As vantagens de ter uma Plataforma de BPMS

Equipe TOTVS | Biblioteca | Uncategorized | 01 outubro, 2018
Com o objetivo de aprimorar processos e fluxos de trabalho, as instituições de saúde vêm optando pelo uso de novas tecnologias que visam aumentar a produtividade de seus colaboradores, aumentar a receita e qualificar o atendimento a seus pacientes, esses são bons argumentos para uma empresa aderir há uma plataforma que possibilite o uso de processos automatizados e uma interação comunicacional com clientes de uma Operadora de Plano de Saúde e Cooperativa Médica.

Conhecendo seu negócio

Antes de iniciar qualquer ideia para automatizar processos, em primeiro lugar é necessário que a empresa conheça seu negócio e entenda como funciona o ciclo de workflow, isso pode ajudar a alcançar o seu objetivo, que é a automação de processos. Segundo Cruz (2000), existem cinco etapas que a implantação de um sistema de
workflow possui:

1- Revisão do fluxo de trabalho atual;

2- Projeto do modelo do fluxo de informação que se quer automatizar;

3- Programação do fluxo de atividades, tipo de informação, definição e detalhamento de cada um dos elementos nele contidos;

4- Implantação do Workflow;

5- Atualização e manutenção do modelo implantado.

Entender e automatizar o seu processo

Se pensarmos em uma Operadora de Plano de Saúde e/ou Cooperativa Médica, os maiores volumes de clientes estão concentrados em contratos de PJ (pessoa jurídica), ou seja, empresas que contratam plano de saúde para seus funcionários.

Existem diversos processos que podem ser usados como exemplo de automatização e melhoria, entre eles podemos citar: o número de vezes que uma empresa aciona o setor de relacionamento da operadora ou cooperativa, para tirar dúvidas de legislação, solicitar relatórios e indicar possíveis problemas sobre autorizações/coberturas, que ocorram com seus funcionários.

Essas e outras situações que muitas vezes ocorrem devido a ineficiência da implantação do contrato entre a Operadora e Cooperativa com a empresa, onde não são esclarecidos detalhes do contrato e até mesmo a falta de um espaço para o cliente encontrar documentos como: faturas e relatório de sinistralidade.

Após o cadastro de um novo contrato de clientes, inicia-se o processo de implantação, onde são disparados manualmente alguns e-mails com acessos a sistemas e distribuídos internamente entre as equipes algumas tarefas, como treinamentos e boas-vindas.

Nesse momento há uma grande possibilidade de automatizar o fluxo de trabalho, através de atribuições automáticas de tarefas, para grupo ou pessoa, onde proporciona a cada integrante do processo, realizar sua atividade com controle e dentro dos prazos estipulados.

Acompanhar e controlar prazos, proporciona a busca da melhoria contínua visando a entrega de um serviço de melhor qualidade.

Melhoria na comunicação com seu cliente 

Além de possibilitar a integração de processos e a gestão de documentos, essa plataforma permite ainda, a comunicação eficaz com o cliente. Hoje em dia algumas empresas têm utilizado muito o envio de e-mails por mala direta, que não tem sido muito efetivo, pois apenas em torno de 3% dos clientes interagem (abrir/clicar) com esses e-mails.

Por isso, a importância de se implementar o conceito de relacionamento através do formato de
redes social, que une informação, assertividade e integração do sistema de uso dos clientes empresariais.

É possível visualizar os campos de interatividade com o cliente, que traz como principais contribuições para geração de valor ao relacionamento web, os seguintes itens:

• Comunicação no formato de rede social (comunicados, informativos, folders).

• Acesso fácil aos sistemas corporativos de uso diário do cliente.

• Apresentação dos principais convênios da Cooperativa.

• Gestão dos documentos de acesso empresarial (faturas, relatório de sinistralidade).

São exemplos de aplicabilidade para o uso de uma nova rede de comunicação com o cliente.

REFERENCIAS

CRUZ, T. Workflow: A Tecnologia que vai Revolucionar Processos. São Paulo: Atlas. 2000. 2 ed. ISBN: 85-224-2618-0. 226 p

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