Trabalhar com outsourcing de impressão vai além de fornecer equipamentos e aguardar o faturamento. Para se destacar nesse mercado, você precisa entender os custos envolvidos, garantir um atendimento de qualidade e oferecer contratos bem estruturados.
Isso envolve um conhecimento profundo de mercado e, claro, sobre o próprio serviço. Além de entender a contratação na prática, é importante saber quem pode se beneficiar com o outsourcing.
Na prática, essa é a base para entender o que o seu cliente realmente precisa e oferecer um serviço personalizado, capaz de garantir a fidelização desse consumidor.
Neste conteúdo, você vai entender como funciona o outsourcing, quando vale a pena para o cliente e quais os desafios envolvidos na prestação desse serviço.
Vamos começar!
O que é outsourcing de impressão?
Outsourcing de impressão é a terceirização da gestão de impressões em uma empresa. O serviço consiste na contratação de um prestador especializado, que fica responsável por fornecer equipamentos, manutenção e suporte técnico.
Em vez de investir e manter uma estrutura própria com impressoras, suprimentos, instalações e configurações de aparelhos, a organização contrata uma outra empresa para assumir toda essa operação.
Antes de seguirmos para entender como funciona a contratação, vale destacar que o outsourcing é diferente da locação de equipamentos.
O outsourcing é um serviço mais completo, que vai além do aluguel de impressoras e inclui também o monitoramento remoto, a reposição de suprimentos e toda a gestão do parque de impressão.
Como funciona o outsourcing de impressão?
O serviço funciona a partir de um contrato firmado entre a empresa contratante e o prestador do serviço: mediante o pagamento de uma taxa mensal, o prestador fica responsável pela estrutura e gestão do parque de impressão.
Imagine uma empresa com três unidades administrativas, que decide contratar o serviço para otimizar a gestão do grande volume de impressões e focar em atividades mais estratégicas para o negócio.
Neste caso, o fornecedor instala impressoras multifuncionais em cada sede, configura o sistema de monitoramento online, integra as máquinas ao ambiente de TI da empresa e passa a controlar o volume impresso por setor.
Esse monitoramento permite identificar quando um toner atinge determinado nível, por exemplo. Assim, a reposição é feita automaticamente, sem necessidade de intervenção da equipe interna.
No outsourcing, os contratos de prestação de serviço costumam ter um prazo maior, entre três e quatro anos, e definem detalhes como valor e forma de pagamento, período de prestação do serviço e direitos e deveres das partes.
Em relação ao modelo de contratação, a escolha depende das necessidades de cada negócio. Os tipos de outsourcing de impressão mais comuns são:
- Completo: o fornecedor cuida de toda a gestão do parque de impressão, da instalação de equipamentos até a reposição de suprimentos;
- Sob demanda: também chamado de pay per print (custo por página), esse modelo tem cobrança baseada nas páginas impressas (normalmente considera o volume mensal);
- Parcial: as responsabilidades são divididas entre fornecedor e empresa contratante. Nesse caso, a prestadora cuida de serviços específicos, como a manutenção dos equipamentos;
- Contrato SLA (Service Level Agreement): modelo baseado em níveis de serviço definidos pela empresa contratante. Esses níveis podem ser ligados a disponibilidade de equipamentos ou prazos para atendimento do suporte técnico, por exemplo.
Como prestador do serviço, você deve avaliar as necessidades da empresa e fazer um levantamento para definir quantos equipamentos a operação precisa e qual o melhor modelo de contratação.
Leia também: Como funciona a estratégia de Global Sourcing?
Impostos incidentes no outsourcing de impressão
Para empresas que oferecem esse tipo de serviço, a tributação segue a lógica de prestação de serviços. Os tributos envolvidos nesse cenário são:
- Pis e Cofins;
- ISS (Imposto sobre Serviços);
- IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica);
- CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido).
Para as empresas que alugam equipamentos como parte do contrato, é importante verificar a tributação sobre locação de bens móveis, que tem um tratamento fiscal distinto da prestação de serviços.
Quanto custa o serviço de outsourcing de impressão?
Não existe um valor padrão para o outsourcing. Os custos variam de acordo com alguns fatores, como tempo de uso dos equipamentos, número de dispositivos envolvidos e até a complexidade dos serviços adicionais contratados.
A cobrança por página impressa é um dos modelos de contratação mais comuns. Ele permite um controle mais detalhado do consumo e facilita a personalização de cada modelo de contrato.
Ao oferecer o serviço de outsourcing, é importante considerar todos esses pontos para fazer uma precificação correta.
Além disso, deixe claro para o cliente, desde o início, como o custo será calculado. Dessa forma, o cliente entende como funciona o outsourcing de impressão, valor e benefícios envolvidos no serviço — sem surpresas após o fechamento do contrato.
Quando vale a pena adotar um outsourcing de impressão?
O outsourcing vale a pena quando a empresa busca mais eficiência e controle sobre os processos de impressão, sem precisar investir na compra e manutenção de equipamentos.
É um serviço muito vantajoso para organizações com alto volume de impressões, como instituições de ensino, escritórios de advocacia e contabilidade, e instituições de saúde.
Compreender quem se beneficia do serviço é um passo importante para direcionar a divulgação corretamente e oferecer soluções personalizadas que gerem valor real ao seu cliente.
E quando não vale a pena?
O outsourcing de impressão não é tão vantajoso para empresas com um volume baixo de impressão ou que já possuem equipamentos novos e uma estrutura bem gerenciada internamente.
Para negócios em fase inicial ou com operações mais enxutas, esse tipo de serviço também pode não ser viável.
Nesses casos, vale priorizar outros investimentos mais estratégicos para o negócio e depois, conforme a operação cresce, pensar na contratação do outsourcing.
Desafios e cuidados na prestação do serviço
É preciso atenção aos detalhes operacionais, técnicos e contratuais para garantir um equilíbrio entre rentabilidade e satisfação dos clientes — pilares essenciais para o crescimento sustentável de qualquer negócio.
Conhecer os principais desafios do setor permite que você antecipe problemas e estruture uma operação mais eficiente.
Por isso, listamos alguns cuidados essenciais na prestação do serviço de outsourcing. Confira:
- Precificação justa e competitiva;
- Controle dos equipamentos alocados;
- Atendimento técnico ágil e de qualidade;
- Definição clara dos níveis de serviço (SLAs);
- Organização dos contratos e faturamento recorrente;
- Gestão de estoque de suprimentos e reposição rápida;
- Monitoramento preciso do volume de impressão, especialmente em contratos pay per print.
Esse é um serviço que exige uma gestão eficiente, por isso contar com um sistema especializado faz toda a diferença.
TOTVS Rental
Lidar com múltiplos contratos, gerenciar vários equipamentos locados e cobranças recorrentes pode ser um desafio operacional.
O TOTVS Rental foi desenvolvido justamente para simplificar essa rotina e te ajudar a oferecer um serviço de alta qualidade.
A solução permite acompanhar, em tempo real, cada etapa da prestação de serviço, desde o controle dos ativos até a gestão dos contratos e a emissão de notas fiscais.
Com o TOTVS Rental, você tem acesso a automações que reduzem falhas manuais e aumentam a eficiência dos seus serviços.
Tudo isso em um sistema fácil de usar, integrado ao backoffice para otimizar o controle da operação.
Conheça alguns módulos do TOTVS Rental na prática:
Quer levar mais eficiência para o seu negócio? Transforme sua gestão com o TOTVS Rental!
Conclusão
Quando bem estruturado, o outsourcing de impressão é uma ótima oportunidade de negócio e pode complementar o seu portfólio de serviços, atraindo novos clientes e ampliando a rentabilidade.
Vale lembrar que, mais do que oferecer impressoras e toners, você precisa garantir eficiência, previsibilidade e atendimento qualificado.
Por isso, investir em planejamento, contratos bem definidos e ferramentas que apoiem a gestão da operação é a base para um serviço de qualidade, capaz de fidelizar clientes.
Entender o modelo, os custos e desafios envolvidos foi o primeiro passo. Agora, é hora de colocar tudo em prática com um olhar estratégico, alinhando a proposta com os objetivos do seu negócio.
Para otimizar ainda mais a sua operação, confira também nosso conteúdo sobre gestão de contratos e encontre dicas valiosas para controlar grandes volumes de acordos com eficiência.
Deixe aqui seu comentário