3 boas práticas para a gestão de fornecedores nas indústrias

A gestão de fornecedores é um processo que abrange todas as atividades operacionais relacionadas ao contato com esses parceiros estratégicos. Em tempos de um mercado tão concorrido, ela se tornou ainda mais importante para a indústria. Afinal, a sua eficiência tem impactos significativos no desempenho da empresa.

Para começar, uma gestão bem-feita aumenta a segurança sobre o cumprimento dos prazos na produção, evitando atrasos e falhas. Melhorando a negociação de preços, por sua vez, você alcança benefícios financeiros importantes. O próprio relacionamento com os fornecedores tende a melhorar e fortalecer as atividades comerciais de ambas as partes.

No entanto, transformar a teoria em prática pode ser um desafio. Pensando nisso, reunimos aqui as melhores práticas para ajudar você a ter sucesso na gestão de fornecedores. Confira!

1. Organize os processos na sua empresa

O primeiro passo para garantir uma boa relação com os fornecedores é promovendo a organização dentro da própria empresa. Sem um planejamento detalhado e confiável, é quase impossível encontrar um parceiro comercial que possa atender às suas demandas com eficiência. Afinal, fornecedores também trabalham com prazos e, para ir além, devem ter uma produção enxuta para que os preços sejam mais acessíveis.

Para entender como isso ocorre, basta pensar na questão da entrega imediata. Para que o fornecedor possa enviar materiais a qualquer momento, ele deve ter um volume sobressalente em estoque. Isso faz com que o valor seja mais alto, pois ele assumirá o risco de fabricar mais do que precisa de imediato. A consequência é o repasse desse valor para o comprador — no caso, sua em presa.

Por isso, uma gestão de fornecedores tem suas raízes no planejamento interno. Faça um mapeamento dos seus processos de forma detalhada, para que o ritmo da produção seja gerenciável. Além disso, registrar os materiais necessários para cada etapa permite que o seu setor de compras faça os pedidos no momento certo.

Com um cronograma dos seus projetos, o fornecedor pode ainda se programar para produzir na hora certa. Ele garante a disponibilidade dos materiais ao mesmo tempo em que promove uma redução no preço.

2. Entenda os custos e valores da sua cadeia de suprimentos

Na era da transformação digital, é possível estruturar uma cadeia de suprimentos (supply chain) que parte da demanda do cliente, passa pela produção e vai além da entrega do produto, no pós-venda. Além de organizar os processos e mapeá-los detalhadamente, é preciso levantar as informações relacionadas aos custos e valores de cada etapa.

Não há dúvidas, por exemplo, de que a matéria-prima essencial para a qualidade do seu produto não pode ser das piores. Se os materiais entregues por um determinado fornecedor apresentam falhas com certa frequência, eles podem comprometer sua produção. Na melhor das hipóteses, o processo termina sem falhas — mas então é a reputação da sua empresa que entra em jogo ao vender um produto de qualidade questionável.

Entender quais são os processos fundamentais e seus valores é algo que exige um estudo técnico. Defina, por exemplo, os critérios que um fornecedor deve atender para estar à altura dos seus padrões de operação. Além da qualidade do material, prazo de entrega e custo são fatores a serem considerados.

3. Adote um software de gestão

A indústria é um setor que lida com uma ampla variedade de fornecedores, seja de materiais, seja de serviços. Consequentemente, gerenciar as atividades relacionadas a eles é uma tarefa complexa, cheia de particularidades em cada relação comercial. Sendo assim, não há espaço para falhas humanas ou métodos baseados em papel impresso ou planilhas.

Em um mercado tão concorrido, é fundamental adotar um sistema de gestão (também conhecido como ERP), para otimizar esse processo. Com uma solução de confiança, é possível lidar com todas as particularidades dessa atividade. Para começar, a própria escolha do melhor fornecedor pode ser gerenciada pelo ERP.

O setor de compras, por exemplo, pode cadastrar essas empresas e solicitar orçamentos sempre que necessário. Nesse sentido, alguns processos que o sistema de gestão facilita são:

Outro ponto a ser destacado é o compartilhamento de informações relevantes. O ERP integra em um mesmo ambiente digital os dados registrados por todos que o acessam. Consequentemente, a empresa elimina as falhas de comunicação entre setores, algo que costuma impactar negativamente as operações da indústria.

Se o chão de fábrica dá início a algum processo antes da hora, a retirada de materiais do estoque é acompanhada de uma baixa no sistema. Isso significa que o setor de compras será atualizado em tempo real sobre a eventual necessidade de adiantar as próximas cotações e os respectivos pedidos.

Vale destacar que todos esses benefícios são essenciais para que a empresa alcance um bom nível de competitividade no mercado. Porém, isso exige contar com um sistema de gestão confiável.

O ERP da TOTVS

A TOTVS é referência nacional e mundial em sistemas de gestão. O grande diferencial do seu ERP é sua flexibilidade para acompanhar o crescimento de cada negócio. Isso faz dele o único sistema capaz de atender a empresas de todos os tamanhos e segmentos.

Nele, todas as atividades administrativas e financeiras (backoffice) são integradas em um ambiente digital completo. Além de otimizar a gestão de fornecedores, o ERP da TOTVS unifica o armazenamento dessas informações com os demais dados da empresa. Na prática, é um sistema único para atender às necessidades de todos os setores.

Estoque, compras, manutenção, ferramentaria, departamento pessoal e demais áreas passam a ter as suas atividades gerenciadas de forma a transferir o trabalho repetitivo para a tecnologia. Deixando de lado planilhas e cronogramas impressos, o ERP organiza todos os dados da empresa e os gestores ganham tempo para focar nas tomadas de decisão.

Esse é outro grande diferencial do ERP da TOTVS. As decisões dos gestores passam a ser tomadas com base em dados confiáveis. Além de evitar falhas, isso ajuda a alinhar a produção industrial com a estratégia de negócios da empresa, já que o ERP gerencia as informações e oferece meios, como relatórios e gráficos, para analisá-las com mais eficiência.

Adotando essas práticas, você pode fomentar uma verdadeira revolução na sua gestão de fornecedores. Faça uma análise na sua empresa e veja como esses processos são executados atualmente. Com um bom planejamento e o suporte de uma ferramenta tecnológica como essa, é possível ter ganhos de desempenho significativos. Os resultados, como você pôde ver, são extremamente valiosos!

Se você quer saber quais são os impactos que o ERP causaria no contexto específico da sua empresa, entre em contato com a TOTVS e fale com quem mais entende do assunto!

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