As melhores práticas para uma gestão de compras eficiente

A solução para muitas situações no varejo é a gestão de compras adequada e estratégica. Por exemplo, não é incomum um produto de alta demanda faltar nas prateleiras, causando a insatisfação dos clientes e a perda de negócios.

Outro exemplo é a aproximação da data de validade que força liquidações, derrubando as margens de lucro, mas evitando um problema ainda maior: o descarte de mercadorias vencidas. Por isso, é fundamental que os negócios saibam como fazer uma boa gestão de compras e estoque.

A importância estratégica da gestão de compras

As empresas precisam se abastecer para evitar a ruptura. Por isso, é fundamental considerar o giro das mercadorias. Afinal, estoque parado gera prejuízo e afeta a liquidez do negócio, dificultando o cumprimento de compromissos financeiros e investimentos.

É preciso que o responsável conheça a demanda por um produto, as condições para venda e consumo (como validade) e planeje as aquisições de acordo com a gestão de compras e suprimentos baseada nesses dados.

Por isso, a gestão de compras é uma atividade estratégica. Quando feita de forma inteligente e planejada, ela é capaz de otimizar recursos e potencializar os lucros do negócio.

Visando esses aspectos, selecionamos algumas práticas que contribuem para uma gestão estratégica de compras. Veja quais são elas no próximo tópico.

Práticas recomendadas para uma boa gestão de compras

No que diz respeito à gestão de compras, é importante diferenciar duas questões. A primeira diz respeito à qualidade e à procedência dos materiais. Esses são requisitos indispensáveis para não colocar os consumidores em risco e zelar pela credibilidade do estabelecimento.

Em segundo lugar, estão práticas relacionadas ao giro das mercadorias. Elas são fundamentais para evitar perdas, priorizar produtos que garantem uma margem de lucro maior e potencializar os ganhos da empresa. Trataremos dessas questões a seguir.

Qualidade dos produtos adquiridos

Um aspecto essencial é a segurança dos consumidores, que não devem, em nenhum momento, ser expostos a riscos decorrentes do uso do produto.

Desde que seja respeitado o requisito de segurança, a empresa pode usar outros critérios para analisar a qualidade das mercadorias, como a melhor relação custo-benefício possível, de acordo com as necessidades e as características de seu público-alvo.

O produto e o preço devem ser equilibrados ao poder aquisitivo do público que vai adquiri-lo. Portanto, não se trata de oferecer a melhor opção existente no mercado, mas sempre seguir a sua estratégia de vendas.

Procedência da matéria-prima e do fornecedor

A empresa precisa garantir que a matéria-prima foi obtida conforme a legislação vigente e que a fabricação foi adequada às normas estabelecidas. Para garantir a qualidade, é importante visitar o fornecedor e analisar as condições de produção.

Cumprimento das normas fiscais

É um direito do estabelecimento varejista exigir comprovações de que o fornecedor está em dia com a sua prestação de contas ao governo. Esse cuidado evita imprevistos que podem causar prejuízos ao seu negócio.

Realização de diagnóstico

Reúna os responsáveis pelo departamento de giro de mercadoria, escolha um período para análise e use os dados para mapear a cadeia de suprimentos. Dedique uma atenção especial a incidentes, como rupturas, principalmente se ocorrem com frequência.

Também é importante identificar os produtos que permanecem por mais tempo no estoque e se houve uma queda real nas vendas em comparação ao mesmo período do ano anterior ou se a compra foi excessivamente otimista.

Classificação de fornecedores

Eles devem ser listados e avaliados quanto à capacidade de cumprir acordos e prazos de entrega, à flexibilidade para negociação e ao atendimento em situação de crescimento repentino de demandas, entre outros aspectos.

Elaboração de um plano de ação

O diagnóstico forneceu uma base para que a sua equipe de compras identificasse falhas e acertos. Agora é o momento de sugerir procedimentos que podem solucionar os problemas verificados.

Pode ser necessário rever processos internos ou, inclusive, buscar alternativas diferentes no mercado. O plano de ação deve trazer alternativas internas ou externas para solucionar cada um dos problemas diagnosticados.

Utilização do benchmarking

O benchmarking é uma análise da concorrência com a finalidade de identificar procedimentos, produtos, serviços e técnicas que contribuam para que as melhores empresas do mercado alcancem grandes resultados e satisfaçam a sua clientela.

Saiba quem são os seus principais concorrentes, descubra quais são as suas práticas em relação à gestão de compras e avalie quais delas podem ser inseridas em seu plano de ação.

Aplicação da tecnologia

Por meio de sistemas integrados, o departamento responsável pelo gerenciamento de compras consegue obter relatórios e mapear a movimentação de mercadorias, indo além do papel operacional da tecnologia, mas também contribuindo para as atividades estratégicas, com dados e relatórios gerenciais.

Com base no faturamento, o volume médio de produtos que o seu público demanda, bem como o consumo em períodos específicos, o departamento de gestão em compras consegue fazer uma projeção realista de vendas.

Dessa forma, é possível planejar as suas ações para garantir o suprimento da demanda de forma equilibrada, evitando aquisições desnecessárias que levam ao acúmulo de itens no estoque.

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Um sistema de gestão também permite a visualização de quais são as mercadorias que equilibram uma boa demanda com uma margem de lucro atrativa. Assim, se houver realmente a necessidade de priorizar o investimento no estoque, esses recursos serão direcionados aos produtos certos.

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