O que é cartão CNPJ: qual a função e como usar?

A comprovação da inscrição e situação cadastral de uma pessoa jurídica, realizada via cartão de CNPJ, é indispensável para sua atuação formal e legal no Brasil.

Esse registro oficial reúne os dados fundamentais que identificam e qualificam uma empresa ou entidade perante a Receita Federal, garantindo a transparência e a regularidade de suas atividades.

Neste artigo, apresentamos e explicamos qual a função deste documento, quando usar, como emitir, consultar e quais as principais informações apresentadas. Continue e tenha uma ótima leitura!

O que é cartão CNPJ?

O cartão CNPJ é o documento que comprova a inscrição e a situação cadastral de uma empresa ou entidade no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica, administrado pela Receita Federal do Brasil.

Este documento reúne as informações essenciais de uma empresa, como razão social, número de inscrição, data de abertura, endereço, natureza jurídica, atividades econômicas (CNAE) e situação cadastral.

Basicamente, todas as empresas e entidades com domicílio no Brasil devem estar inscritas no CNPJ antes de iniciar suas atividades.

Desse modo, o documento é fundamental para demonstrar à Receita Federal que o CNPJ está operando de acordo com a legislação, assim como está regular em suas obrigações.

Trata-se, portanto, de um comprovante oficial da existência, regularidade jurídica e situação cadastral do CNPJ da empresa.

Qual a função do cartão CNPJ?

A sua função é comprovar a existência legal e a regularidade cadastral de uma entidade (pública ou privada) perante a Receita Federal.

Desse modo, o documento atesta que a pessoa jurídica ou equiparada está formalmente inscrita no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), reunindo os dados essenciais da empresa.

Essa determinação é prevista pelo Art.4 da Instrução Normativa RFB nº 2119/2022, que estabelece:

“Art. 4º Todas as entidades domiciliadas no Brasil estão obrigadas a se inscrever no CNPJ, bem como cada um de seus estabelecimentos localizados no Brasil ou no exterior, antes do início de suas atividades, conforme Anexo I.

§ 1º Os estados, o Distrito Federal e os municípios devem ter uma inscrição no CNPJ, na condição de estabelecimento matriz, que os identifique como pessoa jurídica de direito público.

§ 2º Estão também obrigadas à inscrição as entidades domiciliadas no exterior relacionadas nos incisos XVI e XVII do Anexo I desta Instrução Normativa.

§ 3º A entidade pode alterar a inscrição de qualquer um de seus estabelecimentos filiais para enquadrá-lo na condição de matriz.”

Desse modo, este é um documento indispensável para a realização de atividades formais, como abrir conta bancária, emitir notas fiscais, contratar com outras empresas ou órgãos públicos e obter crédito no mercado.

Quando usar o cartão CNPJ?

Basicamente, o documento deve ser usado sempre que for necessário comprovar a existência e regularidade jurídica de uma empresa ou entidade, tendo em vista a sua situação junto à Receita Federal.

Neste sentido, pode ser exigido em diversas situações formais, como:

• Abertura de conta bancária empresarial;
• Emissão de notas fiscais
• Assinatura de contratos com fornecedores ou órgãos públicos;
• Participação em licitações;
• Obtenção de financiamentos e empréstimos;
• Firmar parcerias comerciais.

Outra possibilidade de exigência é quando é solicitado a apresentação formal em algum registro em entidades, emissão de alvarás de funcionamento, de cadastro municipal ou estadual de fornecedores.

Além disso, o documento também pode ser exigido para que terceiros, como bancos ou fornecedores, verifiquem a legitimidade da empresa no mercado.  

Por isso, o cartão CNPJ funciona como a identidade da Pessoa Jurídica e deve estar sempre atualizado e disponível para consulta, assim como para a apresentação sempre que exigido em transações econômicas, jurídicas ou administrativas.

Aproveite e saiba como abrir um CNPJ.

Como emitir um Cartão CNPJ?

Para a emissão do documento, é necessário que a entidade esteja previamente inscrita no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), administrado pela Receita Federal do Brasil (RFB).

Uma vez inscrita, qualquer pessoa pode consultar gratuitamente os dados cadastrais da entidade e emitir documento, também chamado de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral.

O documento pode ser obtido online, diretamente pelos portais:

• Consulta CNPJ REDESIM;
• Emissão de comprovante de inscrição e situação cadastral;
• Consulta CNPJ de candidatos à eleição;
• Consulta optantes pelo Simples Nacional.

Vale ressaltar que, para o caso de Microempreendedores, a emissão de certificado MEI pode ser realizada via Portal do Empreendedor, sendo exigido o acesso via conta gov.br.

Nos dois cenários, a emissão é imediata, sem custo e não exige autenticação ou cadastro prévio.

Como usar este cartão?

Como vimos anteriormente, este documento deve ser usado sempre que for necessário comprovar a existência e regularidade jurídica de uma empresa ou entidade, tendo em vista seu cadastro junto à Receita Federal.

Portanto, o cartão pode ser exigido em situações formais de natureza administrativa, comercial, bancária ou jurídica.

Principais informações presentes no documento

O cartão CNPJ reúne os dados cadastrais da entidade, apresentando informações que identificam juridicamente a empresa, como: razão social, nome fantasia e número de inscrição, além de dados funcionais que permitem sua atuação regular.

Além disso, também são indicadas informações relacionadas à data de abertura, natureza jurídica e porte, assim como a atividade econômica principal e as secundárias; assim como endereço completo da empresa, meios de contato.

Por fim, o documento também informa a situação cadastral atual (ativa, suspensa, inapta, entre outras), eventuais situações especiais e suas datas, viabilizando a comprovação de regularidade.

MODELO: ESTRUTURA E INFORMAÇÕES PRESENTES NO CARTÃO CNPJ
República Federativa do BrasilCadastro Nacional da Pessoa Jurídica
Número de Inscrição		Comprovante de inscrição e de situação cadastral		Data de abertura
Nome empresarial
Título do estabelecimento (nome fantasia)				Porte
Código e descrição da atividade econômica principal
Código e descrição das atividades econômicas secundárias
Código e descrição da natureza jurídica
Logradouro			Número	Complemento
CEP	Bairro/distrito		Município	UF
Endereço eletrônico				Telefone
Ente federativo responsável (EFR)
Situação cadastral				Data da situação cadastral
Motivo da situação cadastral
Situação especial				Data da situação especial

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Conclusão

A comprovação formal da existência e da regularidade cadastral de uma entidade perante a Receita Federal é um requisito essencial para o exercício pleno das atividades jurídicas, comerciais e administrativas no Brasil.

Como vimos, este documento sintetiza, de maneira clara e acessível, os dados essenciais de identificação e funcionamento da pessoa jurídica.

Portanto, é possível atestar a conformidade legal da entidade, facilitando sua inserção em processos como contratação pública, emissão de notas fiscais, obtenção de crédito, abertura de contas bancárias, entre outras.

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