Entenda como fazer conciliação bancária em supermercados na prática

O controle financeiro da empresa parece estar em ordem, até que um número não bate: o saldo não fecha, uma receita está duplicada, um pagamento esquecido. A conciliação bancária ajuda a identificar essas falhas antes que se tornem um problema. 

Situações como essas são mais comuns do que parecem, e podem representar grandes riscos para o seu negócio.

No varejo alimentício, esse controle é ainda mais importante, pois o volume de transações diárias é alto e envolve diferentes meios de pagamento, prazos e fornecedores. 

Ao longo deste conteúdo, você vai entender em que consiste a conciliação, como fazê-la corretamente e por que ela é tão estratégica para a sua operação. 

Se você busca mais clareza e segurança na gestão financeira, é só continuar a leitura!

O que é conciliação bancária? 

A conciliação bancária é um processo de conferência que compara os lançamentos financeiros internos da empresa com os extratos fornecidos pelo banco.

Essa verificação garante que todas as movimentações, incluindo tarifas, pagamentos e recebimentos, sejam cadastradas corretamente, sem divergências entre os registros contábeis e os dados bancários.

Por exemplo, imagine que um supermercado lançou, na planilha de controle interno, um pagamento de R$10.000 a um fornecedor. Na conciliação, o gestor financeiro notou que o valor debitado da conta bancária foi de R$5.000. 

A partir da identificação dessa diferença, ele descobriu que o lançamento foi duplicado na planilha — e, assim, conseguiu solucionar o problema rapidamente. 

Qual a importância da conciliação bancária para supermercados?

O processo de conciliação bancária é um grande aliado da saúde financeira do seu negócio. Ao comparar os dados internos com os extratos bancários, você consegue identificar erros, prevenir fraudes e garantir mais segurança na tomada de decisões.

Na prática, essa checagem ajuda a ter mais previsibilidade e clareza na gestão financeira, além de evitar problemas como pagamentos não processados, saldos incorretos e lançamentos duplicados. 

Para supermercados e outros estabelecimentos do setor de varejo alimentício, esses são fatores essenciais, especialmente para lidar com a alta rotatividade de produtos e vendas diárias. 

Além da identificação rápida de erros e fraudes, o controle financeiro proporcionado pela conciliação traz outros benefícios, como:

• Gestão de riscos mais eficiente: a conciliação não ajuda apenas na prevenção de fraudes, mas também na identificação de desvios, gastos desnecessários e prejuízos financeiros;
• Conformidade fiscal: a conciliação é um dos pilares da boa governança financeira, pois contribui para o cumprimento das obrigações contábeis e fiscais, ajudando a identificar qualquer tipo de erro nessas áreas;
• Transparência e credibilidade: manter a organização dos registros financeiros também contribui para a transparência dos relatórios e auditorias, além de reforçar o compromisso da empresa com a precisão das informações;
• Previsão do fluxo de caixa: a conciliação permite um controle mais eficiente sobre todas as movimentações, trazendo uma visão ampla da saúde financeira do seu negócio, por isso tem um impacto positivo na gestão do fluxo de caixa;
• Relatórios financeiros e contábeis mais precisos: com a checagem de registros, você tem acesso a dados atualizados para análises mais assertivas e, consequentemente, consegue elaborar relatórios e planejamentos orçamentários mais estratégicos.

É obrigatório fazer conciliação bancária?

A conciliação não é obrigatória. Não há nenhuma exigência legal nesse sentido, mas o processo é considerado uma boa prática da gestão financeira, especialmente por todos os benefícios que pode proporcionar para o seu negócio.

É uma ferramenta estratégica para garantir a visibilidade do fluxo de caixa e manter a sustentabilidade financeira, além de minimizar riscos fiscais e operacionais, inclusive a inadimplência — um dos principais problemas das empresas brasileiras.

De acordo com o Serasa Experian, o número de companhias inadimplentes atingiu o recorde em 2023, com mais de 6 milhões de empresas negativadas, totalizando uma dívida de R$ 117,5 bilhões. 

Por isso, mesmo sem uma exigência legal, é altamente recomendado que você aplique a conciliação como uma atividade rotineira na sua empresa.

Diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa

Conciliação bancária e fluxo de caixa são essenciais para uma boa gestão financeira, mas são processos diferentes — apesar de complementares. O fluxo de caixa registra todas as entradas e saídas da empresa, enquanto a conciliação confere esses e outros registros. 

Ou seja, o fluxo de caixa funciona como um controle financeiro interno, normalmente feito diariamente, que tem o objetivo de avaliar se o negócio está lucrando ou não. 

Com base nessas informações, ele traz uma projeção dos pagamentos e recebimentos da empresa, permitindo maior previsibilidade e um planejamento mais preciso para cenários futuros.

Já a conciliação vai comparar esses lançamentos e outros registros financeiros com os extratos bancários da organização.

Por isso, essas ferramentas atuam juntas: um bom fluxo de caixa depende de informações corretas e atualizadas, que servirão como fonte para a conferência financeira e vice-versa. 

Imagine uma venda já registrada no sistema, mas ainda não compensada pelo banco. 

Se não houver conciliação, esse valor pode ser considerado no caixa antes da hora, gerando assim um falso saldo positivo. Sem ela, há grandes chances de tomar decisões equivocadas, baseadas em dados imprecisos. 

Tipos de conciliação bancária

Agora que a importância do processo ficou clara, vale destacar que existem dois tipos principais de conciliação: a conciliação bancária automática e a manual.

Os dois métodos buscam garantir que os registros financeiros internos batam com os extratos bancários da empresa, mas funcionam de maneira diferente.

Conheça as características de cada um:

• Conciliação manual: geralmente realizada por meio de planilhas, consiste na conferência individual de cada lançamento. É mais demorada e mais suscetível a erros, principalmente em negócios com alto volume de movimentações, como é o caso de supermercados; 
• Conciliação automática: feita por sistemas que integram dados bancários com o ERP ou software financeiro da empresa, automatizando o cruzamento de informações e identificando divergências em tempo real. É mais ágil e segura.

Pela praticidade e eficiência, grande parte das empresas utilizam a conciliação automatizada, especialmente em operações mais complexas, que registram um volume maior de transações diariamente e exigem um controle preciso. 

É o que acontece nos supermercados e, por isso, a automação é tão valiosa para empresas do segmento. 

Em entrevista divulgada pela ABES (Associação Brasileira das Empresas de Software), João Alberto Giaccomassi, diretor para Varejo Supermercados da TOTVS, reforça esse papel central da tecnologia no varejo alimentício. 

“Um ERP especializado facilita a digitalização e o controle de todas as rotinas administrativas, melhorando a governança e o compliance do negócio”, explica. 

Como fazer conciliação bancária em supermercados?

Comparar lançamentos e extratos bancários pode parecer uma tarefa simples, mas a verdade é que o processo exige um alto nível de atenção aos detalhes. 

Taxas, depósitos, pagamentos a fornecedores, recebimentos de compras, movimentações entre diferentes contas bancárias: quem gerencia supermercados sabe que a rotina financeira é intensa. 

Deixar passar uma inconsistência aqui pode significar um grande prejuízo para a empresa, por isso é fundamental estruturar a conferência de informações de maneira estratégica.

Existem algumas etapas indispensáveis para garantir uma avaliação consistente e precisa. Confira quais são elas a seguir. 

Reúna as informações necessárias

Para começar, é necessário ter em mãos os dados que você vai conferir, referentes ao período a ser analisado. Isso envolve:

• Extratos bancários atualizados;
• Registros financeiros internos (sistema de gestão, planilhas, notas fiscais);
• Informações e comprovantes sobre receitas e despesas futuras (como cheques pré-datados, compras a prazo e pagamentos em débito automático).

Organize esses documentos para facilitar a verificação de dados. Ter um bom sistema de gestão financeira já centraliza grande parte dessas informações e pode agilizar muito o processo. 

Compare os lançamentos internos com o extrato bancário

Com todos os dados em mãos, é hora de verificar se todas as movimentações registradas internamente estão presentes no extrato bancário, e vice-versa.

Analise item por item, conferindo se cada pagamento, recebimento, taxa ou transferência aparece nas duas fontes.

Uma boa dica é utilizar filtros por período e tipo de transação para facilitar a conferência.

Na conciliação bancária em supermercados, é importante dar uma atenção especial às taxas de cartões e aos recebimentos via adquirentes. Mesmo pequenas diferenças aqui podem gerar inconsistências recorrentes. 

Identifique e resolva as divergências

Encontrou diferenças entre os registros internos e os dados do banco? Investigue a origem do problema. 

Pode ser uma divergência simples, como um erro de digitação ou uma transação que ainda não foi compensada, ou um problema mais grave, como uma cobrança indevida: o importante é entender o motivo da inconsistência e solucioná-la o quanto antes.

No varejo alimentar, algumas divergências comuns são:

• Antecipação de recebíveis não prevista;
• Diferenças no repasse das maquininhas;
• Pagamentos agendados que não foram processados corretamente;
• Débitos automáticos recorrentes (como aluguel ou fornecedores logísticos).

Assim que descobrir a causa, ajuste os lançamentos e documente as alterações feitas para deixar claro o que aconteceu. 

Registre os resultados da conciliação

Após corrigir erros e documentar as alterações, registre o resultado da conciliação, com todos os dados conferidos, inconsistências identificadas, correções realizadas e passos executados. 

Isso facilita a consulta de informações em auditorias futuras, reforça a transparência no processo e mantém o histórico financeiro da empresa bem organizado.

O ideal é padronizar esse registro para garantir uma documentação consistente e clara. Relatórios financeiros, planilhas e sistemas integrados são ferramentas que podem ajudar neste processo. 

Aposte na automação sempre que possível

Ter um sistema de gestão financeira que automatize a conciliação pode fazer toda a diferença na sua rotina operacional. 

Além de acelerar o processo, a tecnologia minimiza o risco de erros manuais e aumenta a confiabilidade das informações. 

Muitos softwares também entregam relatórios mais completos, com insights valiosos para a sustentabilidade financeira do seu negócio.

Aqui, a dica é dar preferência a soluções com funcionalidades específicas para o varejo alimentar, que se integrem com o ERP da sua empresa. Isso vai garantir a sincronização dos dados e facilitar ainda mais a conferência de informações. 

Com que frequência essa prática deve ser feita? Quem é o profissional responsável?

A frequência da conciliação e os responsáveis por ela podem variar de uma empresa para outra, mas é importante que a definição destes pontos esteja clara para garantir um processo fluido.

Um mercadinho local, com uma operação mais enxuta, por exemplo, pode realizar a conferência mensalmente. 

Por outro lado, um hipermercado, com maior volume de transações diárias e diferentes formas de recebimento, pode fazer a conciliação toda semana.

O importante aqui é considerar as necessidades do seu negócio, definir um prazo que não comprometa o controle financeiro e manter a consistência.

Qualquer profissional da área financeira está apto para executar a conciliação, incluindo assistentes, analistas e contadores. 

A escolha vai depender da estrutura da empresa, sempre levando em conta a qualificação do colaborador e o conhecimento sobre os lançamentos e processos financeiros do negócio. 

Mesmo exemplos de conciliação bancária para supermercados mais básicos, como planilhas de Excel, exigem um acompanhamento próximo, com atualização frequente e revisão detalhada dos dados.

Erros comuns durante o processo e como evitá-los

Quando feita de maneira incorreta, a conciliação pode gerar erros que comprometem a tomada de decisões — e até colocam a empresa em risco. 

Segundo a Sondagem das Micro e Pequenas Empresas, realizada pelo Sebrae em parceria com a FGV (Fundação Getúlio Vargas), 52% dos pequenos negócios brasileiros não têm reservas de caixa.

Entre esses negócios, 12% enfrentam dificuldades para pagar as contas em dia. 

Isso mostra o quanto uma gestão financeira eficaz é essencial. E a conciliação faz parte dela.

Pensando nisso, listamos alguns erros comuns no processo de conciliação e os caminhos para evitá-los. Confira:

• Não ter conferências periódicas: quanto maior o intervalo entre uma análise e outra, maiores as chances de erro. A dica é definir prazos e manter uma rotina regular;
• Confiar apenas nos saldos bancários: o extrato pode mostrar um saldo positivo, mas isso sem considerar lançamentos futuros ou pendências. Por isso, é importante confrontar todo registro com o controle interno;
• Ignorar pequenas divergências: diferenças de centavos podem parecer pequenas, mas também podem indicar problemas maiores, que afetam a sustentabilidade da operação, como cobranças indevidas e fraudes. Cheque toda inconsistência;
• Não registrar taxas e tarifas bancárias: esses valores costumam passar batido, mas eles precisam ser registrados para que o saldo esteja correto. Você encontra essas cobranças no extrato detalhado e pode já destinar um campo fixo para elas na sua planilha ou sistema de conciliação;
• Erros de digitação ou lançamento: principalmente em processos manuais, erros de digitação são comuns. Em processos de conciliação bancária no Excel, use ferramentas como validações e fórmulas para reduzir as falhas — mas opte por sistemas automatizados sempre que possível.

Conciliação Financeira by Boavista

Se você chegou até aqui querendo descobrir como fazer uma conciliação bancária em supermercados de forma eficiente, vale conhecer o Conciliação Financeira by Boavista, da TOTVS. 

Essa solução foi desenvolvida especialmente para atender ao setor de varejo alimentício, com funcionalidades que atendem supermercados, atacarejos e hipermercados. 

Com ela, você automatiza o controle financeiro, elimina tarefas manuais e reduz os riscos de erros, além de centralizar as informações da sua operação de ponta a ponta: da venda à conciliação. 

O sistema permite comparar extratos bancários com os dados do ERP em tempo real, facilitando a identificação de inconsistências e garantindo mais precisão nas decisões financeiras.

Dessa forma, sua empresa ganha agilidade, controle e segurança para crescer de maneira sustentável, com a saúde financeira em dia.

Saiba como o Conciliação Financeira by Boavista pode impulsionar sua gestão financeira!

Conclusão

Mesmo sem ser um processo obrigatório, a conciliação bancária em supermercados é um dos pilares da gestão financeira eficiente, confiável e precisa. 

Neste conteúdo, você entendeu como essa análise ajuda a identificar inconsistências, prevenir erros e garantir que os números da empresa reflitam, de fato, a realidade do caixa.

Quando realizada corretamente e de forma contínua, a conciliação traz clareza para a tomada de decisões, contribuindo para o planejamento financeiro e o crescimento sustentável do negócio.

Como vimos, este é um processo que exige atenção aos detalhes, especialmente em operações mais complexas, como as do varejo alimentício.

Por isso, contar com sistemas como o Conciliação Financeira by Boavista, que entrega funcionalidades pensadas para o setor, é essencial para tornar a conciliação mais ágil e evitar falhas na verificação e no registro de informações.

Agora que você já mergulhou nas etapas por trás deste controle financeiro, aproveite para conferir também nosso conteúdo sobre conciliação de cartões e descubra como gerenciar as suas receitas com mais eficiência.