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Saiba como emitir nota fiscal no seu negócio

Equipe TOTVS | ADEQUAÇÃO À LEGISLAÇÃO | 06 abril, 2020

Todo empreendedor já se perguntou como emitir nota fiscal. Antigamente, esse era um procedimento feito por meio de papel, porém, foi modernizado por vias digitais. A emissão de nota fiscal no Brasil se tornou mais prática e rápida. A seguir, veja tudo sobre como emitir nota e quais os tipos que existem.

Nota fiscal eletrônica

Primeiramente, é necessário entender o que é a nota fiscal eletrônica (NF-e), modelo atual 55. Já muito utilizada, esse tipo de nota foi criada para facilitar a emissão em operações de importação, exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa, tornando se um procedimento simples tanto para as empresas quanto para a fiscalização.

É importante saber se sua empresa é obrigada a aderir à NF-e. Portanto, faça uma consulta no Portal NF-e da Receita Federal. Entretanto, é sempre bom consultar também o seu contador para estar sempre de acordo com a legislação. Entenda mais sobre a emissão de nota fiscal eletrônica:

Cadastro fiscal

A segunda etapa é verificar o cadastro fiscal da sua empresa junto ao governo. Isso porque é preciso identificar qual é o enquadramento da companhia e o tipo de nota fiscal. O mais recomendado é procurar um profissional, como um contador, para te ajudar nesse processo.

Certificado digital

O certificado digital é necessário para que a nfe tenha validade jurídica. É uma assinatura digital que confirma a autoria,autenticidade e a Autorização de uso fornecida pelo Fisco, antes da ocorrência do fato gerador.

O certificado pode ser adquirido junto a uma Autoridade Certificadora que seja credenciada pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

Credenciamento

Outra etapa para emitir nota fiscal é o credenciamento na Secretaria da Fazenda. No caso de nota de serviço, é preciso fazer o cadastro junto à Prefeitura da sua cidade. Geralmente, o cadastramento é simples, porém é necessário verificar como ele é feito na sua região. Um contador pode te auxiliar melhor nessa etapa.

Sistema de emissão de nota

Por fim, é preciso implementar em seu negócio, um sistema para emitir a nota fiscal eletrônica. Você pode, inclusive, escolher uma solução completa, que cuide de toda a parte financeira da sua empresa.

O sistema deverá estar alinhado para a emissão da NF-e, sendo observado todos os requisitos técnicos do Manual de Integração do Contribuinte.

Tipos de nota fiscal eletrônica

São quatro os tipos de nota fiscal eletrônica existentes, fora a NF-e. Cada um deles serve para substituir alguns documentos. Veja a seguir:

NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviço)

Como o nome já diz, a NFS-e tem a função de registrar a prestação de serviços. Exemplificando: oficina de carros, academias, hotéis, etc. Esse tipo de nota aumenta o controle na arrecadação de Impostos Sobre Serviços (ISS). Também é preciso ter um certificado digital para a emissão desse tipo de nota, porém cada Município possui um padrão deste tipo de documento eletrônico

Agora no caso da NFS-e – Nacional – Visando unificar e facilitar os processos para emissão de nota fiscal de serviço, o Governo Federal criou um Projeto padronizando a integração de dados da NFS-e em todo o país, projeto em fase de construção.

NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica)

NFC-e é o modelo atual 65, substitui a Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2 e a emissão de cupons fiscais por equipamentos especializados e autorizados pelo Fisco, chamados de ECF (Equipamentos Emissores de Cupom Fiscal), as tradicionais impressoras fiscais.

A NFC-e poderá ser utilizada somente nas operações comerciais de vendas presenciais ou vendas para entregas em domicílios ao consumidor final, possui o mesmo modelo de leiaute da NF-e, mas com diferenciais fiscais, enquanto a NF-e está padronizada em todos os estados.

A NFC-e está em fase final de implantação e sua obrigatoriedade de emissão e a legislação é responsabilidade dos estados e por essa razão, cada ente federativo tem liberdade para definir certas prerrogativas sobre as notas.

Essa nota é emitida para o consumidor final e está alinhada às propostas do SPED fiscal. Tem como finalidade proporcionar mais agilidade no repasse de informações fiscais. Também facilita a fiscalização e diminui a sonegação de impostos.

NFA-e (Nota Fiscal Avulsa)

Esse modelo é ideal para quem precisa emitir nota fiscal MEI. A NFA-e é uma alternativa simples para que o microempreendedor individual possa comprovar os serviços ou produtos vendidos.

Busca oferecer maior agilidade no repasse de informações fiscais, facilitar a fiscalização, combater a sonegação, melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um compartilhamento de informações entre o fisco e ter uma padronização nacional.

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Vantagens da Nota Fiscal Eletrônica

Além de reduzir o consumo de papel, a NF-e torna todo o processo de emissão de nota mais simples, organizado e prático. É um método que reduz custos por não precisar armazenar documentos e ainda aumenta a credibilidade dos documentos fiscais.

Além disso, com esse avanço, o controle fiscal é feito de maneira mais eficiente, com a possibilidade de troca de informações entre os fiscos. Também incentiva o comércio eletrônico por meio das novas tecnologias. Representa a modernização das transações comerciais, extinguindo burocracias e desorganização, como acontecia antes.

Outro grande benefício da nota fiscal eletrônica é que as informações das operações ficam a disposição das empresas no site da Receita Federal por até 180 dias. Podem ser consultadas a qualquer momento via internet por meio de uma chave de acesso. Findo este prazo, a consulta poderá retornar informações parciais que identifiquem a NF-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação), e que ficarão disponíveis pelo prazo decadencial.

Como a tecnologia facilita a emissão de nota fiscal?

O sistema de gestão financeira é uma grande ferramenta que auxilia empresas a manter suas finanças em ordem. Ele permite executar ações como emitir nota fiscal, cumprir obrigações acessórias, apuração de impostos e muitas outras funcionalidades.

Se trata de uma solução para facilitar o dia a dia do setor financeiro da sua empresa. Saiba mais sobre o diferencial que um software contábil pode trazer para seu negócio.

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