Orçamento de RH: guia completo para otimizar o planejamento financeiro

Você sabe exatamente para onde vão os recursos do setor de gestão de pessoas da sua empresa? Sem um orçamento de RH, ou budget de RH, seu negócio pode perder eficiência e gastar muito além do necessário. 

Essa ferramenta funciona como um mapa que mostra como o negócio pretende investir no ativo mais valioso da organização: as pessoas.

Mas falar em budget não é apenas pensar em salários e benefícios. 

Trata-se de estruturar um plano que conecta metas financeiras à gestão de talentos, garantindo que cada investimento esteja alinhado ao crescimento sustentável da organização.

Neste guia, você vai entender como montar um bom orçamento e garantir uma ferramenta estratégica para alinhar objetivos, otimizar custos e impulsionar resultados.

Continue a leitura para descobrir os passos necessários para valorizar o capital humano de forma inteligente.

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O que é um orçamento de RH?

O orçamento de RH, também conhecido como budget de RH, é o planejamento financeiro destinado a todas as atividades e estratégias da área de gestão de pessoas. 

Esse planejamento tem como foco organizar os custos relacionados às pessoas, desde salários e benefícios até investimentos em treinamento, tecnologia e ações de engajamento.

Além disso, o orçamento do RH consegue ajudar a prever quais serão os gastos em um determinado período, estimulando a saúde financeira da empresa.

Por isso, impacta diretamente na operacionalização do negócio e, claro, na motivação dos colaboradores. 

Qual a importância do budget de RH?

O budget de RH é uma ferramenta essencial para o planejamento estratégico da empresa como um todo. Muito além do controle de custos, ele contribui para o crescimento sustentável da operação, alinhando investimentos em talentos às metas de negócio.

Quando bem estruturado, o orçamento traz diversos impactos positivos para o desempenho organizacional, como:

• Alinhamento com as metas corporativas: garante que as iniciativas de gestão de pessoas estejam conectadas ao planejamento estratégico da empresa, impulsionando objetivos como inovação, expansão ou aumento da produtividade;
• Retenção de talentos: o controle e a previsão dos custos com remuneração, benefícios e políticas de valorização contribuem para reduzir o turnover na empresa, além de impulsionar a atração de talentos por meio de processos bem organizados;
• Clareza na visão financeira do setor: permite acompanhar de forma detalhada para onde vão os recursos do RH, desde quais são os gastos fixos e variáveis até as oportunidades de realocação e redução de custos, facilitando a tomada de decisões a longo prazo;
• Engajamento e desenvolvimento dos colaboradores: viabiliza ações que aumentam a motivação do time, como programas de bem-estar, treinamentos e planos de carreira bem estruturados, o que contribui para a experiência e o desenvolvimento do colaborador.

Quais os principais componentes do orçamento de RH?

Para planejar o orçamento do RH de forma correta é preciso considerar todos os gastos fixos com pessoas e as ações pontuais. 

Confira a seguir o que não pode faltar na lista.

Salários e encargos trabalhistas

São os principais fatores e representam o maior volume do budget. Aqui, entram remuneração mensal dos colaboradores e encargos previstos na legislação, que devem fazer parte do cálculo da folha de pagamento.

Alguns exemplos são:

• Férias;
• Horas extras;
• Décimo terceiro salário;
• INSS (Instituto Nacional do Seguro Social);
• FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço);
• Comissões e adicionais, como adicional noturno ou de insalubridade.

Benefícios corporativos

São os custos relacionados a planos de saúde, vale-alimentação, vale-refeição, vale-transporte, previdência privada e outros benefícios flexíveis oferecidos para atrair e reter talentos. 

Programas de bem-estar

Gastos com ações voltadas para saúde física e mental dos colaboradores também devem fazer parte do budget de RH. 

Isso inclui programas de qualidade de vida, apoio psicológico, incentivo a atividades esportivas e iniciativas de equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Recrutamento e seleção

Segundo pesquisa da Gartner, o RH gasta, em média, US$ 2.810 por colaborador anualmente e o recrutamento é o principal componente deste valor (US$ 401 por funcionário).

Por isso, o orçamento deve considerar todos os investimentos ligados à atração de novos talentos, incluindo divulgação de vagas, testes de perfil, entrevistas e serviços de consultoria de recrutamento.

Com base na previsão de crescimento da empresa para os próximos meses e na taxa de turnover, analise quantas pessoas deverão ser recrutadas e o valor destinado a essa finalidade. 

Contratações e desligamentos

Processos associados à entrada de novos colaboradores, como onboarding, ações de integração e treinamentos iniciais também devem ser planejados no budget.

As despesas relacionadas aos desligamentos, como verbas rescisórias, homologações e eventuais acordos, são outros componentes essenciais para garantir previsibilidade financeira. 

Treinamento e desenvolvimento

A pesquisa da Gartner, mencionada anteriormente, destaca o treinamento e desenvolvimento como a terceira principal despesa do RH com colaboradores. Segundo os dados, são cerca de US$ 202 investidos por funcionário ao ano.

No planejamento orçamentário, entram investimentos em cursos, workshops, programas de capacitação, educação corporativa e todas as ações que fortalecem as competências dos colaboradores e aumentam a competitividade da empresa.

Tecnologia de RH

Considere também quanto a área investirá em tecnologia para aprimorar processos, ganhar em agilidade e eficiência e reduzir custos.

Isso envolve os custos com sistemas de gestão de pessoas, softwares de folha de pagamento, plataformas de recrutamento e ferramentas de people analytics.

Como fazer um orçamento de RH?

O orçamento de RH não é um processo complexo. No entanto, isso não significa que ele não exija tempo e dedicação para a sua elaboração (e foco dos gestores). 

Vale destacar que o tempo de vigência de um planejamento financeiro de RH pode variar de acordo com o modelo e o porte do negócio.

Por exemplo, em empresas mais consolidadas, o budget tende a ser a longo prazo, com definições anuais.

Já empresas menores ou que estão começando a operação tendem a fazer o planejamento a curto prazo, com definições semestrais.

Como queremos ajudar você nessa missão, independentemente do cenário, estruturamos um passo a passo prático. Confira a seguir. 

1. Definição de metas e objetivos

O primeiro passo é entender o que diz o planejamento estratégico da sua empresa, afinal, estratégia e orçamento devem andar de mãos dadas.

As metas podem estar ligadas à redução de turnover, ao aumento do engajamento da equipe, à expansão do quadro de funcionários ou à criação de novos programas de capacitação. 

Por exemplo, se o foco é no desenvolvimento de uma nova solução, provavelmente será necessário investir na contratação de programadores ou realizar treinamentos para que os profissionais atuais possam assumir uma nova função.

Saber disso vai definir como o orçamento de RH deve considerar os gastos com contratação. 

Já se para o próximo ano o foco é atingir o ponto de equilíbrio, talvez seja preciso reduzir custos, o que pode resultar em demissões ou em uma pausa nas novas contratações.

2. Revisão do orçamento anterior

Aprender com os erros é uma ótima forma de dar um passo para a frente — e essa dica vale muito na hora de criar o budget de RH.

Sendo assim, antes de começar o orçamento do novo ano, faça uma revisão do budget do ano anterior. 

Veja, por exemplo, o que precisou ser alterado no curso dos meses e o que funcionou bem e pode ser mantido. Confira também os pontos de divergência entre o planejado e o realizado, identificando o que dificultou a execução do projeto.

Essa análise traz diversos insights preciosos e evita que erros passados sejam cometidos novamente. 

Também serve para que você consiga avaliar se há um padrão de demissões (por exemplo, em um determinado mês do ano), qual é a média de gastos com afastamentos e horas extras, entre outros pontos que afetam a parte financeira do RH. 

3. Projeção de custos

Com base nas metas previamente definidas e no histórico da empresa, o próximo passo é projetar os custos futuros. 

Isso inclui despesas fixas (salários, encargos, benefícios) e variáveis (treinamentos, contratações, desligamentos). 

Nesta etapa, não esqueça de ter uma reserva de caixa para imprevistos, como:

• Indenizações;
• Desligamentos não planejados;
• Contratos temporários (para situações de aumento de demanda ou casos de afastamento de colaboradores por motivo de saúde ou licença maternidade/casamento).

4. Alocação de recursos

Depois da projeção, é hora de distribuir os recursos entre as diferentes áreas e iniciativas do RH. 

Tenha em mente que a alocação deve priorizar os investimentos estratégicos, sem deixar de lado as despesas obrigatórias, como o salário e benefícios dos colaboradores.

Imagine que o principal objetivo definido para o orçamento de RH foi direcionar os esforços na retenção de talentos.

Neste caso, é preciso considerar uma alocação de recursos maior em employer branding, ações de fortalecimento da cultura organizacional e desenvolvimento de profissionais, por exemplo. 

5. Monitoramento e ajustes

O budget não é algo inalterável: não há problema em ajustá-lo conforme os meses forem passando. 

Na verdade, as revisões orçamentárias são indicadas para garantir que a empresa consiga atingir as metas previstas e não acabe perdendo o controle dos seus gastos ao longo do ano.

Portanto, uma vez elaborado o budget, monitore-o constantemente. Caso perceba que existem discrepâncias entre o planejamento e a execução, verifique o que está ocorrendo.

Por mais que você considere diversos fatores na elaboração do planejamento financeiro de RH, problemas externos e internos podem influenciar as decisões que a empresa precisa tomar.

Nesse sentido, é importante sempre acompanhar e verificar se ajustes precisam ser feitos para adaptá-lo a novos cenários, demandas ou tendências do mercado. 

Como calcular os custos fixos para o budget de RH?

Ao elaborar o orçamento de RH, os custos fixos dirão quanto é o mínimo necessário para executar as tarefas de gestão de pessoas.

Eles consideram investimentos previsíveis, como folha de pagamento, encargos e treinamentos recorrentes. 

Para calcular os custos fixos, existem algumas técnicas que você pode colocar em prática. Confira as principais a seguir. 

Custo por pessoa

Esse método avalia individualmente o custo de cada colaborador. Para isso, são considerados salário, benefícios, impostos, treinamentos e até mesmo recursos indiretos, como luz, equipamentos e alimentação. 

Dessa forma, é possível ter uma estimativa exata de quanto custa cada colaborador e você pode fazer o planejamento financeiro de RH com base nesse número. 

Essa metodologia é mais trabalhosa, porém, tende a oferecer uma estimativa mais precisa do investimento de cada funcionário. 

Custo por área/cargo

Aqui, os custos são calculados a partir de equipes ou funções específicas. Por meio desse planejamento, o RH consegue entender qual o custo de cada profissional dentro de um determinado setor.

Isso permite identificar quanto cada área representa no orçamento total, além de entender o ROI (Retorno sobre o Investimento) por setor. 

A grande vantagem é otimizar a tomada de decisões sobre expansão de times, promoções ou reorganização de equipes.

Se o setor está dando mais retorno do que gasto para a empresa, existe espaço para pensar em progressão salarial ou aumento do time, por exemplo. 

Custo simplificado

Neste caso, os custos são vistos de forma mais genérica, sem se aprofundar tanto nos custos individuais. 

Ou seja, a avaliação é feita de maneira global, sem o refinamento de cada pessoa ou área.

Apesar de menos exato, esse método pode ser útil para empresas que ainda estão estruturando a área de RH e precisam de um ponto de partida para definir o budget. 

É possível utilizar o custo simplificado no início e migrar para cálculos por pessoa ou área conforme a empresa amadurece a gestão de RH, por exemplo. 

Principais erros no orçamento de RH

Planejar o budget de RH é um processo minucioso, que pede atenção aos detalhes e envolve a análise de diferentes fatores. No meio dessas etapas, muitas empresas acabam repetindo falhas que comprometem a precisão do orçamento. 

Esses erros geram impactos diretos na eficiência do setor e, consequentemente, no dia a dia da empresa.

A seguir, você confere quais são as falhas mais comuns e como evitar cada uma delas:

• Não revisar o histórico de gastos: planejar o novo orçamento sem olhar para os resultados do ciclo anterior pode levar a repetição de erros. Avalie o histórico de acertos e falhas para ajustar gargalos; 
• Ignorar custos variáveis: focar apenas nos custos fixos, como folha de pagamento, e não considerar gastos sazonais, reduz a precisão do budget. Inclua previsões para custos variáveis, considerando períodos de maior demanda;
• Subestimar investimentos em tecnologia e capacitação: não reservar verba para softwares de gestão de pessoas ou treinamentos compromete a evolução do setor. Considere esses fatores como parte do orçamento e não como custos adicionais;
• Falta de alinhamento com o planejamento estratégico da empresa: é fundamental ir além dos custos operacionais e alinhar objetivos para que o investimento em pessoas apoie o crescimento e a competitividade do negócio;
• Falta de acompanhamento e ajustes: sem revisões periódicas, o budget pode deixar de refletir a realidade da empresa com o passar dos meses. Lembre-se de definir indicadores de RH para monitorar e realizar ajustes sempre que necessário;
• Desconsiderar custos de turnover: desligamentos, rescisões e processos de substituição de colaboradores geram despesas, por isso é importante incluir uma estimativa de gastos relacionados à rotatividade e estratégias de atração e retenção.

Como otimizar o budget de RH?

Tão importante quanto entender o que é budget de RH e como elaborar um, é saber como otimizá-lo. Isso é o que vai transformar a gestão de pessoas em uma área realmente estratégica para o seu negócio.

Existem algumas práticas que podem tornar o orçamento mais eficiente, por isso listamos algumas dicas essenciais para auxiliar você neste processo. Confira a seguir.

Elabore diferentes cenários 

Ninguém gosta de ser pego de surpresa. Por esse motivo, a fim de garantir que seu RH esteja preparado para lidar com qualquer situação, pense em três cenários: realista, pessimista e otimista. 

Para trabalhar com cada cenário, considere como ficarão os gastos com demissões, contratações, treinamentos, programa de benefícios, férias, holerite etc.

Veja o que avaliar em cada um:

• Cenário realista: considere os custos mais prováveis, baseados no histórico da empresa;
• Cenário pessimista: simule gastos extras, como aumento da rotatividade, crises econômicas ou necessidade de cortes;
• Cenário otimista: pense em situações de crescimento acelerado, como contratações em massa ou expansão para novos mercados.

Alinhe o orçamento com gestores

O orçamento de RH não pode ser feito de forma isolada: ele deve refletir as necessidades de cada área da empresa. 

Para que ele seja preciso, converse com cada um dos gestores e entenda as necessidades específicas de cada setor. 

Lembre-se de alinhar o planejamento orçamentário com as metas definidas pela organização, mas sem deixar de considerar o que cada área precisa.

Por exemplo, suponha que a área comercial necessite de vendedores sêniores para conseguir fechar contratos e bater a meta de vendas definida na estratégia. 

Nesse caso, pode ser que o RH tenha que investir em ações para atrair profissionais mais qualificados. 

Acompanhe os indicadores

Como mencionamos anteriormente, monitorar o orçamento é parte fundamental do processo de gestão financeira, e uma maneira eficaz de fazer isso é acompanhar como estão os indicadores da área.

Alguns exemplos de indicadores de RH que mostram a saúde da gestão de pessoas são:

• Taxa de turnover;
• Taxa de absenteísmo;
• Tempo médio de contratação;
• Benefício médio por funcionário;
• Satisfação de funcionários e gestores;
• Headcount (total de colaboradores ativos).

Revise benefícios e políticas de forma estratégica

Os benefícios corporativos costumam representar uma fatia relevante do orçamento de RH e precisam ser avaliados com atenção.

Revisar periodicamente plano de saúde, vale-alimentação, auxílio home office e programas de bem-estar permite entender se eles estão alinhados às expectativas dos colaboradores e ao mercado.

A partir dessa avaliação, você pode identificar oportunidades de otimização, como troca de fornecedores, ajuste de planos ou investimento em benefícios mais valorizados pela equipe.

Isso não só torna a alocação de recursos mais assertiva, como também contribui para o engajamento do time sem elevar excessivamente os custos da empresa. 

Invista em tecnologia de gestão de pessoas

Sistemas especializados em gestão de RH ajudam a otimizar tempo, reduzir erros e fornecer dados precisos para decisões mais estratégicas na elaboração do orçamento.

Essas soluções trazem visibilidade em tempo real sobre os custos e indicadores de RH, além de permitir a automação de processos. 

Plataformas de folha de pagamento, recrutamento digital, controle de ponto eletrônico e analytics de pessoas são exemplos que trazem eficiência e previsibilidade ao budget.

Como os dados podem auxiliar na estratégia do budget de RH 

O RH deixou de ser apenas uma área operacional para assumir um papel estratégico dentro das organizações. Isso significa que o orçamento não deve considerar apenas custos fixos, mas também investimentos para transformar dados em gestão estratégica.

Quando bem coletados e analisados, os dados oferecem uma visão ampla sobre motivação, engajamento, rotatividade e clima organizacional, por exemplo.

Esses são pontos que influenciam diretamente a produtividade, os custos e o crescimento da empresa.

É possível acompanhar esses dados por meio de planilhas simples, mas você economiza tempo e recursos ao trabalhar com softwares que automatizam as pesquisas, centralizam informações e oferecem análises em tempo real. 

Com essas tecnologias de análise de dados, você consegue:

• Prever necessidades futuras de pessoal, contratações e dimensionamento da equipe;
• Avaliar quais benefícios realmente geram valor para os colaboradores;
• Identificar sinais de insatisfação antes que causem turnover;
• Entender quais áreas precisam de maior investimento.

Por isso, ferramentas especializadas em gestão de pessoas e de dados devem entrar no orçamento de RH como um investimento essencial para tornar o setor mais estratégico e alinhado às metas da empresa.

Dica: confira o episódio do Antes Tech do que Nunca, o podcast da TOTVS, sobre como transformar informação em valor para o seu negócio e descubra os passos para aproveitar todo o potencial estratégico dos dados.

TOTVS RH Orçamento

Analisar dados, definir metas, acompanhar indicadores, entender as necessidades de cada área da empresa, alocar recursos: colocar tudo isso em prática, de forma organizada e sustentável, pode ser um desafio.

Com o TOTVS RH Orçamento, o processo se torna simples e estratégico.

A solução reúne tudo o que você precisa para elaborar um planejamento orçamentário de pessoal completo, simplificando a gestão do budget de RH e garantindo maior precisão e eficiência no uso dos recursos.

Além de centralizar os dados em um só lugar, o TOTVS RH Orçamento permite criar projeções realistas, pessimistas ou otimistas, ajudando o RH a se preparar para diferentes situações e tomar decisões mais estratégicas.

O sistema ainda apresenta uma base de referência para o seu budget, criada a partir dos históricos de despesas de ciclos anteriores, permite ajustar e acompanhar os detalhes da gestão de custos de RH, assim como definir travas orçamentárias. 

Conheça o TOTVS RH Orçamento e simplifique o planejamento de budget na sua empresa!

Conclusão

Um budget de RH bem estruturado garante uma visão financeira clara do setor, permite antecipar necessidades, alocar recursos de forma inteligente e ainda promove o engajamento e a retenção dos colaboradores. 

Além de tudo isso, essa ferramenta é um grande pilar para o crescimento sustentável do negócio, por isso deve ser considerada como uma aliada estratégica da operação.

Ao longo deste guia, entendemos como estruturar o orçamento, conhecemos seus principais componentes, aprendemos a calcular custos com precisão e evitar erros que comprometem o planejamento. 

Também destacamos práticas para otimizar o uso dos recursos, como o uso de tecnologia e dados para embasar cada decisão.

Com ferramentas como o TOTVS RH Orçamento, é possível transformar esse processo em um diferencial competitivo para o seu negócio, garantindo eficiência e valorização do capital humano.

Se você quer dar o próximo passo e aprofundar o conhecimento sobre gestão de pessoas, confira também nosso conteúdo sobre compliance em RH.