Entenda como conduzir uma reunião one on one (1:1)

A 1:1 (one on one) é uma boa prática essencial para empresas que desejam construir ambientes de trabalho mais felizes, produtivos, colaborativos e com uma comunicação efetiva entre lideranças e liderados. 

Quando bem estruturadas, essas reuniões ajudam a fortalecer vínculos, alinhar expectativas e aumentar o engajamento da equipe. 

Neste artigo, vamos compartilhar tudo o que você precisa saber para conduzir reuniões one on one, desde os benefícios desta ferramenta até como se preparar (com direito a lista de perguntas para ajudar no planejamento!).

Pronto para estruturar reuniões de sucesso? Vamos juntos! 

O que é one on one (1:1)? 

One on one é o termo utilizado para designar uma conversa entre líder e liderado. Também pode ser chamada de reunião 1:1, one-to-one, 1 on 1 ou one2one. 

A reunião one on one é uma das boas práticas de gestão de pessoas e uma ferramenta poderosa para aumentar o engajamento dos colaboradores. 

Segundo um estudo da Harvard Business Review, profissionais que não têm reuniões 1:1 tendem a ser mais desengajados e ter um relacionamento mais negativo com suas lideranças.

Os dados indicam que esses colaboradores têm quatro vezes mais chances de serem desengajados e duas vezes mais chances de avaliar negativamente a liderança, em comparação com aqueles que se reúnem regularmente com seus gestores. 

Isso se deve ao fato de que os colaboradores se sentem mais valorizados e ouvidos quando têm a oportunidade de discutir seus desafios e metas diretamente com seus líderes.

Para que serve um 1:1?

O objetivo da one on one é promover a comunicação entre gestores e colaboradores. É o momento de trocar feedbacks, avaliar o desempenho, definir planos e metas de desenvolvimento e discutir assuntos relevantes para a carreira de cada profissional.

É uma excelente ferramenta de alinhamento, pois permite reforçar os objetivos da área e esclarecer prioridades, garantindo que todos estejam na mesma página.

A frequência ideal da reunião pode variar conforme a cultura de cada empresa, mas recomendamos que seja feita regularmente e, no mínimo, uma vez por mês. 

Assim, é possível colocar o plano de ação em prática e ter ciclos curtos para resolução de problemas ou superação de desafios. 

Qual a diferença entre 1:1 e feedback?

Enquanto o one on one é um espaço mais amplo de diálogo entre líderes e liderados, o feedback é uma ferramenta mais específica, utilizada para retornos pontuais sobre o desempenho ou o comportamento do colaborador. 

Veja um comparativo entre eles:

Ambos estão diretamente ligados ao desenvolvimento de pessoas e podem atuar de maneira complementar: é possível usar o feedback como uma ferramenta dentro da reunião 1:1, por exemplo.

O one2one, no entanto, vai muito além do feedback.

Durante a reunião, que deve acontecer regularmente, há tempo para aprofundar conversas sobre objetivos profissionais, desafios do dia a dia, bem-estar, carreira, entregas e expectativas.

Já o foco do feedback é realmente ser um papo mais pontual para reforçar comportamentos positivos ou corrigir desvios, reconhecer resultados ou alinhar ações, sempre com foco no crescimento profissional.

Ele pode acontecer como resposta a um acontecimento específico. Por exemplo, o líder notou que um colaborador está chegando atrasado com frequência: o feedback pode ajudar a entender o que está acontecendo e a solucionar o problema. 

Qual é a importância da reunião one on one?

Essa comunicação individualizada pode estabelecer um relacionamento mais próximo e de confiança com o colaborador. 

Com isso, a prática não só melhora a qualidade da comunicação entre líder e liderado, mas também permite que os gestores identifiquem problemas com mais precisão e, assim, forneçam a orientação e o apoio necessários para superá-los. 

Quando a reunião 1:1 é bem executada, ela tem o poder de aumentar exponencialmente a produtividade, a felicidade e o engajamento da equipe.

Veja abaixo os principais benefícios das reuniões one on one para os gestores:

• Identificação de talentos e potencial de liderança;
• Conhecimento de desentendimentos entre a equipe;
• Acompanhamento próximo do desenvolvimento do profissional;
• Resolução de desafios antes que se tornem grandes problemas;
• Melhora nos processos internos e tomada de decisões mais embasadas;
• Possibilidade de ações mais assertivas para alcançar metas e resultados.

Com as one2one, o gestor torna-se um facilitador. Além disso, abre portas para que sua equipe encontre o caminho e entregue os melhores resultados, de forma conjunta e engajada. 

Isso se reflete em diversos benefícios para os colaboradores. Entre eles, vale destacar:

• Melhora no clima organizacional;
• Esclarecimento de ruídos na comunicação;
• Maior engajamento e sensação de pertencimento;
• Aumento da confiança e da identificação com a liderança;
• Abertura para falar sobre carreira, desafios e expectativas.

Checklist para reunião 1:1 

Como toda reunião, a one on one também precisa de uma preparação e uma pauta. Por isso, preparamos um checklist bem prático para você garantir que não esqueceu de algo. 

Confira abaixo o que fazer antes, durante e depois de uma reunião 1:1.

Antes da reunião

Os bate-papos com os colaboradores devem ser planejados, por isso é importante dedicar um tempo antes da reunião para organizar pontos importantes a serem tratados.

Isso ajuda a direcionar a conversa e garante que ela seja realmente produtiva. Alguns passos essenciais antes do one on one são:

• Criar uma agenda; 
• Revisar encontros anteriores;
• Planejar as principais perguntas;
• Definir objetivos mensuráveis para a conversa;
• Fazer uma pauta com os principais pontos de discussão;
• Perguntar à pessoa colaboradora se ela tem tópicos específicos que gostaria de conversar.

Durante a reunião

Durante a conversa, é importante demonstrar interesse genuíno na evolução do colaborador. Deixá-lo confortável e praticar a escuta ativa são pontos essenciais.

Confira o checklist para colocar em prática ao longo dos 1:1:

• Estar 100% focado e aproveitar a reunião;
• Começar com um assunto não relacionado ao trabalho para quebrar o gelo;
• Não levar eletrônicos para a conversa e evitar olhar para o celular ou computador;
• Em conversas remotas, deixar sempre a câmera ligada;
• Deixar a pessoa falar sem interrompê-la;
• Fazer anotações da reunião;
• Valorizar o profissional e reconhecer o trabalho que vem sendo feito;
• Conversar sobre problemas que podem estar travando a pessoa colaboradora e entender seus objetivos;
• Defina o plano de ação e saídas de maneira individual, avaliando com atenção a necessidade de cada um dos participantes. 

Depois da reunião

O encerramento da reunião não significa o fim do acompanhamento do desempenho e desenvolvimento do colaborador. 

É após o one2one que os aprendizados e feedbacks são colocados em prática, por isso é importante manter o monitoramento até o próximo encontro.

Alguns pontos importantes para o momento pós-reunião são:

• Acompanhar os tópicos e relembrar o que foi discutido; 
• Enviar um e-mail com um breve resumo para o colaborador;
• Reforçar a abertura para conversas fora da agenda, sempre que necessário;
• Salvar as anotações (de preferência em uma plataforma que centralize todas as informações dos colaboradores em um único lugar);
• Marcar a próxima reunião para manter a constância do 1:1 (lembrando que a nossa recomendação é que os encontros sejam mensais, mas isso deve ser adaptado conforme a realidade da sua empresa).

O que evitar no 1:1?

O objetivo dos one on ones é ter um momento de escuta ativa, empatia e desenvolvimento. Existem algumas atitudes que quebram esse foco e podem desestimular a participação dos colaboradores.

Por isso, separamos algumas dicas sobre o que não fazer durante as reuniões 1 on 1:

• Evite desmarcar a reunião. Se surgir um imprevisto, remarque imediatamente a one on one;
• Não menospreze preocupações ou sentimentos compartilhados pelo colaborador;
• Evite interrupções ou mudanças de foco enquanto o colaborador estiver falando;
• Não transforme o 1:1 em uma reunião operacional ou cobrança de tarefas;
• Não entre na reunião sem um propósito ou uma pauta;
• Evite falar somente sobre amenidades.

Como conduzir uma reunião 1:1?

Agora que você já sabe o que fazer e o que evitar em uma reunião one on one, é hora de entender como conduzir esse encontro para que ele cumpra devidamente o seu papel.

Separamos os passos essenciais para uma reunião de sucesso. Confira quais são a seguir.

Defina o tempo destinado às reuniões

É importante definir o tempo e a periodicidade das reuniões para evitar uma sobrecarga na agenda, tanto para os líderes quanto para os liderados. 

A duração da conversa depende da urgência dos assuntos a serem tratados, mas, em geral, entre 30 minutos e 1 hora são suficientes para a maioria dos casos. 

É importante que a reunião tenha tempo suficiente para abordar os assuntos relevantes para o desenvolvimento do colaborador. 

Entretanto, não deve ser muito longa para não se tornar cansativa e afetar a motivação ou a produtividade dos profissionais. 

Crie um ambiente confortável para o colaborador

Um bom 1:1 começa antes mesmo da primeira pergunta, com a criação de um ambiente seguro e acolhedor, no qual o colaborador sinta-se à vontade para compartilhar desafios, inseguranças, ideias e sugestões.

A escuta ativa é peça essencial neste processo. Ouça com atenção, sem interrupções, demonstrando interesse genuíno e mostrando que esse é um espaço para trocas e evolução — não para cobranças ou julgamentos.

Dê feedbacks construtivos

O grande foco das reuniões individuais entre lideranças e liderados é ter conversas relevantes para o desenvolvimento profissional. Neste contexto, o feedback é um dos seus maiores aliados.

Utilize essa ferramenta para falar sobre pontos específicos, com respeito e foco no desenvolvimento. 

Aproveite o espaço para reconhecer avanços e esforços, dar direcionamentos e convidar o colaborador a refletir sobre o que pode ser aprimorado. 

Estabeleça um plano de ação para os próximos encontros

Todo 1:1 deve gerar desdobramentos práticos, por isso é importante definir os próximos passos com o colaborador.

Estabelecer um plano de ação facilita o acompanhamento do progresso, além de manter o foco nas atividades necessárias.

Depois disso, certifique-se de que o colaborador compreendeu bem os pontos definidos e, se necessário, esclareça dúvidas.

Mantenha um registro dos encontros

Anotar os principais tópicos discutidos em cada reunião é fundamental para fazer um follow-up eficiente.

Isso também ajuda a criar um histórico dos bate-papos, que serve como base para avaliar a evolução do profissional ao longo do tempo. 

Otimize as reuniões com apoio da tecnologia

Você pode utilizar plataformas especializadas, como os sistemas TOTVS para RH, que fornecem funcionalidades essenciais para reuniões one on one mais contínuas e eficazes, como gestão de metas e acompanhamento de indicadores de desempenho.

Ao mesmo tempo, esses sistemas também oferecem uma variedade de outros recursos que podem otimizar a gestão de toda a organização. 

40 exemplos de perguntas para reunião 1:1 

Abaixo, vamos listar alguns exemplos de perguntas para as reuniões one on one, mas vale ressaltar que você pode adequá-las às necessidades e pautas relacionadas à empresa. 

Separamos exemplos para gestores e para colaboradores, aproveite as sugestões para enriquecer as suas pautas!

20 ideias de perguntas para reunião 1:1: de gestor para liderado

1. Você se sente desafiado no seu trabalho?
2. Qual parte do meu trabalho você gostaria que eu lhe mantivesse informado?
3. Como estão as coisas com você?
4. Qual sua visão de futuro aqui na equipe?
5. O que você mais gosta de fazer e o que menos gosta?
6. Qual sua maior dificuldade?
7. Como gestor, como consigo te ajudar no seu dia-a-dia?
8. Como estão as coisas fora do trabalho?
9. Como está o seu ritmo de trabalho?
10. Quais são suas melhores habilidades?
11. O que você acha que pode ser feito para melhorar nossa equipe?
12. Como você se sente em relação à sua carga de trabalho atual?
13. Existe algo em nosso processo de trabalho que você acha que pode ser melhorado?
14. Você tem alguma ideia para otimizar nossos processos de trabalho?
15. Qual sua opinião sobre a comunicação na equipe?
16. Qual é o seu objetivo profissional a curto prazo?
17. Como você avalia o seu desempenho até o momento?
18. Você tem alguma dúvida em relação às metas estabelecidas?
19. Como você lida com prazos apertados?
20. Como podemos trabalhar juntos para melhorar sua produtividade?

20 ideias de perguntas para one on one: de liderado para gestor

1. Quais são as prioridades da nossa equipe?
2. Qual parte do meu trabalho você acha importante eu te manter sempre atualizado?
3. Se eu precisar de alguma ajuda, qual a melhor forma de falar com você sobre isso?
4. Você acredita que minhas habilidades têm melhorado nas áreas X e Y?
5. Qual seria um ponto que eu deveria melhorar o mais rápido possível?
6. Onde você me enxerga num futuro próximo?
7. Qual a coisa mais importante que preciso fazer para ser promovido?
8. O que você acredita que são minhas forças e fraquezas?
9. Qual soft skill você acredita que posso aprimorar nos próximos 2 meses?
10. Qual hard skill você acredita que posso aprimorar nos próximos 2 meses?
11. Como você avalia meu desempenho até agora?
12. O que posso fazer para melhorar meu trabalho na equipe?
13. Qual é o seu estilo de liderança e como você acha que isso influencia nossa equipe?
14. Como você enxerga minhas habilidades de comunicação?
15. Quais são suas expectativas em relação ao meu desempenho?
16. Como posso me desenvolver melhor na empresa?
17. Qual é o seu feedback em relação ao meu trabalho no projeto X?
18. Como você enxerga minhas habilidades de resolução de problemas?
19. Qual é o meu papel dentro da equipe e como posso contribuir ainda mais?
20. Como você avalia minha capacidade de trabalho em equipe?

Como registrar uma reunião one on one

Registrar uma one on one é extremamente importante para que ambos os envolvidos lembrem dos pontos discutidos e das ações acordadas. 

Isso permite que o acompanhamento seja feito de maneira consistente, e que a evolução seja monitorada ao longo do tempo. 

Existem diversas formas de registrar uma reunião 1:1, algumas delas são: 

• Anotações em um caderno ou bloco de notas: o gestor e o liderado podem fazer suas anotações durante a reunião e guardar em um local seguro para futuras consultas;
• Plataformas especializadas em gestão de pessoas: permitem que as informações sejam registradas, monitoradas e atualizadas de forma fácil e organizada;
• Planilhas compartilhadas: documento acessível para os dois, permitindo que tanto líder quanto liderado registrem as informações da reunião.

A recomendação é utilizar uma solução especializada, como o Feedz by TOTVS.

Além de centralizar as informações de desempenho e metas, a plataforma cuida da jornada do colaborador de ponta a ponta. 

Com ela, você consegue gerenciar o ciclo de avaliações de desempenho, configurar pesquisas, gerar relatórios completos, traçar mapa de objetivos e muito mais!

Da avaliação do clima organizacional ao acompanhamento de objetivos e resultados, cada funcionalidade foi desenvolvida para otimizar a experiência do RH com eficiência, sem abrir mão da humanização no processo de gestão de pessoas.

Quer transformar as reuniões one on one em um diferencial na sua gestão de pessoas? Conheça o Feedz by TOTVS e potencialize sua liderança!

Conclusão

As reuniões one on one são ferramentas estratégicas na gestão de pessoas, essenciais para fortalecer relações e manter os colaboradores engajados.

Quando bem conduzidos, esses encontros promovem alinhamento, engajamento e confiança entre líderes e liderados, criando um ambiente onde todos sabem que têm voz e espaço para evoluir. 

Neste conteúdo, você conferiu os passos essenciais para realizar uma reunião de sucesso, além de perguntas e um checklist para ajudar na organização dos bate-papos.

Investir tempo nessas trocas mostra que a empresa valoriza o crescimento individual e coletivo. Além disso, é um caminho para facilitar a identificação de oportunidades e desafios com mais agilidade.

Se você ainda não tem uma rotina de 1:1 estruturada, é hora de colocar as nossas dicas em prática e começar. 

Com o Feedz by TOTVS, você acompanha o desenvolvimento dos colaboradores e melhora o clima organizacional da empresa.

Além de contar com o sistema da TOTVS, aproveite também para conferir dicas exclusivas no nosso conteúdo sobre gestão de pessoas estratégicas.