Administração de materiais: definição, pilares e benefícios

Garantir o bom desempenho das empresas, com rentabilidade em seus processos, é uma das funções da administração de materiais.

Com foco na gestão racional e eficiente dos recursos físicos de uma organização, desde a aquisição até o descarte, a administração de materiais contempla aspectos logísticos como estoque, armazenagem e distribuição.

No entanto, mais do que uma atividade operacional, o gerenciamento dos recursos físicos de uma empresa representa um diferencial competitivo, promovendo sustentabilidade econômica, agilidade de processos e otimização do uso de insumos.

Neste conteúdo, exploramos os fundamentos, importância, pilares e benefícios dessa prática, com especial atenção aos ganhos de eficiência, controle e domínio de processos adquiridos por meio de soluções tecnológicas especializadas.

Continue e saiba como elevar a eficiência da administração de materiais!

O que é administração de materiais?

A administração de materiais representa um conjunto de atividades e ferramentas destinadas ao planejamento, controle e coordenação dos recursos materiais de empresas e organizações.

Basicamente, o objetivo é garantir que os materiais certos estejam disponíveis no momento adequado, em quantidade correta e no local definido; sempre com o menor custo possível.

Esses processos envolvem a execução de etapas como compras, recebimento, armazenamento, controle de estoque, distribuição, classificação e, por fim, descarte dos materiais. Ou seja, abrange:

• Gestão de compras: negociação com fornecedores e aquisição;
• Controle de estoques: previsão de consumo, reposição e inventários.
• Gestão logística e distribuição: armazenagem e movimentação;

Ao adotar estas práticas, implementando ferramentas adequadas, os gestores adquirem domínio sobre processos logísticos, que resultam em economia de tempo, redução significativa de desperdícios e melhora na eficiência operacional.

Quando realizada de maneira assertiva, a administração de materiais impacta positivamente todo o funcionamento interno das empresas, integrando outros setores como finanças, RH, jurídico e infraestrutura de tecnologia.

Qual a importância da administração de materiais?

Empresas e organizações que adotam processos de logística inteligente e adquirem maior controle tendem a um aumento de eficiência operacional, ganho de vantagem competitiva e maior sustentabilidade econômica.

Nesse cenário, um gerenciamento de materiais bem estruturado promove a redução dos custos operacionais, otimiza os estoques e promove maior agilidade no atendimento ao cliente.

Esses aspectos impactam diretamente no fluxo de caixa da empresa, no uso racional dos recursos e na organização dos processos internos.

Além disso, a relação com fornecedores também é beneficiada, possibilitando negociações vantajosas, fidelização e ganhos com descontos por volume. Ou seja, trata-se de um direcionamento estratégico à sustentabilidade financeira do negócio.

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Os pilares da administração de materiais

Como vimos anteriormente, a administração de materiais apresenta um conjunto de vantagens estratégicas às empresas, impactando positivamente o ganho de eficiência operacional, redução de custos e sustentabilidade financeira.

No entanto, para que seja realizada de maneira adequada, os processos devem ser ancorados em três pilares fundamentais: a gestão de compras, a gestão de estoques e a gestão da logística e distribuição.

Em conjunto, essas áreas garantem o funcionamento adequado e eficiente dos fluxos de entrada, armazenamento e saída de materiais nas organizações. Confira a seguir as características e impactos de cada um destes pilares.

 

Gestão de compras

A aquisição dos materiais necessários ao funcionamento da empresa é realizada por meio dos processos de gestão de compras, tendo por princípio a qualidade, custo, prazo e confiabilidade dos fornecedores.

Assim, esse pilar exige planejamento e tomada de decisão sobre o quê, quanto, quando e de quem comprar, envolvendo a identificação de fornecedores, pesquisa de preços, negociação, cotação e acompanhamento dos pedidos.

Uma boa gestão de compras contribui para a redução de custos, o fortalecimento da relação com fornecedores e o aumento da eficiência operacional.

Gestão de estoques

Já a gestão de estoques visa o controle dos materiais armazenados, evitando excesso ou faltas que possam comprometer as operações da empresa, causando atrasos ou gargalos.

Portanto, o foco desse pilar reside no:

• Planejamento do consumo;
• Reposição eficiente;
• Inventariação;
• Monitoramento de indicadores (giro e cobertura de estoques).

Vale ressaltar que a gestão de estoques contribui para reduzir despesas operacionais e melhorar o desempenho da empresa, realizando a previsão de demanda e a análise de custos.

Gestão da logística e distribuição

Por fim, a gestão logística e de distribuição é responsável pelo fluxo físico dos materiais, abarcando desde o recebimento até a entrega ao cliente final, envolvendo atividades de integração logística, como armazenagem, separação e movimentação.

A eficiência deste pilar impacta diretamente a satisfação do cliente e os custos operacionais. Portanto, adotar práticas e implementar sistemas logísticos asseguram uma distribuição bem planejada, garantindo que o produto esteja disponível no local e no tempo certo.

Benefícios de uma administração de materiais eficiente

Ao adotar práticas e implementar recursos destinados à administração de materiais, empresas e organizações criam um cenário gerencial que impacta positivamente diversos setores, desde o financeiro até as operações.

Nesse cenário, o principal benefício se encontra na potencial redução de custos, uma vez que a boa gestão evita desperdícios, compras desnecessárias e formação de estoques excessivos.

A eficiência nessa área também permite o melhor aproveitamento dos recursos financeiros, com decisões de compra embasadas em dados e previsões precisas de consumo e demanda.

Outro ganho significativo é o aumento da produtividade, pois a disponibilidade adequada de materiais evita a possibilidade de paralisações na produção e garante o fluxo contínuo dos processos.

Em paralelo, considerando o relacionamento com clientes, as empresas adquirem maior elasticidade em negociações, conseguindo negócios mais favoráveis e desenvolvendo relações comerciais mais estáveis.

Além dos benefícios anteriormente citados, outro ponto de vantagem é a capacidade de melhoria no fluxo de caixa, considerando que a otimização dos estoques é capaz de evitar capital parado, liberando recursos para áreas estratégicas.

Isso favorece tanto o cumprimento de prazos e metas, com materiais disponíveis na hora certa, quanto na sustentabilidade operacional e financeira dos negócios, concedendo margens para alocação de capital e investimento em outras áreas.

Portanto, esse conjunto de benefícios demonstra que realizar uma administração de materiais de maneira adequada impacta integralmente as empresas, ultrapassando as operações básicas e alcançando o status de função estratégica.

Esse ponto é ressaltado por Renato Fenili, Secretário de Gestão do Ministério da Economia, que afirma que “muitos dos processos conduzidos pela área de gestão de materiais são considerados como dos mais transversais em uma organização”.

Ou seja, permitindo processos alinhados, ágeis e integrados, impactando os setores de compras, financeiro, operações e logística, de modo a promover uma atuação coordenada que se traduz em rentabilidade, sustentabilidade e maior competitividade empresarial.

Benefícios da administração de materiais
Redução de custos operacionais	A gestão eficiente evita compras em excesso, desperdícios e perdas, além de possibilitar negociações mais vantajosas com fornecedores, diminuindo o custo total.
Aumento da produtividade	A disponibilidade adequada e oportuna de materiais evita atrasos na produção ou na prestação de serviços, garantindo continuidade nas operações.
Agilidade nos processos logísticos	Melhora o fluxo de recebimento, armazenagem e distribuição de materiais, reduzindo o tempo de resposta entre a demanda interna e a entrega ao cliente.
Satisfação do cliente final	Com materiais bem administrados, os produtos e serviços são entregues com mais rapidez, confiabilidade e qualidade, o que eleva o nível de satisfação do consumidor.
Melhoria do fluxo de caixa	A diminuição de estoques parados e o controle sobre os volumes de compras evitam o excesso de capital imobilizado, permitindo maior liquidez financeira.
Controle e organização de estoques	Reduz perdas por vencimento, obsolescência ou desvios, garantindo maior precisão nas informações e segurança no uso dos materiais armazenados.
Fortalecimento das relações com fornecedores	Estabelece parcerias duradouras, possibilita condições comerciais mais favoráveis (como descontos por volume) e maior confiabilidade no fornecimento.
Melhoria na tomada de decisões	Com dados organizados e visibilidade sobre os materiais, o gestor consegue planejar melhor aquisições, reposições e investimentos, aumentando a eficiência global.

Etapas da cadeia de suprimentos

Considerando os processos e práticas na administração de materiais, a cadeia de suprimentos representa o conjunto de etapas e tarefas que integram o fluxo de materiais, informações e recursos desde a origem até o consumidor final.

Como apontado pelo Professor Danilo Garbazza, “otimizar a cadeia de suprimentos pode significar diretamente a redução de custos, gerando assim um aumento da margem de lucro e alavancando o crescimento das empresas.”

Portanto, a eficiência nesta cadeia depende diretamente da estrutura e das ferramentas implementadas na empresa, promovendo competitividade, redução de custos e melhoria nos prazos e garantia de qualidade dos serviços.

De modo geral, as principais etapas da cadeia são: aquisição de matéria-prima, produção, armazenagem e distribuição. Cada uma delas é interdependente e precisa ser gerida com precisão.

Confira a seguir as principais características de cada etapa.

Aquisição de matéria-prima

A aquisição de matéria-prima consiste na compra dos insumos necessários à produção, representando a etapa inicial de uma cadeia de suprimentos.

Na gestão dessa fase, são realizadas a seleção dos fornecedores, negociação de prazos e condições, controle de qualidade e previsão da demanda.

Essencialmente, o objetivo é garantir o fornecimento contínuo de materiais com qualidade adequada, no tempo certo e ao menor custo possível.

Produção

Refere-se à transformação das matérias-primas em produtos acabados ou semielaborados, portanto, exige dos gestores a elaboração e definição de planejamentos detalhados dos recursos envolvidos, controle de qualidade e alinhamento com a demanda de mercado.

Além disso, a eficiência na etapa de produção depende da sincronia entre o fornecimento de insumos e a capacidade de processamento, evitando gargalos, desperdícios ou a possibilidade de paralisações.

Armazenagem

Em sequência, na etapa de armazenagem, os produtos são condicionados até serem destinados ao consumidor final, representando um momento crítico na cadeia de suprimentos logísticos.

Nesta etapa é necessário garantir a conservação dos materiais e a sua disponibilidade imediata. Para isso, é fundamental o uso de sistemas e softwares logísticos, assegurando eficiência, controle e precisão.

Vale reforçar que a má gestão da armazenagem pode resultar em perdas diversas, seja por obsolescência ou deterioração dos itens, além de implicar em impactos financeiros devido à imobilização de capital.

Distribuição

Por sua vez, a distribuição representa o estágio final de uma cadeia de suprimentos, compreendendo transporte e a entrega dos produtos aos clientes, de maneira adequada e com controle e atenção próxima por parte das equipes e gestores.

Neste sentido, envolve a escolha de canais logísticos, controle de frotas, roteirização das entregas, definição dos modais adequados e prazos estipulados, assegurando uma distribuição eficiente, ágil, confiável e de menor custo operacional.

Além disso, é nessa etapa que se consolida a percepção de valor do consumidor, sendo essencial para a fidelização e o diferencial competitivo.

Como a tecnologia pode auxiliar na administração de materiais?

Como vimos, a administração de materiais é uma função estratégica para o bom desempenho organizacional, impactando diretamente na produtividade, redução de custos e na satisfação do cliente.

Nesse contexto, a implementação de recursos e ferramentas tecnológicas permite a integração de processos e setores, rastreabilidade e automação de processos, oferecendo dados e informações estratégicas para a tomada de decisão gerencial.

A suíte logística da TOTVS é uma solução completa e integrada para otimizar a gestão de operações logísticas, desde a chegada da matéria-prima até a entrega do produto final.

Com tecnologia SaaS moderna e intuitiva, atende embarcadores, transportadores e operadores logísticos, digitalizando processos e garantindo maior eficiência. 

A solução inclui sistemas especializados que automatizam cada etapa da cadeia logística. O TOTVS Agendamentos permite configurar e gerenciar rotinas de inbound e outbound, otimizando o fluxo de envios e coletas.

O TOTVS Checklist oferece roteiros de inspeção personalizados para garantir a conformidade e qualidade das operações. 

O TOTVS WMS melhora o controle de armazenagem e estoque, registrando recebimentos automaticamente e proporcionando gestão eficiente via aplicativo móvel.

Já o TOTVS YMS facilita a organização logística, gerenciando filas de veículos e acessos ao pátio com integração ao módulo de agendamentos. 

Além disso, o sistema de Coleta e Entrega otimiza o planejamento de rotas, monitoramento em tempo real e registro detalhado das viagens, aumentando a segurança e a precisão das entregas. 

Com a Suíte Logística TOTVS, leve mais eficiência, controle e agilidade para toda a sua operação!!

Conclusão

Adotar processos e implementar tecnologias especializadas na administração de materiais impacta diretamente na melhoria do desempenho das empresas, unindo redução de custos, aumento de produtividade e melhoria da experiência do cliente.

Como vimos ao longo do conteúdo, a boa gestão de materiais é transversal, conectando áreas e promovendo decisões mais assertivas.

Baseada em processos integrados, bem planejados e devidamente monitorados, estas práticas possibilitam a previsão de demandas, redução de desperdícios, fechamento de negócios vantajosos com fornecedores e liberação de capital para investimentos estratégicos.

Além disso, quando implementadas tecnologias e recursos especializados em logística, tais práticas adquirem um novo grau de eficiência, possibilitando maior rentabilidade, competitividade e produtividade nas empresas.

Portanto, a administração de materiais se consolida como elemento essencial não apenas para a operação diária, mas para o crescimento dos negócios.

Gostou do conteúdo? Aproveite e entenda como funciona, quais os benefícios e como implementar a logística orquestrada na sua empresa!