Documentos empresariais: 9 tipos e como organizá-los

Quantos tipos de documentos empresariais passam por você diariamente? 

Essenciais para o funcionamento de qualquer negócio, eles registram informações, operações, obrigações e direitos da empresa, e garantem a segurança jurídica e fiscal das relações. 

Mesmo diante dessa importância, vemos gestores negligenciando a gestão documental na organização. 

Dentre os prejuízos sofridos com um gerenciamento ineficaz, destaca-se o risco à segurança da informação, que pode causar sanções da LGPD.

Por isso, resolvemos abordar o tema para você ficar por dentro das principais perguntas: o que são documentos empresariais? Qual a sua importância? Como organizá-los e armazená-los?

Confira!

O que são documentos empresariais?

Documentos empresariais são todos aqueles que comprovam a existência, a identidade, a atividade, as operações e a situação da empresa perante os órgãos públicos, os clientes, os fornecedores, os funcionários e a sociedade em geral. 

Ou seja, são arquivos relacionados à autorização de funcionamento de uma organização e que representam o cotidiano do negócio. 

Eles podem ser de natureza jurídica, fiscal, contábil, trabalhista, comercial ou administrativa, dependendo do seu conteúdo e finalidade.

Se pensarmos nos tipos de documentos empresariais, exemplos não faltam. Podemos classificá-los em três categorias, de acordo com o seu grau de importância:

• Documentos constitutivos: formalizam a criação da empresa, como o contrato social, o CNPJ e o alvará de funcionamento.
• Documentos operacionais: registram as transações e as operações da empresa, como as notas fiscais, os contratos empresariais e os registros contábeis.
• Documentos comprobatórios: comprovam o cumprimento das obrigações legais e fiscais da empresa, como os registros tributários e previdenciários, os comprovantes médicos e de segurança no trabalho e as certidões negativas.

Qual a importância dos documentos empresariais?

Os diversos tipos de documentos administrativos, tributários, jurídicos e de outra natureza têm uma grande importância para o sucesso de qualquer negócio. Eles servem para:

• Manter altos níveis de segurança e transparência nos processos internos;
• Auxiliar na tomada de decisões estratégicas e na elaboração de planejamentos e metas;
• Demonstrar a credibilidade da empresa perante o mercado e fortalecer a sua imagem e reputação;
• Comprovar a legalidade da organização e evitar multas, penalidades e sanções dos órgãos fiscalizadores;
• Garantir a segurança jurídica da empresa e protegê-la de possíveis ações judiciais ou reclamações trabalhistas;
• Facilitar a gestão financeira e contábil e permitir um melhor controle do fluxo de caixa, dos custos, das receitas e dos lucros.

Entendeu qual a importância dos documentos empresariais? Eles estão intrinsecamente ligados às operações de um negócio.

Para compreendê-los melhor, vamos conhecer seus principais tipos?

Quais são os principais documentos empresariais?

Existem diversos tipos de documentos empresariais que devem ser emitidos, recebidos, guardados e gerenciados pela empresa. 

A seguir, vamos listar os nove principais que você precisa conhecer:

1. Contrato Social

O contrato social é o documento que formaliza a constituição da empresa. 

Ele define o nome, o objeto social, o capital social, a forma jurídica, a divisão das cotas entre os sócios, as responsabilidades e os direitos de cada um. 

Ele deve ser registrado na Junta Comercial do estado onde a empresa está localizada e é exigido em uma série de atos de negócio, como participação em licitação e abertura de conta em banco.

2. Alvará de funcionamento

O alvará de funcionamento é o documento que autoriza a empresa a exercer a sua atividade no local escolhido. 

Ele é emitido pela prefeitura municipal após a verificação das condições sanitárias, ambientais, de segurança e de zoneamento do estabelecimento. 

Fique atento para sua renovação periódica conforme as normas municipais, se for o caso.

3. Licença de funcionamento

A licença de funcionamento atesta que a empresa cumpre as exigências legais para exercer determinada atividade. 

Ela é emitida pelos órgãos competentes de acordo com o ramo de atuação da empresa. 

Imagine que a empresa PWT constrói empreendimentos turísticos, urbanísticos e de lazer. Ela gera impacto ambiental e, portanto, precisa da licença emitida pelo órgão ambiental.

Já o grupo ACE produz e comercializa alimentos ao redor do Brasil. Sua licença de funcionamento envolve o pedido de licença da Vigilância Sanitária. 

Se a organização BRBA utiliza produtos químicos ou inflamáveis, precisa da licença do Corpo de Bombeiros.

4. Documentos do setor de RH

Dentre os diversos tipos de documentos administrativos, estão aqueles emitidos pelo setor de recursos humanos. 

Eles registram as informações e as relações trabalhistas entre a empresa e os seus funcionários. Alguns exemplos são:

• Aviso prévio;
• Recibo de férias;
• Controle de ponto;
• Folha de pagamento;
• Recibo de 13º salário;
• Registro de empregados;
• Documentos admissionais;
• Recibo de pagamento de salário;
• Termo de rescisão do contrato de trabalho;
• Relação anual de informações sociais (RAIS);
• Carteira de trabalho e previdência social (CTPS);
• Cadastro geral de empregados e desempregados (CAGED);
• Guia de recolhimento do FGTS e de informações à Previdência Social (GFIP).

5. Notas fiscais

As notas fiscais comprovam a venda de produtos ou a prestação de serviços pela empresa. 

Elas registram os dados da operação, como o valor, a quantidade, a descrição, o imposto e o destinatário. 

Elas podem ser eletrônicas (NF-e) ou físicas, dependendo do tipo e do porte da empresa. 

Em tempos de transformação digital, as organizações optam por sua versão eletrônica pela praticidade e pela otimização dos processos.

6. Registros tributários e previdenciários

Os registros tributários e previdenciários são os documentos que comprovam o pagamento dos impostos, das contribuições e das taxas pela empresa. 

Eles incluem:

• Guia de recolhimento do ISS;
• Guia da previdência social (GPS);
• Guia de recolhimento do FGTS (GRF);
• Declaração do simples nacional (DASN);
• Declaração de imposto de renda da pessoa jurídica (DIPJ);
• Declaração de contribuições e tributos federais (DCTFWeb);
• Declaração de débitos e créditos tributários federais (DCTF);
• Guia nacional de recolhimento de tributos estaduais (GNRE).

7. Registros contábeis

Os registros contábeis demonstram a situação patrimonial, financeira e econômica da empresa. 

Além dos livros (livro diário, razão e caixa), temos ainda o balanço patrimonial e as demonstrações (demonstração do resultado do exercício – DRE; demonstração dos fluxos de caixa – DFC; e demonstração das mutações do patrimônio líquido – DMPL).

Essenciais para a legalidade das operações realizadas e da gestão financeira, também contribuem para o monitoramento do crescimento do negócio.

8. Contratos de prestação de serviços

Os contratos de prestação de serviços são os documentos que formalizam a relação entre a empresa e os seus clientes, fornecedores, parceiros ou terceirizados.

Eles estabelecem as condições, as obrigações, os direitos e as responsabilidades das partes envolvidas na prestação ou na contratação de um serviço específico.

9. Comprovantes médicos e de segurança no trabalho

Por fim, temos os comprovantes médicos e de segurança no trabalho, que comprovam que a empresa cumpre as normas de saúde e segurança dos seus funcionários. 

Eles incluem:

• Atestado Médico Ocupacional (ASO);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Programa De Gerenciamento De Riscos (PGR);
• Programa De Prevenção De Riscos Ambientais (PPRA);
• Atestados médicos de afastamento dos trabalhadores;
• Programa De Controle Médico E Saúde Ocupacional (PCMSO);
• Laudo Técnico Das Condições Ambientais Do Trabalho (LTCAT);
• Relatórios de entrega de Equipamentos de Proteção Individual (EPI);

Aprendeu quais são os principais documentos empresariais? Então é hora de conhecer as melhores práticas para organizá-los!

Como organizar e armazenar documentos empresariais?

A organização de documentos empresariais é fundamental para facilitar o acesso, a consulta, a atualização e a preservação desses arquivos. 

Além disso, uma boa organização contribui para a otimização do espaço físico, a redução dos custos operacionais, a melhoria da produtividade e a segurança das informações.

Para organizá-los e armazená-los, é preciso seguir alguns passos:

1. Classificar por categoria, tipo, origem, destino, assunto ou data;
2. Separar os originais das cópias e dos rascunhos;
3. Fazer o descarte de documentos empresariais desnecessários ou vencidos, seguindo as normas legais e ambientais;
4. Identificar com etiquetas, códigos ou cores;
5. Ordenar em ordem alfabética;
6. Arquivar os documentos físicos em pastas, caixas, arquivos ou armários, de acordo com o seu grau de importância e frequência de uso;
7. Fazer a digitalização de documentos e armazená-los em um sistema GED ou em uma nuvem;
8. Protegê-los contra fogo, água, umidade, pragas, poeira e acesso indevido;
9. Implementar o controle de acesso ao sistema em casos de arquivos digitais;
10. Usar assinatura eletrônica para dar prioridade aos arquivos eletrônicos e facilitar sua organização;
11. Controlar o prazo de validade e o tempo de arquivamento de documentos empresariais;
12. Revisar periodicamente os arquivos e atualizá-los conforme as mudanças legais ou operacionais.

De todas essas práticas, o destaque vai para o uso da tecnologia na organização de documentos empresariais.

Dados de 2022 do Statista mostram uma previsão do valor de mercado dos sistemas de gestão de documentos em todo o mundo em 2017 e 2023. 

Em 2017, o valor de mercado foi estimado em quase US$3,6 bilhões. A expectativa é que ele chegue a quase US$6,8 bilhões até 2023.

No caso do armazenamento em nuvem, em 2022, mais de 60% de todos os dados corporativos estão armazenados na cloud. 

Em 2015, era apenas 30%, mas desde então as empresas adotaram a cloud computing na esperança de melhorar a segurança e a confiabilidade ao lado do avanço da agilidade dos negócios.

Além das boas práticas, os gestores devem conhecer as regras de descarte de documentos empresariais. E uma delas diz respeito ao tempo de arquivamento.

Qual o tempo de arquivamento de documentos empresariais?

O tempo de arquivamento de documentos empresariais varia de acordo com a sua natureza e finalidade. 

Enquanto alguns devem ser guardados por um período determinado, outros devem ser guardados permanentemente. 

É importante ficar atento às normas legais e fiscais vigentes, que podem mudar ao longo do tempo.

Mas, de forma geral, podemos seguir as seguintes orientações:

• Documentos fiscais e contábeis: 10 anos ou por tempo indeterminado (Livro diário e livro razão). 
• Documentos contratuais: 3 anos (locação de bem imóvel), 10 anos (Contrato de prestação de serviços ou de leasing) ou por tempo indeterminado.
• Documentos constitutivos:  estatuto, contrato social e alterações, e livro de acionistas devem ser guardados permanentemente, pois são a base da existência da empresa.
• Documentos trabalhistas e previdenciários:
  • 2 anos: aviso prévio, termo de rescisão etc.;
  • 5 anos: acordos de compensação de férias ou prorrogação de horas, FGTS, RAIS, CAGED, atestados médicos, recibos e outros;
  • 10 anos: PIS/Pasep, folha de pagamento, GPS etc.;
  • 20 anos: exames médicos, PPRA e outros;
  • Tempo indeterminado: livro de atas da CIPA, livros ou fichas de registro de empregados.

Para saber o tempo exato de arquivamento dos documentos empresariais, é recomendável consultar um contador ou um advogado especializado.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Uma forma de facilitar a emissão, a organização e o armazenamento dos documentos organizacionais é utilizar o TOTVS Assinatura Eletrônica. 

A solução permite ao usuário assinar digitalmente qualquer tipo de documento com validade jurídica, segurança e agilidade.

Com ela, você pode:

• Assinar contratos, propostas, termos, procurações e outros documentos com apenas alguns cliques.
• Acompanhar o status das assinaturas em tempo real.
• Integrar a solução com outros sistemas da TOTVS ou de terceiros.
• Enviar e receber documentos para assinatura por e-mail ou WhatsApp.
• Armazenar os documentos assinados em uma nuvem segura e acessível.

O TOTVS Assinatura Eletrônica é ideal para empresas de todos os portes e segmentos que querem simplificar e modernizar a gestão dos seus documentos organizacionais.

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Conclusão

Os documentos empresariais são fundamentais para o funcionamento, a segurança e o crescimento de qualquer negócio. 

Por isso, é preciso conhecer seus principais tipos e como organizá-los e armazená-los de forma eficiente e segura.

Uma boa prática é utilizar a tecnologia para aprimorar a gestão documental, com sistemas de GED, armazenamento em nuvem e assinatura eletrônica. 

Como você viu, o TOTVS Assinatura Eletrônica é uma solução que facilita a emissão, a assinatura e o armazenamento dos documentos organizacionais com validade jurídica, segurança e agilidade.

Se você ainda tem dúvidas quanto a este processo de gestão documental, confira como fazer o arquivamento de documentos da maneira correta!