Guia do cartão combustível para frotas: limites, relatórios e antifraude

Para gestores de logística, otimizar cada detalhe da operação é a chave para a competitividade e o cartão combustível é um grande facilitador disso.

O combustível representa um dos custos mais significativos, por isso, uma gestão de frota eficiente passa, invariavelmente, por um rigoroso controle de abastecimento. 

É neste ponto que o cartão combustível surge como uma ferramenta estratégica que transcende a simples função de meio de pagamento, transformando-se em um centro de controle que oferece dados precisos, segurança e economia. 

Com recursos como a definição de limite por veículo e a geração de relatórios de consumo detalhados, essa solução permite uma visão clara sobre os gastos, ajuda a identificar anomalias e simplifica processos administrativos. 

Entenda todos os detalhes do cartão combustível e veja como ele pode revolucionar o gerenciamento da sua frota e se tornar um pilar para a eficiência e a lucratividade do seu negócio.

Boa leitura.

O que é o cartão combustível?

O cartão combustível é uma solução de pagamento desenvolvida especificamente para empresas que possuem frotas de veículos. 

Diferente de um cartão de crédito convencional, ele é projetado para ser usado exclusivamente na compra de combustíveis e, em alguns casos, outros serviços automotivos, como trocas de óleo ou lavagens, pedágios e em uma rede de postos credenciados. 

A principal finalidade desta ferramenta é centralizar e controlar os gastos com abastecimento. 

Em vez de depender de métodos antiquados, como adiantamentos em dinheiro ou reembolsos mediante a apresentação de notas fiscais — processos que são demorados e suscetíveis a fraudes —, a empresa fornece um cartão para cada veículo ou motorista. 

Essa abordagem não apenas simplifica a vida do condutor, mas oferece ao gestor um controle absoluto sobre as despesas. 

É uma ferramenta que transforma um dos maiores custos operacionais em um dado gerenciável e estratégico para a gestão de frota, permitindo que as decisões sejam tomadas com base em informações precisas e em tempo real.

Como funciona o cartão combustível?

A operação do cartão combustível é notavelmente simples e eficiente. A empresa contrata um fornecedor, que emite os cartões vinculados à conta corporativa. 

O gestor da frota então configura os parâmetros de uso para cada cartão de forma individualizada. 

É possível, por exemplo, estabelecer um limite por veículo em reais ou em litros, definir os tipos de combustíveis autorizados (como diesel ou gasolina) e até mesmo restringir os dias e horários em que o abastecimento pode ocorrer. 

Quando o motorista precisa abastecer, ele se dirige a um dos postos credenciados, utiliza o cartão como faria com qualquer outro meio de pagamento e, geralmente, insere uma senha e a quilometragem atual do veículo. 

Todas as informações da transação — valor, volume, data, hora, local e odômetro — são registradas automaticamente em uma plataforma online. 

O gestor tem acesso a esses dados em tempo real, podendo gerar relatórios de consumo consolidados ou detalhados por veículo, o que facilita a análise de desempenho e a identificação de qualquer irregularidade.

O que é um cartão de combustível pré-pago?

Dentro das modalidades disponíveis, o cartão de combustível pré-pago funciona de maneira semelhante a um celular pré-pago. 

A empresa carrega um valor específico no cartão antes de seu uso, e este saldo é consumido a cada abastecimento. 

Essa opção oferece um controle orçamentário ainda mais rigoroso, pois impede que o motorista gaste além do crédito disponível. 

É uma excelente alternativa para empresas que trabalham com orçamentos fixos ou para operações específicas, como viagens com custos pré-determinados. 

Uma vez que o saldo se esgota, o cartão não pode ser utilizado até que uma nova recarga seja efetuada pela empresa. 

Essa modalidade simplifica o planejamento financeiro e elimina completamente o risco de faturas com valores inesperados no final do mês, garantindo que a gestão de frota se mantenha estritamente dentro do orçamento previsto.

Quais as diferenças entre cartão combustível pessoa física e pessoa jurídica?

Embora possam parecer similares na aparência, as diferenças entre um cartão de combustível para pessoa física (PF) e um para pessoa jurídica (PJ) são profundas e estão centradas na finalidade e nos recursos de gestão. 

O cartão para pessoa física é, em essência, um cartão de afinidade ou fidelidade oferecido por uma bandeira ou rede de postos, focado em benefícios para o consumidor final, como descontos ou acúmulo de pontos. Já a versão para pessoa jurídica é uma ferramenta de gestão de frota. 

Suas principais distinções são:

• Controle centralizado: O cartão PJ está vinculado a uma plataforma de gerenciamento que permite ao gestor monitorar todas as transações, definir regras e extrair relatórios. A versão PF não oferece essa capacidade;
• Parametrização de uso: Apenas o cartão PJ permite configurar restrições detalhadas, como limite por veículo, tipos de combustível, dias e horários para abastecimento;
• Segurança e prevenção a fraudes: As soluções corporativas possuem algoritmos e alertas que identificam padrões de uso suspeitos, como abastecimentos incompatíveis com a capacidade do tanque ou múltiplos usos em um curto período de tempo;
• Faturamento unificado: Com o cartão PJ, a empresa recebe uma única fatura consolidada com todos os abastecimentos, simplificando a contabilidade. Na modalidade PF, cada transação é individual.

Onde posso usar meu cartão de combustível?

A abrangência de uso é um fator determinante na escolha de um fornecedor de cartão combustível. 

Grandes fornecedores estabelecem parcerias com milhares de postos de combustíveis em todo o território nacional, abrangendo as principais bandeiras (como Shell, Ipiranga, Petrobras) e também postos de bandeira branca. 

Essa ampla cobertura é fundamental para empresas de logística com rotas interestaduais, pois garante que os motoristas sempre encontrarão um local para abastecer sem precisar desviar de seu trajeto. 

Antes de contratar um serviço, é essencial verificar o mapa de cobertura da rede credenciada e se certificar de que ele atende às rotas mais frequentes da sua frota. 

Algumas plataformas de gestão permitem, inclusive, que o gestor indique os postos preferenciais, direcionando os motoristas para locais que oferecem melhores preços ou condições comerciais para a empresa.

Quais as vantagens do vale combustível na gestão de frota?

A adoção do vale combustível, ou cartão combustível, proporciona uma série de vantagens que impactam diretamente a eficiência e a rentabilidade da operação logística. 

Os benefícios vão muito além da simples substituição do dinheiro em espécie, transformando a maneira como a empresa gerencia seus ativos móveis.

Controle de gastos

Com o cartão combustível, o gestor tem controle total sobre uma das maiores despesas da frota. A possibilidade de definir um limite por veículo e restringir o tipo de combustível elimina gastos desnecessários e não autorizados. 

A plataforma de gestão oferece uma visão clara e em tempo real de cada transação, permitindo um acompanhamento preciso do orçamento.

Gestão da quilometragem

Ao exigir que o motorista insira a quilometragem do veículo a cada abastecimento, o sistema cria um registro histórico confiável. 

Esses dados são essenciais para calcular o consumo médio (km/l) de cada veículo, identificar problemas mecânicos que possam estar aumentando o consumo e planejar as manutenções preventivas com maior precisão.

Detecção de fraude

Os sistemas de cartão combustível são projetados para identificar atividades suspeitas. Alertas automáticos podem ser configurados para abastecimentos fora do horário de trabalho, em locais fora da rota planejada ou com volume incompatível com a capacidade do tanque. 

Isso inibe fraudes e desvios, garantindo que o combustível seja usado exclusivamente para a operação da empresa.

Faturamento facilitado

Fique livre da necessidade de coletar, organizar e processar dezenas de notas fiscais de abastecimento. 

O sistema centraliza todas as despesas em uma única fatura mensal, detalhada por veículo ou centro de custo. 

Isso otimiza o trabalho do setor financeiro, reduz a burocracia e simplifica a conciliação fiscal.

Análises financeiras mais precisas

Os relatórios de consumo gerados pela plataforma são uma fonte rica de dados para análises estratégicas. 

É possível comparar o desempenho de diferentes modelos de veículos, identificar os motoristas mais eficientes e analisar a variação de preços entre diferentes postos credenciados, fornecendo insights valiosos para a redução de custos.

Descontos

Muitas operadoras de cartão combustível negociam descontos e condições especiais junto à sua rede de postos credenciados. 

Ao concentrar um grande volume de abastecimento, elas conseguem repassar parte dessa economia para as empresas clientes, gerando uma redução direta no preço por litro.

Integração com sistemas de gestão

As soluções mais modernas de cartão combustível permitem a integração via API com outros sistemas de gestão de frota ou ERPs. 

Essa conectividade automatiza o fluxo de informações, eliminando a necessidade de digitação manual e garantindo que os dados de abastecimento alimentem outros processos, como o cálculo de custos de frete e a gestão de manutenção.

Pode descontar o vale combustível do motorista?

Esta é uma questão jurídica importante e a resposta é: depende da finalidade. 

Se o vale combustível é fornecido como uma ferramenta de trabalho, ou seja, para o abastecimento de veículos da empresa durante a jornada laboral, ele tem natureza indenizatória e não pode ser descontado do salário do motorista. 

Nesse caso, o custo é integralmente da empresa. No entanto, se o benefício for concedido para uso pessoal do empregado, como um adiantamento para o deslocamento casa-trabalho (similar ao vale-transporte), ele pode ter natureza salarial e, dependendo do acordo coletivo ou individual, pode haver o desconto previsto em lei. 

Para a gestão de frota, onde o combustível é um insumo para a operação, a prática é que a empresa arque com 100% do custo, não havendo qualquer tipo de desconto no pagamento do colaborador. 

É fundamental consultar a legislação trabalhista e a convenção coletiva da categoria para garantir a conformidade.

Qual o melhor cartão combustível?

A escolha do melhor cartão combustível depende das necessidades específicas de cada operação. 

Não existe uma única resposta, mas alguns critérios são fundamentais para a decisão. O primeiro é a abrangência da rede de postos credenciados; ela precisa ser compatível com as rotas da sua frota. 

O segundo é a qualidade da plataforma de gestão: ela deve ser intuitiva, oferecer relatórios de consumo personalizáveis e permitir um controle de abastecimento detalhado. Avalie também os recursos de segurança para prevenção de fraudes. 

Outro ponto importante são os custos envolvidos, que podem incluir taxas de administração, mensalidade por cartão ou taxas de transação. Compare as propostas comerciais e os descontos oferecidos por litro. 

Por fim, verifique a capacidade de integração do sistema com outras ferramentas de gestão de frota que sua empresa já utiliza. 

A melhor escolha será aquela que oferecer o equilíbrio ideal entre cobertura, tecnologia, custo e suporte para a sua realidade operacional. 

Suíte Logística da TOTVS

A gestão de combustível é apenas uma peça no complexo quebra-cabeça da cadeia de suprimentos. Para uma operação verdadeiramente eficiente, é preciso ter uma visão integrada de ponta a ponta. 

É exatamente isso que a Suíte Logística da TOTVS oferece. Nossas soluções reúnem recursos avançados para gerir toda a operação, desde o recebimento e armazenagem até a entrega final. 

A plataforma inclui ferramentas robustas para a gestão de frota, permitindo não somente o controle de custos, como o de combustível, mas também o monitoramento do desempenho dos motoristas e o gerenciamento completo dos benefícios para a equipe que atua na operação de distribuição da sua empresa. 

Com a tecnologia da TOTVS, você pode integrar o software de gestão do cartão combustível, centralizar informações, automatizar processos e obter os insights necessários para tomar decisões mais inteligentes e estratégicas, garantindo mais eficiência e rentabilidade para o seu negócio.

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Conclusão

Vimos como o cartão combustível é uma ferramenta poderosa que vai muito além de um simples meio de pagamento, estabelecendo-se como um pilar para a gestão de frota moderna e eficiente. 

Abordamos seu funcionamento, as vantagens cruciais como o controle de abastecimento, a geração de relatórios de consumo e a prevenção de fraudes, e como ele simplifica processos administrativos e financeiros. 

A capacidade de parametrizar o uso com limite por veículo e a ampla rede de postos credenciados garantem segurança e flexibilidade para a operação. 

Para empresas que buscam não apenas controlar custos, mas transformar a logística em um diferencial competitivo, a adoção de tecnologias integradas é o caminho. 

A Suíte Logística da TOTVS oferece essa visão 360°, permitindo que você gerencie sua frota e toda a cadeia de suprimentos de forma inteligente e conectada.

Para continuar aprimorando sua gestão, recomendamos a leitura do nosso artigo sobre como a tecnologia pode otimizar a sua gestão de entregas.