A prática de locação de máquinas e equipamentos é uma atividade estratégica que tem se consolidado como alternativa eficiente para empresas que desejam oferecer soluções sob demanda, com menor imobilização de capital e maior flexibilidade operacional.
No entanto, a operação bem-sucedida nesse setor depende de planejamento, investimentos em tecnologias, controle de inventário, manutenção adequada dos itens locados e domínio sobre a legislação aplicável.
Neste artigo, exploramos como funciona a locação, quais as suas modalidades e quando é vantajoso ofertar este serviço. Continue e tenha uma ótima leitura!
Como funciona a locação de máquinas e equipamentos?
A locação de máquinas e equipamentos consiste na disponibilização para uso, por tempo determinado e assegurado em contrato, de bens móveis mediante pagamento.
Essencialmente, trata-se de uma relação de prestação de serviço na qual o proprietário do bem (locador) cede o uso ao locatário, que, realiza o pagamento acordado em contrato de locação de equipamentos.
Esse processo envolve diversas etapas como a avaliação da demanda, a verificação da disponibilidade do equipamento, a definição de prazos e valores, assim como a assinatura de um contrato que regula direitos e deveres das partes envolvidas.
Durante a locação, cabe à empresa locadora garantir que os bens estejam em condições adequadas de uso, além de oferecer suporte técnico, quando necessário.
Empresas que atuam com a locação de máquinas e equipamentos costumam organizar seu estoque com base na demanda do mercado e na rotatividade dos itens, exigindo uma boa gestão operacional, planejamento financeiro e atenção às obrigações fiscais.
Quais os tipos de locação de máquinas e equipamentos?
A locação de máquinas e equipamentos pode abranger diferentes tipos de bens móveis, dependendo do setor de atuação da empresa locadora.
Entre os principais tipos, destacam-se:
| Tipo | Característica | Exemplos |
| Máquinas da construção civil | Frequente em obras de pequeno, médio e grande porte, em que o custo de aquisição seria inviável | escavadeiras, retroescavadeiras, betoneiras, guindastes, andaimes, compactadores, etc. |
| Equipamentos de informática e escritório | Solicitado por empresas que necessitam de estrutura temporária ou estão em fase de expansão | computadores, impressoras, projetores, mobiliário corporativo, etc. |
| Itens para eventos | Geralmente alugados para feiras, casamentos, congressos e festas em geral | cadeiras, mesas, tendas, equipamentos de som e iluminação, climatizadores, etc. |
| Equipamentos médicos e hospitalares | Locados por clínicas e hospitais em situações emergenciais ou de aumento de demanda | camas hospitalares, respiradores, monitores especializados, etc. |
A diversidade dos tipos de locação permite atender necessidades distintas e, por isso, é um mercado com grande potencial de crescimento e especialização.
Quando vale a pena ou não investir em locação de máquinas e equipamentos?
A locação de máquinas e equipamentos pode ser uma estratégia eficaz para empresas que desejam manter flexibilidade financeira e operacional.
Por um lado, o modelo de locação permite o acesso a recursos atualizados sem a necessidade de grandes investimentos iniciais.
Por outro, sua viabilidade depende de fatores específicos, como a frequência de uso, a duração da necessidade e a capacidade da empresa em arcar com custos de manutenção de equipamentos.
Neste contexto, em muitos casos, alugar é mais vantajoso quando o uso do equipamento é pontual ou de curto prazo, evitando a imobilização de capital.
Entretanto, em situações de demanda contínua, a compra pode oferecer melhor retorno, especialmente quando a empresa dispõe de estrutura interna para gerenciar o uso e a manutenção dos bens.
Escolher qual cenário é mais vantajoso dependerá, portanto, de uma análise técnica e financeira que considere os objetivos do negócio, o tipo de operação e a disponibilidade de equipamentos no mercado.
Vale a pena quando:
- O uso do equipamento será por tempo limitado;
- A compra comprometer o capital de giro;
- A atualização tecnológica frequente é necessária;
- A empresa deseja testar um novo serviço sem imobilizar recursos;
- A manutenção interna dos equipamentos não é viável.
Não vale a pena quando:
- O uso é contínuo e de longo prazo;
- O custo da locação se iguala ou supera o valor de aquisição;
- A empresa possui estrutura para manter e operar o equipamento;
- A disponibilidade de equipamentos para locação na região for limitada;
- O retorno financeiro da aquisição for superior a médio/longo prazo.
Boas práticas para a locação de máquinas e equipamentos
Para as empresas que oferecem locação de máquinas e equipamentos, adotar boas práticas é essencial para garantir a qualidade do serviço, a segurança dos usuários e a sustentabilidade do negócio.
Essas práticas envolvem a organização, o cumprimento de normas legais e o uso de tecnologias de apoio. Confira a seguir em detalhe.
Tenha um controle dos itens a serem locados
Manter um inventário atualizado dos bens disponíveis para locação é fundamental, incluindo informações detalhadas como, por exemplo, número de série, tempo de uso, estado de conservação e manutenção.
A organização evita falhas operacionais, como o comprometimento de um item indisponível, além de facilitar a emissão de relatórios e o controle financeiro.
Mantenha a manutenção das máquinas e equipamentos em dia
A responsabilidade pela manutenção preventiva e corretiva é da empresa locadora. Isso assegura que os itens locados estejam sempre em condições ideais de uso, reduzindo o risco de acidentes e aumentando a satisfação do cliente.
Faça um contrato de locação
O contrato de locação, como instrumento jurídico, formaliza a relação entre locador e locatário, protegendo os interesses das partes envolvidas.
Este documento deve apresentar informações como:
- Identificação das partes;
- Descrição do equipamento;
- Período da locação;
- Valor;
- Responsabilidades;
- Penalidades.
Conte com um sistema de gestão de locação
Contar com um sistema de gestão de locação representa uma decisão estratégica para a devida eficiência e controle de estoque, assim como agilidade na emissão de contratos, geração de faturas e acompanhamentos.
Por isso, investir em recursos tecnológicos e softwares especializados permite a redução de erros manuais, automatizando processos e melhorando a experiência do cliente.
Quais impostos incidem sobre a locação de máquinas e equipamentos?
A tributação sobre a locação de máquinas e equipamentos varia conforme a organização jurídica da empresa locadora e o regime tributário adotado.
De maneira ampla, a locação de bens móveis não está sujeita ao ISS (Imposto sobre Serviços), de competência municipal.
Por outro lado, os tributos de natureza estadual e federal devem ser considerados. Por exemplo:
- ICMS;
- IRPJ;
- CSLL;
- PIS/COFINS.
Entretanto, a legislação tributária estadual também deve ser consultada. Como exemplo, a Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo interpreta que “a remessa de geradores com objetivo de locação, e seu posterior retorno ao estabelecimento de origem [SP], não se sujeitam à incidência do ICMS”.
Portanto, recomenda-se a consulta detalhada e próxima da legislação local (municipal e estadual), de modo que a empresa esteja em atenção plena às suas obrigações fiscais e tributárias.
Por fim, vale ressaltar que as alíquotas incidentes também são variáveis, a depender da inscrição no regime tributário, faturamento e atividades desempenhadas. Por este aspecto, caso seja necessário realizar um planejamento tributário, recomenda-se o auxílio especializado.
CFOP e CNAE: como classificar corretamente a locação de equipamentos
A classificação fiscal correta é essencial para a regularidade da operação de locação de máquinas e equipamentos.
O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) utilizado para locação de bens móveis varia conforme o tipo de operação e se ocorre dentro ou fora do estado.
Para a locação de bens móveis sem transferência de propriedade, o CFOP geralmente utilizado é:
5.933: Prestação de serviço tributado pelo Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza
(para operação interna);
6.933: Prestação de serviço tributado pelo Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza
(recomendado para operação interestadual).
Já quanto ao CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas), o código apropriado depende da natureza da atividade principal.
Um exemplo comum é a classe CNAE 77.32-2 “Aluguel de máquina e equipamentos para a construção sem operador”.
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Conclusão
Neste artigo, você aprendeu sobre o funcionamento, os tipos, os critérios de viabilidade e as boas práticas relacionadas à locação de máquinas e equipamentos.
Ao oferecer esse tipo de serviço, a empresa locadora assume responsabilidades importantes, que vão desde a manutenção e gestão do estoque até o cumprimento rigoroso de obrigações fiscais e contratuais.
Portanto, para garantir competitividade e sustentabilidade no setor, é essencial investir em sistemas de gestão eficientes, manter os equipamentos em bom estado e assegurar a clareza nos contratos com os clientes. Gostou do artigo? Aproveite e saiba também como fazer o controle de locação de equipamentos!
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