A Era digital dos documentos

Como sabemos, os documentos são a vida de uma organização. Neles estão contidas as informações vitais e, em muitas vezes, sigilosas do escritório. No passado, esses documentos eram escritos ou impressos em papel e armazenados em pastas organizadas que, por sua vez, iam parar em armários localizados em grandes salas especialmente alocadas ou, em alguns …

Equipe TOTVS | 01 outubro, 2018
Como sabemos, os documentos são a vida de uma organização. Neles estão contidas as informações vitais e, em muitas vezes, sigilosas do escritório.

No passado, esses documentos eram escritos ou impressos em papel e armazenados em pastas organizadas que, por sua vez, iam parar em armários localizados em grandes salas especialmente alocadas ou, em alguns casos, alugadas somente para essa finalidade.

A crescente digitalização do mundo foi modificando essa realidade. Os documentos não mais eram arquivados em pastas físicas, mas em pastas virtuais dentro dos servidores. Com isso ganhou-se espaço e diminuiu-se o custo.

Mas essa mudança, apesar de benéfica, levantou outras questões:

• Como saber quem consultou um documento específico?

• Como localizar um determinado documento entre milhares de pastas virtuais?

• O documento em questão foi lido pela pessoa responsável? E por quem mais?

• Esse documento foi gerado a partir de um outro? Qual?

• Como fazer para recuperar um documento apagado acidentalmente?

• Como fazer para impedir as pessoas não autorizadas de ler ou exportar um determinado documento?

Estas e outras tantas questões relevantes foram gradualmente tomando o espaço de discussões sobre produtividade. A medida em que o número de documentos aumentava, a produtividade diminuía, visto que mais tempo era consumido em tentativas de se organizar todo esse acervo de informações.

Para responder a essas necessidades é que surgiram os Sistemas de GED – Gestão Eletrônica de Documentos. A implantação de um sistema de GED permite que se respondam as questões acima e ainda traz importantes benefícios como:

• Diminuir o tempo para localizar documentos;

• Controlar o acesso ao acervo e impedir ações não desejadas;

• Visualizar o histórico dos documentos: quem leu, quem imprimiu, quanto tempo cada um ficou com o documento aberto e muito mais;

• Diminuir o tráfego de arquivos pela rede, visto que é enviado somente um link para o documento e não o documento todo;

• Automatização de tarefas de armazenamento de documentos relativos ao mesmo caso pois o GED faz isso sozinho;

• Resposta mais rápida aos clientes, já que todo o processo se agiliza;

Os benefícios de se implantar um GED são imensos. Isso é tão importante que alguns clientes já se preocupam com a maneira com que são tratadas as informações e fazem dessa preocupação um pré-requisito para a escolha de quem poderá representá-los. Eles querem saber como os escritórios guardam, distribuem, disponibilizam e trabalham com as informações que eles enviam.

E um escritório de advocacia precisa estar em conformidade com essa expectativa.

Quer saber mais? Entre em contato com seu
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