A Controladoria Jurídica e tecnologia aliadas para maximização dos resultados

Equipe TOTVS | Biblioteca | Uncategorized | 01 outubro, 2018
No dia a dia, nos deparamos com Escritórios de Advocacia e Departamentos Jurídicos que tem
tecnologia à sua disposição, porém ainda assim
não alcançam os resultados esperados. Da mesma forma, nos deparamos com estruturas com certo controle e até com Controladoria Jurídica, mas que também se veem frustrados por não conseguirem realizar gestão efetiva de toda a operação e/ou não conseguem extrair indicadores importantes. E estruturas com grandes equipes e mesmo assim não dão conta das tarefas ou não as executa com qualidade.

Onde está o problema? Como resolver esta situação?

Primeiramente, é fundamental ter bem claro e definido qual é o modelo de negócio desejado pelo Escritório ou Departamento Jurídico. Por exemplo, analisar se é um Escritório ou Departamento Jurídico com atuação mais focada no Contencioso estratégico ou de volume; se há atuação mais consultiva, regulatória, societária; se há atuação mais focada em determinado segmento ou área do Direito, enfim, dentre tantas outras perguntas. Ter este posicionamento é
essencial para estruturar os demais pontos abaixo.

Para ter gestão e otimizar os resultados, independente do porte ou da estrutura, é necessária a conjunção de três requisitos fundamentais:
Processo (como procedimento),
Tecnologia e Pessoas. É este ponto central e ideal que a Controladoria Jurídica deve perseguir e atuar.

Controladoria Juridica

As combinações insuficientes e falhas entre Processos, Pessoas e Tecnologia causam os problemas abaixo:

• Apenas Processo e Pessoa, sem tecnologia =
Frustração e ineficiência, alto custo da operação;

• Apenas Processos e Tecnologia, sem pessoas =
Alienação e rotatividade, sistemas subutilizados;

• Apenas Tecnologia e Pessoas, sem processo =
Caos automatizado e confusão, baixa qualidade do atendimento ao cliente.

E então, por onde começar?
Como acertar?

Primeiro
fazer as perguntas certas para obter boas respostas. Por exemplo, quais informações o cliente exige? Quais são os SLAs? Quando e como entregar cada etapa? Quem é o responsável por cada atividade? Quais as regras para provisionamento do valor do processo? Como deverá ser o fluxo de atendimento das demandas consultivas? Como será o controle dos atos societários? Dentre outras questões, estas são apenas exemplificativas. As respostas serão norteadoras para definição dos itens a seguir.

Os procedimentos precisam ser bem claros, especificados de acordo com o modelo de negócio e com respectivas responsabilidades definidas, também é necessário que esteja documentado de alguma forma e constantemente revisitado e atualizado. É a base de toda operação.

Posteriormente, estabelecer quais as pessoas e em qual etapa cada uma irá atuar, também avaliar e considerar quais atividades poderão ser auxiliadas por robôs e inteligência artificial. Com procedimentos e matriz de responsabilidade definidos, passará ser possível
replicar conhecimento para equipe e treinar os novos integrantes de forma mais estruturada.

Os itens anteriores facilitarão a seleção e utilização de ferramenta tecnológica de apoio, favorecerá a parametrização adequada e permitirá a
definição de critérios para um bom cadastro de informações.

Por fim, é importante implantar a Controladoria Jurídica para gestão da operação, controle dos indicadores e resultados, apoio e auxílio dos donos do negócio, garantindo que o Escritório ou Departamento Jurídico atue sempre no
“Ponto Ótimo”.

Com estas recomendações adotadas, a Controladoria Jurídica aliada à tecnologia poderão efetivamente
ajudar no bom seguimento da operação, gestão dos prazos e do negócio, bem como poderão fornecer os indicadores para apuração de resultados e tomada de decisões, maximizando o desempenho de toda a cadeia produtiva e também fornecendo informações estratégicas aos gestores.

por Regina Miyuki Kanashiro, consultora especializada em Controladoria Jurídica

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