Nota Fiscal Eletrônica

O que é Nota Fiscal Eletrônica e quais seus benefícios?

Equipe TOTVS | ADEQUAÇÃO À LEGISLAÇÃO | 18 dezembro, 2020

Seja como negócio ou como consumidor, a Nota Fiscal Eletrônica já faz parte da sua vida, sabia?

Muito além de um simples documento digital, a possibilidade de emitir Nota Fiscal Eletrônica significa um importante avanço para os empreendedores.

Além de simplificar questões tributárias, sua existência é sinônimo de modernidade.

Com a NF-e, várias coisas ficam mais fáceis, como o armazenamento dos arquivos.

Já pensou ter que lidar com toda aquela papelada para cada transação?

Esse é um cenário impensável, especialmente hoje em dia, em que os negócios precisam ser escaláveis e ágeis.

No entanto, há muito mais por trás da Nota Fiscal Eletrônica que esses simples rótulos. Para o empreendedor — e, sejamos honestos, todo cidadão — é dever conhecer mais sobre esse documento tão importante.

Afinal, é comum que muitas pessoas que emitem notas fiscais eletrônicas nem mesmo saibam o que é esse documento, seus tipos e seus benefícios.

Para esclarecer esse assunto de uma vez, preparamos esse conteúdo.

Venha aprender tudo sobre Nota Fiscal Eletrônica e melhore seus conhecimentos de gestão!

O que é nota fiscal eletrônica (NF-e)?

A NF-e, ou Nota Fiscal Eletrônica, é um documento digital, emitido e armazenado de forma eletrônica.

Ela possui o objetivo de documentar, para fins fiscais, as operações de circulação de produtos ou serviços que são negociadas entre as partes.

Ou seja, se encaixa na maior parte das operações corporativas, como compra e venda.

A validade jurídica de cada Nota Fiscal Eletrônica é garantida pela assinatura digital do remetente da nota, juntamente com a autorização de uso fornecida pelo Fisco. 

Sua emissão é obrigatória desde 2006 e a grande vantagem do formato eletrônico é que facilita a gestão fiscal de empresas, pois sua organização é simplificada.

E essa é uma necessidade tanto de PMEs e grandes empresas, que utilizam softwares para sua gestão, como microempreendedores, que realizam esse processo por conta própria.

Falando em sistema de gestão, a própria possibilidade de emitir uma Nota Fiscal Eletrônica abre um precedente interessante:

Por ser digital, é possível utilizar um sistema de gestão empresarial de forma integrada a um emissor de notas fiscais.

Dessa forma, as empresas automatizam as emissões com base nas informações de fornecedores e clientes cadastrados.

Ou seja, não há necessidade de todo aquele trabalho manual para uma emissão. Bastam poucos cliques!

Como surgiu a nota fiscal eletrônica?

Em setembro de 2006, foram registradas as primeiras emissões de Notas Fiscais Eletrônicas.

À época, tratava-se de um projeto piloto liderado pelo ENCAT (Encontro Nacional dos Administradores e Coordenadores Tributários Estaduais) juntamente com a Receita Federal do Brasil.

Com o sucesso do projeto, em abril de 2007, as NF-es se tornaram obrigatórias para alguns setores, como do setor de combustíveis e de cigarros.

Essa decisão foi decretada no Protocolo ICMS 10.

Já em dezembro de 2010, todos os contribuintes do ICMS passaram a responder à obrigatoriedade.

Hoje, a NF-e é um documento oficial para controle fiscal, recebido pelas Secretarias de Fazenda de todo país.

O que a lei diz sobre a nota fiscal eletrônica?

Não há uma lei específica sobre Nota Fiscal Eletrônica, muito embora já exista na legislação brasileira desde 2005, com a aprovação do Ajuste SINIEF 07/05.

Dessa forma, foi instituída nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica, bem como Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (conhecido como DANFE).

Quem deve emitir a NF-e?

Para tirar qualquer dúvida: todo negócio que presta um serviço ou vende um produto deve emitir Nota Fiscal Eletrônica.

Em casos raros, empresas isentas por lei não precisam emitir, mas essa é uma realidade muito específica.

A bem da verdade, até mesmo Pessoas Físicas podem emitir NF-e. Para conhecer mais, separamos uma lista de quem deve emitir a Nota Fiscal Eletrônica:

  • ME – Microempresa;
  • Empresa do Lucro Real;
  • Empresa do Simples Nacional;
  • Empresa do Lucro Presumido;
  • EPP – Empresa de Pequeno Porte;
  • MEI – Microempreendedor Individual;
  • Pessoa física (em situações específicas).

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Para que serve uma nota fiscal eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica serve de controle tributário para comercialização de produtos ou contratação de serviços no Brasil todo.

Você se lembra dos impostos e demais tributações que acompanham uma venda?

ICMS, IPI, ISS, entre outros…

Então, a cada venda, uma parte do valor deve ser destinado a porcentagem correspondente de cada imposto.

A Nota Fiscal Eletrônica é, portanto, o documento oficial que registra o valor da operação, possibilitando a tributação correta por parte do fisco.

Além disso, a NF-e identifica ambas as partes envolvidas em uma transação, com registros acerca da razão social, endereço, inscrição estadual e CNPJ.

É possível comprovar o tipo de mercadoria vendida, com informações como série, modelo, marca, garantia e valores (do produto e do frete, por exemplo).

No caso da prestação de serviço, é possível muitas vezes descrever àquilo que foi realizado, bem como especificar números de ordens de serviço.

Tipos de notas fiscais eletrônicas

Você sabia que existe mais de um tipo de nota fiscal eletrônica? Entender cada uma é importante, especialmente para evitar confusões na hora de emitir a sua.

Quer saber qual categoria de emissão sua empresa se enquadra? Então veja só as diferentes finalidades das notas fiscais eletrônicas:

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Esse é o modelo mais comum e pode ser utilizado nas vendas de produtos que exigem o pagamento do Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e é o modelo utilizado pelos prestadores de serviços.

Foi instituída para substituir a Declaração de Serviços e está relacionada ao Imposto sobre Serviços (ISS).

Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

Esse tipo de nota é utilizado na prestação de transporte rodoviário de carga.

Foi criada em 2012 para eliminar as necessidade de faturas duplicadas e evita que o conteúdo da nota esteja diferente da carga que realmente está sendo transportada.

Nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e)

A NFC-e é um modelo eletrônico de nota, oferecido ao consumidor, que substitui os documentos fiscais físicos.

Assim, é possível ter mais controle fiscal, além de diminuir os custos de obrigações acessórias aos contribuintes.

Quais são as vantagens da nota fiscal eletrônica?

Deixe-nos fazer uma pergunta: o quão impactante foi (e continua sendo) a adoção da tecnologia em sua rotina de trabalho?

Apostamos que sua resposta está entre “muito” e “totalmente impactante”, certo?

É a tendência, já que as inovações costumam promover mais agilidade, bem como otimizar os processos internos.

A incorporação de novas tecnologias é um dos objetivos de qualquer negócio antenado com as transformações atuais. Nesse cenário, a possibilidade de contar com uma nota fiscal eletrônica, em formato digital, é um grande diferencial.

No entanto, essas vantagens vão muito além da organização fiscal. Abaixo, separamos algumas das principais vantagens de emitir nota fiscal eletrônica.

Automação dos processos

A NF-e favorece a automação de processos, já que possibilita que as notas sejam emitidas de forma mais rápida e integrada a sistemas.

As operações passam a ser mais otimizadas, já que a integração dessas inovações evita que as notas precisem ser preenchidas de forma manual.

Além disso, a automação também reduz o desperdício de tempo e de recursos, que podem ser aplicados em outras operações mais estratégicas da empresa.

Assim, em companhias que precisam emitir uma alta quantidade de notas, esses processos fiscais poderão ser feitos de forma muito mais ágil.

Redução de erros

Quando o processo de preenchimento e a emissão de documentos fiscais, como as notas, são feitos eletronicamente, há menos chances da ocorrência de erros de digitação.

Ao implementar um sistema de gestão, a emissão se torna ainda mais precisa.

Mesmo que ocorra algum erro, ele pode ser corrigido de forma imediata.

Além disso, é possível evitar também a divergência de informações, já que os dados estarão armazenados de forma digital, não sendo necessário registrá-los diversas vezes manualmente.

Redução de custos

A lógica é simples: com menos erros, menos custos, certo?

É o que acontece ao emitir Nota Fiscal Eletrônica.

Além de tudo, há redução direta nos custos práticos. O que queremos dizer? Bom, antigamente, cada nota precisava ser impressa (muitas vezes em mais de uma via).

Considerar uma ou duas não é muita coisa, mas e para empresas que deveriam emitir centenas por dia, como os comércios?

Trata-se de um gasto enorme, bem como no armazenamento (e no posterior processamento) dessas notas físicas.

Incentivo ao e-commerce

O e-commerce também é facilitado pela emissão das NF-e.

Já que as compras são feitas via internet, as notas podem ser enviadas para o e-mail dos clientes.

Esse modelo de nota fiscal incentiva que mais vendas sejam realizadas on-line, e os clientes recebem a nota de forma mais rápida.

Portanto, com esse modelo de nota fiscal, mesmo as empresas que também possuem lojas físicas podem ampliar seus canais de venda, aumentando sua lucratividade e atendendo melhor aos seus clientes.

Nota fiscal eletrônica x Nota fiscal impressa

Você sabe (ou se lembra) como eram as emissões de notas fiscais antes da sua versão eletrônica?

A emissão de notas fiscais impressas que vigorou até 2005 dependia da empresa em alguns aspectos, como:

  • cadastro junto à Secretaria da Fazenda do Estado;
  • autorização para emissão dos famosos talões de notas (como os talões de cheques).

Tudo era feito de forma manual, como a digitação das informações sobre cada transação.

Agora, imagine (ou lembre-se) do quão fácil era fraudar as notas fiscais. Além disso, o risco de erros sempre foi enorme.

Realizar a gestão de contas das empresas era um verdadeiro desafio de paciência e atenção.

E claro, com as notas fiscais impressas, o armazenamento era físico. Portanto, sempre havia o risco de acidentes que simplesmente dizimassem os documentos.

Entre os principais, sempre se pensa em desastres como incêndios.

Porém, além desse risco, há outros muito mais comuns, como cupins, traças ou mesmo a umidade.

Dentro desse contexto, vale lembrar que o controle contábil também era manual. A prestação de contas era mais “arcaica”, com a empresa tendo que reportar-se ao Fisco algumas vezes.

Com a chegada da Nota Fiscal Eletrônica, tudo isso se modernizou.

Ao emitir uma Nota Fiscal Eletrônica, a Secretaria da Fazenda já consegue verificar a transação e registrar o recolhimento de impostos, agilizando todo controle contábil.

Aqui, nesse ponto, a palavra-chave é “automação”.

Com a possibilidade de emitir Nota Fiscal Eletrônica, foi possível adotar recursos inovadores que automatizaram o processo contábil.

É por isso que o controle ficou tão simplificado:

No momento da emissão, já é feito o cálculo de recolhimento dos impostos.

E claro, com o formato digital, as empresas passaram a ter muito mais segurança no armazenamento dos documentos.

Hoje em dia, com soluções na nuvem, é praticamente impossível perder uma NF-e, pois há um (ou mais) backup, também chamado de cópia de segurança, que o protege.

Há de se falar também de que, com a Nota Fiscal Eletrônica, a versão impressa (nos famosos modelos 1 e 1-A) já não é mais utilizável.

O DANFE deve acompanhar a nota fiscal eletrônica?

A versão física da NF-e, conhecida como DANFE, é na verdade um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.

Trata-se de uma representação gráfica simplificada da NF-e.

De acordo com o Ministério da Fazenda, o DANFE “tem como funções, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e (permitindo assim a consulta às suas informações na Internet) e acompanhar a mercadoria em trânsito”.

Esse documento deve, de forma obrigatória, acompanhar o produto em seu transporte.

No entanto, apesar de importante ao representar a NF-e, o DANFE não tem nenhum valor fiscal. Sendo assim, não necessita de arquivamento.

Ele serve para comprovar a origem do produto em certos cenários, como fiscalização do transporte ou acionamento do seguro.

É possível armazenar as notas fiscais eletrônicas?

O armazenamento das Notas Fiscais Eletrônicas não apenas é possível, como obrigatório de acordo com a lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173.

A legislação define como 5 anos o período mínimo de armazenamento obrigatório do arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica.

O formato XML é o escolhido pois pode incluir diversas linguagens e é facilmente compartilhável, sem restrições.

Importante ressaltar que essa obrigação se encaixa tanto para o emissor da NF-e como para o destinatário.

Essa definição pode parecer um “exagero” de certo ponto de vista, mas serve para proteger ambos os lados em uma transação.

Afinal, o documento XML pode servir para comprovar informações no caso de acionamento do seguro, troca do produto ou prestação de contas com a Receita.

E claro, por ser uma lei, é de se imaginar que o seu não-cumprimento acarretará em sanções.

Neste caso, são multas.

Para XML perdido, a empresa pode pagar até R$ 1.000,00.

Portanto, a melhor ação a se tomar é decidir pelo armazenamento digital em um banco de dados da empresa. De preferência, em um local seguro e com backups constantes.

O grande problema aqui talvez seja a forma de armazenar. Sem a solução ideal para gestão de NF-es, você corre o risco de fazer esse processo manualmente.

Como posso fazer o armazenamento?

Sem um software de gestão contábil que automatize o processo, você precisa fazer o download do XML e seu armazenamento por conta própria.

Nesse caso, considerando que você é o emitente, o primeiro passo é acessar o Portal da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br), da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

XML

Para acessar o XML, você deve clicar na aba “Serviços” e então clicar em “Consultar NF-e”.

Para baixar o arquivo XML da NF-e, basta então ter a chave de acesso em mãos — um número de 44 dígitos presentes no DANFE.

Após isso, você terá acesso ao arquivo XML da NF-e, bem como o DANFE.

Para baixar o XML, basta então clicar em “Download do Arquivo”. Para isso, é importante lembrar que é necessário ter o certificado digital (A1, que deve ser instalado em seu computador, ou A3, um token).

PDF

O formato PDF é uma das formas de gerar o DANFE e pode ser feito via software específico.

Na falta dele, você pode utilizar algumas soluções mais acessíveis e mesmo gratuitas, como o site danfeonline.com.br.

Na aba “XML”, você precisa escolher o arquivo XML em seu computador e então clicar em “Gerar DANFE/DACTE”.

O arquivo PDF vai abrir direto em seu navegador. Ou seja, você precisa salvar manualmente.

O que é preciso para emitir uma nota fiscal eletrônica?

Para poder emitir Nota Fiscal Eletrônica, a empresa deve estar credenciada junto à Secretaria da Fazenda, ter acesso à Internet e o certificado digital no tipo A1 ou A3. 

Certificado digital

Falamos tanto do certificado digital que está na hora de aprender sobre ele, certo?

Pois bem, trata-se de uma assinatura digital  que é válida juridicamente (e que é diferente de uma assinatura eletrônica).

Assim, protege a integridade de transações eletrônicas e via Internet.

O certificado digital permite que empresas e pessoas físicas assinem, em formato digital, qualquer contrato ou Nota Fiscal, de qualquer lugar e em qualquer hora.

Dessa forma, possibilita mais agilidade e segurança nas transações, sem que o fator localidade seja um imprevisto.

O certificado digital possui a mesma validade de uma assinatura convencional.

No caso do Governo Federal, por exemplo, boa parte de suas aplicações exige o certificado digital. Entre elas, enquadra-se a emissão de notas fiscais eletrônicas.

No caso das empresas, você vai se lembrar que mencionamos dois tipos específicos de certificados digitais, o A1 e A3.

O certificados digitais de Série A (A1,A2,A3 e 4), servem para a confirmação de identidade na Internet e em e-mails, nas redes privadas virtuais (VPN) e demais documentos eletrônicos com verificação.

No caso do modelo A1, o uso de token é dispensado, pois ele é armazenado em seu computador. Possui validade de 12 meses.

Já o modelo A3 é o mais “móvel” deles, pois é armazenado em uma mídia externa, como um cartão ou pen drive (em um token). Com ele, portanto, a validação pode ser feita em qualquer computador, basta ter o token em mãos.

Software

Um dos passos mais importantes na emissão da NF-e e do DANFE é a escolha do software.

Uma empresa que busca ser organizada, obtendo maior controle contábil e transparência em suas finanças precisa de um software completo e eficiente.

E aqui, não falamos nem de tecnologia apenas para a parte prática — a emissão.

Na verdade, uma solução tecnológica para suas dores contábeis, como a emissão de NF-es, também lhe ajuda a gerir todos os dados e documentos.

Um sistema de gestão que integra as áreas, alinhando as informações muito além do horizonte da Contabilidade, mas incluindo todos os setores.

Dessa forma, você agiliza (e com os recursos certos, automatiza) várias tarefas e coloca cada operação — em especial as contábeis — sob uma ferramenta centralizada.

Como emitir uma nota fiscal?

A emissão da nota fiscal eletrônica depende de uma série de fatores. Algumas, já explicamos anteriormente, como o certificado digital.

Se resta alguma dúvida mais básica, recomendamos conversar com seu contador. Ele pode esclarecer sua situação de cadastro fiscal, indicando o tipo de NF-e que sua empresa deve emitir.

Além disso, aproveite a consulta com o contador para uma revisão do seu credenciamento junto à Secretaria da Fazenda.

Prestadores de serviço enquadrados como MEI, por exemplo, devem fazer o cadastro junto à Prefeitura da cidade.

E por fim?

Bom, aí chegamos no sistema para emissão das notas fiscais eletrônicas.

No entanto, vale lembrar que há muito mais do que a simples emissão do documento. Só o ato de armazená-lo já é obrigatório por lei, mas há incontáveis questões fiscais por trás.

Logo, é preciso confiar em um sistema de gestão completo, que ajude a sua empresa a manter as finanças em ordem.

Com ele, é possível emitir nota fiscal, realizar apuração de impostos e muitas outras funcionalidades. Tudo com uma visão macro e também um olhar micro para cada operação que afete o administrativo e o financeiro da sua empresa.

Que tal saber um pouco mais sobre como o sistema de gestão financeira pode ajudar a sua empresa a melhorar os resultados?

Conclusão

A Nota Fiscal Eletrônica é parte de qualquer negociação moderna e um elemento essencial para balizar as relações entre sua empresa, seus clientes e fornecedores.

Trata-se de um documento de grande importância — e certa complexidade, concorda?

Por isso, esperamos que o conteúdo tenha sanado suas principais dúvidas e indicado soluções viáveis para suas necessidades.

Conhecer os detalhes por trás do que constitui um NF-e blinda você e sua empresa contra imprevistos e o aproxima da organização contábil — um objetivo de muitos.

E então, gostou do que leu? Esperamos que sim!

Para mais dicas sobre o assunto, a gente recomenda que você continue de olho aqui no blog da TOTVS!

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