SST – GOVERNO AUTORIZA GUARDA ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS

Foi publicada a Portaria nº221/2019 do Ministério da Economia que autoriza assinatura e a guarda eletrônicas dos documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho.

Esta portaria atualiza um conjunto de regras contidas em normas regulamentadoras (NRs) do trabalho, que exigiam a elaboração, a gestão e o armazenamento de inúmeros documentos como laudos, atestados, análises de segurança do ambiente do trabalho e programas de gestão de risco. Esse material deveria ser armazenado em papel por períodos de, no mínimo, 20 anos, para fins de fiscalização e eventuais demandas previdenciárias. Os prazos de guarda não foram alterados, entretanto passa a ser considerado válida a utilização de certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para a criação e assinatura eletrônica dos seguintes documentos:

a)Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO;

b)Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA;

c)Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR;

d)Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil – PCMAT;

e)Programa de Proteção Respiratória – PPR;

f)Atestado de Saúde Ocupacional – ASO;

g)Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural – PGSSMTR;

h)Análise Ergonômica do Trabalho – AET;

i)Plano de Proteção Radiológica – PRR;

j)Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfuro cortantes;

k)certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;

l)laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;

m)demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452.

O arquivo eletrônico que contém os documentos mencionados deve ser apresentado no formato “Portable Document Format” – PDF de qualidade padrão “PDF/A-1”, descrito na ABNT NBR ISO 19005-1, devendo o empregador mantê-lo à disposição para apresentação à Inspeção do Trabalho.

A forma de assinatura, guarda e apresentação de tais documentos é inicialmente facultativa,tornando-se obrigatória nos seguintes prazos a contar da publicação desta Portaria:

  • 5 (cinco) anos, para microempresas e microempreendedores individuais;
  • 3 (três) anos, para empresas de pequeno porte; e
  • 2 (dois) anos, para as demais empresas.

Excepcionalmente poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável, seja em razão de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada, neste caso, será devidamente justificada pelo empregador, que deverá comprovar a autenticidade e a integridade do documento.

Fonte: Portaria Ministério da Economia nº 221 de 11 de Abril de 2019

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