A expedição é uma das etapas mais importantes dentro da cadeia logística, pois é ela que garante que os produtos cheguem aos clientes de forma rápida, segura e eficiente.
Conferência de itens, emissão de notas e demais registros, e embalagem são algumas atividades que fazem parte dessa fase.
Apesar de ser um processo essencial, muitas empresas enfrentam dificuldades para entender todas as suas etapas e gerenciá-las de maneira estratégica.
Neste artigo, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre esse processo e como gerenciá-lo de forma eficaz na sua empresa. Acompanhe!
O que é expedição?
O processo de expedição é aquele que envolve a saída dos produtos do estoque para o transporte até o destino final. Ela engloba desde a separação e a conferência dos itens até o carregamento e a emissão dos documentos fiscais e de transporte.
Em outras palavras, é o último contato do armazém com a mercadoria, pois a partir dali ela será conduzida para as empresas que realizam o translado para o consumidor final.
Imagine que um cliente fez uma compra online. O setor de expedição de mercadorias selecionará o produto, fará a embalagem apropriada e enviará para o endereço do cliente por meio de uma transportadora.
Esta etapa é fundamental para garantir a satisfação dos clientes, pois é ela que determina o prazo e a qualidade da entrega.
Além disso, impacta nos custos e na rentabilidade da cadeia logística, pois envolve recursos humanos, materiais e financeiros.
Emissão e expedição são a mesma coisa?
Algumas pessoas defendem que expedição é o mesmo que emissão no processo logístico. Porém, há quem entenda que a segunda faz parte da primeira.
Emissão seria o ato de emitir os documentos necessários para a saída dos produtos, como a nota fiscal eletrônica (NF-e), o conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) e o manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDF-e).
O processo de envio de produtos também envolve outras atividades além da emissão, como a preparação do produto, o acondicionamento, o carregamento e a liberação do veículo.
Como funciona a expedição logística?
A expedição logística pode variar de acordo com o tipo de produto, o segmento de mercado e as características da operação. No entanto, de forma geral, ela segue algumas etapas básicas, como a preparação de produtos, checagem de documentos e carregamento.
Vamos entender mais detalhes sobre cada uma dessas etapas.
Planejamento e organização
O planejamento e a organização são essenciais para garantir uma atividade eficiente e sem erros. Aqui, é preciso obedecer aos critérios de separação escolhidos pelo setor. Isso pode envolver prioridade, destino, volume, peso e outros fatores.
Neste momento, o supervisor de expedição e sua equipe terão uma série de tarefas para realizar, como:
- Fixar e organizar faixas de horário para coleta de mercadoria;
- Gerir o espaço do centro de distribuição antes e após as atividades;
- Confirmar as expedições que já foram feitas ou que ainda serão realizadas;
- Delegar tarefas para sua própria frota, frotas despachadas e/ou subcontratadas;
- Organizar os pedidos que devem ser separados e expedidos, inclusive aqueles que serão enviados no dia.
Em suma, nessa etapa, são definidos:
- Horário de coleta;
- Critérios de separação;
- Escolha da transportadora;
- Produtos que serão enviados;
- Definição do prazo de entrega;
- Confirmação das informações de identificação;
- Recursos necessários para a execução do processo (equipamentos, veículos, colaboradores).
Preparação do produto
A preparação do produto ou picking consiste em separar os itens solicitados pelos clientes no estoque, conferir se eles estão de acordo com o pedido e verificar se eles estão em boas condições de uso.
Nesta etapa, o uso de tecnologia é fundamental para ganhar agilidade e precisão.
A boa execução desta fase é fundamental para evitar erros, trocas ou devoluções. E um dos segredos é organizar os produtos a serem entregues.
Isso pode envolver, por exemplo, guardar um espaço junto às saídas no centro de distribuição.
Outra boa prática é reunir as mercadorias que aguardam a expedição juntas, consolidando-as por faixas de horários, transportadoras e outras informações para acelerar o recolhimento.
Revisão de documentos
A terceira etapa da expedição logística é a revisão de documentos para transporte de cargas e informações obrigatórias do processo.
É o momento em que se emite os documentos que acompanham os produtos, tais como número do pedido, nota de entrega, ordem de picking e rota.
Acondicionamento
Na sequência do processo, temos a fase de acondicionamento. A carga é pesada e medida em volume, embalada e empacotada em paletes ou caixas.
É uma etapa essencial para evitar danos durante o transporte e atender a demandas específicas do cliente final, como o acondicionamento em embalagens para presente.
Vale pontuar que o tipo de embalagem pode variar conforme o produto, mas deve ser resistente, adequado ao tamanho e ao peso do item e identificado com as informações necessárias.
Carregamento
Por fim, ocorre o carregamento da mercadoria nos veículos de transporte.
Para ser feito de forma segura e otimizada, a atividade deve levar em conta o tipo de produto, o tipo de veículo, a rota de entrega e as normas de segurança.
O objetivo é aproveitar ao máximo o espaço disponível, reduzir o tempo de carga e descarga e evitar avarias nos produtos.
Caso o veículo de transporte não seja de sua frota própria, é importante validar a identidade do transporte. Para finalizar, toda a documentação deve ser entregue ao motorista responsável.
Qual a importância do processo de expedição de mercadorias?
O processo de expedição de mercadorias é muito importante para o sucesso de qualquer operação logística, pois ele influencia diretamente na satisfação dos clientes e na rentabilidade da empresa.
Quando o processo é bem feito, é possível:
- Melhorar a qualidade e a integridade dos produtos;
- Aumentar a agilidade e a pontualidade das entregas;
- Reforçar a imagem e a reputação da empresa no mercado;
- Fidelizar os clientes e gerar novas oportunidades de negócio;
- Reduzir os custos com armazenagem, transporte e devoluções.
Além desses pontos, essa etapa contribui para a organização do fluxo logístico como um todo, evitando erros como envios incorretos, atrasos e retrabalho.
Isso garante mais previsibilidade nas operações e facilita o planejamento das próximas etapas da cadeia, assim como contribui para outro aspecto essencial na logística: a experiência do cliente.
Segundo uma pesquisa da PwC, 52% dos consumidores deixaram de usar ou comprar de uma marca devido a uma experiência ruim com seus produtos ou serviços.
Com a expedição bem estruturada, é possível ampliar a qualidade dos serviços e assegurar que os produtos cheguem ao consumidor em segurança, com agilidade e em perfeitas condições.
Como gerenciar de forma eficaz o setor de expedição na logística?
A gestão do setor de expedição na logística envolve muitos desafios, como a alta demanda, a complexidade dos processos, a diversidade dos produtos, as exigências dos clientes e as mudanças no mercado.
No entanto, existem algumas boas práticas que podem ajudar a tornar esse processo mais eficiente e produtivo. Veja algumas delas:
Mapeie e planeje os processos
O primeiro passo para gerenciar o setor é mapear e planejar os processos envolvidos nessa atividade.
Em outras palavras, o gestor deve identificar todas as etapas, os recursos, os responsáveis, os prazos, os riscos e as oportunidades de melhoria.
Com isso, é possível ter uma visão clara e integrada do que precisa ser feito, como, quando e por quem.
Analise o que é feito pela concorrência
Você sabe o que os seus concorrentes fazem durante este processo? Caso ainda não saiba, é importante pedir ao seu analista de expedição que investigue o segmento.
Esta atividade é fundamental para identificar as melhores práticas do mercado, as tendências e as inovações que podem ser aplicadas na sua empresa.
Além disso, também pode servir para comparar o seu desempenho com o dos seus concorrentes e buscar se diferenciar.
Defina regras para a movimentação e estocagem
Outra boa prática para otimizar o setor é definir regras para a movimentação e estocagem dos produtos.
Essas regras devem levar em conta as características dos produtos, como o tipo, o tamanho, o peso, a validade e a fragilidade.
É preciso também considerar os critérios de separação dos pedidos, como a prioridade, o destino, o volume e o peso.
O objetivo é facilitar a localização, a separação e o carregamento dos produtos.
Realize inventários periodicamente
Os inventários de estoque são contagens físicas dos produtos que servem para verificar se estão de acordo com os registros no sistema.
Eles são importantes para evitar divergências entre o estoque real e o estoque virtual, o que pode causar problemas como falta ou sobra de produtos, erros nos pedidos ou nas entregas.
Portanto, faça-os periodicamente para ter maior controle do seu estoque.
Organize estrategicamente o layout do estoque
A organização do layout do estoque também é fundamental para gerenciar o setor.
Como você já sabe, o layout é a forma como os produtos são dispostos no espaço físico disponível.
Ele deve ser planejado de forma estratégica para aproveitar ao máximo o espaço, facilitar a movimentação dos produtos e dos colaboradores, reduzir o tempo de separação e carregamento e evitar perdas ou danos nos produtos.
Conte com a tecnologia
Por fim, uma das melhores formas de aprimorar a gestão do seu setor de envio de produtos é contar com a tecnologia.
O sistema WMS, por exemplo, é próprio para gestão de armazém e pode trazer diversos benefícios para esse processo, como:
- Otimizar as rotas e os modais de transporte;
- Automatizar tarefas repetitivas ou burocráticas;
- Controlar os estoques e os inventários com precisão;
- Gerar relatórios e indicadores de desempenho e qualidade;
- Monitorar em tempo real o status dos pedidos e das entregas;
- Integrar as informações entre os diferentes sistemas e áreas envolvidas.
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Suíte Logística da TOTVS
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Com a Suíte Logística da TOTVS, você pode:
- Reduzir os custos e os prazos das entregas;
- Otimizar as rotas e os modais de transporte;
- Rastrear os produtos e os veículos em tempo real;
- Aumentar a satisfação e a fidelização dos clientes;
- Automatizar a emissão dos documentos fiscais e de transporte;
- Controlar os estoques e os inventários com precisão e segurança, e muito mais.
Ideal para transportadoras, operadores logísticos, portos e recintos alfandegados, é uma ferramenta flexível e adaptável às necessidades do seu negócio.
Além disso, ela conta com o suporte e a expertise da TOTVS, a maior empresa de tecnologia do Brasil.
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Conclusão
A expedição é uma das atividades mais importantes dentro da cadeia logística, pois é ela que garante que os produtos cheguem aos clientes de forma rápida, segura e eficiente.
Para ter clareza e visibilidade sobre ela, o gestor deve seguir as etapas de planejamento, organização, preparação do produto, revisão de documentos, acondicionamento e carregamento.
Esse é um passo importante na hora de gerenciar o setor de forma eficaz, que ainda depende de outras práticas, como planejar processos, definir regras de movimentação e estocagem e realizar inventários.
Como vimos neste conteúdo, é essencial contar com a tecnologia para otimizar os processos logísticos da sua empresa.
Nesse sentido, a Suíte Logística da TOTVS é a solução ideal para você, pois oferece as melhores ferramentas para controlar, automatizar, integrar, monitorar e gerar relatórios sobre o setor.
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FAQ: perguntas frequentes sobre expedição logística
O que é expedição logística?
A expedição logística é a etapa responsável por separar, conferir, embalar e enviar os pedidos ao cliente. Ela garante que os produtos corretos sejam despachados no prazo e nas condições adequadas.
Quais são as etapas do processo de expedição?
O processo de expedição geralmente envolve separação (picking), conferência, embalagem, emissão de documentos fiscais e envio para transporte.
Qual a diferença entre expedição e distribuição?
A expedição está relacionada à preparação e envio dos pedidos, enquanto a distribuição envolve o transporte e a entrega dos produtos até o cliente final ou pontos de venda. São processos complementares e essenciais para a operação logística.
Como melhorar a eficiência da expedição logística?
É possível melhorar a eficiência com padronização de processos, uso de tecnologia (como WMS), automação de tarefas, treinamento da equipe e monitoramento contínuo das operações.
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