NFS-e: O que é, vantagens, como emitir e dúvidas frequentes

A NFS-e é um documento fiscal muito comum no dia a dia das empresas que prestam serviços, ou mesmo para negócios que contratam serviços de terceiros. Na realidade atual dos negócios, é imprescindível que você conheça todos os tipos de documentos fiscais em circulação no Brasil. Não se trata meramente de uma vantagem, afinal é …

Equipe TOTVS | 30 julho, 2021

A NFS-e é um documento fiscal muito comum no dia a dia das empresas que prestam serviços, ou mesmo para negócios que contratam serviços de terceiros.

Na realidade atual dos negócios, é imprescindível que você conheça todos os tipos de documentos fiscais em circulação no Brasil.

Não se trata meramente de uma vantagem, afinal é uma obrigação do empreendedor e também do gestor financeiro, mas também uma garantia.

Entender tudo sobre os diferentes tipos de notas fiscais, incluindo a NFS-e, pode evitar que sua empresa caia em ciladas e se complique com o Fisco.

E não pense que essa é uma realidade particular: um levantamento de 2017, divulgado pela Agência Brasil, já mostrava um cenário preocupante:

Cerca de 86% das empresas brasileiras apresentavam irregularidades perante os órgãos de controle.

É claro que não é sempre que essas irregularidades são propositais ou mesmo criminosas. Em muitos casos, o complexo sistema tributário e sua fiscalização acabam por confundir empresários e gestores por todo país.

E a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica tem grande importância para evitar essas ocorrências, servindo de base para que sua empresa registre corretamente os serviços prestados ou contratados.

Bem como as partes envolvidas, o valor cobrado, os tributos pagos e muito mais!

Neste guia completo sobre a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), vamos te explicar tudo sobre esse documento fiscal! Entenda:

  • para que serve;
  • quem precisa emitir;
  • as diferenças para outros tipos de notas fiscais;
  • como a tecnologia pode ajudar sua empresa a organizar emissões e armazenamento das NFS-e!

Continue a leitura para aprender ainda mais!

O que é uma NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica)

A NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) é um documento fiscal, emitido on-line e armazenado em formato digital, que substitui a Nota Fiscal de Serviços física.

Seu objetivo é, justamente, comprovar e registrar uma operação de prestação de serviços em um formato online, armazenada em um sistema Nacional da prefeitura ou outra entidade conveniada.

A origem da NFS-e data de 2007, com o “Projeto NFS-e”, criado pela Receita Federal e a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf).

O intuito era modernizar a emissão de notas fiscais de serviço, de modo que o processo fosse mais ágil e flexível — algo impensável para o modelo em vigência naquele momento, em que as notas fiscais eram impressas em blocos de papel.

O projeto também visa facilitar a fiscalização por parte da Receita Federal, tornando todo ciclo de comprovação de serviços e seus tributos mais rápido.

A NFS-e é um documento fiscal com existência apenas digital — por isso, ainda existem alguns entraves para sua adoção completa em âmbito nacional.

Isso porque, apesar da NFS-e ser um projeto que visa padronizar as notas fiscais de serviços, cada Prefeitura dita seu padrão, do layout aos campos a serem preenchidos.

Se você já visualizou NFS-e de diferentes estados ou municípios, provavelmente notou a diferença.

Talvez agora você se pergunte: “Por que prefeitura?”.

Bom, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é lançada juntamente à prefeitura que o CNPJ da sua empresa está inscrito.

O motivo é simples: a NFS-e é um documento fiscal que serve de guia para arrecadação do ISS (Imposto Sobre Serviços) — que é, provavelmente, um dos principais tributos municipais atualmente.

É esse conjunto de fatores que torna a NFS-e tanto uma modernização necessária, como um avanço com certo grau de complexidade já na sua implementação.

Porém, muita calma: hoje, as principais prefeituras do Brasil já possuem a capacidade de emitir o formato digital.

E mais: a tendência é que cada vez mais prefeituras adotem o Projeto NFS-e Nacional e digitalizem a emissão e armazenamento das notas fiscais de serviço.

Para que serve a NFS-e?

A NFS-e é uma resposta à necessidade de modernização e digitalização da gestão tributária brasileira (tanto no lado das empresas, como do governo). Basicamente, a NFS-e serve para comprovar que um serviço foi prestado a uma empresa ou pessoa física.

Porém, a NFS-e serve para muitas outras coisas.

A principal é a dar agilidade aos processos organizacionais e a eliminação de burocracias ineficientes do passado.

Antigamente, todo processo era feito em papel e, se você não passou por essa situação, acredite: era complexo.

Além de toda burocracia de criação de uma empresa, você precisava solicitar à Sefaz o AIDF (Autorização de Impressão de Documento Fiscal).

A partir daí, era necessário contratar uma gráfica para imprimir os talões de notas fiscais. Eram diferentes modelos, definidos para cada tipo de operação e necessidades gerenciais.

E considere: cada nota fiscal precisava vir com duas vias — uma para o cliente e outra para a empresa.

Porém, não era incomum a empresa preencher até mais vias (com utilização de papel carbono, que facilitava a replicação do que era escrito na primeira via nas folhas seguintes).

Se o seu negócio fosse um pouco mais estruturado, talvez utilizasse uma impressora matricial para esse serviço.

Assim, ao fim do mês, uma das vias seguia para sua contabilidade, de modo que ele  escriturasse (também manualmente) todas as operações nos livros contábeis e fiscais.

Desse modo, o profissional calculava os impostos e preenchia as obrigações acessórias devidas.

Entende o que queremos dizer quando falamos que era “complexo”?

A NFS-e chegou justamente para reduzir essa quantidade de processos e burocracias, bem como reduzir o uso de papel.

Outro dos problemas relacionados é que os documentos físicos deveriam, por lei, ser armazenados por cerca de 5 anos. Apesar dessa obrigação ainda existir, o formato digital facilita muito as coisas.

Ou seja, a NFS-e é um documento fiscal que comprova a prestação de serviços, mas também que serve de inovação para o processo de controle fiscal e gestão contábil de empresas, governo e contribuintes e sociedade como um todo.

Quem precisa emitir a NFS-e?

Chegou a hora de entrar nos detalhes mais específicos sobre a NFS-e e, nesse caso, sempre vem à tona a dúvida sobre sua emissão: afinal, que tipo de empresas precisam emitir a nota fiscal de serviços eletrônica?

Bom, a resposta é bastante simples: a emissão da NFS-e fica reservada a todas as empresas que prestam serviços, seja de forma primária ou secundária.

Isso quer dizer que se a pessoa jurídica em questão presta serviços que estão sujeitos à cobrança do ISS (Imposto Sobre Serviços) — de acordo com as diretrizes do município na qual foi inscrita — devem emitir a NFS-e.

Nesses casos, a nota fiscal eletrônica de serviços é uma obrigação acessória.

Isso quer dizer que vai depender da tributação da prefeitura, pois é ela que decide quais serviços serão tributados e que, portanto, devem comprovar sua ação com a NFS-e.

Existe uma exceção bastante importante à regra, que é a seguinte:

Empresas enquadradas como MEI (Microempreendedor Individual) não precisam emitir a NFS-e quando prestarem serviços para pessoas físicas.

Caso o serviço seja para pessoas jurídicas, aí a obrigatoriedade volta a valer.

Os profissionais liberais e autônomos também, em alguns municípios, são isentos da emissão da NFS-e.

Projeto NFS-e

NF-e x NFS-e: Quais as diferenças?

Se você é de uma geração anterior à Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, deve saber também o que é NF-e, a Nota Fiscal Eletrônica. Muitas vezes, algumas pessoas confundem os dois tipos, inclusive por conta das siglas: NF-e e NFS-e.

Mas afinal, existem diferenças entre a NF-e e a NFS-e?

Com certeza! Vamos lá:

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal eletrônico utilizado para comprovar operações comerciais.

Ou seja, transações que envolvam a circulação de mercadorias — especialmente entre empresas — devolução, transferência, etc.

A NF-e também está atrelada a um importante tributo, o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), arrecadado pelo estado.

Já a NFS-e, como você aprendeu, está atrelada ao ISS (Imposto Sobre Serviços), de competência municipal, e é própria para registro de prestação de serviços.

Neste caso, a similaridade entre os modelos é que ambos são eletrônicos.

O formato de arquivo legalmente aceito das duas é o XML, que segue o padrão brasileiro de escrituração fiscal.

No caso da NF-e, para que seja válido, é necessário contar com uma assinatura digital derivada de um certificado digital.

Talvez você se pergunte: “Quem tem MEI precisa de certificado digital?”

Não em casos que o MEI prestar serviços e emitir uma NFS-e. É o que diz a Resolução 94 do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN).

Agora, caso o MEI queira ou necessite emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), aí sim o certificado digital pode ser necessário — de acordo com exigências estaduais ou municipais.

5 Vantagens das empresas emitirem a NFS-e

De forma geral, emitir a NFS-e traz benefícios não apenas para empresas, mas para consumidores, para o mercado como um todo e também para o governo.

Sua existência é a prova de uma evolução em busca da modernização de todo um sistema que, até então, sempre foi pesadamente burocrático.

A nota fiscal de serviços eletrônica é um passo sólido em direção a um futuro mais ágil, conectado e de gestão integrada e simplificada.

Agora, e na prática, quais os reais benefícios das empresas emitirem a NFS-e?

Esse é um tópico importante, pois muitas empresas — dependendo do município — ainda não utilizam o formato eletrônico. Outras, em processo de abertura, também precisam se familiarizar com suas vantagens.

Para esclarecer essa dúvida, separamos algumas vantagens da emissão da NFS-e. Que tal conferir conosco?

Segurança e transparência

Como o armazenamento dos arquivos das notas fiscais de serviço eletrônicas é digital e on-line, é muito mais seguro protegê-los e garantir sua autenticidade.

Um dos principais motivos é que as NFS-e ficam no sistema da prefeitura e também em seu sistema de gestão, caso possua!

Assim, não há risco de perdas ou extravios dos documentos fiscais — algo até comum no caso das notas fiscais físicas.

Além disso, o acesso às notas fiscais de serviço eletrônicas é muito mais rápido. 

Com alguns cliques, você encontra todas as NFS-es lançadas em determinado período, contra CNPJs específicos, com filtros de valores e muito mais.

Desburocratização dos processos tributários

Como você pôde ver alguns tópicos acima, o método antigo de emissão e controle das notas fiscais de serviço era um tanto quanto caótico.

A empresa precisava lidar com burocracia em cima de burocracia para poder controlar sua gestão tributária. Essa era uma tarefa complexa, passível de muitos erros que poderiam complicar a empresa diante do Fisco.

Com a NFS-e, isso quase não existe.

Ao emitir uma NFS-e e possuir um sistema de gestão, por exemplo, o arquivo XML já é armazenado e também uma cópia é enviada à contabilidade da organização. 

Desse modo, todo processo de prestação de contas e escrituração é praticamente automático, o que retira o peso dos ombros dos funcionários (tanto seus como dos prestadores de serviço contábeis), tornando todo andamento mais eficiente.

Diminuição de erros

A informatização de todo processo de preenchimento e armazenamento de NFS-e reduz consideravelmente a chance de erros, especialmente daqueles que passam batidos e são apenas verificados na hora de fazer os levantamentos das obrigações tributárias.

A digitalização impede o acontecimento de erros, como de digitação?

Não exatamente, mas contar com um sistema completo ajuda, por exemplo, a inserir os dados das empresas para qual a sua organização presta serviços.

Assim, a cada nova NFS-e emitida, basta selecionar a empresa pelo nome ou apelido no sistema que todos os dados são preenchidos automaticamente.

Desse modo, basta ter atenção ao digitar (ou apenas copiar e colar) os dados e pronto! Você não corre mais riscos de divergências e reduz a taxa de erros.

Ainda há outros pontos relacionados a esse tópico que você pode considerar, como a organização.

Como os arquivos são digitais e ficam tanto no sistema da prefeitura como no sistema de gestão da empresa, sua organização é mais intuitiva — e de quebra ainda facilita na hora de  pesquisar os arquivos.

É algo que reduz o tempo de busca e também evita desencontros na hora de buscar por certos documentos fiscais — especialmente em situações mais emergenciais, como em contestações ou cancelamentos.

Redução de custos

O prestador de serviços está sempre ocupado com sua atividade primária. Desse modo, preocupar-se com o armazenamento de arquivos físicos e a compra de blocos de notas fiscais já não parece algo que cabe em seu dia a dia.

Felizmente, a NFS-e elimina essas necessidades, o que implica em uma redução significativa de gastos.

Não existe obrigação de guardar toda a papelada das notas fiscais por 5 anos (apenas em meio digital, o que pode ser feito em qualquer dispositivo ou sistema!).

Além disso, sua empresa pode reduzir os gastos administrativos de organizar e processar essa papelada.

Com um sistema de gestão, por exemplo, cada NFS-e emitida é, automaticamente, enviada à contabilidade, agilizando processos!

Possibilidade de automatizar os processos

Como abordamos nos últimos tópicos, a NFS-e pode ter sua emissão automatizada por um sistema de gestão que facilita vários processos, inclusive posteriores à emissão.

É um ganho e tanto em agilidade, além de ajudar a empresa a seguir o compliance fiscal e realizar todos os procedimentos tributários de forma completa e simplificada.

Com um sistema de gestão, você pode inclusive automatizar a apuração de impostos (ISS, ICMS, ST, IPI, COFINS, CSLL), geração documentos como o ECF, ECD, SPED Fiscal, SPED, eSocial e REINF, entre muitas outras tarefas.

Tudo ao alcance de alguns cliques, algumas dessas ações com possibilidade até de configuração prévia de modo que seja automatizado.

Passo a passo de como emitir uma NFS-e?

Aprender o que é a NFS-e, para que serve e quem precisa emitir é uma parte importante do processo de entendimento da nota fiscal de serviços eletrônica. Agora, é a hora de mergulhar na prática: afinal, como emitir uma NFS-e?

Para te ajudar, preparamos um passo a passo bastante objetivo, veja só:

1# Cadastre-se na prefeitura

Antes de qualquer coisa, certifique-se que sua empresa está cadastrada na prefeitura da sua cidade.

Esse processo é necessário para que sua organização seja devidamente credenciada e habilitada a utilizar o sistema de emissão de NFS-e.

Esse processo costuma ser feito de modo on-line e, em algumas ocasiões, há necessidade de comparecimento à prefeitura (na Sefaz — Secretaria Municipal da Fazenda).

Assim, você vai se credenciar no sistema da prefeitura e obter uma senha de acesso.

Fique ligado na página da sua prefeitura para saber quais documentos levar!

2# Acesse o sistema

A parte de acesso ao sistema pode levar alguns dias, pois sua empresa e os documentos que você levou à prefeitura serão analisados.

Dentro desse tempo, com tudo certo, você receberá o login e a senha para o sistema da prefeitura.

Certifique-se da necessidade ou não de possuir um certificado digital — como falamos, MEI’s costumam não utilizar no caso de apenas emitirem NFS-e.

Ao resolver essa questão, basta acessar o sistema, conferir os dados e começar a emissão de NFS-e!

3# Emita sua primeira Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)!

Agora é hora de emitir a NFS-e! Normalmente, esse processo é bem intuitivo tanto pelo sistema da prefeitura como pelo sistema de gestão.

Basta preencher os campos com os dados do tomador do serviço que sua empresa vai prestar, o valor, a tributação (normalmente as opções são “normal” ou “exigível” para ISS, e “imune” para outros casos mais raros).

Você também deve inserir os códigos que identificam os serviços prestados, de acordo com o próprio município.

Há campos diversos, como ISS retido, cadastro do INSS em caso de uso de mão de obra, entre outras deduções.

Após preencher todos os campos necessários (nem sempre você precisará informar todos, aliás), basta gerar a NFS-e!

Você também pode cancelar a nota caso haja algum erro, posteriormente.

Dúvidas frequentes sobre a NFS-E?

E já que estamos no fim deste guia completo sobre NFS-e, que tal revisar algumas questões e dúvidas frequentes sobre a nota fiscal de serviços eletrônica? Veja só:

É possível cancelar uma NFS-e? 

Sim! Como informamos acima, após gerar a NFS-e no sistema da prefeitura ou no sistema de gestão financeira da empresa, você pode cancelar a nota, sem problemas.

As exigências aqui é que o ISS não pode ainda ter sido recolhido e o prazo máximo para cancelamento é de 6 meses em relação à emissão da nota fiscal.

No caso do imposto ter sido recolhido, você precisará entrar com um processo administrativo para o cancelamento — o que varia de município para município.

Como calcular os impostos sobre a NFS-e?

A NFS-e tem a dedução do ISS, uma taxa que varia de município para município e também de Regime Tributário.

Isso porque empresas MEI e microempresas (com faturamento anual máximo de R$ 360 mil) enquadradas no Simples Nacional pagam o ISS na guia do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

A exceção, nesses casos acima, é quando a empresa tem o imposto retido direto na fonte. Aí é necessário pagar o ISS ela mesma.

Mas voltando ao cálculo: é bastante simples!

Basta saber qual a taxa do ISS de seu município (que varia de 2% ou 5%) e multiplicar pelo valor da NFS-e emitida.

Ou seja, uma NFS-e com valor total de R$ 200,00 em um município com ISS de 5%, terá dedução de R$ 10,00.

A mesma lógica (multiplicação do valor total pela alíquota em %) serve para os outros impostos que incidem sobre a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, como ICMS, CSLL, IRPJ, COFINS, PIS e PASEP.

A vantagem de contar com um sistema de gestão financeira é que ele faz isso automaticamente na hora que você insere o valor total da NFS-e!

Muito mais prático, não acha?

Como é a retenção de impostos na NFS-e?

A retenção de impostos depende de uma data definida por Lei e seus valores são estipulados através dos cálculos (que mostramos acima).

Apenas empresas enquadradas no Lucro Real ou Lucro Presumido devem ter impostos retidos na fonte. Isso acontece em operações de PJ com PJ ou PJ com PF.

Nestes casos, a prestadora acaba não recebendo o valor inteiro da NFS-e emitida, tendo já as deduções no valor.

Micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional não precisam reter impostos — o que pode variar de acordo com o município.

Porém, no caso do ISS, a antecipação é necessária para empresas do Simples Nacional quando o cliente (tomador de serviço) for uma empresa sem fins lucrativos.

O uso de um sistema de gestão fiscal para emissão de NFS-e

Muitas empresas optam por agilizar e simplificar a gestão fiscal e tributária do negócio e utilizam um sistema de gestão que auxilia na emissão de NFS-e, sabia?

Uma plataforma completa pode integrar vários processos e encurtar caminhos, bem como facilitar cálculos e o armazenamento dos documentos fiscais.

Quer saber mais? Abaixo, falamos sobre as vantagens de contar com um sistema de gestão financeira para emissão de NFS-e!

Vantagens de um sistema de gestão fiscal

Imagine poder contar com a emissão de NFS-e diretamente da tela do seu sistema de gestão, tendo todas as atividades e fluxo de caixa aliadas na mesma interface? Essa é a grande vantagem de contar com um sistema próprio para gerenciar o backoffice.

Por isso, utilizar uma plataforma de gestão fiscal pode ser a melhor escolha para o seu negócio!

A tecnologia integra setores, de modo que a emissão da NFS-e pode ser automatizada, bem como seu envio para os demais envolvidos na gestão tributária.

Além disso, o documento fiscal fica armazenado em um banco de dados robusto, organizado e seguro — facilitando não apenas a administração de informações, mas tornando a gestão mais eficiente e rápida.

Outro ponto que merece destaque é que os dados de contas a receber e fluxo de caixa são atualizados de maneira automática, conforme cada nova NFS-e emitida.

É uma maneira de agilizar os processos financeiros e ainda melhorar a previsibilidade de recebimentos!

Tudo isso 100% on-line.

ERP da TOTVS

O ERP da TOTVS é a melhor tecnologia para gestão de todo o seu negócio,  inclusive na automatização da emissão de NFS-e!

Além de oferecer máximo controle de todo o  backoffice, o ERP possui módulos que ajudam na emissão, gestão e controle das notas fiscais de serviço eletrônicas e as obrigações relacionadas.

O sistema é robusto, completo e flexível e agiliza todos os processos administrativos e financeiros do seu negócio!

Que tal contar com o software mais completo do mercado para melhorar a eficiência operacional do seu negócio, facilitar a emissão e armazenamento de NFS-es e não cometer erros na gestão tributária?

Então confira tudo sobre o ERP da TOTVS!

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Conclusão

E então, gostou de aprender tudo sobre a NFS-e, seu objetivo e diferentes obrigações relacionadas a sua emissão?

Temos certeza que esse guia completo servirá para redirecionar suas ações e para que você ajuste a gestão tributária do seu negócio.

Mas lembre-se: o uso de um sistema de gestão financeira facilita tudo, evitando erros, reduzindo custos e agilizando todo controle tributário!

Agora, que tal continuar lendo o blog da TOTVS para aprender mais sobre gestão de negócios? Inscreva-se em nossa newsletter para receber os novos conteúdos em sua caixa de entrada!

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