Entenda como fazer o controle de horas extras

Fazer uma boa gestão da jornada de trabalho é um desafio constante para o RH e para gestores de equipes. Afinal, acompanhar a carga horária dos colaboradores com precisão é essencial para manter a conformidade com a lei, evitar passivos trabalhistas e garantir uma operação eficiente.

Mas, na prática, muitas empresas ainda enfrentam dificuldades no controle de horas extras realizadas diariamente. Esse cenário pode gerar custos elevados, problemas jurídicos e até sobrecarga para a equipe.

Você sabe exatamente quantas horas extras a sua equipe faz atualmente? E como está sendo feito o controle dessas horas?

Se você respondeu não ou se ainda tem dúvidas sobre como contabilizar as horas extras corretamente, continue aqui neste artigo! Você vai entender tudo sobre o tema: o que diz a lei, os principais tipos de hora extra, os riscos de não fazer o acompanhamento correto e como fazer esse controle de forma segura.

Acompanhe!

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O que é controle de hora extra?

O controle de hora extra é o processo de registrar e monitorar todas as horas que um colaborador trabalha além da sua jornada regular. Essas horas excedentes devem ser devidamente contabilizadas e compensadas.

É comum confundir hora extra com banco de horas, mas há uma diferença importante: enquanto a hora extra implica pagamento imediato com acréscimo (normalmente de 50% ou mais), o banco de horas permite que o colaborador compense as horas excedentes com folgas, desde que respeitado o prazo legal e a formalização do acordo.

O que diz a legislação sobre a hora extra?

De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a jornada padrão é de até 8 horas diárias e 44 horas semanais. Quando o colaborador ultrapassa esse limite, as horas excedentes devem ser pagas com um acréscimo de, no mínimo, 50% sobre o valor da hora normal. E, aos domingos e feriados, esse adicional pode chegar a 100%.

Além disso, a lei determina que o máximo de horas extras permitidas por dia é de duas horas, salvo algumas exceções previstas em convenções coletivas ou acordos individuais.

A empresa também deve manter um controle formal dessas horas, seja por meio de registro eletrônico, folha de ponto ou outro sistema reconhecido. Isso garante transparência e evita divergências com os colaboradores.

Hora extra na Reforma Trabalhista

A Reforma Trabalhista, instituída pela Lei nº 13.467, de 2017, foi um marco importante na flexibilização das relações de trabalho no Brasil e trouxe impactos diretos na forma como as horas extras são controladas dentro da empresa.

Antes da reforma, o banco de horas só podia ser implementado por meio de convenção ou acordo coletivo, ou seja, era necessário o envolvimento do sindicato da categoria para que a compensação de horas fosse legalmente válida. 

Isso tornava o processo mais burocrático, especialmente para empresas de menor porte, que nem sempre conseguiam estabelecer esse tipo de negociação sindical.

Com a nova legislação, passou a ser permitida a adoção do banco de horas por acordo individual escrito entre o empregador e o empregado, desde que a compensação das horas aconteça no prazo máximo de seis meses.

Essa mudança deu mais autonomia às partes e facilitou a implementação de políticas de compensação, especialmente em empresas com jornadas mais dinâmicas ou sazonalidades operacionais.

No entanto, também aumentaram a responsabilidade dos empregadores em manter registros precisos, documentar todos os acordos e garantir que a compensação ocorra dentro do prazo. Sem esse cuidado, os riscos de passivos trabalhistas continuam existindo.

Qual a importância de fazer o controle de hora extra?

Controlar corretamente as horas extras, além de ser uma questão operacional, é uma estratégia de proteção jurídica, eficiência financeira e cuidado com a saúde dos colaboradores. Quando feito de forma correta, esse controle gera impactos positivos em diversas frentes da empresa.

A seguir, veja os principais benefícios do controle eficiente de horas extras.

Evita processos trabalhistas

A ausência de controle sobre as horas extras pode abrir espaço para conflitos entre empresa e colaborador. Muitas ações trabalhistas envolvem justamente o não pagamento ou o registro inadequado dessas horas.

É por isso que ter um controle formal, claro e acessível reduz o risco de processos e facilita a defesa da empresa caso algum conflito ocorra.

Diminui gastos excedentes

Horas extras não controladas significam custos invisíveis, já que a empresa pode estar pagando mais do que deveria sem perceber. Um controle eficaz permite organizar melhor a jornada para evitar gastos desnecessários com adicionais salariais e ainda permite negociar as compensações quando possível.

Facilita o pagamento de adicionais

Em muitos casos, a hora extra está atrelada a adicionais noturnos, de fim de semana ou feriado. Fazer esse cálculo manualmente pode ser bastante complexo e as chances de cometer erros são grandes. Com o controle correto, o RH consegue calcular os valores de forma mais segura e garantir que o colaborador receba exatamente o que tem direito, sem expor a empresa a riscos ou inconsistências na folha.

Aponta sobrecarga de trabalho

O excesso de horas extras pode ser um sinal de problemas na operação, como equipes reduzidas, má distribuição de tarefas ou metas excessivas. Um controle bem feito permite identificar esses sinais de sobrecarga com antecedência e permite fazer ajustes antes que a produtividade ou a saúde do pessoal sejam afetadas.

Principais tipos de hora extra

Apesar de ser um conceito simples, as horas extras podem assumir diferentes formatos de acordo com o seu contexto. Conhecer os diferentes tipos ajuda o RH a fazer o controle correto e o pagamento justo.

Conheça os principais!

Hora extra em dias úteis

É o tipo mais comum, quando o colaborador ultrapassa a jornada padrão durante os dias úteis da semana. Nesse caso, a CLT determina que o valor pago tenha um acréscimo de, no mínimo, 50%.

Hora extra em domingos e feriados

Quando o trabalho extra é realizado em dias que deveriam ser de descanso, o adicional é maior. Em geral, a hora extra nesses dias deve ser remunerada com, no mínimo, 100% do valor da hora comum, ou seja, o dobro — com exceção para casos em que os acordos coletivos determinem outros índices.

Hora extra noturna

O trabalho realizado no período noturno, geralmente entre 22h e 5h, já tem um adicional próprio, chamado de adicional noturno. Se, além disso, o colaborador exceder a jornada, o cálculo deve considerar o adicional da hora extra somado ao adicional noturno, o que torna o controle um pouco mais complexo.

Hora extra em regime de plantão ou escala

Profissionais que atuam em escalas diferenciadas (como escala 6×1, por exemplo) ou plantões podem seguir regras específicas quanto à hora extra, especialmente quando há acordos coletivos envolvidos. Nesses casos, o controle deve ser ainda mais rigoroso para evitar distorções.

Como fazer o controle de hora extra?

Existem diferentes métodos para fazer o controle de horas extras. Cada um tem suas vantagens e limitações, e a escolha deve considerar o porte da empresa, a quantidade de colaboradores e o nível de automação desejado.

Conheça as principais opções!

Controle manual

Muito comum em empresas pequenas, o controle manual é feito por meio de registros físicos, como é o caso das folhas de ponto assinadas diariamente. Embora seja o mais barato, esse método é suscetível a erros, rasuras, esquecimentos e fraudes.

Planilhas

As planilhas são uma evolução do modelo manual. São mais práticas, mas ainda exigem um controle rigoroso e podem gerar inconsistências, principalmente quando há muitos colaboradores ou escalas diferentes.

ERP e sistemas automatizados

A forma mais segura e eficiente de fazer o controle de horas extras é com sistemas integrados de gestão, como os ERPs. Esses softwares automatizam o registro de ponto, fazem os cálculos de forma precisa, integram com a folha de pagamento e reduzem significativamente os erros humanos.

Além disso, permitem relatórios gerenciais, alertas e cruzamento de dados que ajudam na tomada de decisão.

Dicas para fazer o controle de hora extra de maneira organizada

Um controle de horas extras eficiente começa com organização e clareza. Aqui estão algumas dicas práticas que vão ajudar nessa tarefa:

• crie uma política clara sobre horas extras: estabeleça regras sobre quando podem ser feitas, quem autoriza e como será o pagamento ou compensação;
• formalize os acordos: especialmente para banco de horas, é obrigatório ter um acordo individual ou coletivo. Registre tudo por escrito;
• treine a equipe: supervisores precisam saber como controlar as horas de suas equipes e orientar os colaboradores sobre o que é permitido ou não;
• use sistemas confiáveis: automatizar processos reduz erros e aumenta a confiança dos colaboradores na gestão das jornadas;
• monitore indicadores: avalie pontos como a frequência de horas extras, concentração em setores específicos e tendências. Isso ajuda a prevenir sobrecarga e melhorar processos internos.

Qual a melhor forma de fazer o controle de horas extras?

Escolher a melhor forma de controlar as horas extras exige mais do que apenas registrar entradas e saídas: é preciso considerar a complexidade da operação, a legislação vigente, a segurança dos dados e, principalmente, a confiabilidade das informações que serão utilizadas para pagar (ou compensar) o tempo excedente.

Planilhas e métodos manuais podem até parecer suficientes no início, mas conforme a empresa cresce, esses formatos tendem a gerar inconsistências, dificultar auditorias e expor o negócio a riscos trabalhistas. Erros em cálculos de adicionais, perdas de registros e até fraudes se tornam mais comuns quando não há um sistema estruturado.

Por isso, a forma mais eficiente e segura de realizar esse controle é por meio de sistemas integrados de gestão, os ERPs. Com esse tipo de tecnologia, é possível automatizar todo o processo — desde o apontamento de ponto até a integração com a folha de pagamento e os relatórios de RH.

Além da precisão dos dados, um bom ERP permite acompanhar indicadores em tempo real, identificar áreas com excesso de horas extras, tomar decisões baseadas em evidências e gerar relatórios personalizados para auditorias ou ações estratégicas. A empresa ganha em agilidade, em conformidade e em transparência com os colaboradores.

Soluções TOTVS para controle de jornada e horas extras

Os sistemas de gestão de pessoas da TOTVS contam com funcionalidades avançadas para controle de ponto, cálculo de horas extras, adicionais e banco de horas. Tudo isso é feito de forma automatizada, segura e integrada aos demais módulos do ERP — como folha de pagamento, financeiro e relatórios contábeis.

Assim, você simplifica o registro da jornada de trabalho de acordo com a legislação, reduz inconsistências e facilita a rotina do RH e dos colaboradores.

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O controle de horas extras pode ser uma vantagem estratégica

O controle eficiente de horas extras é muito mais do que uma obrigação legal: é uma ferramenta poderosa para reduzir riscos trabalhistas, otimizar custos operacionais e cuidar melhor da equipe.

Ao longo deste artigo, você entendeu como funciona o controle de horas extras, o que diz a legislação, quais são os principais tipos e por que adotar boas práticas pode transformar esse processo em uma vantagem competitiva.

Seja para evitar processos, manter a conformidade ou apenas garantir mais clareza na relação com seus colaboradores, investir em um sistema confiável pode mudar completamente a forma como sua empresa lida com a jornada de trabalho.

E se você também tem dúvidas sobre como calcular as horas extras do seu time, confira o nosso artigo com exemplos práticos de cálculos de horas!