Conheça a metodologia GTD para produtividade

Equipe TOTVS | GESTÃO DE NEGÓCIOS | 08 setembro, 2020

Desenvolver um planejamento e conseguir concluí-lo nem sempre é possível, por isso estamos sempre em busca de métodos que nos ajudem a ser mais organizados e produtivos. Foi assim que surgiu a metodologia GTD (Getting Things Done) que, em tradução livre, significa “fazer as coisas”.

O GTD vem sendo utilizado para que as pessoas consigam finalizar as tarefas que programaram para serem feitas naquele dia. Veja a seguir mais detalhes sobre como essa metodologia funciona para aumentar a produtividade e como você pode aplicá-la na sua empresa.

O que é e como funciona o GTD?

O método GTD consiste em tirar a sua lista de afazeres da cabeça e registrá-la em algum lugar físico, para que seja possível visualizá-la e organizá-la dentro de um cronograma. É uma forma de parar de se preocupar com a quantidade de coisas a fazer e se concentrar na execução das tarefas.

A metodologia Getting Things Done foi criada por David Allen para servir como um gerenciamento de ações e de tempo. O principal objetivo do GTD é aliviar o estresse causado pela confusão de tarefas a serem feitas, para que seja possível ter mais qualidade na execução.

Como aplicar a metodologia GTD?

Esse método de produtividade propõe registrar tudo o que precisa ser feito em algum lugar, de preferência usando uma ferramenta que permita organizar um checklist de tarefas. Assim, é possível organizar uma prioridade do que precisa ser feito primeiro. Veja a seguir algumas dicas sobre como aplicá-lo da melhor forma:

Colete as tarefas e informações

O primeiro passo é coletar todas as atividades que precisam ser executadas, além de outras informações, como ideias de projetos. É preciso registrar tudo o que vier à mente e que seja uma pendência não resolvida que poderá afetar sua produtividade no trabalho.

Registre todas essas informações em algum lugar para que estejam centralizadas. Nessa etapa, uma plataforma de colaboração ou um planner podem ajudar. O mais importante é que tudo esteja devidamente registrado e fora da mente.

Analise as tarefas

Após reunir todas as tarefas que devem ser cumpridas, o método GTD de organização propõe que seja feita uma análise para entender a prioridade de execução. Para isso, é possível classificar as tarefas em “prioridade” ou “adiável”.

Você ainda pode criar mais categorias, como “prioridade 1”, “prioridade 2”, para listar com mais eficiência quais atividades devem estar no topo da sua lista. Assim, será possível organizar melhor quais devem ser feitas primeiro.

Organize as atividades

Nessa próxima etapa da metodologia GTD é preciso separar e organizar as tarefas conforme as suas categorias de prioridade. Também é recomendável adicionar um prazo para cada atividade que deve ser feita. Uma forma de determinar quais tarefas fazer primeiro é pensar em quais irão gerar mais valor.

Para isso, leve em conta a diferença entre os itens urgentes e os realmente importantes. Desse modo, ficará mais fácil decidir as atividades que realmente são prioridade de execução.

Faça uma reflexão

O método GTD também propõe fazer uma reflexão para escolher o que você tem energia para executar imediatamente e para que a tarefa seja feita com qualidade. Esse momento também é útil para reavaliar as atividades marcadas como prioridade e entender se realmente devem ser feitas primeiro.

A reflexão pode ser feita com frequência, conforme a execução das tarefas acontece. Isso porque as prioridades podem mudar dependendo do momento da empresa. Assim, você consegue aprimorar esse sistema sempre.

Comece a execução

Por fim, após seguir por todas as etapas anteriores, basta iniciar a execução das tarefas conforme a prioridade que foi definida. É importante também evitar interrupções que quebrem o ritmo de produção, impedindo que se leve mais tempo para finalizar cada tarefa.

Com isso, o tempo de produção diminuirá e os profissionais da empresa se estressarão menos com a quantidade de trabalho. Estabelecer um fluxo organizado de trabalho pode gerar mais produtividade e, inclusive, aumentar a qualidade das tarefas executadas.

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Como a tecnologia pode ajudar na produtividade?

Neste artigo, pudemos ver que o uso da metodologia GTD pode ser muito benéfico para aumentar a produtividade da sua empresa e aliviar o nível de estresse dos profissionais.

E para potencializar os resultados, é possível investir em tecnologia. O sistema de gestão empresarial otimiza os processos da empresa por meio da automatização de processos. Com ele, é possível centralizar todas as atividades da companhia, o que dá mais controle ao gestor sobre as tarefas executadas.
Desde setores como o de recursos humanos, o financeiro e até o setor fiscal, é possível implementar essa tecnologia para aprimorar a comunicação interna e a troca de dados. Conheça mais sobre as vantagens desse software de gestão e veja quais outros benefícios pode proporcionar para o seu negócio!

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