativo de diferentes frentes da empresa.

Por exemplo, quando se trata de uma loja que atua de forma física e também com um e-commerce, essas duas plataformas precisam conversar. Ou seja, o backoffice precisa estar alinhado às demandas de ambas as frentes, orientando as vendas, compondo o estoque e gerenciando a parte financeira.

Assim, se o ERP consegue operacionalizar essa gestão multicanal, tudo fica mais simples e produtivo com a centralização das informações.

2. Permita operações bancárias

A parte financeira de uma empresa é, sem dúvida, um dos pontos que merece mais atenção. A depender do porte do negócio, pode haver um fluxo intenso de entrada e saída de capital, exigindo não só um controle eficiente, mas uma maneira de agilizar a comunicação com os bancos.

Nesse ponto, trabalhar com um sistema de backoffice que permita operações bancárias pode ser altamente benéfico para o negócio. Além de reduzir o tempo gasto com as operações, o controle delas pelo próprio sistema centraliza as informações, permitindo que gestores e líderes tenham acesso a todos os dados a partir de uma única ferramenta.

Desse modo, em vez de se acessar múltiplas contas em plataformas distintas, com dados espalhados, o ERP cumpre melhor o seu papel ao se integrar com os bancos, permitindo um controle mais robusto a partir de um repositório único, o qual traz mais transparência às finanças.

3. Tenha conformidade com a legislação fiscal

Um dos grandes entraves para o funcionamento de uma empresa atualmente está relacionado à complexidade da legislação fiscal e ao cumprimento das obrigações que dela decorrem. Existe uma série de ações que precisam ser executadas para manter o negócio em perfeita regularidade com o Fisco e com os demais órgãos de fiscalização.

Apesar da complexidade, já existem sistemas que dão total suporte ao backoffice na hora de proceder à realização desse tipo de expediente. A exemplo, no varejo, segmento em que há um alto volume de transações sendo realizadas diariamente, um ERP eficiente pode automatizar a emissão e o envio de notas fiscais ao Fisco, eliminando toda a burocracia típica desse processo.

Além disso, pode-se optar por sistemas que operem de forma ainda mais aprofundada com questões fiscais, auxiliando em tarefas como:

• apuração de tributos (ISS, ICMS, ST, IPI, PIS, COFINS, CSLL);
• geração de demonstrações;
• geração de obrigações eletrônicas;
• obrigações acessórias;
• composição de livros fiscais;
• geração ECF, ECD, SPED Fiscal, SPED contábil e contribuições, eSocial e REINF;
• mensageria de documentos fiscais eletrônicos (NF-e, CT-e, NFS-e, CL-e, MDF-e, NFC-e, MD-e).

Desse modo, o sistema se encarrega de coletar os dados das transações, preencher os devidos campos e realizar os cálculos de tributos, tudo em conformidade com a legislação. Assim, erros e inconsistências nos dados se tornam eventos mais raros e a empresa reforça o seu compliance.

4. Gestão de estoques

Além dos pontos citados até então, é fundamental destacar que uma das principais atividades empresariais realizadas em backoffice é a gestão de estoque. Como se sabe, esse tipo de processo tem um papel determinante nos custos da empresa, na disponibilidade dos produtos e, mais do que isso, na satisfação do consumidor.

Por essas e muitas outras razões, ao optar por um sistema de backoffice, é importante considerar as suas funcionalidades no que diz respeito ao gerenciamento de estoques. Sistemas mais qualificados oferecem uma ferramenta completa para, por exemplo:

• acompanhamento dos estoques, avaliando níveis de abastecimento;
• movimentação das mercadorias;
• expedição de mercadorias;
• custo médio;
• separação;
• gestão de avarias;
• entre outras ações.

Assim sendo, é essencial que a empresa escolha um sistema que ofereça um suporte amplo nesse quesito, o qual poderá centralizar uma grande quantidade de processos, eliminando a necessidade de expedientes extras e custos adicionais.

5. Controle dos prazos de validade

Como desdobramento do tópico anterior, além da gestão proativa e eficiente dos estoques, a empresa precisa atentar também ao controle das mercadorias em si, avaliando características como o prazo de validade, para que não haja desperdício de insumos e, consequentemente, aumentos dos custos.

Para tanto, é essencial contar com o apoio de um sistema que ofereça uma boa rastreabilidade das mercadorias, permitindo gerenciar item por item dentro do estoque, além de mecanismos de consulta. Assim, aumenta-se a visibilidade do setor e facilita a vida dos gestores na hora de acompanhá-lo.

6. Suporte jurídico

Toda empresa tem a necessidade de compor uma série de processos jurídicos responsáveis pela regularidade das suas operações. Citamos a vertente da área fiscal, mas vale lembrar que esse não é o único ponto que se relaciona com o setor jurídico. Além dela, por exemplo, existe também a gestão de contratos, acordos e parcerias com terceiros. Tudo isso tem repercussão jurídica.

Nesse contexto, a empresa precisa se cercar de ferramentas capazes de melhorar a organização das informações, permitindo assim um controle mais efetivo das suas relações jurídicas, sejam elas internas ou externas.

Desse modo, outro ponto a se levar em consideração na hora de escolher um sistema de backoffice é a sua capacidade de auxiliar as equipes em assuntos jurídicos. Por exemplo, pode-se buscar soluções que reforçam:

• administração das contingências;
• monitoramento das publicações, dos andamentos e das distribuições de processos;
• gestão dos contratos e acordos;
• gestão de procurações e documentos societários, entre outros pontos.

Por fim, escolher um sistema de backoffice, como vimos, envolve uma avaliação criteriosa, já que esse tipo de ferramenta tem um papel crucial para a correta execução dos processos dentro da empresa. Por isso, ir em busca de um fornecedor qualificado e que ofereça não só uma solução completa, mas todo o suporte necessário para a sua utilização é a melhor decisão.

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