Feedback estruturado: como tornar conversas de desenvolvimento mais claras e eficazes

O feedback estruturado é um dos principais aliados para promover o desenvolvimento contínuo dos funcionários e fortalecer a performance das equipes. 

Basicamente, ele traz mais ordem à atividade e, assim, ajuda colaboradores a terem uma melhor compreensão sobre o que estão fazendo bem, em quais pontos podem melhorar e como atingir suas metas. 

Não é por acaso que empresas bem-sucedidas investem cada vez mais em práticas consistentes de feedback. Apesar disso, há ainda muitos departamentos de RH e líderes com dificuldades para conduzir o processo com clareza e objetividade. 

Por isso, neste conteúdo, vamos falar mais sobre este modelo de feedback, seus benefícios e como colocá-lo em prática na sua empresa.

Vamos falar sobre:

• Diferenças em relação aos demais tipos de feedbacks;
• Exemplos de feedback estruturado;
• Passo a passo para criar um feedback eficiente. 

O que é um feedback estruturado? 

O feedback estruturado é uma comunicação sistemática entre um líder e seu liderado sobre comportamentos, projetos e ações. Este é um feedback formal, planejado e documentado, baseado em algumas diretrizes para garantir a eficiência da conversa.

Ele é utilizado principalmente para identificar pontos de melhoria. O objetivo final é ajudar no desenvolvimento do profissional, reforçar os acertos e alinhar expectativas.

Na prática, esse tipo de feedback ajuda líderes a:

• Definir expectativas;
• Estabelecer metas e objetivos;
• Escolher os critérios corretos para a avaliação de desempenho;
• Analisar com cuidado o que dar de retorno ao colaborador (lembrando que o que é dito pode impactar positivamente ou negativamente no desempenho do profissional).

Benefícios de adotar uma abordagem de feedback estruturado

Além de contribuir para o desenvolvimento dos colaboradores, o feedback estruturado busca entender como está o ambiente de trabalho e o que pode ser feito para melhorar o clima organizacional.

Confira a seguir outras vantagens deste modelo de feedback.

1. Redução de turnover

O feedback individual, entre um líder e seu liderado, quando feito de maneira estruturada, alinha expectativas e deixa claro ao colaborador o que se espera dele. 

É também uma maneira de mostrar aos funcionários que a empresa se preocupa e está atenta ao desenvolvimento de seus talentos. 

Desse modo, colaboradores tornam-se mais motivados a seguir na empresa. Consequentemente, a organização reduz a rotatividade e pode aumentar a atração de talentos. 

2. Aumento de produtividade

Os resultados do feedback dão insights sobre as causas de baixo desempenho e produtividade. 

Por exemplo, se há um alto índice de turnover, muito provavelmente isso está sobrecarregando outras pessoas do time. 

Essa avaliação possibilita ao RH descobrir os motivos da rotatividade. Além disso, mostra aos funcionários que a empresa se preocupa com a opinião deles, aumentando o sentimento de valorização.

E a conta, você já sabe: um quadro de talentos valorizado, somado a uma empresa interessada nos seus profissionais, resulta em melhora no desempenho e na produtividade.

3. Monitoramento do ambiente de trabalho

Em alguns casos, profissionais deixam a empresa por causa da relação com seus gestores. Em outros, é o ambiente de trabalho que pode estar trazendo problemas de alto turnover, baixa produtividade e aumento de custos. 

Um feedback estruturado revela problemas que causam estresse e atritos entre funcionários. 

Do mesmo modo, essa avaliação é uma boa maneira de conhecer melhor os gestores e identificar conflitos entre lideranças e liderados. 

A partir daí, o RH pode trabalhar em ações para fortalecer essa relação e alinhar o estilo de liderança ao perfil da equipe. 

Como o feedback estruturado difere de outros tipos de feedback?

A principal diferença do feedback estruturado para os demais está no planejamento e condução. Ele segue uma metodologia clara, com objetivos definidos, critérios de avaliação e momentos específicos para acontecer, enquanto outros feedbacks são mais espontâneos e informais.

No feedback não estruturado, não há um processo previamente definido: a conversa acontece de forma pontual, sem planejamento de tempo ou conteúdo, como em elogios rápidos, conversas de corredor ou comentários feitos durante o café.

Outros tipos de feedback são: 

• Feedback Peer to Peer (Ponto a Ponto);
• Auto-feedback;
• Feedback 360 (semelhante à avaliação 360 graus);
• Feedback sanduíche;
• Feedback Netflix;
• Feedforward.

Como montar um feedback estruturado?

A estrutura contribui muito para uma mudança comportamental bem-sucedida, quer você esteja tentando mudar seu próprio comportamento ou o de sua equipe. A estruturação pode transformar o feedback em uma experiência positiva para todos os envolvidos. 

Pensando em como montar um feedback, esses 5 passos vão ajudar você:

Etapa 1: Escolha um local e horário apropriado

Não guarde o que você tem para dizer. Dê o feedback o mais rápido possível (dentro de 24 horas de um evento específico, se você puder).

É importante escolher um horário em que você e a pessoa são capazes de se preparar e se concentrar na conversa. Além disso, é necessário reservar tempo suficiente para que a conversa flua sem pressa. 

Caso seja um feedback “negativo”, evite transmiti-lo em público. Prefira conversas individuais ou momentos como reuniões one-on-ones para garantir um retorno mais respeitoso. 

Alguns funcionários e gerentes optam por ter discussões de desempenho fora do local de trabalho (por exemplo: tomando um café ou no almoço). Embora isso crie uma discussão privada e descontraída, é um pouco menos formal. 

Se sua discussão for potencialmente difícil, você pode querer outro ambiente, como um escritório ou sala de reuniões.

Etapa 2: Dê feedback pessoalmente sempre que possível

As conversas de feedback cara a cara, mesmo que por videochamada, são “bidirecionais” (em vez de feedback pelo e-mail, por meio de outra pessoa ou por telefone). 

Isso dá a ambas as pessoas mais chance de entender exatamente o que o outro está dizendo.

Durante o papo, esteja ciente de sua linguagem corporal. Sorria quando for apropriado e ouça girando seu corpo em direção à outra pessoa e acenando com a cabeça para mostrar quando você entende suas palavras.

Se você não puder dar o feedback pessoalmente ou por vídeo, escolha suas palavras com muito cuidado para reduzir a chance de que seja incompreendido.

Etapa 3: Prepare-se com antecedência

Antes de iniciar o feedback, se prepare. Pergunte a si mesmo o que deseja alcançar com a conversa: você quer agradecer a outra pessoa ou fazer com que ela mude de alguma forma?

Aqui vão algumas dicas para ajudar a estruturar um feedback eficiente:

• Seja específico e use exemplos.
• Desenvolva perguntas para buscar os pontos de vista e ideias da outra pessoa e incentive uma discussão bidirecional. Por exemplo: “o que poderíamos ter feito de forma diferente na situação X?”
• Se você está buscando mudança ou melhoria, esclareça exatamente o que você deseja.
• Tenha a mente aberta. Você deve estar preparado para que novas informações cheguem a sua atenção enquanto você discute seu feedback com a outra pessoa.
• Considere como a outra pessoa prefere receber feedback e ajuste sua abordagem de acordo com isso. Por exemplo: encontre um lugar mais privado se for conversar com alguém que se sente desconfortável em receber muita atenção ou mantenha uma comunicação mais objetiva se você sabe que a outra pessoa prefere ser direta.

Etapa 4: Conduza o feedback de forma estruturada

Em primeiro lugar, confirme com a outra pessoa se é a hora e o local adequado. No momento do feedback, comece a conversa descrevendo o histórico/situação/problema e diga o objetivo da conversa. Por exemplo:

“Hoje é sua avaliação de desempenhode seis meses e eu realmente gostaria de agradecer a sua contribuição na equipe e dar um feedback sobre uma área que acho que você poderia melhorar”.

Ou:

“Eu pedi que você se encontrasse comigo por causa do incidente que aconteceu ontem. Eu gostaria que você me ajudasse a entender o que aconteceu do seu ponto de vista e, em seguida, gostaria que conversássemos sobre como podemos impedir que isso aconteça de novo”.

Ao abordar questões comportamentais, foque na descrição do comportamento observado e nos impactos que ele gera no dia a dia, evitando julgamentos ou rótulos sobre a pessoa.

Essa abordagem ajuda a manter a conversa objetiva e reduz as chances de o feedback estruturado ser interpretado como algo pessoal.

Por exemplo: 

• Em vez de dizer: “Você está sendo muito rude comigo.”
• Prefira: “Quando você revira os olhos enquanto eu estou falando, isso transmite falta de atenção e prejudica a comunicação entre nós.”

Outros pontos importantes para considerar durante o feedback:

• Seja específico e dê exemplos para garantir a clareza do feedback;
• Decidam juntos quais ações serão realizadas após a reunião;
• Tire um tempo: Se a conversa começar a ficar emocional ou algum de vocês precisarem de tempo para ‘digerir’ o que está sendo dito, organize uma pausa e remarque a reunião para um outro horário;
• Certifique-se de que a pessoa entendeu o que você disse;
• Pense sobre a confidencialidade: quem precisa saber sobre o feedback? Você está copiando muitas pessoas em um e-mail que contém feedback?

Etapa 5: Acompanhe o feedback 

Se a conversa foi uma sessão agendada de desempenho e desenvolvimento, registre o que foi discutido.

Em outras circunstâncias, se for apropriado, grave sua conversa (incluindo qualquer ação que vocês tenham se comprometido) em um e-mail e forneça uma cópia para a outra pessoa.

Lembre-se de que a outra pessoa pode precisar de um pouco de tempo para refletir sobre o que foi dito em seu feedback.

Após a reunião, certifique-se de seguir todas as ações com as quais você se comprometeu e, se isso não for possível, diga para a outra pessoa imediatamente.

Exemplos de feedback estruturado

Exemplos de feedback estruturado incluem:

• Avaliações de desempenho;
• Reuniões de equipe;
• Reuniões individuais;
• Pesquisa de satisfação com funcionários.

Para ajudar você a entender na prática, veja 3 exemplos de como dar um feedback:

Situação 1: Um funcionário que não atingiu as metas do mês

“Fulano, analisando os seus indicadores deste mês, percebi que as metas não foram atingidas. Existe algo em que posso ajudar? Tem algum obstáculo que, na sua opinião, o impediu de obter os resultados esperados?”

Situação 2: Um funcionário que contribui nas reuniões

“Fulano, quero agradecer pelas contribuições que você tem dado nas nossas últimas reuniões. Isso é essencial para que consigamos avançar mais rápido. Muito obrigado!”

Situação 3: Um funcionário que se mostra desmotivado

“Fulano, percebi, pela avaliação de desempenho, que você não está contente com algumas coisas aqui na empresa. Gostaria de ouvir a sua opinião e ajudar a mudar a situação, pois você é muito importante para o time.”

Por que utilizar um sistema de feedback estruturado?

Um software que apoia o feedback estruturado faz com que líderes tenham um padrão na hora de dar um retorno aos seus colaboradores. Também ajuda a criar a cultura do feedback, essencial para ambientes de trabalho felizes. 

Quando estruturado, o feedback orienta ações e mostra a todos o caminho a seguir para atingir o sucesso. Um sistema é capaz de tornar esse processo ainda mais assertivo e otimizado.

Com os sistemas da TOTVS, por exemplo, você encontra soluções que apoiam avaliações de desempenho, acompanhamento de metas e gestão de pessoas de forma integrada.

Dessa forma, você garante que o feedback seja baseado em dados, alinhado aos objetivos do negócio e aplicado no momento certo. 

O resultado é um processo muito mais transparente e consistente, capaz de criar uma cultura de desenvolvimento contínuo na empresa.

Descubra como os melhores sistemas de RH do mercado podem apoiar o desenvolvimento das pessoas e os resultados da sua empresa!

Conclusão

Quando há método, preparo e acompanhamento, o feedback deixa de ser um momento tenso ou improvisado e passa a ser uma ferramenta valiosa para alinhar expectativas, fortalecer relações e impulsionar resultados.

O feedback estruturado é o primeiro passo para garantir conversas mais claras e eficientes. Como vimos neste conteúdo, essa estruturação não significa deixar o feedback engessado, mas sim torná-lo mais humano, objetivo e estratégico.

Com o apoio de boas práticas e sistemas como os da TOTVS, que organizam e otimizam essas trocas, você consegue fazer do feedback um hábito na empresa.

Aproveite para conferir nosso conteúdo sobre devolutiva de avaliação de desempenho e descubra dicas importantes para conduzir um retorno de forma bem-sucedida.