Sistema de gestão integrada: troque informações de forma eficiente

Com a evolução da tecnologia e a mudança nos modelos de gestão, os dados e as informações se tornaram ativos da mais alta importância dentro das companhias.

Hoje, grande parte das decisões são tomadas com base em estatísticas, análises numéricas e informações do mercado, trazendo uma roupagem mais precisa e uma visão mais holística do negócio e do cenário no qual se insere.

Nesse contexto, os sistemas de gestão integrada despontam como ferramentas indispensáveis para os líderes empresariais.

Por meio desse tipo de tecnologia, é possível não só centralizar as informações da companhia, mas também aumentar a visibilidade sobre os negócios, reduzir as perdas e melhorar o seu desempenho, colocando os diferentes setores em único eixo: o do crescimento estratégico.

Sabendo da importância do tema, preparamos este artigo para mostrar a você como um sistema de gestão integrada pode otimizar as operações de uma organização, permitindo uma melhor comunicação interna, análise crítica e tomada de decisão.

Continue a leitura para entender mais!

O objetivo da empresa ao contratar um ERP

Ao recorrer ao uso da tecnologia para otimizar a gestão do negócio, muitas podem ser as metas almejadas por uma empresa.

Desde uma melhor organização interna até o reforço na qualidade das decisões, tudo pode ser considerado na hora de contratar um software ERP.

A verdade é que a versatilidade dessa solução permite ao negócio experimentar uma série de benefícios.

No entanto, em princípio, um dos grandes motivadores da adoção de um ERP é a utilização mais inteligente das informações.

Estabelecer um fluxo de comunicação preciso, eficiente e que respalde cada setor do negócio com as informações necessárias e no tempo certo, sem dúvidas, está entre os grandes diferenciais dessa solução.

Todavia, é preciso mencionar ainda a capacidade de inovação e automatização que a tecnologia oferece.

Com base em módulos operando em diferentes pontos do negócio, é possível encurtar o tempo de execução de muitos processos.

Isso ocorrerá sobretudo naqueles mais burocráticos, lentos e repetitivos, como a elaboração de relatórios e o preenchimento de planilhas, além da gestão fiscal — a qual demanda uma alta organização documental e rigidez no lançamento de dados, e que podem ser mais bem executados por sistemas.

O uso na redução de perdas

A adoção de um ERP também tem impacto direto e positivo na redução de perdas da empresa. Essa característica, contudo, está inserida em diferentes melhorias que a ferramenta proporciona ao negócio.

Nesse sentido, pode-se mencionar o diferencial que o sistema entrega na hora de gerir os estoques em indústrias, por exemplo.

A gestão ampliada somada à comunicação em tempo real permite aos líderes acompanhar todo o processo produtivo, avaliando melhor o seu desempenho e, principalmente, o nível de demanda sobre os itens do estoque, como matérias-primas e insumos.

Nesse contexto, promove-se um alinhamento mais estratégico entre o estoque, a produção e, ainda, o setor de compras — que pode otimizar as aquisições, baseando-se nas informações do estoque, as quais foram obtidas pela avaliação da linha de produção.

Toda essa troca de dados evita perdas com a compra equivocada de insumos, o perecimento de matéria-prima ou, inclusive, a ruptura no estoque em razão da falta de algum material, o que também ocasiona prejuízos diretos à empresa.

Os benefícios em termos de produtividade

A produtividade da companhia é, de longe, um dos pontos mais beneficiados pelo uso de um ERP. Isso se deve a fatores como:

  • modernização dos processos;
  • apoio estatístico e numérico, a partir da utilização de indicadores de desempenho e de outras ferramentas de avaliação;
  • direcionamento mais estratégico das atividades da empresa, focando os objetivos e as necessidades mais relevantes, considerando informações colhidas de diferentes setores;
  • integração das atividades, o que permite um fluxo mais ajustado em toda a cadeia produtiva;
  • entre outros.

Ou seja, o ERP, como legítima ferramenta de otimização da gestão, traz todo o apoio prático para a empresa conseguir imprimir rotinas mais sistêmicas, agilizando a execução de processos, seja pelo fato de eles se tornarem mais simplificados, seja pela redução de erros e retrabalho que tanto afetam a produtividade.

A título de exemplo, em vez de perder tempo e recursos humanos na elaboração de relatórios gerenciais e no preenchimento de planilhas, esse tipo de processo pode ser facilmente assumido por um ERP, o qual se encarrega de coletar as informações e gerar os documentos necessários, permitindo aos colaboradores focarem o core business do negócio.

Além disso, a gestão interna baseada em sistemas de informação integrada são a base para a implementação de metodologias de gestão ágil, que se valem de dados em tempo real para estabelecer metas, objetivos e organizar o fluxo de trabalho.

As principais áreas que podem ser integradas

Mudando um pouco o foco do nosso artigo, passamos a falar agora sobre alguns aspectos práticos da utilização de um sistema de gestão integrada, mostrando as principais áreas em que esse tipo de ferramenta pode ser empregado. Vejamos.

Estoque

Nesse ponto, o ERP é a chave para a gestão de estoque.

Cruzando informações advindas de outros setores, como o de compras, de produção e de vendas, o sistema auxilia na manutenção do estoque em níveis compatíveis com as exatas demandas do negócio.

Assim, como já dito, evitam-se compras desnecessárias de produtos com pouca saída ou que ainda têm estoque. Além disso, reduz-se a necessidade de grandes volumes de mercadorias no armazém, já que o sistema pode estabelecer a demanda de forma precisa e programar as aquisições no tempo certo, mantendo o estoque no nível mais estratégico possível.

Financeiro

Outro setor que pode — e deve — estar integrado aos demais é o financeiro.

Em razão da sua importância dentro do contexto empresarial, o setor financeiro precisa estar a par de tudo que acontece na organização e que repercute nas suas finanças.

Nesse contexto, o ERP ajuda esse setor a avaliar o desempenho geral do negócio, analisando dados de vendas, faturamento no período, além de indicar as saídas de capital demandadas por outros braços da companhia, como é o caso do setor de compras, RH, contábil etc.

Ou seja, tanto as entradas quanto as saídas de recursos passam pelo crivo do setor financeiro, o que é a chave para uma atuação mais eficaz da instituição.

Comercial

O setor comercial também é outro bastante beneficiado com a troca de informações proporcionada pelo ERP.

Por exemplo, a partir de dados oriundos de interações com clientes dos módulos de CRM, é possível estabelecer os melhores caminhos para otimizar as vendas, antecipar demandas, assim como promover melhorias nos produtos/serviços oferecidos.

Por fim, a gestão isolada de cada ponto do negócio, além de prejudicar a produtividade e os custos, também afeta negativamente a competitividade, reduzindo o potencial decisório dos gestores e, consequentemente, a geração de oportunidades para o negócio.

Por isso, investir em um sistema de gestão integrada, como foi possível perceber, é uma ação muito mais inteligente e produtiva, visto que aumenta o controle sobre todos os setores da organização a partir das informações certas.

Então, está convencido da importância de um sistema de gestão integrada e quer ter essa ferramenta mudando os rumos da sua empresa? Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar!

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Comentários

  1. Olá,
    Muito interessante o post, parabéns pelo conteúdo!
    Gostaria de saber se a TOTVS disponibiliza treinamento online para conhecermos o funcionamento do sistema.
    Estou em busca de recolocação, e várias vagas pedem o conhecimento do sistema TOTVS para participar do processo seletivo.
    Acredito também que seria interessante essa disponibilização, pois na venda do sistema vocês devem incluir o treinamento dos usuários, e se tivesse um treinamento online disponível, as empresas não perderiam tanto tempo treinando funcionários, já que alguns teriam buscado o conhecimento antes de entrar na empresa.
    Aguardo retorno,
    Atenciosamente

    1. Olá Gleise, tudo bem?
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