Controle de ponto: o que diz a lei, tipos e como fazer

O controle de ponto é um sistema essencial que pode ser um grande aliado para o seu Departamento Pessoal e na gestão da jornada de trabalho dos funcionários.

Ele contribui para a correta otimização das tarefas burocráticas da sua empresa. E quando falamos de “correta”, queremos falar da solução online.

As alternativas mais antigas, embora eficientes, sempre demandaram muito esforço operacional. No entanto, antes de escolher a melhor alternativa para sua organização, é preciso entender o todo.

Neste conteúdo, vamos responder às dúvidas que mais ocupam as mentes dos gestores. Vamos lá? Siga a leitura!

O que é e para que serve o controle de ponto?

O controle de ponto pode ser duas coisas: a ação de gerenciar as entradas e saídas de colaboradores da empresa, bem como o sistema que auxilia na gestão da jornada de trabalho.

O primeiro caso não necessita de maiores explicações: trata-se de uma tarefa comum de empresas que atingem ou ultrapassam um certo limite de funcionários.

Controlar o ponto, portanto, garante mais assertividade no cálculo da folha de pagamento – possibilitando a apuração dos valores, oferecendo maior facilidade na hora de custear horas extras ou descontos por atrasos não justificados.

Por outro lado, esse controle também ajuda a organizar e gerir o banco de horas, tanto por parte do colaborador como também da área de Recursos Humanos. 

E o sistema de controle de horas?

É uma plataforma capaz de registrar todos os dados acerca da jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa – no caso da utilização do ponto eletrônico ou online.

Ou seja, horários de entrada e saída, o que auxilia na visão ampla dos atrasos e horas extras realizadas. Dessa forma, o Departamento Pessoal consegue centralizar as informações de jornada de trabalho.

Qual é a importância do controle de ponto para uma empresa?

O controle de horas otimiza as ações do seu Departamento Pessoal, possibilitando um dia a dia de execuções mais ágeis.

Porém, talvez o maior valor aqui seja o alinhamento da sua empresa com as obrigações legislativas.

E com um sistema para controle de ponto online, os benefícios são ainda maiores.

Dessa forma, sua empresa garante total segurança nos registros, reduzindo o índice de erros. 

O acesso às informações é instantâneo, com atualizações em tempo real, o que contribui para esse ponto.

Assim, ao gerar relatórios, você evita fraudes e elimina os riscos de falhas operacionais.

Tudo isso facilita o trabalho do departamento pessoal, que obtém dados concretos para elaborar a folha de pagamentos — entre outras atribuições.

Aqui, falamos do entendimento completo acerca da frequência do colaborador. Dessa forma, é possível traçar um perfil de cada um, entendendo seus índices de atrasos ou horas extras.

Com isso, é possível agir com rapidez na redução ou manutenção dessas situações, o que se traduz em mais produtividade.

Esse acompanhamento próximo, se feito de uma forma empática, estimula a satisfação do colaborador, reduzindo indicadores ruins para a organização, como o turnover.

Não é por menos que até mesmo empresas pequenas e com poucos funcionários optam por adotar o sistema de controle de horas.

Um bom sistema de controle centraliza tudo ao redor do fechamento da folha de pagamentos, tornando o trato com os dados ainda mais transparente.

É uma forma de, não apenas terminar o mês bem, mas também proteger a companhia em casos de processos trabalhistas.

O que diz a CLT sobre o controle de ponto?

De acordo com a legislação, mais precisamente o artigo 74 da CLT, todas as empresas com 20 ou mais funcionários devem controlar a jornada de trabalho dos profissionais, independentemente de suas atuações serem externas ou não.

Além da CLT, existem algumas portarias que regulamentam o registro de ponto. Em 2021, foi publicada a portaria 671, que reuniu e aprimorou duas outras: a portaria 1.510/2009 e a 373/2011.

Conhecida como MP do Ponto Eletrônico, a portaria 671 é extensa, mas trouxe mudanças importantes para as empresas. 

Uma delas é em relação ao comprovante de registro de ponto, que, segundo determinação da legislação, pode ser em arquivo eletrônico ou impresso. 

Além disso, a MP formaliza três formas de controle da jornada:

• Manual;
• Eletrônica;
• Mecânica.

Essa legislação está em vigor desde fevereiro de 2022 e substitui as portarias 1510 e 373. No mesmo ano, ela sofreu pequenas alterações pela MP 4.198/2022.

A alteração mais relevante da nova MP foi em relação às assinaturas eletrônicas, com o objetivo de garantir que elas sirvam como comprovante de integridade e identificação.

De quem é a responsabilidade do controle de ponto?

Conforme a lei, toda empresa com mais de 20 colaboradores tem responsabilidade de fazer o controle da jornada de trabalho. Além disso, o empregador também deve manter os registros desse monitoramento.

Esse registro é previsto pela legislação e torna-se importante em diversas situações, como em caso de uma ação trabalhista, por exemplo. 

Apesar de ser uma responsabilidade da empresa gerenciar esse controle, é função do colaborador preencher os dados de entrada e saída corretamente para garantir um processo eficiente. 

Qual o valor da multa por falta de controle de ponto?

Ao controlar o ponto dos funcionários, o empregador comprova algumas coisas: que os colaboradores trabalham determinada quantidade de horas e que, por isso, têm direito ao repouso semanal remunerado, bem como o pagamento do salário em feriados civis e religiosos.

Desse modo, conforme a Lei 12.544/2011, o empregador que não comprovar a concessão destes direitos aos seus colaboradores (ou seja, entre outras coisas, que não controla o ponto), pode ser multado em valores que vão de R$40 a R$4 mil.

Esse é apenas um exemplo de infração que pode gerar consequências para a empresa e pode ser facilmente evitado com o controle da jornada de trabalho.

De acordo com estatísticas do Tribunal Superior do Trabalho, as verbas rescisórias estão no topo do ranking de processos trabalhistas mais recorrentes até agosto de 2024, com mais de 380 mil ações registradas.

Já as horas extras ocupam a quarta posição do ranking, com mais de 300 mil processos registrados. 

O controle de ponto de funcionários ajuda no cálculo correto e na garantia desses direitos, evitando essas ações trabalhistas. 

Sobre a questão do controle de horas em si, é importante que as organizações sigam as regras determinadas em lei – especialmente, nas Portarias 1510 e 373.

Caso contrário, o empregador pode estar vulnerável a processos trabalhistas e autuações fiscais.

O que diz a CLT sobre o controle de ponto em home office?

No caso do home office, o controle da jornada é obrigatório para colaboradores contratados por horas de trabalho.

Ou seja, se o contrato determina uma jornada diária de 8 horas, por exemplo, a empresa precisa fazer o registro de ponto. Lembrando que a regra é válida para organizações com 20 ou mais colaboradores.

Não há obrigatoriedade de controle para colaboradores que atuam por produção ou tarefa. 

Essa determinação foi apresentada pela lei 14.442/2022. As regras vieram após a Reforma Trabalhista, que formalizou o home office e passou a regulamentar essa estrutura organizacional. 

Quais os tipos de controle de ponto?

Ao realizar o controle da jornada de trabalho, não existe uma forma específica que sua empresa é obrigada a adotar. O importante é ter as informações corretas em mãos, ao fim de cada mês.

Portanto, é uma decisão da empresa escolher pelo melhor sistema para controle de ponto. Aqui, não se trata apenas da opção online, pois há muitas no mercado.

O que vai ajudar a definir a opção ideal é, justamente, os benefícios de cada uma.

Por isso, abaixo, você confere os principais tipos de controle de horas. Veja só:

Controle de ponto manual

O controle de horas manual foi o primeiro sistema introduzido no mercado. É conhecido como “Livro de Ponto”, onde os funcionários anotam manualmente seus horários.

É fácil de ser encontrado em qualquer livraria ou comércio de itens para escritório.

Em geral, contém a indicação de informações básicas, como: nome do funcionário, horário de entrada, almoço e saída, e também uma área para assinatura.

Apesar do óbvio baixo custo, o Livro Ponto tem um alto potencial para erros e fraudes.

São os próprios colaboradores que devem anotar seus horários – o que pode ser uma brecha para alguém mal intencionado.

Além disso, é mais suscetível a perdas e rasuras, o que pode comprometer a legitimidade dos dados. 

Ou seja, um sistema pouco prático, embora barato, e que apresenta enorme risco de falhas – não é por menos que é cada vez menos utilizado.

Controle de ponto mecânico

O controle de ponto mecânico (ou relógio de ponto) também foi bastante popular no passado. 

Ainda encontra-se em alguns negócios, especialmente de cunho mais operacional, como pequenas empresas do ramo têxtil.

Trata-se de um cartão individual, com nome e função do colaborador. Assim que ele entra ou sai da empresa, deve inseri-lo em uma máquina que carimba mecanicamente os horários respectivos.

Ao Departamento Pessoal, recai a missão de recolher todos os cartões e, manualmente, transferir os dados para uma planilha.

Esse processo, além de demorado, abre também várias brechas para fraudes e falhas.

Controle de ponto eletrônico

A versão eletrônica do controle de horas surgiu como uma grande inovação.

Primeiro, manteve-se o cartão de ponto.

Porém, em vez de papel e carimbo, utilizava-se um sistema magnético, que identificava as informações do cartão (que tinha o formato de um cartão de crédito, o famoso crachá) ao ser inserido ou encostado na máquina.

No entanto, esse ainda é um meio com lacunas para fraudes, visto que qualquer um pode passar o cartão e marcar a hora.

O segundo modelo, que você pode encontrar em várias empresas hoje em dia, é o controle de ponto biométrico.

Ele funciona através da leitura da digital do colaborador, que deve marcar seus horários de entradas e saídas ao encostar o dedo na máquina.

Uma das desvantagens desse último modelo é o custo da máquina e de manutenção, bem como a necessidade de um software que complemente o sistema, transferindo os dados.

Por outro lado, o ponto eletrônico digital acaba sendo mais seguro em relação a evitar fraudes, quando comparado com as outras opções citadas até o momento.

Controle de ponto digital

Uma das alternativas mais modernas, o controle online oferece um sistema completo e integrado que facilita não apenas o gerenciamento da jornada de trabalho, mas também complementa a gestão de pessoas.

Com essa opção, as empresas têm total controle das informações sobre o trânsito dos colaboradores.

Além disso, o armazenamento é em nuvem, o que dá mais segurança e mobilidade.

Isso significa que o registro dos pontos não é apenas local. Ele pode ser feito via smartphone, tablet ou mesmo desktop.

A forma também varia: por QR Code, reconhecimento facial ou senha.

O controle online também oferece outro diferencial: geralmente, os colaboradores têm acesso a uma plataforma para visualização da sua jornada de trabalho.

Assim, em poucos toques na tela, conseguem analisar suas horas e entender seu crédito de horas extras ou faltantes, o que facilita a organização do profissional.

É uma ferramenta altamente customizável e flexível, ideal para empresas que pensam no futuro e visam pela transparência dos dados para com seus colaboradores.

Qual é o melhor tipo de controle para sua empresa?

A legislação traz opções de controle de horas, mas não define um padrão específico para as empresas. Portanto, vai de cada uma escolher o melhor modelo entre manual, eletrônico e mecânico.

Para encontrar o tipo ideal de sistema, é importante considerar as necessidades do seu negócio antes de mais nada. 

No entanto, uma opção se destaca pela praticidade, segurança e custo-benefício: o registro de ponto eletrônico. 

Ele pode ser realizado de diversas formas e traz a possibilidade de controle online, o que é vantajoso tanto para o empregador quanto para o colaborador. 

Vamos falar mais sobre o método e seus benefícios, mas antes é importante nos aprofundarmos em relação ao funcionamento do sistema de controle de ponto.

Como deve ser feito o controle de ponto?

O controle de horas, independente do tipo, é um sistema que deve ser utilizado diariamente para o registro dos horários de chegada, pausas e saída de seus funcionários.

Esses dados servem para compor a folha de pagamento e trazem diversos benefícios, mas o funcionamento geral pode variar um pouco de acordo com o tipo de sistema escolhido.

Como você aprendeu, há opções mais tradicionais e antigas, que conservam o trabalho manual, e outras super modernas e ágeis, que oferecem recursos incríveis para facilitar o trabalho do departamento pessoal e agilizar sua rotina produtiva.

Métodos tradicionais, como livros de ponto, ainda requerem trabalho manual e estão mais sujeitos a erros. 

Por outro lado, soluções modernas, como sistemas digitais, automatizam processos e apresentam recursos adicionais, como alertas para jornadas irregulares e relatórios gerenciais, o que facilita a rotina do Departamento Pessoal.

Em qualquer modelo, as informações mais importantes são os dados do colaborador e os registros de entradas e saídas, que devem ser devidamente armazenados para garantir uma gestão mais assertiva.

A seguir, vamos destacar os pontos que devem fazer parte do controle da jornada de trabalho para manter um monitoramento eficiente.

Quais informações devem constar no comprovante de marcação de ponto?

A portaria define a obrigatoriedade do comprovante de marcação de ponto, que pode ser impresso ou em arquivo eletrônico – mais especificamente, PDF. De acordo com a legislação esse documento deve trazer as seguintes informações:

• Data e horário do registro de ponto;
• Nome completo e CPF do colaborador;
• NSR (Número Sequencial do Registro);
• Dados do REP-C, como número e modelo;
• Identificação do empregador, com CNPJ ou CPF e nome, assim como endereço da empresa ou local onde o serviço foi prestado.

Para os comprovantes eletrônicos, também é necessário a assinatura eletrônica. Nestes modelos, o documento deve ser disponibilizado ao colaborador em até 48 horas após o registro de ponto.

Quais são as vantagens de investir em um sistema online de controle de ponto?

Ao investir em um sistema online de controle de ponto, você vai encontrar algumas facilidades interessantes. A relação dos colaboradores com seus horários é uma delas. 

Mas em geral, quais os benefícios? Explicamos os principais abaixo, veja só:

• Redução de custos: as chances reduzidas de erros, a capacidade de um sistema desenvolvido especificamente para o registro de horas e a minimização de falhas mecânicas contribuem para uma redução significativa com manutenção e impressão de papel;
• Segurança das informações: com um sistema online, todos os dados da jornada de trabalho dos colaboradores se encontram na nuvem, com transmissão em tempo real. Isso aumenta a segurança, reduzindo os riscos de fraude e perda de dados;
• Solução digital dentro da lei: a Portaria 671 e a LGPD regulamentam sistemas alternativos para controle de ponto, portanto você garante total conformidade com as legislações vigentes enquanto traz praticidade para a rotina da empresa;
• Integração com outros sistemas: uma plataforma integrada a sistemas já existentes na sua empresa possibilita melhorar o fluxo de dados e agilizar as ações dos setores que atuam em conjunto com o RH e o Departamento Pessoal;
• Processo ágil de gestão: o sistema de controle de horas centraliza as informações e oferece recursos inovadores para melhorar a gestão de pessoas, por isso contribui para a resolução de problemas, além de agilizar o fechamento da folha;
• Praticidade para equipes externas: o controle online de ponto permite o uso de um dispositivo móvel para realizar os check-ins e outs de qualquer lugar, o que simplifica a gestão de equipes externas.

Saiba como escolher o melhor sistema de controle de ponto online

Ao escolher o melhor sistema de controle de horas para o seu negócio, há algumas coisas a serem lembradas. Primeiro, decida quais recursos são mais importantes para você.

Você precisa de um sistema que possa rastrear as horas dos funcionários, os intervalos e a localização? Ou algo mais simples seria suficiente?

Existem muitos sistemas do tipo no mercado, por isso é importante escolher um que atenda às suas necessidades específicas.

Em segundo lugar, considere a facilidade de uso.

Você vai querer um sistema que seja fácil de configurar e usar para que seus funcionários possam começar a usá-lo imediatamente.

Por fim, pense no custo-benefício

Os sistemas de relógio de ponto podem variar muito de preço, portanto, certifique-se de escolher um que se encaixe no seu orçamento e que ofereça os benefícios adequados às suas necessidades.

Como implementar um sistema de controle de ponto online?

O sistema online de controle de ponto pode ser facilmente implementado em sua empresa. Por não necessitar de relógio de ponto, basta aderir ao sistema e solicitar aos funcionários que baixem um aplicativo em seus dispositivos móveis.

Para quem não possui um dispositivo móvel, a alternativa de uso via desktop também está aberta.

A partir daí, basta orientar os colaboradores quanto ao uso da ferramenta. Ofereça treinamentos, se necessário, e todo o suporte para esclarecer possíveis dúvidas durante o período de adaptação da equipe.

O mais importante neste processo de implementação é buscar pelo melhor fornecedor do mercado. Um que ofereça modernidade, inovação, segurança e flexibilidade para transformar seu controle de ponto. 

App Meu RH da TOTVS

Que tal se você puder digitalizar vários processos do departamento pessoal, com um aplicativo completo que pode ser acessado em qualquer dispositivo móvel?

O App Meu RH, desenvolvido pela TOTVS, faz isso por você.

Entre várias funções que aumentam a autonomia dos seus funcionários, destaca-se a opção de controle e espelho de ponto.

Assim, os colaboradores podem usar seus celulares para realizar o registro de ponto eletrônico, com tecnologia de geolocalização e controle do horário.

O app apresenta implementação ágil, sem necessidade de capacitação do seu time para iniciar a utilização. Também possui interface intuitiva e moderna, com design e navegação amigável, podendo ser facilmente utilizado por qualquer colaborador.

Ele permite ainda que os profissionais visualizem o demonstrativo de pagamento e o informe de rendimentos diretamente pelo celular, solicitem férias e abonos de ponto, mantenham o controle do banco de horas, entre uma série de outras funcionalidades.

Otimize o registro de ponto na sua empresa! Conheça o App Meu RH da TOTVS! 

Conclusão

O controle de ponto não é apenas mais uma tarefa dentre várias do seu Departamento Pessoal. É uma responsabilidade que exige atenção e, hoje em dia, recursos para poder apresentar excelência.

Por isso, investir no melhor é buscar pela modernidade, contribuindo para uma gestão mais tecnológica e ágil de todo processo burocrático por trás da empresa.

E então, que tal começar essa revolução agora em seu negócio? Invista em um sistema de ponto para empresas, como o App MEU RH da TOTVS!

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