Nota Fiscal Eletrônica

O que é Nota Fiscal Eletrônica e quais seus benefícios?

Equipe TOTVS | ADEQUAÇÃO À LEGISLAÇÃO | 29 setembro, 2020

Desde sua criação, a Nota Fiscal Eletrônica tem facilitado muito a vida dos empreendedores. Esse documento fiscal é mais fácil de ser armazenado e emitido, além de sua impressão não ser mais necessária. 

Desde 2006, as empresas foram obrigadas a emitir suas notas fiscais por esse formato, que envolve a maior parte das operações corporativas, como venda e compra, por exemplo. Por isso, preparamos este artigo para explicar melhor o que é Nota Fiscal Eletrônica, quais tipos existem e quais são suas vantagens.

O que é Nota Fiscal Eletrônica?

A NF-e, ou Nota Fiscal Eletrônica, é um documento digital, emitido e armazenado de forma eletrônica. Ela possui o objetivo de documentar, para fins fiscais, as operações de circulação de produtos ou serviços que são negociadas entre as partes. 

A assinatura digital do remetente da nota, juntamente com a autorização de uso fornecida pelo fisco, garantem sua validade jurídica. Esse formato da nota facilita a gestão fiscal de empresas que precisam manter suas notas organizadas, principalmente no caso dos microempreendedores, que realizam esse processo por conta própria. 

Além disso, a NF-e possibilita utilizar um sistema de gestão empresarial de forma integrada a um emissor de notas fiscais, facilitando a automatização das informações de fornecedores e clientes cadastrados.

Tipos de Nota Fiscal Eletrônica

Também é importante entender que existem quatro tipos de Notas Fiscais Eletrônicas que atendem a diferentes finalidades. Veja:

  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): esse é o modelo mais comum e pode ser utilizado nas vendas de produtos que exigem o pagamento do Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
  • Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): já a NFS-e é o modelo utilizado pelos prestadores de serviços. Foi instituída para substituir a Declaração de Serviços e está relacionada ao Imposto sobre Serviços (ISS);
  • Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e): esse tipo de nota é utilizado na prestação de transporte rodoviário de carga. Foi criada em 2012 para eliminar as necessidade de faturas duplicadas e evita que o conteúdo da nota esteja diferente da carga que realmente está sendo transportada,
  • Nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e): a NFC-e é um modelo eletrônico de nota, oferecido ao consumidor, que substitui os documentos fiscais físicos. Assim, é possível ter mais controle fiscal, além de diminuir os custos de obrigações acessórias aos contribuintes.

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Facilidades da Nota Fiscal Eletrônica

Cada vez mais as empresas incorporam a tecnologia em suas rotinas de trabalho, pois as inovações promovem mais agilidade e otimizam os processos. Por isso, poder utilizar o formato digital da nota fiscal beneficia essas companhias no sentido de facilitar sua organização fiscal. Veja a seguir outras vantagens de emitir Nota Fiscal Eletrônica:

Automação dos processos

A NF-e favorece a automatização de processos, já que possibilita que as notas sejam emitidas de forma mais rápida e integrada a sistemas. As operações passam a ser mais otimizadas, já que a integração dessas inovações evita que as notas precisem ser preenchidas de forma manual.

Além disso, a automatização também reduz o desperdício de tempo e de recursos, que podem ser aplicados em outras operações mais estratégicas da empresa. Assim, em companhias que precisam emitir uma alta quantidade de notas, esses processos fiscais poderão ser feitos de forma muito mais ágil.

Incentivo ao e-commerce

O e-commerce também é facilitado pela emissão das NF-e. Já que as compras são feitas via internet, as notas podem ser enviadas para o e-mail dos clientes. Esse modelo de nota fiscal incentiva que mais vendas sejam realizadas on-line, e os clientes recebem a nota de forma mais rápida.

Portanto, com esse modelo de nota fiscal, mesmo as empresas que também possuem lojas físicas podem ampliar seus canais de venda, aumentando sua lucratividade e atendendo melhor aos seus clientes.

Redução de erros

Quando o processo de preenchimento e a emissão de documentos fiscais, como as notas, são feitos eletronicamente, há menos chances da ocorrência de erros de digitação. Ao implementar um sistema, a emissão se torna ainda mais precisa.

Mesmo que ocorra algum erro, ele pode ser corrigido de forma imediata. Além disso, é possível evitar também a divergência de informações, já que os dados estarão armazenados de forma digital, não sendo necessário registrá-los diversas vezes manualmente.

Controle fiscal e financeiro

Por meio da plataforma disponibilizada pelo governo, é possível visualizar todas as notas que foram emitidas pelo CNPJ da empresa. Essa facilidade permite verificar seu faturamento total, os pagamentos diários e a projeção dos impostos que deverão ser pagos até o fim do ano.

O empreendedor também pode conceder o acesso ao seu contador para agilizar os processos contábeis. Apesar de ser uma plataforma que exige trabalho manual, é uma forma de organizar melhor o setor financeiro do negócio.

Sistema de gestão contábil

Neste artigo, foi possível entender mais sobre os diferentes tipos de Nota Fiscal Eletrônica e quais as vantagens desse documento fiscal para seu negócio. Para se manter em dia com o fisco de forma mais eficiente e simples, também é possível contar com um sistema de gestão contábil.

Essa tecnologia facilita a organização das obrigações fiscais da sua empresa para que não haja atrasos no pagamento dos impostos e para que a companhia possa aproveitar os do sistema fiscal. Entenda mais sobre como esse sistema funciona e quais são seus principais benefícios.

NF-e

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