Como participar de licitações: passo a passo para empresas

Vender para o governo pode parecer um processo burocrático e inacessível à primeira vista, mas, na prática, é uma grande oportunidade de expansão para empresas de todos os tamanhos. Em 2023, as compras públicas do Brasil  movimentaram R$ 258 bilhões.

Participar de licitações significa disputar contratos com garantia de pagamento, maior previsibilidade e possibilidade de crescimento sustentável, principalmente para negócios que buscam diversificar sua cartela de clientes.

Mas, afinal, como participar de licitações? O que a empresa precisa saber para dar os primeiros passos?

Aqui neste conteúdo, você vai saber onde encontrar oportunidades, como começar a vender para o governo e quais ferramentas podem facilitar a sua entrada nesse mercado. Boa leitura!

O que são licitações?

Licitações são processos formais utilizados por órgãos públicos para contratar bens e serviços ou realizar alienações. Regidas atualmente pela Lei nº 14.133/2021, também conhecida como Nova Lei de Licitações e Contratos, elas garantem transparência, isonomia e eficiência nas contratações públicas.

Em termos práticos, é por meio das licitações que prefeituras adquirem uniformes escolares, que o governo federal adquire softwares de gestão, ou que uma secretaria estadual contrata serviços de manutenção, por exemplo. A lógica central é permitir que diferentes empresas apresentem suas propostas e, com base em critérios objetivos (como preço, qualidade e prazos), o poder público escolha a melhor.

Além das compras, o processo licitatório também pode incluir vendas públicas, como no caso de leilões de veículos apreendidos ou imóveis desativados.

Entre as modalidades mais conhecidas de licitações estão:

• pregão eletrônico: voltado à aquisição de bens e serviços comuns;
• concorrência: usada para contratações de maior complexidade e valor;
• leilão: aplicável à venda de bens públicos;
• concurso: voltado à escolha de trabalhos técnicos, científicos ou artísticos;
• diálogo competitivo: indicado para demandas inovadoras ou de alta complexidade.

Todas essas modalidades seguem ritos definidos na lei, e a participação empresarial depende do cumprimento de exigências específicas previstas nos editais.

A licitação é obrigatória?

A licitação é obrigatória para a grande maioria das compras públicas, com exceções previstas legalmente em casos de dispensa ou inexigibilidade, como situações emergenciais ou ausência de concorrência de mercado. 

Documentação necessária para participar de licitações

Para participar de licitações, a empresa precisa estar regularizada, documentada e preparada para atender às exigências da administração pública. 

A Nova Lei de Licitações (Lei nº 14.133/2021, art. 62) estabelece quatro grandes categorias de documentos empresariais obrigatórios.

Habilitação jurídica

Serve para comprovar a constituição legal da empresa e sua existência formal. Isso inclui documentos como:

• Contrato social e alterações contratuais;
• CNPJ;
• registro comercial ou ato constitutivo (a depender da natureza jurídica da empresa).

Regularidade fiscal e trabalhista

Esses documentos mostram que a empresa está em dia com suas obrigações legais. Isso inclui certidão negativa de débitos com:

• Receita Federal e Dívida Ativa da União;
• Previdência Social (INSS);
• Caixa Econômica Federal (FGTS);
• Fazenda Estadual e Municipal;
• Justiça do Trabalho.

Qualificação Técnica

São documentos que comprovam que a empresa tem competência e experiência para executar o objeto da licitação. A depender do edital, pode incluir:

• atestados de capacidade técnica emitidos por clientes anteriores;
• registro em conselhos profissionais;
• comprovação de estrutura técnica, equipamentos ou pessoal especializado.

Qualificação econômico-financeira

Demonstra que a empresa tem saúde financeira para executar o contrato. Isso pode envolver:

• Balanço Patrimonial dos últimos exercícios;
• certidão negativa de falência ou recuperação judicial;
• índices financeiros exigidos pelo edital.

Além disso, em muitas licitações é solicitado o cumprimento do disposto no art. 7º, inciso XXXIII da Constituição Federal, que trata da proibição de trabalho de menores de idade em condições proibidas por lei. Isso é geralmente comprovado com uma declaração simples.

Outro ponto importante é que os documentos exigidos podem variar conforme o objeto da licitação e a modalidade adotada. Por isso, ler atentamente o edital é essencial. 

Cadastramento da empresa nos órgãos públicos

Para participar de licitações, não basta apenas reunir os documentos exigidos: é necessário também que a empresa esteja previamente cadastrada em sistemas oficiais. Esse passo garante mais agilidade nas disputas e é exigido por diversos órgãos públicos.

Atualmente, o principal sistema utilizado em nível nacional é o Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores (SICAF), mas existem outras plataformas em nível estadual e municipal que também podem ser relevantes, dependendo do tipo de licitação que sua empresa deseja disputar.

Saiba mais sobre o SICAF

O SICAF é a plataforma oficial do Governo Federal para cadastro de fornecedores. Empresas interessadas em participar de licitações promovidas por órgãos federais devem se cadastrar por lá.

O cadastro é gratuito e pode ser feito totalmente online, por meio do Portal Gov.br.

O processo é feito em etapas e exige o envio dos documentos de habilitação jurídica, regularidade fiscal e trabalhista, qualificação técnica e econômico-financeira, como mencionado anteriormente.

Após a aprovação, o cadastro fica ativo por um ano, sendo necessário mantê-lo atualizado.

Conheça o Portal de Compras Públicas

Prefeituras e pequenas autarquias também usam muito o Portal de Compras Públicas, que é uma alternativa aos sistemas próprios do estado ou do município. O portal é uma plataforma independente e gratuita que conecta empresas a oportunidades reais de venda para o setor público.

Além de realizar o cadastro, o Portal oferece treinamentos, suporte e avisos de novas licitações por segmento e região, facilitando a vida de empresas que estão começando.

Como encontrar oportunidades de licitação?

Para encontrar boas oportunidades de licitação é preciso ter estratégia, foco no segmento e o hábito de monitorar canais oficiais de forma regular.

Felizmente, existem diversas ferramentas e portais que facilitam essa busca, especialmente para empresas que estão começando a vender para o setor público. Conheça as principais!

Portais oficiais de compras públicas

A maioria das licitações promovidas por órgãos públicos é divulgada em plataformas oficiais. Alguns dos principais portais são:

• Portal de Compras do Governo Federal: reúne licitações promovidas por ministérios, autarquias e instituições da administração pública federal;
• Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP): unifica informações sobre editais, contratos e resultados de processos licitatórios realizados por órgãos de todo o país;
• portais estaduais e municipais: cidades e estados costumam ter plataformas próprias para lançar editais. 

Portais privados e especializados

Além dos canais públicos, existem plataformas privadas que reúnem milhares de editais, muitas vezes com filtros inteligentes e funcionalidades adicionais, como avisos por e-mail e alertas por segmento:

• Portal de Compras Públicas: plataforma gratuita que conecta empresas a editais de prefeituras e pequenos órgãos públicos;
• Licitações-e (Banco do Brasil): bastante usado por instituições financeiras, prefeituras e autarquias.

Como se preparar para disputar uma licitação?

Para participar de uma licitação, é preciso se preparar de forma estratégica, garantir que a documentação esteja em ordem e compreender cada etapa do processo. 

As empresas que se antecipam, dominam os detalhes do edital e organizam seus recursos com antecedência têm muito mais chances de sucesso nas disputas públicas.

A seguir, confira as nossas dicas de como se preparar para participar de uma licitação!

Leia o edital com atenção total

O edital é o documento que rege a licitação. Nele estão as regras do jogo: prazos, exigências, critérios de julgamento e documentação necessária. 

Muitas empresas são desclassificadas por erros simples, como não atender a uma cláusula específica ou deixar de enviar um anexo obrigatório. Por isso:

• leia o edital inteiro, com calma;
• destaque os principais pontos, como prazos e documentos obrigatórios;
• se possível, conte com apoio jurídico ou de uma consultoria especializada.

Monte um checklist de documentos e prazos

Organização é essencial. Após a leitura do edital, o ideal é montar um checklist com todos os documentos exigidos e suas respectivas datas de entrega. Isso evita correrias de última hora e garante que nada seja esquecido. 

Ter esse checklist salvo e atualizado a cada licitação facilita muito o processo, especialmente para empresas que participam com frequência.

Verifique a viabilidade da proposta

Antes de decidir participar de uma licitação, avalie se sua empresa está preparada para cumprir todos os requisitos técnicos e financeiros do edital. Isso inclui:

• conseguir entregar o produto ou serviço no prazo exigido;
• manter a qualidade e condições prometidas;
• garantir margem de lucro com o valor proposto.

Lembre-se: oferecer um preço muito baixo pode até garantir a vitória no edital, mas pode comprometer sua operação ou gerar prejuízos se não for bem calculado. Por isso, analise cuidadosamente os custos antes de formalizar sua proposta.

Capacite a equipe responsável

Designar profissionais específicos para cuidar das licitações é um diferencial para a sua empresa. Esses profissionais devem conhecer a legislação, saber interpretar editais e acompanhar todas as fases do processo com rigor. Em muitas empresas, esse time fica dentro do setor comercial ou jurídico.

Além disso, vale a pena investir em treinamentos e cursos sobre a Nova Lei de Licitações, modalidades, sistemas eletrônicos e boas práticas de participação.

Prepare uma proposta técnica e comercial atrativa

Em licitações que envolvem critérios técnicos (como qualidade, inovação, metodologia) é importante investir em uma proposta bem estruturada, que evidencie a experiência da empresa e os diferenciais da oferta. Já na parte comercial, além do preço competitivo, apresentar uma proposta clara, com linguagem objetiva e sem erros, aumenta a credibilidade.

Simplifique o processo com o Licitações by Portal de Compras Públicas TOTVS

Participar de licitações pode ser uma grande oportunidade de crescimento, mas também traz desafios operacionais: são documentos, prazos, exigências legais e a necessidade constante de monitorar oportunidades em diferentes plataformas.

Para simplificar esse processo, a TOTVS oferece o Licitações by Portal de Compras Públicas, uma solução desenvolvida para ajudar sua empresa em todas as etapas — da identificação de oportunidades até a gestão do contrato.

Com essa ferramenta, sua empresa pode:

• automatizar a busca por editais que sejam relevantes para o seu segmento e região;
• organizar e gerenciar documentos com mais segurança e agilidade;
• acompanhar prazos críticos e status de cada processo, reduzindo o risco de perder oportunidades por desatenção;
• integrar a gestão de licitações ao seu ERP TOTVS, centralizando todas as informações comerciais e administrativas;
• contar com assessoria jurídica especializada, atualizada com as normas legais vigentes.

Vender para o setor público pode trazer grandes oportunidades

Participar de licitações não precisa ser um processo complicado ou burocrático demais. Ao longo deste guia, mostramos que, com a documentação certa, um bom planejamento e o acompanhamento regular dos editais, qualquer empresa pode se tornar uma fornecedora qualificada para o setor público — independentemente do seu tamanho.

Além de representar uma fonte de receita estável, vender para órgãos governamentais pode fortalecer a reputação da sua empresa e abrir portas para novos contratos de longo prazo. No entanto, o sucesso nesse mercado exige método, atenção aos detalhes e, principalmente, o uso das ferramentas certas.

Automatizar rotinas, manter a equipe atualizada e contar com soluções que integrem tecnologia e inteligência jurídica pode ser o diferencial entre apenas disputar e realmente vencer processos licitatórios.

Gostou do artigo? Então que tal conferir o nosso conteúdo sobre assinaturas digitais? Esse conhecimento é essencial para quem lida com documentos eletrônicos em licitações!