O rotograma é uma ferramenta que permite que as empresas e os condutores planejem a rota mais adequada para cada viagem, levando em conta diversos fatores, como distância, tempo estimado, pontos de parada, restrições legais e riscos envolvidos.
Empresas que utilizam bem esses roteiros conseguem aumentar a eficiência e a segurança no transporte de cargas, podendo se especializar e oferecer um serviço de valor mais alto.
Neste artigo, vamos abordar o que é o rotograma, sua importância, os tipos existentes e como fazer um rotograma detalhado para diferentes situações. Boa leitura!
O que é rotograma? Qual é o seu objetivo?
Um rotograma, ou roteiro, é uma ferramenta gráfica que representa um processo ou fluxo de trabalho.
Ele é frequentemente utilizado em várias áreas da logística, como engenharia de produção, gerenciamento de projetos e planejamento de transporte de cargas, para ajudar a visualizar e otimizar os processos.
No setor de transporte de cargas, esse documento pode ser usado para representar o fluxo de carga desde a origem até o destino final.
Ele pode incluir todas as etapas do processo, desde a coleta da carga, o transporte, o armazenamento e a entrega.
O objetivo do roteiro é fornecer uma visão geral do processo de transporte de carga, incluindo todos os passos e as interações envolvidas.
No setor de transportes, ele normalmente inclui informações importantes, como tempos de trânsito, rotas e pontos de controle de qualidade e instruções para a estrada.
Qual é a importância de contar com essa funcionalidade?
O rotograma ajuda a mapear todo o processo de transporte de cargas, desde a origem até o destino final. Isso fornece aos gestores e condutores uma visão completa do trajeto e identificação de possíveis riscos e desafios.
Assim sendo, ele permite que os gestores de transporte planejem e executem as operações com maior eficiência e segurança, o que faz com que seja ainda mais relevante para o caso do transporte de produtos perigosos ou animais, por exemplo.
Nesses tipos de transporte, é necessário considerar uma série de precauções e medidas de segurança adicionais para evitar acidentes e minimizar os riscos para as pessoas envolvidas e para o meio ambiente.
É possível utilizar esses roteiros para identificar os trajetos mais seguros e adequados para o transporte de cada tipo de carga, levando em consideração fatores como o tipo de carga, as condições das vias, o clima e as restrições legais e regulatórias.
Além disso, como esse documento oferece procedimentos de emergência em caso de acidentes, ele é capaz de minimizar os eventuais danos e garantir a segurança de todas as pessoas envolvidas em algum eventual contratempo.
Em outras palavras, esse documento pode indicar a localização de hospitais e postos de atendimento médico próximos, bem como estabelecer protocolos de ação para o caso de vazamentos, incêndios ou outras emergências, servindo como um guia de viagem e de segurança ao mesmo tempo.
Quais os tipos de rotograma?
Existem três tipos de rotograma: linear, descritivo e falado.
Cada um é mais adequado para diferentes finalidades e contextos. Entenda a diferença entre eles nos tópicos a seguir:
Linear
O rotograma linear é uma lista sequencial de todas as atividades e tarefas envolvidas no transporte de carga, desde o início até o fim.
É geralmente apresentado em forma de tabela ou gráfico e mostra as etapas do processo, incluindo a origem, os pontos de coleta, as paradas intermediárias, as entregas, o destino final e outras informações importantes.
Descritivo
O rotograma descritivo, como o próprio nome sugere, dá uma descrição detalhada e minuciosa de cada etapa do processo de transporte, incluindo informações sobre o tipo de carga, clima, as condições da estrada e restrições legais.
Além disso, ele deve servir como um manual de instruções para o caso de emergências, como o derramamento da carga, por exemplo, e outras situações de risco.
Falado
O rotograma falado, por sua vez, é uma narrativa em áudio que descreve as etapas do processo de transporte de carga.
Esse recurso geralmente é utilizado em conjunto com um mapa ou roteiro.
Trata-se de uma ferramenta muito útil para orientar motoristas e outros envolvidos no processo de transporte, especialmente em situações em que a visualização do mapa ou roteiro é difícil ou impossível, como durante a condução do veículo.
O que o condutor deve fazer com o rotograma?
Ao receber o rotograma, o condutor deve estudá-lo com cuidado e certificar-se de que entendeu todas as informações contidas no documento.
Ele deve ter conhecimento de todos os detalhes do processo de transporte, desde a origem até o destino final, incluindo as condições da estrada, as características da carga, as restrições legais e regulatórias, as paradas intermediárias e as medidas de segurança.
Isso vai tornar a prática da direção mais segura, garantindo a integridade da própria vida, da vida dos outros e a segurança da carga sendo transportada.
Como fazer rotograma?
Siga as seguintes etapas-chave para fazer um rotograma:
Identifique as informações mais importantes
Antes de começar a elaborar o documento, é necessário saber quais são as informações essenciais para a viagem.
Isso inclui a origem e o destino da carga, o tipo de carga sendo transportada, a rota que será percorrida, as paradas intermediárias, as medidas de segurança, as restrições legais e regulatórias etc.
Organize as informações
Uma vez identificadas as informações necessárias, é hora de organizar esses dados de forma clara e ordenada.
É importante garantir que todas as informações sejam facilmente identificáveis e que a sequência de etapas seja lógica e coerente.
Faça a roteirização
O próximo passo na criação de um rotograma é a roteirização.
Esse processo consiste na definição do melhor trajeto a ser seguido levando em conta critérios como distância, tempo de percurso, custos, pedágios, restrições de tráfego e características do veículo utilizado etc.
A roteirização é essencial para garantir que o transporte seja realizado da maneira mais eficiente possível, evitando atrasos e reduzindo custos desnecessários.
Revise e atualize
Por fim, é importante revisar o documento sempre que necessário.
Imprevistos, como mudanças na rota ou na carga, acontecem o tempo todo.
Essas situações exigem ajustes no planejamento, portanto, é fundamental que o roteiro esteja sempre atualizado e pronto para orientar o condutor durante o transporte.
Modelo de rotograma
Veja a seguir um modelo de rotograma para uma viagem de Sorriso, no Mato Grosso, até Goiânia, em Goiás.
Nessa situação hipotética, a empresa precisa transportar animais de carga, mas o modelo pode ser adaptado para as suas necessidades. Confira:
- Origem: Sorriso, Mato Grosso
- Coletar animais de carga na Fazenda Santa Fé
- Verificar as condições dos animais e certificar-se de que estão saudáveis e aptos para o transporte
- Destino: Goiânia, Goiás
- Entregar animais de carga na Fazenda Terra Nova
- Rota:
- Seguir pela BR-163 até Rondonópolis
- Virar à esquerda na BR-364 até Cuiabá
- Seguir pela BR-070 até Brasília
- Virar à direita na BR-153 até Goiânia
- Paradas intermediárias:
- Fazer uma parada em Cuiabá para alimentar e hidratar os animais
- Fazer uma parada em Brasília para descanso e verificação das condições dos animais
- Fazer uma parada em Anápolis para alimentar e hidratar os animais
- Medidas de segurança:
- Certificar-se de que os animais estão acomodados de forma segura e confortável na carroceria do veículo
- Verificar regularmente as condições dos animais durante a viagem
- Garantir que a documentação necessária para o transporte de animais esteja em dia e em conformidade com as regulamentações locais
- Observar todas as leis e regulamentações de trânsito durante a viagem
A relação entre rotograma e matriz de risco
O rotograma é uma ferramenta importante para o setor de transportes, pois permite planejar e controlar as atividades de transporte de cargas.
A matriz de risco, por sua vez, é uma metodologia utilizada para identificar e avaliar os riscos associados a uma determinada atividade ou processo.
Dessa forma, para elaborar um rotograma, é necessário considerar as informações fornecidas pela matriz de risco para garantir que todas as medidas de segurança necessárias sejam tomadas durante a viagem.
Por exemplo, se a matriz de risco indicar que a rota escolhida apresenta um alto risco de acidentes, é necessário incluir medidas adicionais de segurança no roteiro, como paradas intermediárias para descanso e verificação das condições da carga e do veículo.
Existe no mercado algum programa para fazer rotograma?
Sim. Existem diversas opções de programas no mercado para fazer roteiros de entrega, desde soluções pagas até gratuitas.
Apesar de existirem opções gratuitas, elas nem sempre oferecem a mesma eficiência e recursos que uma solução paga pode oferecer.
Entre os programas pagos, o TOTVS Roteirização e Entregas é uma das opções mais completas disponíveis no mercado.
A solução permite criar rotogramas de forma automatizada, considerando variáveis como distância, tempo, quantidade de veículos e capacidade de carga e com informações como endereços de origem e destino, horários de entrega e pontos de parada.
Outra vantagem do TOTVS Roteirização e Entregas é a possibilidade de realizar simulações de rotas, testando diferentes cenários para escolher a melhor opção.
Essa funcionalidade é especialmente útil para empresas que precisam otimizar suas rotas de transporte e reduzir custos.
É possível usar essa solução de forma gratuita?
Como vimos, existem diversas opções de programas no mercado que permitem a criação de roteiros de viagem gratuitamente, no entanto, as soluções gratuitas normalmente oferecem funcionalidades mais limitadas em relação às soluções pagas.
Essas últimas permitem automatizar a criação de rotas, considerando variáveis como tempo, distância, capacidade de carga e quantidade de veículos.
Conheça a solução TOTVS Roteirização e Entregas
Além das vantagens já mencionadas, o TOTVS Roteirização e Entregas oferece outras funcionalidades que podem ajudar as empresas a otimizar suas operações de transporte.
Uma delas é a tela de pedidos e roteirização, que permite a criação de rotogramas de forma simples e intuitiva.
Por meio dessa tela, é possível adicionar pedidos de entrega e definir a rota mais eficiente para atender a todos eles.
O programa também permite a inclusão de informações como horários de entrega, prioridades e restrições de horário ou local, garantindo que as entregas sejam realizadas de forma rápida e eficiente.
Por fim, o TOTVS Roteirização e Entregas utiliza a geolocalização para diminuir ao máximo a ociosidade dos veículos, ou seja, o tempo que rodam vazios, sem cargas.
Isso é possível graças à otimização de rotas, que permite a criação de trajetos mais eficientes e a maximização da capacidade de carga dos veículos, reduzindo os custos operacionais e aumentando a produtividade da empresa.
Otimize seus rotogramas com o TOTVS Roteirização e Entregas!
Conclusão
O rotograma é uma ferramenta fundamental para o setor de transporte, pois ajuda a planejar de maneira eficiente e segura a rota para cada viagem, considerando uma série de fatores específicos para cada tipo de carga e veículo.
Existem diferentes tipos de rotograma, cada um adequado para uma determinada situação, e é possível fazer um planejamento detalhado utilizando softwares especializados, como o TOTVS Roteirização e Entregas.
Para saber mais sobre tecnologia e inovação no setor de transporte, confira outros conteúdos do blog da TOTVS!
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