Inventário de estoque: entenda a importância e o passo a passo para aplicação eficiente

O controle preciso da armazenagem de produtos e insumos se dá por meio de um bom inventário de estoque.

A importância desse método é gigantesca para a logística, pois é ele quem garante que todas as demais métricas aplicadas estão de fato refletindo a realidade material da empresa.

Contar com tecnologias de gestão de estoque é imprescindível, mas, para além disso, é preciso entender bem o processo para que seja feito adequadamente.

Principalmente se sua empresa trabalha com um mix de produtos amplo, haverá diferenças no volume de vendas de cada item, o que pode gerar discrepâncias na contagem.

Neste conteúdo, você vai entender como funciona e quais os tipos de inventário de estoque que você pode — e deve — aplicar na sua operação para otimizar a gestão logística.

Acompanhe a leitura até o final para dicas de como fazer o processo com uso de tecnologia de ponta

O que é um inventário de estoque? Qual é o seu objetivo?

Um inventário de estoque, às vezes referido como inventário de mercadorias ou de bens, é a presença física de itens que uma instituição possui comparada com os registros em seu sistema.

Ou seja, se a sua planilha de produtos mostra que há 100 camisetas em estoque, mas na contagem apareceram 95, há cinco itens que precisam ser encontrados e/ou justificados.

Nem sempre isso quer dizer que produtos foram extraviados.

Por exemplo, um caso pode ser a falta de baixa no sistema de um produto recentemente vendido. Logo, o item sai do estoque, mas aparece como disponível para quem consulta o sistema.

De forma geral, o inventário serve para entender o que uma empresa possui, desde matérias-primas até produtos acabados e prontos para venda. 

Fazer inventários de estoque pode dar a uma organização à visão sobre o número e os tipos de produtos disponíveis para venda e garantir que suas prateleiras estejam abastecidas com seus itens mais populares. 

Avaliar o valor dos inventários de estoque é uma parte importante na reserva de orçamento para remessas novas e recebidas — afinal, ter suprimentos suficientes é a meta principal nas operações de varejo.

Outro objetivo desta ferramenta comercial indispensável é proporcionar transparência na quantidade e no custo dos itens no estoque de uma loja. 

O inventário analisa o estoque atual e calcula o valor dessa participação no patrimônio como um todo. 

O processo deve ser conduzido periodicamente ao longo do ano, seja de forma mensal, trimestral ou anual, para que as empresas tenham sempre uma conta precisa de suas mercadorias à mão. 

Em resumo, ter o hábito de fazer um inventário regularmente é uma ótima maneira para as empresas continuarem no caminho de sucesso.

Quais são as vantagens de adotar esse processo na empresa?

Sem sombra de dúvidas a principal vantagem do processo de inventário é ter o controle fino das entradas e saídas do estoque, e isso vem acompanhado de vários outros benefícios.

Com a melhoria na gestão de estoque, o proprietário terá uma visão mais ampla do processo de cadeia de suprimentos, podendo otimizar os indicadores ao longo do processo.

O atendimento ao cliente também se beneficia, já que as entregas passam a ser mais ágeis e com menos incidência de erros, garantindo um alto nível de OTIF.

A cada realização de inventário é possível tirar insights para aprimorar os processos que em última análise culminam em redução de desperdícios e de custos operacionais.

Para fechar, outra grande vantagem do processo é que ele envolve também a organização e conferência de documentos fiscais, o que mantém seu negócio dentro do que cobra a legislação tributária.

Quais são os tipos de inventário de estoque?

Uma vez entendida a importância e as vantagens de um processo de inventário de estoque, agora podemos partir para a explicação dos tipos.

Sim, existem várias estratégias que uma empresa pode adotar na hora de buscar este controle de mercadorias.

Não tem jeito certo ou errado, tudo vai depender das necessidades da sua empresa e da quantidade de produtos estocados.

Por exemplo, operações de varejo demandam uma frequência maior de checagem, enquanto as atividades de prestação de serviços têm menos itens armazenados.

A seguir, veremos os principais tipos de inventário e suas aplicações práticas.

1. Inventário de estoque rotativo/cíclico;
2. Inventário periódico;
3. Inventário permanente;
4. Inventário dinâmico ou parcial;
5. Inventário geral.

1. Inventário de estoque rotativo/cíclico

No modelo cíclico, a conferência dos produtos e insumos é feita em períodos pré-determinados.

Neste caso, a frequência é determinante e pode ser feita considerando a rotatividade de determinados produtos ou volume de itens.

Pode ser feito diariamente, semanalmente ou mensalmente, e tudo vai depender da quantidade e rotatividade dos produtos.

Por exemplo, supermercados vão ter uma alta rotatividade nos bens de consumo, portanto é preciso fazer um inventário diário para não perder o controle.

Já no inventário rotativo, a contagem de itens é feita de maneira mais simplificada, apenas para ter uma noção geral do que há em estoque.

Costuma ser aplicado em conjunto com o modelo cíclico para melhores resultados. 

2. Inventário periódico

Esse modelo de inventário tem como característica a realização sem depender de um período pré-estabelecido.

Em outras palavras, a empresa pode fazê-lo em momentos que coincidem com o fechamento de períodos fiscais.

Portanto, pode ser feito no fim do mês, trimestralmente ou em qualquer intervalo que o gestor julgar conveniente para a operação.

É altamente recomendável para empresas de pequeno porte que preferem operar com estoque baixo, sendo uma forma de se antecipar para atender à previsão de demanda.

A maior vantagem é ter um acompanhamento próximo da situação de estoque, o que facilita o inventário geral posteriormente.

3. Inventário permanente

O inventário permanente depende de uma tecnologia robusta com ferramentas de automação para funcionar de forma eficaz.

Isso porque, neste modelo, todas as movimentações de produtos são cadastradas em tempo real, fazendo com que o estoque físico sempre esteja em concordância com as informações do sistema.

Por ser um processo contínuo, é necessária muita atenção a cada movimentação, além claro, de um software completo para gestão de estoque.

4. Inventário dinâmico ou parcial

Aqui, temos mais um modelo que é muito aplicado em varejo, pois é utilizada uma contagem parcial, de itens com mais volume de vendas em maior frequência.

Convenhamos que é muito mais fácil ter controle de produtos que têm menor saída, enquanto aqueles que passam por maiores movimentações podem gerar confusão na contagem.

Também é um tipo de inventário ideal para operações que utilizam produtos perecíveis, como o setor alimentício, já que é preciso controlar também as datas de vencimento.

Isso ajuda a evitar desperdícios e também a ter um melhor controle de itens que são mais relevantes para o faturamento do negócio.

5. Inventário geral

Por fim, temos a modalidade mais simples de contagem de produtos e insumos, e consiste basicamente em levantar tudo da estrutura da empresa.

É o tipo de processo muito utilizado ao fazer uma avaliação da empresa, determinante para entender o patrimônio real de uma instituição.

Além dos produtos e matérias-primas, esse processo vai contabilizar os móveis, imóveis, maquinários, ferramentas e tudo mais que a operação utilize no dia a dia.

Também é uma boa forma de avaliar quais itens estão ociosos dentro da empresa, o que pode liberar espaço de armazenamento e deixar o estoque mais enxuto.

Quando fazer um inventário de estoque?

No mundo ideal, toda empresa deveria estar no modelo de inventário permanente, mas nem sempre há viabilidade para tal.

Porém, o negócio tende a apresentar sinais da necessidade de um inventário com urgência, por isso o gestor precisa estar muito atento para realizá-lo.

A seguir vamos apontar quais são alguns desses sinais.

Extravios de produtos e insumos com frequência

Nem sempre itens são extraviados por atos de má fé, muitas vezes basta uma desorganização no estoque para que produtos sejam perdidos.

Algumas operações trabalham com uma margem de perdas que contabiliza isto, mas quando há uma frequência nesses acontecimentos, o problema passa ser maior.

Nesses momentos fazer um inventário é providencial para encontrar onde estão ocorrendo os extravios e o que fazer para mitigá-los. 

Excesso de mercadorias encalhadas

Falamos um pouco sobre a ociosidade de produtos em estoque que podem ser uma despesa totalmente desnecessária.

Muitas vezes os setores de compras adquirem insumos que acabam não sendo utilizados e os itens ficam apenas ocupando espaço.

Garantir a alta rotatividade dos produtos é importante, e ao notar mercadorias que estão paradas a muito tempo, um inventário se faz necessário.

Após atualizar essas informações fica mais fácil de fazer o descarte de itens não utilizados, e assim manter o estoque equilibrado. 

Entregas em atraso por falta de produtos

Um dos indicadores mais importantes para o sucesso de uma operação logística é a taxa de entregas dentro do prazo.

Toda a mobilização dos integrantes da cadeia de suprimentos é para garantir isso, e dentre todos os fatores que ocasionam atrasos, a falta de produtos é a mais problemática.

Quando isso acontece escancara uma falha no estoque e mostra que é preciso aplicar um inventário o quanto antes.

Compras imprecisas  

As produções de uma empresa podem mudar de forma sazonal ou conforme a demanda, e por vezes isso não é percebido rapidamente pelo setor de compras.

Isso faz com que inúmeros insumos sejam adquiridos, porém não utilizados, e se há um acúmulo é preciso um inventário para reorganizar a situação.

Também é importante otimizar o setor de compras, pois além deste acúmulo de itens não utilizados pode ocorrer a necessidade de compras de urgência, onde as condições são sempre desfavoráveis para o comprador.

Portanto, fazer o inventário não é importante apenas para o controle do estoque mas para eficiência de toda operação.

Quem faz inventário de estoque?

Via de regra, o inventário precisa ser conduzido pelo estoquista ou gerente de estoque caso a empresa tenha um.

Na prática, vemos muitos negócios que mobilizam outros setores na hora de executar o processo para agilizar a contagem.

A princípio, isso pode parecer positivo, mas na prática é contraproducente.

Colaboradores de outras áreas não estão familiarizados com as dinâmicas da armazenagem e, por isso, podem levar mais tempo para encontrar itens e até desorganizar a disposição criando problemas posteriores.

Por isso, a recomendação é determinar os períodos de inventário baseando se pelo volume de itens para que não seja preciso mobilizar toda empresa para sua execução.

Como fazer um inventário de estoque? 

Em essência, o inventário de estoque serve para contabilizar todos os produtos físicos e verificar se a informação bate com o que está no sistema.

Para além disso, é preciso determinar quais produtos estão em trânsito, quais estejam defeituosos, extraviados e assim por diante.

Acompanhe as etapas para realização do inventário.

Determine a periodicidade da análise

Cada operação vai demandar necessidades distintas e a periodicidade deve ser determinada da forma que seja mais conveniente para a operação.

Quanto maior a distância entre os inventários, mais chances de erros na contagem, por isso uma média interessante é fazer inventários semestrais.

Há empresas que utilizam o modelo anual, porém executam inventários parciais ou rotativos ao longo do ano para facilitar o levantamento final.

Defina dias e horários para fazer o inventário

O momento de fazer a contagem de fato precisa ser planejado para que a equipe responsável possa focar 100% na atividade.

Escolha uma data em que não haja tanto movimento para que isso não impacte na produtividade do negócio.

Lembrando que durante o período de inventário não será possível fazer movimentações de mercadorias, então escolha um momento em que essa pausa possa ser feita sem impactar a operação.

Organize o armazém

Com uma data definida, o time poderá organizar o estoque antes do inventário, de forma que facilite a conferência.

Deixar o espaço organizado para trânsito dos funcionários responsáveis, separar os equipamentos de conferência e deixar tudo a vista é o caminho para um processo fluido e assertivo.

Classifique os itens

Anote todos os itens, suas características e suas posições nas prateleiras, pallets e afins, bem como suas quantidades disponíveis.

Essa etapa pode ser ainda mais ágil se houver um sistema de cadastro por código de barras, por exemplo.

Faça um detalhamento minucioso dos produtos

Depois de classificar as quantidades e suas posições, é preciso detalhar cada item, em especial aqueles que são perecíveis.

Anote número de lote, tipo de produto e sua validade para uma melhor organização.

Visualmente alguns itens podem ser semelhantes, então este detalhamento é fundamental para um controle preciso.

Identifique o seu giro de estoque

Além das quantidades e detalhes dos produtos, uma informação importante para o inventário é o giro de estoque dos itens.

Com essa informação, é possível determinar a velocidade de reposição de forma mais eficiente e assim trabalhar com um estoque mais enxuto, o que facilita a contagem de itens.

Não se esqueça de fazer a recontagem

Tem um jargão que diz “quem tem um não tem nada” e levando esse conceito para a execução do inventário, contar uma única vez é no mínimo perigoso.

Por mais que não deva haver movimentação de mercadorias durante o processo, nem sempre é possível garantir isso.

Sendo assim, fazer a recontagem é ter uma redundância de segurança que garante a assertividade da contagem.

Confira os dados no sistema de controle de estoque

Depois de todos os dados levantados e anotados, é hora de fazer o comparativo com o que há de informação no sistema.

Há softwares que fazem essa comparação em tempo real, então conforme você adiciona os dados da contagem física o sistema já compara as informações com as do sistema.

Em caso de discrepâncias é possível detectar na hora.

Como funciona um software de controle de estoque?

Um estoque é composto de muitos elementos, e dependendo da quantidade de produtos que você tem, fazer o acompanhamento preciso não é uma tarefa fácil.

A forma mais eficiente é ter um bom sistema de controle de estoque, de preferência aqueles com ferramentas automatizadas.

Automação é a chave para diminuir ou até zerar erros operacionais, portanto é um investimento indispensável para qualquer operação.

Outro ponto é buscar softwares que agregam o recurso de integrar com ERPs, assim você terá o estoque conectado aos demais setores da empresa.

Um exemplo disso é ter a previsão de demanda alinhada com as informações de estoque para que assim não haja sobras e nem falta de produtos.

Por que sua empresa precisa contar com uma solução como essa?

Este tipo de tecnologia é cada vez mais importante para os negócios, ainda mais quando a comunicação é integrada aos outros setores.

Também vale a busca por soluções que permitam uma conexão com os fornecedores, assim toda a cadeia de suprimentos pode ser otimizada.

Por exemplo, é possível automatizar para que quando determinado item estiver em baixa no estoque, o sistema já contacte o fornecedor para agilizar a reposição.

Dito isto, é importante que você busque uma plataforma que de fato ofereça todas essas ferramentas de gestão de estoque.

Sistemas de WMS da TOTVS

Agora, você viu tudo que é necessário para fazer um inventário de estoque eficiente, e ficou claro que o item mais determinante é o software de gestão.

Os sistemas de WMS da TOTVS tem todas as integrações e ferramentas que sua operação precisa para organizar o estoque.

Com eles, você moderniza o gerenciamento de armazenagem, reduz custos, melhora o rastreio das movimentações e assim poderá fazer inventários muito mais precisos.

Operadores logísticos, varejistas, atacadistas, distribuidores e vários outros setores já utilizam nossa solução e aprovam.

Conheça os detalhes dos sistemas WMS da TOTVS e adicione essa agilidade e eficiência a sua operação.

Conclusão

Como vimos, o inventário de estoque é uma operação vital para toda empresa, não importa o tamanho e atividade.

Afinal, ter um controle das mercadorias oferece muitas vantagens competitivas, além da otimização de processos e de custos.

Enfim, para fazer um controle preciso, o melhor caminho é aplicar tecnologia no seu negócio e nada melhor do que ter um líder de mercado ao seu lado.

Saiba mais sobre os sistemas WMS da TOTVS e confira todos os recursos para a gestão de estoque eficiente.

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