A locação de bens — sejam eles máquinas, equipamentos, veículos ou até imóveis — é uma prática muito comum em diversos setores de serviços. Empresas de engenharia, construção civil, eventos e logística, por exemplo, dependem desse modelo para operar de forma eficiente e sem necessidade de imobilizar grandes volumes de capital.
No entanto, além de firmar um contrato com o fornecedor, é importante garantir que cada operação de locação esteja devidamente documentada na empresa. É para isso que serve a fatura de locação, um documento muitas vezes confundido com a nota fiscal, mas que tem características próprias e um papel essencial no controle financeiro e tributário.
Neste artigo, você vai saber mais sobre esse documento: o que é, quais informações precisam ser registradas, como emitir e como a tecnologia pode ajudar a reduzir erros e facilitar a organização da empresa. Acompanhe!
O que é a fatura de locação?
A fatura de locação é o documento que comprova a realização de uma operação de aluguel de bens e o valor pago por ela. Ela funciona como um recibo oficial, que pode ser utilizado tanto pelo locador quanto pelo locatário.
Ao contrário do que muita gente pensa, a fatura de locação não é uma nota fiscal. Ela serve somente como instrumento de registro e controle financeiro, além de ser a base para o recolhimento de tributos.
No mercado, esse documento também pode ser chamado de fatura de locação de máquinas e equipamentos ou fatura de locação de bens. Em todos os casos, a função é a mesma: comprovar a operação e formalizar o valor recebido.
Para que serve a fatura de locação?
Emitir uma fatura de locação é uma obrigação que garante segurança jurídica e transparência na relação entre locador e locatário.
Entre as principais funções do documento, estão:
- comprovação do pagamento: funciona como um recibo formal, atestando que o locatário quitou o aluguel;
- controle financeiro do locador: ajuda a registrar as receitas obtidas com a locação, apoiando o controle de fluxo de caixa e a contabilidade;
- obrigação tributária: é utilizado para declarar os valores recebidos e calcular corretamente os impostos devidos.
Sem a fatura, tanto o controle interno como a prestação de contas ao Fisco ficam comprometidos, abrindo espaço para erros e até mesmo para penalidades.
Quais informações devem constar na fatura de locação?
Assim como qualquer documento financeiro, a fatura de locação precisa seguir alguns padrões para que seja válida. A emissão de documentos incompletos é um erro comum nas empresas, e pode gerar problemas em auditorias ou questionamentos legais.
Por isso, é importante garantir que a fatura de locação traga todas essas informações:
- nome completo e CPF ou CNPJ do locador e do locatário;
- documento de identidade (no caso de pessoas físicas);
- endereço do bem alugado (quando se tratar de imóveis);
- identificação detalhada do bem;
- valor da locação, descrito em números e por extenso;
- data da emissão e do pagamento;
- assinatura das partes ou validação eletrônica, no caso de emissão digital.
Qual a diferença entre fatura de locação e nota fiscal?
Essa é uma das dúvidas mais frequentes sobre o tema entre empresários e gestores de serviços. Afinal, quando emitir fatura e quando emitir nota fiscal?
A principal diferença entre os dois documentos está no tipo de operação. A nota fiscal é obrigatória na prestação de serviços ou na venda de produtos, enquanto a fatura de locação é aplicada especificamente em contratos de locação de bem.
E como a locação não é considerada serviço pela legislação, não há exigência de nota fiscal de serviço nesses casos.
A fatura de locação tem valor fiscal?
Sim e não. A fatura de locação não tem o mesmo valor de uma nota fiscal, mas isso não significa que ela não seja importante para fins tributários.
Ela não gera crédito de imposto como o ICMS, por exemplo, mas serve como comprovante oficial de receitas e é utilizada para o cálculo e recolhimento de tributos como PIS, COFINS, IR e CSLL.
Portanto, mesmo sem substituir a nota fiscal, a fatura de locação é essencial para manter a empresa em conformidade com a legislação tributária.
Quais impostos incidem sobre a fatura de locação?
A tributação sobre a locação de bens varia de acordo com o tipo de empresa e o regime tributário adotado. Mas, em geral, os principais impostos que incidem sobre esse documento são:
- PIS (Programa de Integração Social) e COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social): são contribuições federais que incidem sobre a receita bruta das pessoas jurídicas;
- IR (Imposto de Renda): tributo que incide sobre os rendimentos recebidos pelo locador, seja ele pessoa física ou jurídica;
- CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido): contribuição devida pelas pessoas jurídicas que apuram lucro real ou presumido.
Como emitir uma fatura de locação?
A emissão da fatura de locação pode ser feita manualmente ou de forma digital. Para operações simples e de baixo volume, ainda é comum encontrar recibos em papel, preenchidos à mão.
Porém, em empresas que trabalham com contratos recorrentes e com grande número de bens, esse modelo já não atende às necessidades de agilidade, precisão e organização.
Mas, de maneira geral, o processo de emissão envolve:
- preenchimento do documento com os dados do locador e do locatário;
- identificação do bem que está sendo alugado (máquina, equipamento, veículo, imóvel, etc.);
- especificação do período de locação e condições do contrato;
- preenchimento do valor e da forma de pagamento;
- emissão do recibo assinado ou validado eletronicamente.
O mais indicado hoje em dia é adotar sistemas especializados que automatizam a emissão do documento e também fazem o arquivamento eletrônico das faturas de locação. Isso garante que todos os documentos fiquem organizados em um ambiente centralizado, com fácil acesso em auditorias e consultas futuras.
Essa prática elimina a dependência de planilhas e recibos físicos, que podem ser extraviados ou gerar inconsistências.
Modelo de fatura de locação
Para entender melhor como deve ser uma fatura de locação, veja um modelo do documento. Esse exemplo pode ser adaptado a cada empresa, de acordo com o tipo de bem alugado e as regras de cada contrato.
Como a tecnologia ajuda na emissão e gestão de faturas de locação
Empresas que trabalham com locação de bens frequentemente lidam com dezenas ou até centenas de contratos ativos ao mesmo tempo. Emitir faturas manualmente, seja em planilhas ou recibos impressos, além de trabalhoso, aumenta o risco de erros de cálculo, atrasos nos prazos e perda de documentos importantes.
Com um sistema especializado de gestão de locação, esse cenário muda completamente. A tecnologia garante não só mais agilidade, mas também organização e segurança em todo o processo.
Isso porque todos os documentos ficam armazenados em um ambiente centralizado e digital, com histórico completo de cada contrato. Isso facilita consultas rápidas em auditorias, assegura conformidade legal e elimina o risco de extravio de papéis.
Além disso, os dados são protegidos por camadas de segurança, como criptografia e backups automáticos, reduzindo falhas humanas e garantindo a integridade das informações.
Com a adoção de um sistema, a empresa pode:
- automatizar a emissão de faturas;
- centralizar e armazenar todos os documentos com segurança em um único ambiente digital;
- integrar com módulos de financeiro e contabilidade, agilizando o recolhimento de tributos;
- reduzir erros e retrabalho, aumentando a confiabilidade do processo;
- gerar relatórios gerenciais em tempo real, que ajudam a acompanhar receitas, inadimplência e obrigações tributárias.
Dessa forma, a fatura de locação deixa de ser somente um documento administrativo e passa a ser uma fonte de dados, fazendo parte de uma gestão estratégica.
TOTVS Rental: gestão completa para empresas de locação
Para empresas que precisam emitir e controlar um grande volume de locações, a TOTVS oferece uma solução robusta e especializada: o TOTVS Rental.
Esse sistema foi desenvolvido para atender empresas de prestação de serviços que trabalham com locação de máquinas, equipamentos, veículos e outros ativos. Entre os seus diferenciais, estão:
- automação de contratos e faturas;
- controle centralizado de ativos, com acompanhamento de utilização, manutenção e disponibilidade de bens;
- integração com financeiro e contabilidade;
- relatórios estratégicos para acompanhar a rentabilidade de cada contrato e otimizar a operação.
Com o TOTVS Rental, sua empresa transforma a emissão de faturas em uma rotina automatizada, segura e inteligente, liberando tempo e recursos para focar no crescimento do negócio.
Conclusão
A fatura de locação é um documento essencial para qualquer empresa ou profissional que trabalhe com aluguel de bens. Mais do que um recibo, ela garante comprovação do pagamento, organiza o controle financeiro e serve como base para o cálculo de impostos como PIS, COFINS, IR e CSLL.
Apesar de não ter a mesma validade fiscal de uma nota fiscal, a fatura de locação é indispensável para manter a conformidade com a legislação e evitar problemas tributários. Por isso, deve sempre conter informações completas sobre locador, locatário, bem alugado, valor e data de emissão.
Para negócios que lidam com alto volume de contratos, emitir faturas manualmente pode ser um gargalo. Nesse cenário, a tecnologia é a chave para transformar o processo em algo simples, automatizado e confiável.
Com o TOTVS Rental, sua empresa centraliza contratos, automatiza a emissão de faturas e integra tudo com financeiro e contabilidade, reduzindo erros e aumentando a produtividade.
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