Todo empreendedor já se perguntou como emitir nota fiscal. Apesar de ser uma tarefa rotineira, é comum ter dúvidas sobre o processo, mas é importante entender como ele funciona na prática para evitar problemas de conformidade.
Antigamente, esse era um procedimento feito por meio de papel, porém, foi modernizado por vias digitais. Com isso, a emissão de nota fiscal no Brasil se tornou mais prática e rápida.
Essa facilidade, no entanto, não dispensa a atenção aos detalhes na hora de emitir o documento.
Pensando nisso, preparamos um passo a passo sobre como emitir nota e quais os tipos que existem. Continue a leitura para saber mais!
Quem precisa emitir nota fiscal?
Basicamente, qualquer negócio ativo que realiza vendas de produtos ou prestações de serviços deve emitir nota fiscal, independentemente do porte ou segmento. Isso inclui desde grandes organizações até microempreendedores individuais (MEIs).
Alguns exemplos são:
- Freelancers que oferecem serviços profissionais;
- Comerciantes que vendem produtos;
- Indústrias que fabricam bens;
- Prestadores de serviços.
No caso do MEI, no entanto, a obrigatoriedade para emissão de notas fiscais só existe para a venda de produtos ou prestação de serviços destinada a pessoas jurídicas.
Para as transações realizadas com pessoas físicas, o documento não é obrigatório, mas pode trazer muitos benefícios, que vão desde o controle das negociações até a comprovação de vendas e serviços em ações judiciais.
Como emitir nota fiscal?
Além de ser uma exigência legal, a emissão de nota fiscal traz benefícios para o negócio, como maior transparência, controle financeiro e maior confiança na relação entre empresa e consumidores.
Para garantir a regularidade fiscal e ter acesso a essas vantagens, é essencial entender como emitir nota fiscal de produto ou de prestação de serviços.
Preparamos um passo a passo para orientar você neste processo tão importante. Confira a seguir todas as informações necessárias para emitir as suas notas fiscais.
1. Criação do CNPJ
O primeiro passo para emitir nota fiscal é criar um CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica), cadastro essencial para que qualquer empresa possa operar legalmente no Brasil.
Para obter o CNPJ, você deve registrar a sua empresa na Junta Comercial do seu estado e solicitar a inscrição estadual e municipal, a depender do tipo de atividade desempenhada pela sua empresa.
Existe um custo para a abertura do CNPJ, que varia de acordo com o tipo da empresa e a região onde ela será aberta.
2. Cadastro fiscal
A segunda etapa é verificar o cadastro fiscal da sua empresa junto ao governo. Isso porque é preciso identificar qual é o enquadramento da companhia e o tipo de nota fiscal.
O mais recomendado é procurar um profissional, como um contador, para te ajudar nesse processo.
3. Emissão do Certificado digital
O certificado digital é necessário para que a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) tenha validade jurídica. É uma assinatura digital que confirma a autoria, autenticidade e a autorização de uso fornecida pelo Fisco, antes da ocorrência do fato gerador.
Isso significa que esse certificado é o responsável por assegurar a integridade das notas fiscais emitidas pela sua empresa. Ele é utilizado para assinar digitalmente as notas, garantindo a validade jurídica do documento.
O certificado pode ser adquirido junto a uma Autoridade Certificadora que seja credenciada pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
4. Credenciamento
Outra etapa importante no passo a passo sobre como emitir nota fiscal é o credenciamento na Secretaria da Fazenda. No caso de nota de serviço, é preciso fazer o cadastro junto à Prefeitura da sua cidade.
Geralmente, o cadastramento é simples, porém é necessário verificar como ele é feito na sua região. Um contador pode te auxiliar melhor nessa etapa.
5. Informações do cliente/destinatário da nota
O próximo passo é reunir os dados do destinatário da nota. Isso não só garante a validade do documento, mas também facilita processos fiscais e contábeis.
Existem algumas informações básicas para preencher, como:
- Nome completo para pessoas físicas ou Razão Social para pessoas jurídicas;
- CPF para pessoas físicas ou CNPJ para pessoas jurídicas;
- Inscrição Estadual (IE), quando necessário;
- Endereço completo.
6. Elaboração da nota no portal do governo
Com todas as informações necessárias em mãos, é hora de elaborar a nota no portal do governo. A emissão pode ser realizada através do site específico para a NF-e ou NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), dependendo da natureza do seu negócio.
No portal, você encontrará um formulário onde deverá inserir todos os dados solicitados, como informações da sua empresa e do cliente, além de detalhes da transação, como a descrição do produto ou serviço, quantidade, valor unitário e impostos.
Depois de preencher todos os campos, revise as informações para evitar erros na nota fiscal.
Utilize seu certificado digital para assinar eletronicamente o documento e, uma vez autorizada pelo portal, basta enviá-la ao cliente.
8. Sistema de emissão de nota
Por fim, é preciso implementar em seu negócio, um sistema para emitir a nota fiscal eletrônica. Você pode, inclusive, escolher uma solução completa, que cuide de toda a parte financeira da sua empresa.
O sistema deverá estar alinhado para a emissão da NF-e, sendo observado todos os requisitos técnicos do Manual de Integração do Contribuinte.
Vale destacar que, o passo a passo para entender como emitir nota fiscal do MEI teve alterações recentes.
Desde setembro de 2023, o microempreendedor é obrigado a elaborar a Nota Fiscal Eletrônica de acordo com o padrão nacional.
Isso significa que o processo de emissão, antes realizado nos sites das prefeituras, passou a ser no sistema do Portal Nacional para manter a padronização dos documentos.
Conheça os principais tipos de nota fiscal
Para saber como emitir nota fiscal corretamente, também é importante conhecer os tipos de notas fiscais existentes.
Cada uma delas é destinada a uma atividade específica, entenda quando cada modelo deve ser utilizado:
- NF (Nota Fiscal de Produto): documento emitido por empresas para registrar a venda de mercadorias;
- NF-e (Nota Fiscal de Produto Eletrônica): versão digital da tradicional nota fiscal de papel utilizada para registrar a venda de mercadorias;
- CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico): documento digital que registra a prestação de serviços de transporte de cargas, obrigatório para transportadoras e autônomos da área;
- NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviço): a NFS-e tem a função de registrar a prestação de serviço, válida para negócios como oficina de carros, academias e hotéis, por exemplo;
- NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica): emitida para o consumidor final e utilizada somente nas operações comerciais de vendas presenciais ou vendas para entregas em domicílios;
- NFA-e (Nota Fiscal Avulsa): ideal para MEIs, é um documento eletrônico e uma alternativa prática para que o microempreendedor individual possa comprovar os serviços ou produtos vendidos.
Principais erros ao emitir notas fiscais e como evitá-los
Saber como emitir nota fiscal de prestação de serviços ou produtos é o primeiro passo para evitar erros na elaboração do documento.
Conhecer os erros mais comuns também ajuda a se preparar para um processo mais tranquilo. Pensando nisso, listamos os principais problemas no momento da emissão da NF-e, confira:
- Informações incompletas ou incorretas;
- Erros nos cálculos de tributações;
- Classificação fiscal equivocada;
- Uso de alíquotas inadequadas.
Grande parte desses erros pode ser evitada com o conhecimento sobre as etapas e informações necessárias para a emissão de notas, mas o processo fica ainda mais fácil e assertivo com o apoio da tecnologia.
Sistema de gestão da TOTVS
O sistema de gestão financeira é uma grande ferramenta que auxilia empresas a manter suas finanças em ordem.
Ele permite executar ações como emitir nota fiscal, cumprir obrigações acessórias, apuração de impostos e muitas outras funcionalidades.
Trata-se de uma solução para facilitar o dia a dia do setor financeiro da sua empresa, aumentar sua eficiência operacional e a produtividade do seu negócio.
No campo fiscal, o sistema está preparado para auxiliar na geração de eSocial, SPED Fiscal, escrituração fiscal e contábil digital, recuperação de impostos e livros fiscais.
Aliado a isso, você ainda tem acesso a ferramentas para facilitar a gestão contábil, de vendas, de estoque, de compras, faturamento e muito mais.
Com a automação de processos, você consegue otimizar a sua rotina fiscal, financeira e contábil, reduzindo os erros e permitindo o foco em ações mais estratégicas para o crescimento da empresa.
Conheça as opções de Sistema de Gestão da TOTVS e otimize sua rotina fiscal!
Conclusão
Saber como emitir nota fiscal é um passo essencial para qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou segmento.
Muito além de assegurar a conformidade fiscal, esse documento também contribui para uma gestão financeira mais organizada e transparente.
Para simplificar suas operações e minimizar erros, a tecnologia é uma grande aliada, garantindo precisão e eficiência na emissão de notas fiscais.
Além disso, ampliar o conhecimento sobre a rotina fiscal e manter-se atualizado com as regulamentações fiscais é importante para garantir uma gestão eficiente.
Aproveite para conferir nosso conteúdo sobre compliance regulatório para implementar ações que vão ajudar a manter a conformidade no seu negócio.
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