Inventário de estoque: entenda por que e como fazer o da sua empresa

O controle preciso de produtos e insumos se dá por meio de um bom inventário de estoque. A importância desse método é enorme para a logística, pois é ele que garante que todas as métricas aplicadas estão refletindo a realidade material da empresa.

Contar com tecnologias de gestão de estoque é imprescindível, mas, para além disso, é preciso entender bem o processo para que seja feito adequadamente.

Isso vale mais ainda se sua empresa trabalha com um mix de produtos amplo, pois existem diferenças no volume de vendas de cada item, o que pode gerar diferenças na contagem.

Neste conteúdo, você vai entender como funciona e quais os tipos de inventário de estoque que você pode — e deve — aplicar na sua operação para otimizar a gestão logística. Tenha uma boa leitura!

O que é um inventário de estoque? Para que ele serve?

O inventário de estoque é um processo de contagem física dos itens que uma empresa possui. Ele serve para garantir que os registros de estoque da empresa estejam precisos e atualizados.

Ele envolve contar todos os itens em estoque em um determinado momento e comparar esses números com os registros de estoque da empresa. 

Isso ajuda a identificar discrepâncias, como itens que estão faltando ou em excesso, em comparação com o que está registrado.

Para entender melhor, podemos pensar em uma planilha de produtos que mostra 100 camisetas em estoque, mas na contagem apareceram 95. Há cinco itens que precisam ser encontrados e/ou justificados.

Nem sempre isso quer dizer que produtos foram extraviados.

Por exemplo, um caso pode ser a falta de baixa no sistema de um produto recentemente vendido. Logo, o item sai do estoque, mas aparece como disponível para quem consulta o sistema.

De forma geral, então, o inventário serve para entender o que uma empresa possui, desde matérias-primas até produtos acabados e prontos para venda.

Quais benefícios essa prática traz para as empresas?

Existem vários benefícios que o inventário de estoque traz para as empresas. Mas, para reunir os principais, podemos listar 5 ganhos. São eles:

• melhor controle do estoque: o inventário permite que a empresa tenha uma visão clara do que está em estoque, nas quantidades exatas. Isso ajuda a evitar problemas de excesso ou falta, o que pode afetar as vendas e a lucratividade;
• redução de custos: ele ajuda a diminuir custos, pois permite que a empresa tome decisões informadas sobre compras e vendas. Por exemplo, se o negócio perceber que tem um excesso de estoque de um determinado item, pode comprar menos;
• precisão nas informações: o inventário de estoque ajuda a garantir que as informações sobre o estoque estejam precisas e atualizadas. Isso é importante para evitar problemas com a contabilidade, fiscalização e auditoria.
• melhor atendimento ao cliente: com um inventário preciso, a empresa pode garantir que tenha produtos suficientes para atender à demanda. Isso ajuda a evitar atrasos nas entregas e problemas com clientes insatisfeitos;
• planejamento de produção: ele ajuda a empresa a planejar com base na demanda real dos clientes. Isso pode ajudar a evitar itens desnecessários e a garantir que a produção esteja alinhada com as necessidades do mercado.

Quando fazer um inventário de estoque?

O inventário de estoque sempre deve ser feito por uma empresa, de maneira frequente — seja mensal, trimestral ou anual. Além disso, algumas situações podem gerar a sua necessidade, como:

• mudança de sistema de gestão;
• início ou fim de contrato;
• antes ou após um período de pico de vendas;
• extravios de produtos e insumos constantes;
• excesso de mercadorias encalhadas;
• entregas em atraso por falta de produtos.

O inventário de estoque acontece em diferentes momentos, dependendo das necessidades e políticas da empresa. No entanto, é importante que ele sempre seja feito, mesmo que em frequências distintas.

Quais são os tipos de inventário de estoque?

Existem várias estratégias que uma empresa pode adotar na hora de buscar este controle de mercadorias.

Não existe jeito certo ou errado. Tudo vai depender das necessidades da sua empresa e da quantidade de produtos estocados.

Por exemplo, operações de varejo demandam uma frequência maior de checagem, enquanto as atividades de prestação de serviços têm menos itens armazenados.

Vamos entender, então, quais modelos existem? São eles:

1. Geral;
2. Dinâmico ou parcial;
3. Cíclico;
4. Periódico;
5. Estoque anual.

A seguir, vamos apresentar melhor cada um deles!

Geral

O inventário geral é aquele que consiste em levantar tudo da estrutura da empresa. Ele serve para fazer uma avaliação da empresa e entender o patrimônio real de uma instituição.

Além dos produtos e matérias-primas, esse processo vai contabilizar os móveis, imóveis, maquinários, ferramentas e tudo mais que a operação utilize no dia a dia. É como se fosse um grande panorama da empresa.

Ele é útil para avaliar quais itens estão ociosos dentro da empresa, o que pode ajudar a liberar espaço de armazenamento e deixar o estoque mais enxuto.

Dinâmico ou parcial

Esse é um tipo de inventário que conta apenas uma parte do estoque de cada vez. É uma forma de dividir o inventário em partes menores e realizar a contagem ao longo do tempo, sem precisar parar as operações da empresa.

Ele funciona como uma conferência setorizada. No geral, esse tipo de inventário é ideal para produtos que têm um grande volume de vendas e que demandam um acompanhamento mais específico.

Também pode ser ideal para operações que utilizam produtos perecíveis, como o setor alimentício, já que é preciso controlar também as datas de vencimento.

Rotativo

Esse inventário ocorre regularmente em ciclos, geralmente em um período curto, como semanal ou mensal. Neste caso, a frequência é determinante e pode ser feita considerando a rotatividade de determinados produtos ou volume de itens.

Também chamado de cíclico, ele serve para manter um controle constante sobre o estoque e identificar problemas de forma mais rápida.

Por exemplo, supermercados vão ter uma alta rotatividade nos bens de consumo. Portanto, é preciso fazer um inventário diário para não perder o controle.

Periódico

Diferentemente do cíclico, o inventário periódico não depende de um período pré-estabelecido. Ele serve para facilitar o acompanhamento próximo da situação do estoque.

A empresa pode fazê-lo, por exemplo, em momentos que coincidem com o fim de temporadas. Mas quem define o intervalo de tempo é o gestor, de acordo com a conveniência do negócio.

Pode ser muito interessante para empresas de pequeno porte que preferem operar com estoque baixo. Isso ajuda a empresa a se antecipar para atender à previsão de demanda.

Estoque anual

O inventário de estoque anual é um tipo de inventário que é realizado uma vez por ano, geralmente no final do período fiscal. É uma forma de fechar as contas e preparar-se para a auditoria, além de garantir que o estoque esteja correto para o próximo ano.

Este tipo de inventário é comum em empresas maiores, pois permite que elas verifiquem a precisão de seu balanço de estoque. 

Ele também pode ser uma ferramenta importante para acompanhar as tendências de vendas e entender quais produtos são mais populares.

Como fazer um inventário de estoque?

Fazer um inventário de estoque é importante para manter o controle sobre o que está disponível em seu negócio e para identificar possíveis problemas de gerenciamento. 

Aqui estão alguns passos sobre como fazer um inventário de estoque:

1. Atente-se à escolha da data;
2. Organize o espaço;
3. Categorize e codifique os itens;
4. Defina seu método de contagem e seja minucioso;
5. Use a tecnologia como aliada.

A seguir, vamos entender melhor cada um desses pontos!

Atente-se à escolha da data

O momento de fazer a contagem sempre precisa ser planejado para que a equipe responsável possa focar 100% na atividade.

É importante escolher uma data para realizar o inventário, de preferência em um momento em que seja estratégico. Por exemplo, pode ser bom escolher uma data em que não haja tanto movimento.

Afinal, durante o período de inventário não será possível fazer movimentações de mercadorias. Logo, para que isso não impacte na produtividade do negócio, uma data em que a entrada e saída são mais fracas acaba sendo mais inteligente.

Organize o espaço

O espaço onde a contagem acontece precisa de organização. Itens fora do lugar e sujeira, naturalmente, atrapalham o processo. Logo, quando se organiza, é possível ter mais agilidade e precisão na identificação dos itens que precisam ser contados.

É necessário verificar todas as mercadorias e materiais disponíveis para venda ou usados na produção. Como também há uma data definida, fica mais fácil se preparar para isso.

Além disso, vale selecionar uma área específica para o inventário e garantir que o estoque em contagem se localize somente nessa área. Isso pode ajudar a evitar erros de contagem e garantir que todos os itens sejam contados.

Categorize e codifique os itens

Complementando a organização, você não pode deixar de se preocupar com a categorização e a codificação dos itens. 

O ideal é anotar todos eles, suas características e suas posições nas prateleiras, pallets e afins, bem como suas quantidades disponíveis.

Crie categorias também com base no tipo de produto, como alimentos, produtos de limpeza, roupas, eletrônicos, entre outros. Ao fazer isso, certifique-se de que todas as categorias estejam claramente definidas e que não haja sobreposição entre elas.

Essa etapa pode ser ainda mais ágil se houver um sistema de cadastro. Se cada item tem seu próprio código de identificação, o que pode ser feito por meio de códigos de barras, QR codes ou mesmo simples etiquetas, a busca é muito mais rápida.

Defina seu método de contagem e seja minucioso

Depois de categorizar e criar um método de identificação, é preciso detalhar cada item, em especial aqueles que são perecíveis, para a contagem.

Independentemente do método, é importante que seja minucioso. Isso significa verificar cada produto e quantidade contando fisicamente ou usando um sistema de rastreamento.

Visualmente, alguns itens podem ser semelhantes, então, este detalhamento é fundamental para um controle preciso. Logo, anote número de lote, tipo de produto e sua validade para uma melhor organização.

Neste contexto, é primordial que os responsáveis registrem quais produtos estão nas prateleiras e qual a quantidade disponível de cada um. Na contagem, garanta que ela seja feita mais de uma vez também.

Use a tecnologia como aliada

Empresas que não usam tecnologia no inventário de estoque têm muito a perder. Ela tem um papel primordial no processo: garantia.

Por isso, depois de todos os dados levantados e anotados, é hora de fazer o comparativo com o que há de informação no sistema.

Há softwares que fazem essa comparação em tempo real, então, conforme você adiciona os dados da contagem física, o sistema já compara as informações com as que têm registradas.

Em caso de discrepâncias, é possível detectar na hora. Automação é a chave para diminuir ou até zerar erros operacionais, portanto, é um investimento indispensável para qualquer operação.

A dica é sempre apostar em softwares que agregam o recurso de integrar com ERPs, assim, você terá o estoque conectado aos demais setores da empresa.

Tecnologias TOTVS Varejo

As tecnologias TOTVS Varejo são as mais completas para fazer seu negócio vender. Com elas, você consegue acompanhar de perder o inventário do estoque e ter muito mais controle e organização.

Nossos sistemas e aplicações permitem o acompanhamento tanto de estoque quanto de pedidos, dando agilidade na frente de caixa e entregando informações cruciais para a tomada de decisão sobre promoções, campanhas e tudo que ajude a vender mais.

Seja seu negócio uma pequena loja, um grande negócio de varejo ou até mesmo uma rede de franquias espalhadas em diversos lugares — nossas tecnologias são capazes de se adaptar a qualquer demanda.

Elas crescem junto com você e preparam seu varejo para satisfazer as necessidades do seu mercado.

Milhares de estabelecimentos no Brasil são gerenciadas por soluções da maior tecnologia do Brasil. Descubra mais sobre as tecnologias TOTVS Varejo!

Conclusão

Identificar, quantificar e avaliar todos os itens em estoque é a principal função de um inventário de estoque. Com esta ferramenta, você tem controle total sobre as suas mercadorias.

Como falamos, ela pode ajudar as empresas a planejarem a produção com base na quantidade de produtos disponíveis. É isso que garante a manutenção de produtos suficientes para atender à demanda dos clientes.

Nesse processo de montagem do inventário, é preciso se atentar à data, espaço, categorias e contagem, mas, principalmente, às tecnologias. São elas que vão dar o apoio para agilizar o processo e permitir que o negócio venda mais.

Quer continuar aprendendo sobre estoque e varejo? Leia também sobre controle de alimentos!