Cumprir todas as exigências de um edital público não é tarefa simples. Além de preços competitivos, o fornecedor precisa dominar regras, prazos e documentos que mudaram com a Lei 14.133/21, novo marco das licitações no Brasil.
A norma substitui dispositivos da antiga Lei 8.666 e padroniza sete fases obrigatórias, do planejamento à assinatura do contrato, diminuindo espaços para falhas procedimentais e ampliando a transparência sobre gastos.
Para gestores públicos, essa mudança representa dois desafios simultâneos: dominar a lógica do passo a passo — da fase preparatória à homologação — e adotar práticas que tragam celeridade sem comprometer o rigor legal.
Este guia detalha cada etapa prevista na lei, além de mostrar como soluções digitais, como o TOTVS Licitações by Portal de Compras Públicas, auxiliam na padronização de documentos, controle de prazos recursais e rastreabilidade.
O que são processos licitatórios e para que servem?
Processos licitatórios são procedimentos administrativos pelos quais órgãos e entidades da administração pública — federais, estaduais, municipais — escolhem a proposta mais vantajosa para contratar obras, serviços e compras.
Previstas na Constituição e detalhadas na Lei 14.133/21, essas etapas obedecem a princípios de isonomia, legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.
É justamente isso que garante que todos os potenciais fornecedores tenham igualdade de condições e que a decisão final atenda ao interesse coletivo.
Em termos práticos, a licitação serve para três grandes objetivos interligados:
- Obter melhor relação custo-benefício — a competição força preços adequados e estimula entregas com qualidade comprovada.
- Assegurar transparência — cada ato (estudo técnico, edital, julgamento, recursos) fica disponível no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP) ou em diário oficial, permitindo controle social e fiscalização por tribunais de contas.
- Reduzir riscos de favorecimento — regras claras sobre documentação, critérios de julgamento e prazos minimizam fraudes e responsabilizam agentes em caso de irregularidade.
Ao seguir esse rito, o gestor público protege recursos, acelera a entrega de políticas públicas e fortalece a confiança da sociedade na administração.
Quais são as fases do processo licitatório?
De acordo com a Lei 14.133/21, o processo licitatório segue uma trilha composta por sete fases bem-delimitadas:
- Preparatória;
- Divulgação do edital;
- Propostas e lances;
- Julgamento;
- Habilitação;
- Recursal;
- Homologação e adjudicação.
Fase 1 – Preparatória
A fase preparatória, estabelecida pela Lei 14.133/21, funciona como alicerce de toda licitação. É nesse momento que o órgão público comprova a real necessidade da contratação, define exatamente o que pretende comprar e reúne as garantias de que o processo seguirá parâmetros de transparência e economia.
Tudo começa com o Estudo Técnico Preliminar (ETP), que descreve o problema a ser resolvido, analisa alternativas existentes no mercado e aponta a melhor solução sob o ponto de vista técnico-econômico.
A partir desse estudo nasce o Termo de Referência — ou Projeto Básico, no caso de obras — documento que detalha escopo, quantidades, prazos e condições de execução, além de prever exigências de sustentabilidade e desempenho.
Em paralelo, a equipe faz a pesquisa de preços em bases públicas e contratos similares, fixando um valor de referência capaz de coibir sobrepreço ou subavaliação.
Com o objeto e a estimativa de custos em mãos, o gestor define o critério de julgamento (por exemplo, menor preço ou técnica + preço) e escolhe a modalidade mais adequada — pregão, concorrência, concurso, leilão ou diálogo competitivo.
A matriz de riscos distribui responsabilidades entre contratante e futuro contratado, evitando litígios durante a execução. Todo o material segue para análise jurídica, que confere legalidade ao edital, e, por fim, a autoridade competente autoriza a publicação.
A boa condução dessa etapa reduz impugnações, garante dotação orçamentária e pavimenta um processo licitatório fluido e seguro.
Fase 2 – Divulgação do edital
Concluído o planejamento, o processo avança para a divulgação do edital, o momento em que o órgão torna públicas todas as regras do jogo e, por consequência, dá início oficial à competição.
O documento, publicado no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP) e, quando pertinente, no Diário Oficial e no site da própria entidade, detalha objeto, quantitativos, critérios de julgamento, prazos para entrega de propostas, exigências de habilitação e direitos de recurso.
Esse ato de publicidade cumpre função dupla: de um lado, materializa o princípio da transparência; de outro, assegura isonomia entre fornecedores.
A partir da data de publicação, abre-se o prazo mínimo definido em lei para impugnações e pedidos de esclarecimento. Cabe à administração responder publicamente — também pelo PNCP — todas as dúvidas encaminhadas, garantindo igualdade de acesso a interpretações e evitando favorecimentos.
Qualquer alteração de conteúdo gera errata ou retificação de edital, reiniciando contagens de prazo quando as mudanças forem substanciais.
Além disso, o edital informa local, hora e condições da sessão pública (ou do pregão eletrônico), permitindo que licitantes e órgãos de controle acompanhem cada passo.
Fase 3 – Propostas e lances
Com o edital já publicado e todas as dúvidas sanadas, chega o momento em que os licitantes formalizam seu interesse: a fase de propostas e lances.
Até o horário limite indicado no PNCP, cada participante submete a proposta comercial acompanhada da documentação exigida para a etapa de julgamento.
Nos pregões eletrônicos, essas ofertas permanecem cifradas na plataforma até o início da sessão pública, o que preserva sigilo e impede que concorrentes ajustem valores com base em informações privilegiadas.
Iniciada a sessão, o pregoeiro ou a comissão de licitação abre as propostas em ordem cronológica, classifica-as conforme o critério estabelecido e conduz a fase de lances.
É aqui que a disputa ganha dinâmica: os licitantes podem reduzir seus valores de forma sucessiva, em tempo real, para conquistar a primeira colocação. A plataforma registra cada lance com carimbo de data e hora, assegurando rastreabilidade e transparência.
Encerrada a etapa competitiva, surge o “melhor lance” provisório, que seguirá para análise de exequibilidade e, na sequência, para as fases de julgamento e habilitação.
Qualquer tentativa de alteração tardia na proposta ou falha na documentação pode resultar em desclassificação, passando a vez ao segundo colocado.
Fase 4 – Julgamento
Encerrada a disputa de preços, o pregoeiro ou a comissão de licitação concentra-se em avaliar as propostas classificadas, aplicando rigorosamente o critério de julgamento previsto no edital, como menor preço, técnica e preço, maior retorno econômico e por aí vai.
Nesse estágio, tem que comprovar que o valor oferecido é exequível e que atende às especificações técnicas.
Se a administração adotou técnica + preço, por exemplo, os avaliadores atribuem notas à solução apresentada (metodologia, qualificação da equipe, portfólio) e depois ponderam o aspecto financeiro para chegar à pontuação final.
Há ainda a verificação de possíveis empates: a Lei Complementar 123 garante preferência a micro e pequenas empresas que apresentem preço até 10% superior à primeira colocada. É um mecanismo que incentiva a participação de negócios de menor porte.
Eventuais inconsistências, como erro de planilha ou divergência entre proposta e termo de referência, levam à desclassificação e à convocação do segundo colocado.
Todo o processo licitatório fica registrado em ata pública, garantindo transparência e permitindo que licitantes acompanhem cada decisão.
Ao término do julgamento, surge o “vencedor provisório”, que seguirá para a fase de habilitação, onde comprovará sua capacidade jurídica, fiscal e técnica para executar o contrato.
Fase 5 – Habilitação
Com o vencedor provisório definido, a administração volta-se à comprovação de que esse fornecedor reúne as condições legais, fiscais, econômicas e técnicas para executar o contrato.
É a chamada habilitação, fase em que se verifica a documentação prevista no edital: regularidade fiscal e trabalhista (CND, FGTS, certidões de débitos), qualificação econômico-financeira (balanço patrimonial, índices de liquidez), capacidade técnico-operacional (atestados de desempenho) e, quando exigido, grau de sustentabilidade ou certificações específicas.
A Lei 14.133/21 reforça a lógica do “menor ônus possível”, permitindo que a empresa apresente documentos já disponíveis em bases públicas — por exemplo, certidões extraídas automaticamente pelo PNCP — e garante prazo de até cinco dias úteis para sanar falhas formais.
Se o licitante não comprovar algum requisito essencial, é inabilitado e o procedimento avança para o segundo colocado, repetindo-se a checagem.
Ao final, havendo plena conformidade, o vencedor provisório torna-se vencedor definitivo, habilitado a seguir para a fase recursal e, posteriormente, à homologação e adjudicação do objeto.
Fase 6 – Recursal
A fase recursal é o momento em que o princípio do contraditório se materializa dentro do processo licitatório.
Depois de divulgado o resultado do julgamento e da habilitação, qualquer licitante que se sinta prejudicado pode manifestar intenção de recorrer, apontando vícios de legalidade ou irregularidades procedimentais.
Pela Lei 14.133/21, o prazo costuma ser de três dias úteis para registrar a intenção no próprio Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP); na sequência, o licitante dispõe de mais três dias para apresentar as razões de recurso.
Todo o trâmite ocorre de forma eletrônica, o que garante rastreabilidade, publicidade e economia de tempo. A autoridade competente analisa os argumentos e decide manter ou reformar o ato recorrido.
Caso o recurso seja acolhido, o procedimento retorna à fase afetada, corrigindo a falha; se for negado, confirma-se o resultado anterior e o processo avança para homologação e adjudicação.
Para a administração, essa etapa funciona como “válvula de segurança”: corrige eventuais erros antes da assinatura do contrato, reduz risco de judicialização posterior e reforça a confiança de participantes e órgãos de controle na lisura do certame.
Fase 7 – Homologação e adjudicação
Superada a etapa recursal, o processo chega ao seu rito de confirmação final. Primeiro, a autoridade competente — prefeito, secretário, diretor de estatal ou dirigente — faz uma análise de legalidade e conveniência sobre tudo que foi feito até ali.
Confirmando que não há vícios e que as formalidades foram cumpridas, ela homologa o certame, declarando-o regular e válido.
Em seguida, ocorre a adjudicação: ato que atribui oficialmente o objeto ao vencedor definitivo. É nesse momento que a proposta deixa de ser apenas “melhor oferta” e passa a ser “direito de contratar” com a Administração.
Tanto a homologação quanto a adjudicação são publicadas no PNCP e, quando exigido, no Diário Oficial.
A administração convoca o fornecedor para assinar o contrato, apresentar garantias (se previstas), comprovar manutenção das condições de habilitação e, finalmente, dar início à execução do objeto.
Assim, a fase 7 encerra o capítulo licitatório propriamente dito, transformando competição pública em compromisso contratual que deve gerar entrega de valor à sociedade.
Após homologação – Contratação
Nessa etapa, o fornecedor comprova que ainda mantém todas as condições de habilitação (regularidade fiscal, trabalhista e qualificação técnica), apresenta a garantia contratual prevista no edital — caução, seguro-garantia ou fiança bancária — e ajusta detalhes de cronograma e faturamento com a equipe gestora.
A assinatura acontece em ambiente eletrônico integrado ao PNCP, gerando um número de contrato e o respectivo extrato para publicação oficial.
A partir daí, conta-se o prazo para início da execução, fiscalização e eventual aplicação de sanções previstas na Lei 14.133/21.
Documentar cada aditivo, medição e entrega dentro do mesmo sistema é bem valioso para manter rastreabilidade e facilitar a prestação de contas aos órgãos de controle.
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Conclusão
Os sete passos da Lei 14.133/21 oferecem um roteiro claro para garantir competição justa, transparência e melhor uso do dinheiro público.
Da fase preparatória à assinatura do contrato, cada detalhe, como estudo técnico, pesquisa de preços, julgamento coerente e gestão de recursos, contribui para evitar impugnações, atrasos e desperdícios.
Órgãos federais, estaduais, municipais e entidades que adotam tecnologia especializada ganham ainda mais: reduzem burocracia, minimizam erros humanos e facilitam auditorias.
Ao integrar rotinas no TOTVS Licitações by Portal de Compras Públicas, gestores públicos unem conformidade legal, automação de tarefas e total rastreabilidade, transformando licitações em processos ágeis e plenamente auditáveis.
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