No processo de admissão de colaboradores, contrato de trabalho e carteira assinada cumprem funções distintas e não intercambiáveis. Tratar esses instrumentos como equivalentes pode expor a empresa a riscos jurídicos, fiscais e trabalhistas.
O contrato de trabalho formaliza as condições da relação empregatícia. Já a Carteira de Trabalho e Previdência Social é o registro legal que valida esse vínculo perante a legislação brasileira.
Confundir esses papéis pode resultar em irregularidades, passivos retroativos e penalidades.
Por isso, é fundamental compreender o que a Consolidação das Leis do Trabalho estabelece sobre o registro em carteira, em quais situações ele é obrigatório e quando outros modelos de contratação são permitidos.
Ao longo deste conteúdo, você confere as diferenças entre contrato de trabalho e carteira assinada, os impactos legais de cada escolha e como manter os processos de contratação em conformidade com a CLT.
Contrato de trabalho e carteira assinada: qual é a diferença?
Para entender se o contrato de trabalho substitui a carteira assinada, é essencial compreender o papel de cada um desses instrumentos na relação entre empresa e profissional.
O contrato de trabalho é um acordo firmado entre as partes envolvidas. Ele pode ser tácito ou expresso e estabelece as condições da relação de emprego, como jornada, remuneração, benefícios e responsabilidades.
De acordo com o artigo 442 da CLT, “contrato individual de trabalho é o acordo tácito ou expresso, correspondente à relação de emprego”.
Já a carteira assinada significa que o vínculo empregatício do trabalhador está formalmente registrado na Carteira de Trabalho e Previdência Social. Esse registro garante que o colaborador esteja protegido pela legislação trabalhista e tenha acesso aos direitos previstos na CLT, como:
- Pagamento de salário regular;
- 13º salário;
- Férias remuneradas com adicional de um terço;
- Depósitos do FGTS;
- Registro da jornada de trabalho, horas extras e intervalos;
- Contribuição para o INSS;
- Aviso prévio e indenizações em caso de desligamento.
O contrato de trabalho substitui a carteira assinada?
O contrato de trabalho formaliza as condições acordadas entre empresa e colaborador. Nele estão descritos aspectos como jornada, salário, benefícios, além dos direitos e deveres de ambas as partes.
A carteira assinada, por sua vez, é um registro obrigatório no Brasil para trabalhadores contratados sob o regime CLT. É ela que garante a validade legal do vínculo empregatício perante a legislação trabalhista.
Na prática, para trabalhadores celetistas, o contrato de trabalho firma o acordo entre as partes, enquanto a assinatura na carteira é o que assegura direitos como FGTS, INSS, férias remuneradas e 13º salário. Por isso, os dois instrumentos se complementam.
Dessa forma, o contrato estabelece as regras da relação de trabalho, e a CTPS oficializa esse vínculo perante a lei. Sendo assim, o contrato de trabalho não substitui a carteira assinada.
Mesmo que o acordo esteja formalizado em contrato, a ausência do registro em carteira configura irregularidade. Nesses casos, a empresa pode sofrer sanções, como pagamento de encargos retroativos, multas e a obrigatoriedade de regularizar o vínculo.
Por que a assinatura na carteira é tão importante?
A assinatura na carteira de trabalho é a principal forma de comprovação do vínculo empregatício entre empregado e empregador. Ela garante ao profissional acesso a direitos trabalhistas e previdenciários fundamentais.
Além disso, o registro formal também é importante para a empresa, pois comprova que a organização está cumprindo suas obrigações legais. Em fiscalizações ou ações trabalhistas, a CTPS assinada demonstra que o vínculo foi estabelecido corretamente.
Considerando que, em relações regidas pela CLT, o contrato de trabalho não substitui a carteira assinada, a falta desse registro pode gerar penalidades e riscos jurídicos para o negócio.
Quando o contrato de trabalho pode existir sem assinatura na carteira?
Embora nas relações celetistas o registro em carteira seja obrigatório, existem situações em que o contrato de trabalho pode existir sem a assinatura da CTPS.
Isso acontece porque a exigência de carteira assinada se aplica apenas a vínculos regidos pela CLT. Em outros modelos de contratação, não há essa obrigatoriedade.
Alguns exemplos são:
- Contratos de prestação de serviços, voltados a profissionais autônomos ou freelancers, sem vínculo empregatício;
- Parcerias empresariais entre pessoas jurídicas, sem subordinação trabalhista;
- Trabalho temporário terceirizado por meio de agência, desde que respeitadas as regras legais.
Mesmo nessas situações, é fundamental que exista um contrato bem estruturado, garantindo transparência e segurança jurídica para ambas as partes.
O que a CLT diz sobre o registro em carteira?
Nos casos em que há vínculo empregatício, o registro em carteira é obrigatório. No momento da admissão, alguns documentos são exigidos para a formalização do contrato de trabalho, como:
- Documento de identificação oficial com foto;
- CPF;
- Carteira de Trabalho e Previdência Social em bom estado.
O departamento pessoal também precisa observar prazos legais, como o cadastro do colaborador no eSocial, a realização do exame admissional e a atualização da CTPS.
Também de acordo com a CLT, a carteira de trabalho digital deve ser atualizada até o quinto dia útil após a admissão. O descumprimento dessa obrigação pode gerar multas e outras penalidades para a empresa.
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Conclusão
Ao longo deste conteúdo, ficou claro que contrato de trabalho e carteira assinada exercem papéis distintos na formalização do vínculo empregatício. Enquanto o contrato estabelece as condições da relação entre empresa e colaborador, o registro na Carteira de Trabalho é o instrumento que confere validade legal a esse vínculo nos casos regidos pela CLT.
Também ficou evidente que tratar esses documentos como substituíveis pode gerar riscos relevantes para a empresa, como passivos trabalhistas, encargos retroativos e penalidades previstas na legislação.
Por isso, compreender quando o registro em carteira é obrigatório e em quais situações outros modelos de contratação são permitidos é uma etapa essencial da gestão de pessoas.
Para organizações que lidam com diferentes regimes de contratação, manter clareza sobre esses limites legais é fundamental para garantir conformidade, previsibilidade e segurança jurídica. Esse cuidado começa na admissão e se estende por todo o ciclo de vida do colaborador.
Nesse sentido, processos bem estruturados e sistemas de RH integrados ajudam a reduzir falhas operacionais e a manter o controle adequado dos vínculos trabalhistas. Com apoio da tecnologia, o RH consegue atuar de forma mais estratégica, assegurando que contratos, registros obrigatórios e rotinas legais estejam alinhados à legislação.
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